新時期強化事業(yè)單位檔案管理的研究

黃翊鵬

摘 要：提升檔案管理工作水平，完善檔案管理工作流程，強化檔案管理工作力度，完整、規(guī)范、科學的記錄日常工作，可為推動單位高質(zhì)量發(fā)展提供基礎保障。本文就新時期背景下事業(yè)單位如何強化檔案管理工作作出分析，提出建議，以供參考。

關鍵詞：新時期;事業(yè)單位;檔案管理

事業(yè)單位作為當前社會事務管理的重要參與者，承擔大量基礎公益服務職能，受到政府與社會各界的廣泛監(jiān)督。科學高效開展檔案管理，全面準確記錄主要工作，可為輔助領導決策，維護單位合法權(quán)益，保障工作平穩(wěn)有序進行提供有力支撐。但目前由于受機構(gòu)編制、場地經(jīng)費等客觀因素限制，以及長期以來形成的檔案管理是“幕后”工作等錯誤認識的影響，各單位普遍對檔案工作重視不夠，對人員缺乏系統(tǒng)培訓，日常工作中時常出現(xiàn)檔案丟失、歸檔資料混亂、不完整等問題，導致檔案資料難以發(fā)揮資政作用和憑證價值。本文從分析事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題入手，在工作機制、管理手段、人員隊伍建設等方面提出建議策略，以期為更新事業(yè)單位檔案管理理念、創(chuàng)新管理方法，應用全面合理的管理策略，不斷提高整體工作水平提供參考。

1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1）檔案管理制度不完善。完善的管理制度可為事業(yè)單位檔案管理工作提供有力支撐，促使檔案管理工作更加規(guī)范有序開展[1]。但由于長期以來檔案管理在事業(yè)單位各項工作中未受到應有的重視，導致其所相關的工作流程、管理制度在規(guī)劃制定方面存在較大的滯后性。雖然有部分事業(yè)單位能夠為檔案管理工作配備相應的管理制度，但制度內(nèi)容不科學、不貼近實際，使得制度執(zhí)行效果較差，未取得預期

效果。

2）檔案管理信息化水平較低。信息技術及智能設備的有效應用，可輔助檔案管理人員高效管理檔案資料，提升工作效能[2]。但現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理方式多以人工為主。隨著經(jīng)濟社會快速發(fā)展，事業(yè)單位職能不斷轉(zhuǎn)變，工作要求標準顯著提升，資料數(shù)據(jù)不斷增多。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已難以適應現(xiàn)代化工作需要，利用信息技術設備，建立數(shù)字化檔案，提高信息化管理水平，已經(jīng)成為提升工作水平的現(xiàn)實需要。

3）檔案管理人員能力不足。無論是人工管理還是應用信息技術，都需要配備專業(yè)的檔案管理人員，能夠?qū)n案管理工作各項環(huán)節(jié)進行全面管理，及時解決存在的問題或隱患，同時也能夠?qū)n案管理工作的長遠發(fā)展提供有效建議。但目前檔案管理人員能力不足，事業(yè)單位難以根據(jù)檔案管理工作需求制定相應的人員培訓計劃，即使開展培訓工作，在培訓過程中很多檔案管理人員也只是掌握基礎的檔案管理內(nèi)容，在檔案業(yè)務的新知識、新管理方法、新技術等方面缺乏深入了解，導致人員整體能力水平較低。

2 新時期強化事業(yè)單位檔案管理的策略分析

1）完善事業(yè)單位檔案管理制度。緊跟時代步伐，及時對檔案管理制度作出優(yōu)化調(diào)整，以完善的管理制度推動和保障檔案管理工作的有序進行[3]。一是提高對檔案管理工作的認知水平及重視度，了解檔案管理工作開展對事業(yè)單位發(fā)展的重要性，加大對檔案管理工作的人力、物理投入，改變檔案工作弱化、邊緣化的現(xiàn)狀。二是深入分析當前檔案管理工作要求、內(nèi)容，結(jié)合本單位職能及現(xiàn)階段工作開展情況、發(fā)展規(guī)劃等方面，科學設置管理部門，對綜合性檔案、業(yè)務檔案、干部人事檔案進行歸口管理，厘清管理權(quán)責，明確責任主體。三是根據(jù)我國檔案管理工作相關要求，梳理完善現(xiàn)有管理制度，強化對文書檔案材料的整理歸檔、人事檔案材料的收集報送管理，嚴格做好檔案材料驗收、鑒別等工作內(nèi)容。建立健全檔案庫房管理、檔案安全應急處置、人員培訓等方面制度。同時，嚴肅工作紀律，對違規(guī)違紀違法工作行為予以嚴懲，促進檔案管理工作的健康開展。

2）提高檔案管理工作信息化程度。積極運用圖像識別、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，通過配備掃描儀、開發(fā)應用軟件等方式，將檔案資料錄入相應的管理系統(tǒng)[4]。利用系統(tǒng)對檔案資料進行安全存儲和自動化、智能化分析處理，實現(xiàn)高效便捷的查詢閱檔功能。這種檔案管理方式，一方面能夠確保檔案資料內(nèi)容完整、準確;另一方面能夠提升檔案資料存取效率，便于檔案管理人員進行管理;更重要的是，可以有效減少對紙質(zhì)檔案的使用損耗，延長紙質(zhì)檔案壽命。另外，開展檔案管理信息化建設，還需要加大對信息技術及設備使用方面的安全管理力度，做好相關軟件系統(tǒng)、智能設備的安全加密工作，如根據(jù)用戶設置訪問權(quán)限，采用人臉識別方式定期對檔案管理系統(tǒng)及設備的運行狀態(tài)進行檢查維護，確保檔案管理工作的安全穩(wěn)定[5]。

3）高效開展檔案管理人員隊伍建設。高水平高素質(zhì)的檔案管理人員能夠快速熟練掌握工作技能，嚴格按照管理制度和相關要求高效開展各項工作，促進檔案管理更加全面合理。因此，檔案管理人員的業(yè)務水平和工作能力對檔案工作的開展質(zhì)量、管理效果、信息化應用程度等方面有重要作用。工作中，需注重對在職檔案管理人員的培養(yǎng)，緊跟形勢發(fā)展變化，時刻關注檔案業(yè)務的新知識、新技能，根據(jù)檔案管理人員的實際情況和能力水平，合理設計培訓內(nèi)容，設置考核目標，強化檔案管理人員的學習意識，通過理論知識講解、軟件技術技能實踐操作等方式，幫助檔案管理人員快速更新知識結(jié)構(gòu)，加強技能儲備，有效提升檔案管理人員的綜合能力，為更好地從事本職工作奠定基礎。同時，還要注重關心關愛檔案管理人員，制定科學有效的激勵機制，在考察專業(yè)能力的基礎上，突出對工作態(tài)度、創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)的考量，讓長期默默在一線奉獻的人員得到更多的晉升機會，更好地激發(fā)工作人員的積極性、創(chuàng)新性。

4）拓展檔案管理服務范疇。首先，要轉(zhuǎn)變工作思路，結(jié)合電子政府、辦公OA建設，通過辦公網(wǎng)絡將成文材料及時歸檔，使檔案資料由事后收集變?yōu)槭轮惺占M一步提升檔案資料歸檔效率。采取協(xié)作共管的辦法，建立相應的檔案資料填寫、收集標準，對于常規(guī)性工作制定制式表格，將檔案管理工作由被動收集變?yōu)榭壳爸笇В龑зY料形成部門或者個人規(guī)范打印，為后期掃描、軟件提取信息奠定基礎。其次，要積極融入單位的各項工作，將檔案管理由“幕后”變?yōu)椤芭_前”，使檔案記錄的歷史經(jīng)驗切實發(fā)揮指導作用。比如，在編制單位發(fā)展規(guī)劃、項目招標等重大工作時，通過調(diào)閱以往檔案資料，可以充分總結(jié)借鑒成功經(jīng)驗，幫助承擔具體工作的人員迅速了解情況進入角色，確保單位各項工作有序傳承銜接。第三，還要針對檔案信息進行整理、編纂，讓檔案得到全面的開發(fā)和應用，將檔案管理和服務由對內(nèi)收集保管擴展到對外宣傳利用方面，通過制作視頻短片、圖片展板等方式，以檔案工作獨有的視角，生動直觀的宣傳展示單位全貌和細節(jié)，詮釋單位歷史，進一步提升單位影響力和公眾認知度。

3 結(jié)語

綜上所述，新時代發(fā)展背景下，事業(yè)單位應加強對檔案管理工作的重視度，全面分析目前檔案管理工作過程中存在的不足之處，通過完善管理制度、提高檔案管理信息化水平、加強人員培訓等方式規(guī)范檔案管理流程，促進事業(yè)單位檔案管理工作的開展更符合時代發(fā)展要求。

參考文獻

[1]傅琛，鄭愛芳.對事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理的研究[J].卷宗，2020，10（5）：99.

[2]洪彬.事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理策略探討[J].辦公室業(yè)務，2020，（6）：103-104.

[3]賈洪慧.試論事業(yè)單位電子檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2020，（6）：105-106.

[4]高陽.芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化路徑[J].神州，2020，（9）：253-254.

[5]肖婷.新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務，2020，（5）：107-108.