文書檔案精細化管理的現(xiàn)實意義和有效對策

摘 要：當下，檔案學(xué)研究不斷深入，檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)了許多新型的管理模式。為了更好地發(fā)揮文書檔案價值，構(gòu)建以文書檔案創(chuàng)新化、文書檔案信息化為核心的檔案管理體系，必須要從精細化的角度開展文書檔案管理工作，真正打造一個全新的信息資源集散中心和管理中心。鑒于過去部分單位文書檔案管理實效低、資源開發(fā)不足等問題，本文重點就文書檔案精細化管理展開闡述，只在進一步打造精細化、標準化、信息化的工作體系，滿足相關(guān)單位利用文書檔案的需求。

關(guān)鍵詞：文書檔案;有效對策;現(xiàn)實意義;精細化管理

1 文書檔案精細化管理概述

所謂文書檔案精細化管理，主要是指在有限的人力資源條件下縮減文書檔案管理流程，規(guī)范文書檔案管理內(nèi)容，并利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對文書檔案進行管理的一種模式。文書檔案精細化管理具有以下特點：第一，強調(diào)管理內(nèi)容精細化。即文書檔案管理人員各司其職，遵守文書檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。第二，強調(diào)信息化技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)精細化管理目標[1]。信息化社會，單位要實現(xiàn)檔案精細化管理的目標，必須要借助相應(yīng)的信息技術(shù)，提升效率。

2 文書檔案精細化管理的現(xiàn)實意義

1）有利于進一步發(fā)揮文書檔案價值。做好文書檔案精細化管理工作，有利于進一步發(fā)揮文書檔案價值。文書檔案具有重要的憑證價值、社會價值、文化價值和經(jīng)濟價值。只有從精細化的角度對文書檔案進行管理，才能更好地保障文書檔案的完整性、真實性和準確性，為后期各項工作提供參考與借鑒[2]。同時，部分文書檔案具有法律效率，能夠為單位處理糾紛和處理問題提供憑證，進而充分保障單位的合法權(quán)益。

2）有利于文書檔案檢索與利用。文書檔案作為單位各項工作重要的記錄資料，涵蓋了許多單位活動的開展，能夠真實反映單位各項工作的內(nèi)容。做好文書檔案精細化管理工作，優(yōu)化文書檔案管理各個環(huán)節(jié)，進一步充分利用信息技術(shù)，可以更好地發(fā)揮文書檔案的價值，讓文書檔案為單位其它工作服務(wù)。尤其是在文書檔案檢索與利用領(lǐng)域。只有做好文書檔案精細化管理，才能提升檢索效率與質(zhì)量，便于相關(guān)主體查詢利用。

3 文書檔案管理中常見的問題

1）管理制度不健全。管理制度是文書檔案精細化管理的基礎(chǔ)。如果制度不健全，那么文書檔案管理的職責劃分、管理內(nèi)容、績效考核、責任落實等都無法落實，更談不上文書檔案精細化管理[3]。一是文書檔案管理制度與當下國家頒布出臺的規(guī)范性文件脫軌，也沒有結(jié)合單位業(yè)務(wù)工作的具體實際，導(dǎo)致具體實施過程中發(fā)生問題。二是歸檔制度不完善，前端質(zhì)量控制工作不到位。一方面，沒有細化對文書檔案內(nèi)容資料的規(guī)定，許多文書檔案的立卷建檔質(zhì)量不高，難以確保信息資料的完整和全面。另一方面，文書檔案歸檔時限不明確，單位部分人員對于文書檔案歸檔缺乏應(yīng)有的重視，導(dǎo)致文書資料長時間堆積，甚至發(fā)生損毀、丟失等問題，不利于后期的歸檔整合。

2）信息技術(shù)的應(yīng)用度不高。當下，部分單位應(yīng)用信息技術(shù)的意識和能力仍然有待提升，尚未充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲存技術(shù)以及其它信息技術(shù)對文書檔案進行管理。一方面，單位軟硬件設(shè)施不完善。如掃描儀、微縮相機、計算機、刻錄機等設(shè)施老化，沒有及時更新，難以對紙質(zhì)類文書資源進行數(shù)字化處理。同時，檔案管理系統(tǒng)功能單一，無法滿足文書檔案精細化管理需求，難以對文書檔案資源進行開發(fā)與利用。另一方面，信息技術(shù)在文書檔案共享、傳輸、挖掘、開發(fā)、利用領(lǐng)域的應(yīng)用度不高，難以提升精細化管理水平。

3）文書檔案管理隊伍建設(shè)滯后。一方面，部分單位忽視從職業(yè)技能、道德觀念、精細化意識等角度對文書檔案管理人員進行培訓(xùn)，加之文書檔案管理工作本身機械化、固定化，進而導(dǎo)致管理人員出現(xiàn)職業(yè)疲倦，難以適應(yīng)文書檔案精細化管理轉(zhuǎn)型的要求。另一方面，部分單位忽視從信息技術(shù)應(yīng)用角度對文書檔案管理人員予以培訓(xùn)，文書檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)老化，難以充分將信息技術(shù)融入到具體工作中。

4 文書檔案精細化管理的有效對策

1）健全管理制度，夯實精細化管理基礎(chǔ)。一是要結(jié)合國家檔案局出臺的相關(guān)規(guī)范性文件，結(jié)合本單位具體工作實際，進一步完善文書檔案管理工作中的職責劃分、管理內(nèi)容、績效考核、責任落實等各項內(nèi)容，實現(xiàn)分塊管理、責任管理，為文書檔案精細化管理奠定基礎(chǔ)。二是要立足于《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》中相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合本單位文書檔案種類、內(nèi)容等具體情況，出臺相應(yīng)的歸檔制度，明確歸檔范圍、資料的具體標準，細化歸檔時限，進一步體現(xiàn)“嚴、細、準、精”的工作理念。一方面，要明確單位文書檔案怎么管，嚴格要求相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照既定標準填寫并移交文書檔案資料，確保文書檔案歸檔過程中無遺漏、無差錯，避免后期重新加工等問題的發(fā)生。另一方面，要明確單位文書檔案的歸檔時限，打造檔案管理部門與其它業(yè)務(wù)部門相互協(xié)作的工作模式，確保相關(guān)文書資料第一時間送交文書檔案管理部門，真正實現(xiàn)“高標準、精細化、嚴要求”的目標。

2）信息技術(shù)賦能文書檔案精細化管理，提升精細化管理質(zhì)量。信息化社會，單位日常工作以及內(nèi)外交流過程中產(chǎn)生的文書檔案資源不斷增加，如果仍然沿用傳統(tǒng)全手工、全線下管理的方式，不僅無法最大化地利用人力資源，而且難以朝著精細化管理的目標轉(zhuǎn)型。為此，單位要結(jié)合信息技術(shù)的特點，充分將其融入文書檔案管理各個環(huán)節(jié)。一方面，要按照精細化建設(shè)的需求，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為文書檔案精細化管理提供軟件、硬件保障。單位要更新并引進掃描儀、微縮相機、計算機、刻錄機等設(shè)施，為檔案管理人員處理紙質(zhì)類檔案提供設(shè)備支持。另一方面，要完善文書檔案管理系統(tǒng)功能，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對文書檔案進行挖掘，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析模型，打造文書檔案數(shù)據(jù)庫。單位也可以探索通過云儲存技術(shù)對文書檔案進行備份保存和共享，不斷提升精細化管理質(zhì)量。

3）加強隊伍建設(shè)，全面提升隊伍綜合素質(zhì)。單位要堅持精益求精的基本原則，牢固樹立精細化檔案管理理念，從人才培育入手，有針對性的開展文書檔案管理人員培訓(xùn)工作，為工作開展提供條件。一方面，從職業(yè)技能、道德觀念、精細化意識等角度對文書檔案管理人員進行培訓(xùn)，進一步增強文書檔案管理人員職業(yè)榮譽感、價值感，提升文書檔案管理人員的知識和技能，確保文書檔案管理人員能夠適應(yīng)新時期的文書檔案管理工作。另一方面，注重從信息技術(shù)應(yīng)用角度對文書檔案管理人員予以培訓(xùn)，充分利用案例教育、實踐模擬、理論講座等方法開展不同專題的教育，優(yōu)化文書檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)，切實提升其服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)意識。

5 結(jié)束語

當下，單位日常工作以及內(nèi)外交流過程中產(chǎn)生了許多文書檔案資源，傳統(tǒng)的檔案管理模式很難適應(yīng)形勢發(fā)展，無法減輕檔案管理人員的工作壓力。基于此，學(xué)界有學(xué)者提出了文書檔案精細化管理的概念。文章重點就文書檔案精細化管理進行分析，通過本案研究可以發(fā)現(xiàn)，要做好文書檔案精細化管理工作，一是要健全管理制度，夯實精細化管理基礎(chǔ);二是要信息技術(shù)賦能文書檔案精細化管理，提升精細化管理質(zhì)量;三是要加強隊伍建設(shè)，全面提升隊伍綜合素質(zhì)。

參考文獻

[1]鄭紅.文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].蘭臺內(nèi)外，2020（11）：31-32.

[2]劉蓓.試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2020（10）：31-32.

[3]任黎.在OA系統(tǒng)上實現(xiàn)文書檔案管理的探索[J].機電兵船檔案，2020（02）：68-70.

作者簡介

鄭曉娟（1979-），女，內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市紅山區(qū)人，本科，畢業(yè)于內(nèi)蒙古黨校，中級會計師，研究方向：財務(wù)、管理、經(jīng)濟、法律和會計等方面的理論基礎(chǔ)和實務(wù)操作能力。