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文書檔案精細化管理的現實意義和有效對策

2020-08-07 05:37:32鄭曉娟
卷宗 2020年18期
關鍵詞:現實意義精細化管理

摘 要:當下,檔案學研究不斷深入,檔案管理領域出現了許多新型的管理模式。為了更好地發揮文書檔案價值,構建以文書檔案創新化、文書檔案信息化為核心的檔案管理體系,必須要從精細化的角度開展文書檔案管理工作,真正打造一個全新的信息資源集散中心和管理中心。鑒于過去部分單位文書檔案管理實效低、資源開發不足等問題,本文重點就文書檔案精細化管理展開闡述,只在進一步打造精細化、標準化、信息化的工作體系,滿足相關單位利用文書檔案的需求。

關鍵詞:文書檔案;有效對策;現實意義;精細化管理

1 文書檔案精細化管理概述

所謂文書檔案精細化管理,主要是指在有限的人力資源條件下縮減文書檔案管理流程,規范文書檔案管理內容,并利用現代化信息技術對文書檔案進行管理的一種模式。文書檔案精細化管理具有以下特點:第一,強調管理內容精細化。即文書檔案管理人員各司其職,遵守文書檔案管理相關的規章制度。第二,強調信息化技術的應用,實現精細化管理目標[1]。信息化社會,單位要實現檔案精細化管理的目標,必須要借助相應的信息技術,提升效率。

2 文書檔案精細化管理的現實意義

1)有利于進一步發揮文書檔案價值。做好文書檔案精細化管理工作,有利于進一步發揮文書檔案價值。文書檔案具有重要的憑證價值、社會價值、文化價值和經濟價值。只有從精細化的角度對文書檔案進行管理,才能更好地保障文書檔案的完整性、真實性和準確性,為后期各項工作提供參考與借鑒[2]。同時,部分文書檔案具有法律效率,能夠為單位處理糾紛和處理問題提供憑證,進而充分保障單位的合法權益。

2)有利于文書檔案檢索與利用。文書檔案作為單位各項工作重要的記錄資料,涵蓋了許多單位活動的開展,能夠真實反映單位各項工作的內容。做好文書檔案精細化管理工作,優化文書檔案管理各個環節,進一步充分利用信息技術,可以更好地發揮文書檔案的價值,讓文書檔案為單位其它工作服務。尤其是在文書檔案檢索與利用領域。只有做好文書檔案精細化管理,才能提升檢索效率與質量,便于相關主體查詢利用。

3 文書檔案管理中常見的問題

1)管理制度不健全。管理制度是文書檔案精細化管理的基礎。如果制度不健全,那么文書檔案管理的職責劃分、管理內容、績效考核、責任落實等都無法落實,更談不上文書檔案精細化管理[3]。一是文書檔案管理制度與當下國家頒布出臺的規范性文件脫軌,也沒有結合單位業務工作的具體實際,導致具體實施過程中發生問題。二是歸檔制度不完善,前端質量控制工作不到位。一方面,沒有細化對文書檔案內容資料的規定,許多文書檔案的立卷建檔質量不高,難以確保信息資料的完整和全面。另一方面,文書檔案歸檔時限不明確,單位部分人員對于文書檔案歸檔缺乏應有的重視,導致文書資料長時間堆積,甚至發生損毀、丟失等問題,不利于后期的歸檔整合。

2)信息技術的應用度不高。當下,部分單位應用信息技術的意識和能力仍然有待提升,尚未充分借助大數據技術、云儲存技術以及其它信息技術對文書檔案進行管理。一方面,單位軟硬件設施不完善。如掃描儀、微縮相機、計算機、刻錄機等設施老化,沒有及時更新,難以對紙質類文書資源進行數字化處理。同時,檔案管理系統功能單一,無法滿足文書檔案精細化管理需求,難以對文書檔案資源進行開發與利用。另一方面,信息技術在文書檔案共享、傳輸、挖掘、開發、利用領域的應用度不高,難以提升精細化管理水平。

3)文書檔案管理隊伍建設滯后。一方面,部分單位忽視從職業技能、道德觀念、精細化意識等角度對文書檔案管理人員進行培訓,加之文書檔案管理工作本身機械化、固定化,進而導致管理人員出現職業疲倦,難以適應文書檔案精細化管理轉型的要求。另一方面,部分單位忽視從信息技術應用角度對文書檔案管理人員予以培訓,文書檔案管理人員知識結構老化,難以充分將信息技術融入到具體工作中。

4 文書檔案精細化管理的有效對策

1)健全管理制度,夯實精細化管理基礎。一是要結合國家檔案局出臺的相關規范性文件,結合本單位具體工作實際,進一步完善文書檔案管理工作中的職責劃分、管理內容、績效考核、責任落實等各項內容,實現分塊管理、責任管理,為文書檔案精細化管理奠定基礎。二是要立足于《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》中相關規定,并結合本單位文書檔案種類、內容等具體情況,出臺相應的歸檔制度,明確歸檔范圍、資料的具體標準,細化歸檔時限,進一步體現“嚴、細、準、精”的工作理念。一方面,要明確單位文書檔案怎么管,嚴格要求相關業務部門按照既定標準填寫并移交文書檔案資料,確保文書檔案歸檔過程中無遺漏、無差錯,避免后期重新加工等問題的發生。另一方面,要明確單位文書檔案的歸檔時限,打造檔案管理部門與其它業務部門相互協作的工作模式,確保相關文書資料第一時間送交文書檔案管理部門,真正實現“高標準、精細化、嚴要求”的目標。

2)信息技術賦能文書檔案精細化管理,提升精細化管理質量。信息化社會,單位日常工作以及內外交流過程中產生的文書檔案資源不斷增加,如果仍然沿用傳統全手工、全線下管理的方式,不僅無法最大化地利用人力資源,而且難以朝著精細化管理的目標轉型。為此,單位要結合信息技術的特點,充分將其融入文書檔案管理各個環節。一方面,要按照精細化建設的需求,完善基礎設施,為文書檔案精細化管理提供軟件、硬件保障。單位要更新并引進掃描儀、微縮相機、計算機、刻錄機等設施,為檔案管理人員處理紙質類檔案提供設備支持。另一方面,要完善文書檔案管理系統功能,通過大數據技術對文書檔案進行挖掘,建立相應的數據分析模型,打造文書檔案數據庫。單位也可以探索通過云儲存技術對文書檔案進行備份保存和共享,不斷提升精細化管理質量。

3)加強隊伍建設,全面提升隊伍綜合素質。單位要堅持精益求精的基本原則,牢固樹立精細化檔案管理理念,從人才培育入手,有針對性的開展文書檔案管理人員培訓工作,為工作開展提供條件。一方面,從職業技能、道德觀念、精細化意識等角度對文書檔案管理人員進行培訓,進一步增強文書檔案管理人員職業榮譽感、價值感,提升文書檔案管理人員的知識和技能,確保文書檔案管理人員能夠適應新時期的文書檔案管理工作。另一方面,注重從信息技術應用角度對文書檔案管理人員予以培訓,充分利用案例教育、實踐模擬、理論講座等方法開展不同專題的教育,優化文書檔案管理人員知識結構,切實提升其服務質量和服務意識。

5 結束語

當下,單位日常工作以及內外交流過程中產生了許多文書檔案資源,傳統的檔案管理模式很難適應形勢發展,無法減輕檔案管理人員的工作壓力。基于此,學界有學者提出了文書檔案精細化管理的概念。文章重點就文書檔案精細化管理進行分析,通過本案研究可以發現,要做好文書檔案精細化管理工作,一是要健全管理制度,夯實精細化管理基礎;二是要信息技術賦能文書檔案精細化管理,提升精細化管理質量;三是要加強隊伍建設,全面提升隊伍綜合素質。

參考文獻

[1]鄭紅.文書檔案管理工作的創新策略[J].蘭臺內外,2020(11):31-32.

[2]劉蓓.試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].蘭臺內外,2020(10):31-32.

[3]任黎.在OA系統上實現文書檔案管理的探索[J].機電兵船檔案,2020(02):68-70.

作者簡介

鄭曉娟(1979-),女,內蒙古自治區赤峰市紅山區人,本科,畢業于內蒙古黨校,中級會計師,研究方向:財務、管理、經濟、法律和會計等方面的理論基礎和實務操作能力。

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