如何做好檔案管理工作

楊燦華

摘 要：基于如何做好檔案管理工作研究，首先結合具體問題進行分析，得出做好檔案資料的收集，嚴格抓好管理制度的完善和執行，加快推進技術裝備的現代化，加快推進檔案工作隊伍的專業化等有效措施，從而全面闡述做好檔案管理工作重要性。

關鍵詞：檔案管理;管理工作;具體問題;有效措施

檔案管理工作是每個企業發展的重要內容之一，這些檔案記錄了單位發展史上的杰出成就，并提供了第一手資料來研究單位的工作績效和科學發展。面對急劇的社會變革，我們必須清楚地了解到，信息時代不僅給我們的記錄管理工作帶來了挑戰，還帶來了機遇和新的生命。我們的檔案工作者必須繼續學習科學知識，逐步掌握信息技術，為檔案工作，社會主義經濟建設和社會主義精神文明服務。

1 新要求下對檔案管理工作存在的問題具體分析

1.1 較為缺乏有效管理檔案數據的操作系統

通常在中國檔案管理工作中，結合信息技術會發揮很大的優勢。但是在實際施工中，技術的應用存在很多問題。因此，沒有有效的操作系統來處理來自相應文件的數據，這也是一個主要問題。在我國各級檔案管理組織中，由于各種原因，它們經常使用完全不同的獨立操作系統。

這樣，很難在不同的文件管理組織之間共享文件數據和同步文件數據，從而給我國的文件管理帶來很大的負面影響。如上所述，只有實現檔案數據云技術的同步共享，才能真正實現電子信息技術的特定應用，從而大大提高檔案管理的效率。可以推斷，如何有效地建立統一的文件數據管理操作系統已成為進行中工作的重中之重。實際上，盡管檔案管理在當前的一些機構中已經取得了一定的成果，但距離真正實施一個統一的操作系統來管理檔案信息還差得很遠，這需要有關從業者的更多關注。

1.2 檔案管理中的問題

隨著城市化進程的推進，促進社會經濟的繁榮發展，中國檔案管理水平也在逐漸得提高。并且很多企業都逐漸建立完善的檔案管理系統，全面保證工作順利進行。從而，在一定程度上，提高工作人員對檔案管理的認識，這對整個社會的發展具有很大的作用。由于一些中小型企業受到各種限制，因此他們對檔案管理還沒有完全的了解。即使工作人員掌握一定的管理知識，但是還不夠全面，同時還忽略了文件管理的重要性。他們只是將文件管理分為保留個人文件或其他文件。在檔案管理過程中，由于問題分析不足，管理觀念不科學，同時還有許多公司的檔案工作沒有秩序，甚至會出現檔案混亂的現象，也不利于檔案的發展。

1.3 缺乏專業人才培訓流程

在新形勢下，改變了中國傳統檔案管理模式，但是，在培訓中國檔案管理人才的過程中，這在整個培訓過程中并未得到很好的體現。目前，在培訓中國檔案管理人員的過程中，檔案管理過程的文化仍處于起步階段，不足以滿足中國對檔案信息管理日益增長的需求。這個問題不僅不利于中國目前的檔案管理工作，而且對中國檔案管理行業的未來發展也有很大的影響。在當前的計算機化浪潮中，最重要的是要在文件管理領域對員工進行培訓的過程中，提供一些有關計算機文件的使用信息，文件管理系統的操作以及其他信息文件管理的信息。只有很好地執行這些任務，我們才能使我們的人才盡快適應信息檔案的管理，以便可以在最佳條件下以更高的效率應用這些新技術。

1.4 現有檔案管理體系存在隱患

目前，現有的檔案管理體系尚未完善，并且管理系統結構存在安全隱患。通常在實際工作中，不斷采用互聯網技術，但是這樣又給中國檔案管理安全帶來新得隱患。例如;工作中，工作人員進行調查檔案，并且整理訪問記錄，做好存檔和分類。但是調查準確性受到的一定的限制。有很多高級互聯網人員，可能會隱藏訪問，并且盜用檔案數據信息。以此說明，檔案管理系統的安全性是如此重要。在這方面，我們可以引用阿里，騰訊和百度等大型互聯網公司在數據管理方面的某些才能和經驗。這些互聯網公司需要全年準備以應對公司互聯網服務器的攻擊。他們制定了全面的預防計劃，以應對各種情況下來自外部網絡的攻擊。

2 檔案管理工作完善措施

2.1 做好檔案資料的收集

只有做好檔案數據的收集工作，才能有效地擴大檔案數據的收集范圍，為進一步提高檔案文件質量奠定良好的基礎。因此，要做好單位文件的管理工作，首先要做好從文件中實際收集數據的工作。因此，如果文件管理服務想要在收集文件數據方面做得很好，則必須將文件數據收集機制和監視機制集成到單元自身的管理系統中，以構建更好地滿足單元管理系統需求的文件數據。在此基礎上，協調單位內的各項服務，使檔案的收集更加及時，完整，準確，這也是鞏固檔案管理的第一步。此外，我們必須與有關部門建立良好的溝通和聯系，迅速解決檔案收集過程中可能出現的某些問題，不斷增加對數據收集的技術支持，并嚴格監督進度和質量。

2.2 嚴格抓好管理制度的完善和執行

在新的歷史時期，當局要大膽打破檔案管理中原始思想的局限性，在促進檔案管理工作中不斷取得新突破，以實現檔案科學化和有序發展。為了做到這一點，我們一方面要做好各種制度的完善，另一方面要實現各種管理制度的運用，并且要使用該系統說話，使用該系統來管理人員和業務，并做到科學。要了解該系統的實施，對人員進行系統管理，并使用該系統來實現管理文件中當前人員的懶散，分散和混亂現象的變化。

2.3 加快推進技術裝備的現代化

加快檔案信息處理的自動化過程，將電子計算機引入檔案管理，不僅可以減輕工作量， 檔案人員，提高工作效率，可以提高文件的查全率和準確率，同時節省大量的存儲空間，真正提高了文件的效率和服務質量。歸功于檔案館的縮微膠卷技術，利用顯微制品來存儲，傳輸和使用檔案館，不僅可以忠實地反映檔案館的原始面貌，而且具有保存時間長，規格統一，用途廣泛，用途多樣的特點。方便存檔。用戶還可以從保護原始文件并延長其使用壽命中受益。需要加快現代技術設備的部署。從圖紙的設計到文件管理，從而優化了文件管理的工作流程并提高了文件的工作水平和水平。

2.4 加快推進檔案工作隊伍的專業化

增強文件管理意識。檔案管理的特殊性要求管理人員具有高度的職業責任感，良好的職業道德，嚴謹細致的工作態度以及無私的奉獻精神和專業精神。應指導他們牢固樹立對記錄質量的認識，認識到記錄管理的重要性，并利用高質量的工作成果來提高記錄管理的質量。需要不斷改善檔案的法律概念，并根據法律真正地管理檔案。歸檔工作的性質決定了歸檔人員必須具有一定的政治理論知識，以及對文學和歷史，科學技術的堅實知識以及對商業歸檔的知識。嚴格管理和考核，根據不同時期的工作重點，完善相關規章制度，科學合理地設置考核指標，加大考核和考核力度，建立與存檔工作細則相一致的激勵約束機制，指導存檔工作。

3 結束語

總而言之，隨著中國信息技術的發展，檔案信息的管理發生了巨大的變化。在應用這些技術來，提高中國現有文件管理的效率，與此同時，相關人員還必須注意，在使用這些新技術時出現的一些新問題。只有在技術改造過程中，給予足夠的重視和解決這些問題，才能真正做好新形勢下檔案的管理，提高效率和質量。

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