事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

楊艷

摘 要：伴隨事業(yè)單位各項(xiàng)管理制度的完善，檔案管理工作的重要性日益凸顯，也不斷受到事業(yè)單位的重視。科學(xué)高效的檔案管理能夠嚴(yán)格把握單位內(nèi)部的所有流程、信息資料，在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。受到重視的檔案管理在日益發(fā)展中得到了優(yōu)化與完善。但是，其間仍然存在一些十分突出的問題，影響檔案管理水平的提升，因此，明確問題優(yōu)化創(chuàng)新，整體提升事業(yè)單位管理水平至關(guān)重要。本文將分析事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并提出針對性的解決策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;突出問題;解決措施

事業(yè)單位屬服務(wù)性機(jī)構(gòu)，發(fā)揮著重要的社會職能、承擔(dān)著重要的社會任務(wù)，事業(yè)單位在發(fā)展期間需要有效記錄各個行業(yè)的發(fā)展情況，并展開總結(jié)分析，由此提升工作質(zhì)量和工作效率。在日常經(jīng)營管理中，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，如果能夠科學(xué)合理推進(jìn)檔案管理，必然能夠高效總結(jié)、收錄相關(guān)發(fā)展信息及內(nèi)容，由此使得各類信息能夠得到合理歸置與分析，為后續(xù)工作開展夯實(shí)基礎(chǔ)。此外，科學(xué)高效的檔案管理，能夠使得人力資源管理水平得到提高，推進(jìn)科學(xué)合理的事務(wù)處理，同時能夠充分展現(xiàn)內(nèi)部激勵機(jī)制，整體優(yōu)化單位服務(wù)能力。

1 事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的問題

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中不可缺少的一部分。科學(xué)合理的檔案管理能夠整體提升事業(yè)單位管理水平，從而推進(jìn)其長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。雖然近年來事業(yè)單位在不斷優(yōu)化管理理念，創(chuàng)新管理方法，但是仍然無法避免的出現(xiàn)了如下管理問題：

1.1 管理人員業(yè)務(wù)技能欠缺

就當(dāng)代事業(yè)單位檔案管理來說，雖然充分利用了信息技術(shù)的作用，有效節(jié)約成本、優(yōu)化人力資源，并提升了管理效率。然而信息化發(fā)展背景下檔案管理的核心仍然是人才，唯有注重人才資源，發(fā)揮人力作用才能夠整體提升檔案管理水平。但是，就當(dāng)下管理現(xiàn)狀來說，管理人員中存在多數(shù)非專業(yè)出身的人才，由此影響著檔案管理水平的優(yōu)化提升。一方面表現(xiàn)為人員業(yè)務(wù)水平薄弱，專業(yè)能力、綜合素質(zhì)均存在明顯不足，許多管理人員認(rèn)為檔案管理工作僅僅是歸類與收集檔案材料，而并未注重檔案開發(fā)利用意識及能力的發(fā)展與提升。與此同時，多數(shù)管理人員都是從其他部分分配過來，不僅僅是非專業(yè)出身，而且未接受專業(yè)培訓(xùn)，也無法實(shí)施科學(xué)的檔案管理措施，若僅僅依靠邊工作邊學(xué)習(xí)的心態(tài)，難以提升檔案管理工作[1]。另一方面則表現(xiàn)為管理人員信息素養(yǎng)低下。現(xiàn)代化社會高速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)投入了廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位也實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理。然而，與時俱進(jìn)的發(fā)展并未有效提升人員信息處理能力以及人員信息素養(yǎng)，也引發(fā)普遍的資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

1.2 信息化管理程度低，管理方式未更新

就當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理來說，雖然在不斷引進(jìn)全新的理念與技術(shù)，但總體而言，其信息化管理程度仍然偏低。其一，在推行信息化管理期間，為全面利用信息技術(shù)，使得整體利用率低下。同時，在檔案管理期間信息化僅僅被作為是一種方式，而沒有當(dāng)作理念推行。主要體現(xiàn)在管理期間為全面利用信息技術(shù)，而僅僅作為電子化管理方式，同時為在單位內(nèi)部構(gòu)建完善的信息傳遞系統(tǒng)以及信息共享機(jī)制，由此制約了檔案的高效利用[2]。而且，管理人員存在信息化水平低下的表現(xiàn)，這與部門之間缺乏協(xié)作息息相關(guān)。其二，就當(dāng)下管理現(xiàn)狀來說，管理方式過于陳舊。行之有效的管理方式能夠彌補(bǔ)設(shè)備的不足，而事業(yè)單位檔案管理工作仍然采用常規(guī)方式進(jìn)行，如通過紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的方式進(jìn)行信息輸入，輸入完成后不會及時整合分類信息，由此不利于管理水平的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理問題的解決措施

社會高速發(fā)展的背景下，檔案管理工作在各個領(lǐng)域都顯得尤為重要。要想整體提升檔案管理水平，事業(yè)單位必須正確認(rèn)識其中存在的問題，從管理理念著手，優(yōu)化管理措施，全面提升人員信息素養(yǎng)，優(yōu)化信息化管理，從而提升檔案管理水平。

2.1 樹立正確檔案管理意識

就事業(yè)單位檔案管理工作來說，必須樹立正確思想意識，將檔案管理工作納入單位統(tǒng)籌規(guī)劃中去，明確檔案管理所涉工作范疇，密切各個部門之間的交流與合作，形成良好的檔案管理意識，促使管理人員高度重視檔案管理工作，激發(fā)其工作參與熱情與積極性。同時，充分利用單位資源，通過檔案管理展現(xiàn)出來，由此有效提升檔案管理效率與水準(zhǔn)。

2.2 落實(shí)人員專業(yè)培訓(xùn)，提升信息素養(yǎng)

即便在信息化高速發(fā)展的時代，人員仍然會各行各業(yè)發(fā)展不可缺少的核心元素。行之有效的檔案管理離不開專業(yè)人才。首先，單位需優(yōu)化管理人員專業(yè)能力，從單位發(fā)展現(xiàn)狀入手，為檔案管理工作選擇合適的人才。管理人員必須經(jīng)過層層選拔，留用人才皆需是責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)正派、政治優(yōu)良的人員。在實(shí)際工作推進(jìn)中，如若確實(shí)需要臨時調(diào)用其他部門的工作人員，必須加強(qiáng)人員專業(yè)培訓(xùn)，使其對檔案管理方法及流程有充分認(rèn)識與了解，并密切配合管理人員工作，由此才能夠保證檔案管理工作水平與效率。一直以來，檔案管理工作均未受到事業(yè)單位高度重視，可想而知，人員積極性、主動性亦是極為低下。所以，為激發(fā)其工作積極性、工作潛能，保證管理工作的高效展開，事業(yè)單位需對此構(gòu)建激勵制度，鼓勵管理人員不斷更新專業(yè)知識，高效學(xué)習(xí)全新的管理理念與方法。其次，在檔案管理工作推進(jìn)行還需注重人員信息素養(yǎng)的提升。信息化的發(fā)展與廣泛應(yīng)用要求管理人員具備良好的信息化能力，掌握相關(guān)信息技術(shù)，以滿足工作所需。所以，事業(yè)單位需對此展開針對性的培訓(xùn)，促使管理人員掌握幸福、新技術(shù)，同時需統(tǒng)籌各個部門的合作與交流，尤其是與信息技術(shù)部門，指導(dǎo)管理人員向他們?nèi)〗?jīng)學(xué)習(xí)，從而充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高檔案管理水平及管理效率[3]。

2.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化檔案管理模式

檔案管理工作推進(jìn)中完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施有助于提升檔案管理水平。就當(dāng)下來說，受到重視程度的影響，檔案管理?xiàng)l件相對較差，雖然投入了各種設(shè)備的應(yīng)用，但是綜合利用率低下，如打印機(jī)、投影儀、掃描儀等出現(xiàn)大量閑置的情況。為優(yōu)化管理質(zhì)量，事業(yè)單位必須大力推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并優(yōu)化檔案管理模式。

就基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)而言，必須充分利用經(jīng)費(fèi)，實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用，并得到設(shè)施建設(shè)的強(qiáng)化。加強(qiáng)檔案管理倉庫的建設(shè)，依據(jù)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展需求，完善倉庫硬件設(shè)施，從防潮通風(fēng)著手，綜合提升檔案管理水平。信息化檔案管理的當(dāng)下，紙質(zhì)檔案仍然發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，所以，事業(yè)單位需綜合保障庫房安全。

此外，事業(yè)單位需不斷優(yōu)化檔案管理模式。就常規(guī)管理來說，綜合效率偏低，管理模式陳舊。因此，必須加大力度改進(jìn)，充分利用現(xiàn)代化管理理念推進(jìn)檔案管理工作。另外，在信息化發(fā)展期間需完善檔案安全管理與備份管理，保證電子檔案安全。同時，在單位局域網(wǎng)建設(shè)中，需不斷健全部門共享安全機(jī)制，綜合提升檔案利用率。

3 結(jié)束語

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展不可缺少的一部分，也是發(fā)展的關(guān)鍵。因此，為促進(jìn)檔案管理水平的提升，必須充分認(rèn)識其中存在的問題，并依據(jù)事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀制定解決措施，才能夠保證檔案管理質(zhì)量與水平的提升，才能促進(jìn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]夏巍.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2018，（05）：224+226.

[2]袁平陽.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].環(huán)球市場，2019，（04）：167.

[3]李洋洋.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題與提升措施[J].信息記錄材料，2018，（09）：123-124.