房地產檔案管理與利用問題探究

崔榮

摘 要：本文通過對房地產檔案管理的特點進行深入分析，結合當前檔案管理工作中存在的問題和不足，探討科學的管理和利用措施，提升檔案管理水平和利用效率，為房地產企業的發展形成有效的支持。

關鍵詞：房地產;檔案;管理;利用

1 引言

房地產檔案管理是對房地產企業經營管理環節產生數據進行全面的整理和科學的分析，管理工作與房地產企業的發展具有直接關系，能夠為企業管理決策的制定和執行提供可靠的依據，為項目建設和管理工作的高效開展提供有效的保障。

2 房地產檔案管理的主要特點

首先房地產項目建設時間跨度較大，項目后期管理和維護工作具有較強的持續性，需要檔案管理工作進行持久的跟進，以保證數據資料的及時高效的收集，保證檔案的全面性，這就要求檔案管理工作要充分結合項目建設管理的實際需求，對項目進度進行及時的跟進，提升檔案管理效果，使相關管理制度和實施過程能夠結合企業發展形勢和項目建設環境的變化進行及時的調整。其次是檔案內容較為復雜，涉及項目審批、土地流轉、項目建設和管理、合同管理各個環節，需要檔案管理部門進行相關資料的全面收集和妥善保存，進行科學的分類存儲，為檔案使用環節提供有效的支持。再次是房地產檔案資料涉及行業發展的方面，為保障檔案管理工作的高效開展，需要管理人員具備較強的專業素養，對相關知識進行有效的掌握，能夠對相關資料數據進行高效的管理和及時的復核，保證檔案資料的真實有效。同時房地產行業的相關政策制度也在發生著變化，各個項目所在地的政策方針也存在較大的差異，需要管理人員能夠及時掌握相關政策方針，提升檔案管理工作的針對性。最后是房地產檔案對群眾利益息息相關，為相關職能部門的管理決策提供可靠的數據依據，需要檔案管理部門對房地產檔案管理工作形成有效的重視，提升工作積極性和責任心，推動房地產行業的健康發展，為社會生產生活提供有效的

支持[1]。

3 房地產檔案管理中存在的問題分析

1）檔案管理模式較為落后。房地產檔案管理工作的高效開展，對房地產行業的發展具有關鍵作用，對房地產企業的管理運行和項目建設維護提供有效支持。但是當前房地產檔案管理思路較為僵化，檔案管理部門的管理模式較為落后，大多數數據資料仍然是以紙質載體為主，已經不能適應房地產行業的發展。特別是隨著房地產行業的發展，房地產業務范圍和項目建設規模不斷擴大，傳統的檔案管理模式已經不能滿足房地產企業的發展需求，不能對相關管理決策的制定和執行提供有效的依據。在房地產建設管理過程中，對檔案管理缺乏有效的重視，不能對檔案工作的推進提供有效的支持和投入。而檔案管理工作涉及房地產行業的各個環節，需要各個相關職能部門能夠按照檔案管理制度進行高效執行。但是在實際的管理活動中，各個管理環節缺乏有效的溝通交流，無法保障管理工作的高效開展。同時在檔案工作的信息化水平較低，使得檔案管理效率較低，管理思路較為落后，不能借助信息技術對管理活動進行科學的優化，各個管理環節缺乏信息共享，不利于管理水平的提升。

2）檔案管理利用率較低。檔案管理工作對企業發展具有重要作用，但是在實際的管理工作中，檔案資料的效用得不到有效的發揮，不能對相關管理決策和項目建設的制定執行起到有效支持。在檔案使用環節，只能提供相應的查詢和調用服務，對檔案資料缺乏深入的挖掘，使得檔案中的重點信息不能得到有效的提取，容易造成檔案整理、分類、存儲等工作的混亂，不能充分滿足使用者需求。同時對檔案查詢機制缺乏有效的優化，檢索機制相對單一，不能對使用者的實際需求進行深層次的提取，不利于服務質量的提升。檔案利用環節的信息化程度較低，不能利用信息技術手段實現檔案利用效率的提升，不能對相關檔案資料進行準確的定位和實施的跟進，不能保證較高的管理效率。

3）檔案管理人員專業素養不足。隨著房地產行業的快速發展，在建設管理過程中產生了大量的數據資料，需要通過檔案管理工作進行高效的收集整理，作為有效的憑證，對行業發展形成有效的支持。而房地產行業發展環境和項目建設管理的不斷復雜，使得檔案管理工作量不斷提升，對管理人員提出了跟高的要求，需要對數據信息進行全面的分析處理，并能夠進行科學的整理分類，形成完善的管理體系。但是檔案管理人員的專業素養存在一定的問題，缺乏主動提升意識，不能積極學習先進的管理理念和技術，不能保證較好的管理效果。同時管理人員的信息技術水平相對較低，不能利用信息設備和技術對管理流程進行科學的優化，不利于信息化管理模式的科學

構建[2]。

4 房地產檔案管理與利用策略

1）加強檔案信息化建設。信息化建設的高效推進是提升檔案管理和利用效率的重要途徑，企業管理部門要求充分認識到檔案管理信息化模式的積極作用，為信息化建設的推進提供有效的指導和支持，使檔案工作能夠充分適應企業發展需求，為房地產項目建設和管理工作形成有效額支持。要加強信息基礎設施建設，對檔案管理環節科學的規范，利用信息設備實現管理效率的提升。同時要加強網絡通信體系的構建，實現各個管理環節信息資源的高效共享，使數據資料能夠得到高效傳輸，保證檔案資料的實時完善，提升檔案時效性。要利用專業信息設備，對傳統紙質資料進行數字化存儲載體的轉變，實現檔案管理水平的提升，有效減少對紙質資料管理和維護的成本投入，提升資料數據的安全性。要充分結合管理活動的實際需求，進行信息化管理流程的高效整合，建設完善的信息化管理平臺，實現對各個管理環節的高效覆蓋，使得相關管理流程得到有效的規范，各個環節的管理人員能夠通過智能設備進行管理工作的執行，提升整體的管理效率。同時將檔案管理平臺與企業管理系統，如行政管理系統、財務管理系統等進行高效的對接，實現相關資源的實時共享，充分發揮檔案管理優勢，為相關管理決策的制定形成有效的支持[3]。

2）完善檔案管理機制。檔案管理部門要充分結合房地產企業發展形勢和管理運行的實際需求，對檔案管理制度進行科學的完善，保證相關管理流程能夠符合企業發展戰略的要求，使得檔案管理效用得到充分實現，為企業發展形成積極作用。要完善檔案管理流程，保證檔案工作的高效推進，制定科學的管理標準，形成較好的管理效果。同時要制定完善的監管機制，對管理流程進行全面監督，對檔案資料的信息數據進行全面的復核，及時發現檔案資料中存在的問題，保證資料信息的安全性。管理流程進行全面監控，及時發現管理流程中存在的漏洞，進行針對性的制度調整和優化。

3）提升檔案利用效率。檔案管理部門要加強對檔案資料的開發利用力度，轉變傳統的管理思路，積極引進先進的技術手段，對檔案資料進行深入的分析，準確提取數據中的價值信息，對數據資料進行科學的處理和分類，建設全面的檔案數據庫，并對檢索機制進行科學的完善，充分滿足使用者的不同需求。同時要積極利用信息技術優勢，對使用環節進行優化，能夠實現檔案資料的遠程調用，提升檔案服務水平。

5 結語

房地產企業要充分認識到檔案管理工作的重要性，轉變傳統的管理思路，積極引進先進的管理理念和技術，加強檔案信息化建設，提升管理水平和利用效率，為企業發展提供有效支持。

參考文獻

[1]閆劍春.探究如何加強房地產檔案管理和房地產的合理利用[J].卷宗，2018（35）：25-25.

[2]沈銀嬌.新時代下房地產檔案管理存在的問題及對策研究[J].城建檔案，2018（7）：45-46.

[3]劉青.房地產檔案管理存在的問題及對策探討[J].建筑工程技術與設計，2018（4）：23-24.