探討“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新

張朝陽(yáng)

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)”時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已融入社會(huì)各行各業(yè)，改變了事業(yè)單位的辦公模式。將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，不僅可以有效地提高檔案信息管理水平，而且可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資源的合理利用，為公眾提供更好的服務(wù)。文章分析了“互聯(lián)網(wǎng)”時(shí)代公共事業(yè)單位檔案管理工作，提出了創(chuàng)新應(yīng)用措施，以期有效促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理

1 檔案管理工作信息化的基本概況

檔案管理工作信息化就是將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理的過(guò)程。事業(yè)單位檔案管理信息化由國(guó)家檔案行政管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一組織和歸納。將現(xiàn)代化的信息技術(shù)合理地應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)中，能夠很大程度上提高事業(yè)單位對(duì)于人員信息管理的效率，能夠提升檔案管理的安全性，能夠加快事業(yè)單位信息化的進(jìn)程。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的作用

2.1 資源共享

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新是非常有意義的，因?yàn)橥ㄟ^(guò)信息化的手段不但能夠提升工作人員的工作效率，也能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。首先，借助互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位對(duì)于檔案的隨時(shí)調(diào)配。其次，信息化的管理模式將辦公室內(nèi)各個(gè)部門(mén)進(jìn)行連接，從而建立起來(lái)數(shù)字化的信息收集模式，擴(kuò)大了檔案收集的范圍。最后，通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”方式，將檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)化成為信息化管理[1]。

2.2 提高工作效率

“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用，在一定程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，簡(jiǎn)化了工作步驟。同時(shí)，創(chuàng)新檔案信息化能夠提高它的利用價(jià)值，在進(jìn)行綜合性統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中，通過(guò)一些信息化的設(shè)備不僅可以滿(mǎn)足當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)信息的收集工作，還可以實(shí)現(xiàn)一些智能化的檢索工作，對(duì)于現(xiàn)階段檔案數(shù)據(jù)信息管理具有重要的價(jià)值。

3 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 信息化管理水平較低，設(shè)備不齊全

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，越來(lái)越多的新型產(chǎn)品被研發(fā)出來(lái)。事業(yè)單位檔案管理，傳統(tǒng)的實(shí)體管理方式已逐漸被信息化管理方式取代。隨著檔案管理系統(tǒng)中檔案數(shù)量的不斷增加，掃描儀、微縮儀成為檔案管理工作當(dāng)中的必須品。但從目前形勢(shì)看，很多事業(yè)單位的設(shè)備不齊全。這導(dǎo)致信息化檔案管理水平不高。

3.2 風(fēng)險(xiǎn)性高

雖然事業(yè)單位信息化檔案管理有很多的優(yōu)點(diǎn)，但由于其發(fā)展的時(shí)間較為短暫，仍有一些風(fēng)險(xiǎn)性因素存在。例如：與紙質(zhì)的檔案管理方式相比，信息化的管理方式要將單位人員的檔案資料上傳到云端，人員信息資料被竊取的風(fēng)險(xiǎn)增加，可能會(huì)給國(guó)家的安全以及經(jīng)濟(jì)造成損失。同時(shí)，部分事業(yè)單位對(duì)人員檔案安全管理方面缺乏明確的指導(dǎo)規(guī)范，造成人員電子信息資料被盜用情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重地影響了事業(yè)單位的正常工作。

3.3 信息資源的利用效率低

工作人員的檔案信息對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是非常重要的，它是增強(qiáng)事業(yè)單位價(jià)值的保證。檔案信息能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供準(zhǔn)確的信息資源，從而促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)足穩(wěn)定發(fā)展。但是，多數(shù)事業(yè)單更加注重于檔案資料的收集、保管及分類(lèi)，對(duì)檔案資料的使用價(jià)值并沒(méi)有過(guò)度多地深入探究，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)“重存輕用”的情況[2]。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

4.1 充分利用信息化技術(shù)手段，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的傳統(tǒng)做法是：以實(shí)體紙質(zhì)管理為主，由檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、保管等，這樣的管理方法很煩瑣，且工作效率低下。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，應(yīng)對(duì)檔案管理工作有所創(chuàng)新，充分利用信息化技術(shù)，提高信息系統(tǒng)的管理水平，從而確保檔案系統(tǒng)中各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。事業(yè)單位的管理者要高度注重“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的應(yīng)用，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與管理工作，可以借鑒國(guó)外優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)檔案管理工作的保密性、安全性。例如，某事業(yè)單位為了在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的完善，該單位采取了這樣的方式：首先，由于本單位沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)豐富的數(shù)字化檔案管理人才，所以向市里申請(qǐng)邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)性很高的人員來(lái)到該單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。并且按照檔案管理保密程序的規(guī)定，通過(guò)大量的篩選，選擇了某品牌的掃描儀、微縮儀等相關(guān)技術(shù)設(shè)備，最后對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理。檔案管理信息化不但優(yōu)化了管理的效率，也確保了檔案的機(jī)密性[3]。

4.2 做好充分的安全防范工作，避免出現(xiàn)信息泄露等問(wèn)題

目前，由于互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，信息泄露事件屢見(jiàn)不鮮。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，做好檔案管理的安全防范工作至關(guān)重要。事業(yè)單位要充分意識(shí)到檔案管理安全的重要性。在對(duì)檔案進(jìn)行存放時(shí)，要確保檔案室門(mén)窗緊閉;應(yīng)派安保人員在檔案室門(mén)口進(jìn)行看守，防止其他人員的闖入。檔案管理人員要提高安全意識(shí)，做好相應(yīng)的安全防范工作，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，應(yīng)不定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，教會(huì)他們?nèi)绾伪苊馕ｋU(xiǎn)的發(fā)生。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)制定相關(guān)的安全管理制度，對(duì)于出現(xiàn)違規(guī)操作的人員要給予一定的處罰。為了更好地落實(shí)檔案管理安全防范工作，事業(yè)單位可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，要對(duì)檔案管理系統(tǒng)的訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行設(shè)置，這是檔案管理安全防范工作最有效的方式之一，能夠有效地避免一些不法分子的闖入，從而提高信息化檔案管理的安全性;其次，添加防火墻技術(shù)，防護(hù)墻能夠在想要保護(hù)的網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)之間產(chǎn)生“屏障”，從而避免其他網(wǎng)絡(luò)對(duì)于要保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的訪(fǎng)問(wèn)。

4.3 構(gòu)建一個(gè)完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高信息資源的利用效率

事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的了解，從而真正地將互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理融合在一起，構(gòu)建一個(gè)更為完善的檔案信息管理平臺(tái)。通過(guò)對(duì)檔案的不斷整理、收集、更新等方式，構(gòu)建一個(gè)較為完整的檔案管理框架。在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新中，要根據(jù)需求對(duì)資源庫(kù)進(jìn)行不斷的更新，從而使檔案管理系統(tǒng)內(nèi)能夠更好地服務(wù)于事業(yè)單位。與此同時(shí)，檔案管理人員要將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行錄取、分類(lèi)等，然后設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)窗口，方便相關(guān)人員查閱。例如，在醫(yī)院等事業(yè)單位中，通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康”方式，依托電子政務(wù)外網(wǎng)，促進(jìn)國(guó)家全民健康信息平臺(tái)同政務(wù)信息資源的相互結(jié)合。醫(yī)院等事業(yè)單位在創(chuàng)建新的資料庫(kù)的同時(shí)，要將病理、電子健康檔案等窗口進(jìn)行不斷地更新升級(jí)，使各個(gè)醫(yī)院之間建立起資源共享平臺(tái)，在促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理完善的同時(shí)，能夠起到提高醫(yī)院數(shù)據(jù)有效性的作用[4]。

5 總結(jié)

綜上所述，本文探討了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代公共事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新，重點(diǎn)分析了信息化檔案管理的作用和存在的問(wèn)題，希望對(duì)推動(dòng)公共事業(yè)單位信息化檔案管理的發(fā)展起到一定的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王天素.互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新研究[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2019（34）：63+65.

[2]解美麗.試論“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019，16（19）：179-180.

[3]蔡默冰.淺談互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理[J].科技視界，2017（05）：271.

[4]韋俊玲.互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新研究[J].現(xiàn)代工業(yè)經(jīng)濟(jì)和信息化，2016，6（08）：19-20.