大數據時代背景下檔案管理及價值提升研究

尹德鳳 朱瑜梅

【摘要】隨著信息化社會的到來，檔案管理工作也已進入大數據時代。文章對大數據背景下如何進行檔案管理，檔案管理具有哪些新的特點，如何提升檔案管理價值等問題進行了思考和總結。

【關鍵詞】大數據；檔案管理；價值提升

計算機技術和網絡信息技術的高速發展帶來了社會的信息化，尤其是近年來云計算發展迅速，數據應用日益廣泛，為各類工作的實施提供了便捷準確的手段。檔案管理工作在大數據背景下更值得我們深入思考和研究，如何迎接大數據帶來的挑戰，采取適當的應對措施，更好地開展檔案管理，促進檔案管理工作的價值不斷提升。

一、大數據時代對檔案管理的挑戰

大數據時代最早是由美國在2012年提出的，業界對于大數據的內涵定義為“互聯網中用于數據交流和信息傳遞的海量數據”，既包括大量的數據規模，也包括對這些數據進行的分析和處理。因此，大數據時代的特點表現在數據數量大、數據類型多樣、數據處理及數據傳播迅速快等。在大數據時代，各個行業都可以最快的速度獲得有用的信息，改變了傳統的工作模式，同時，也對一些工作提出了挑戰。大數據時代對檔案管理工作提出的挑戰主要表現在以下幾個方面：

（一）大數據時代要求轉變傳統的檔案管理理念和思維。在傳統的檔案管理工作中，精確的“小數據”是管理的基礎。但是大數據時代強調檔案數據的多樣化和統一性特點，也就是需要在紛繁復雜的數據中進行采集和處理。因此，檔案管理人員應緊跟時代步伐，學習和認識大數據的相關理論和特點，提升檔案管理與時俱進的理念，通過大數據挖掘檔案潛在的價值，充分發揮檔案在了解歷史事實、為當下和將來服務的作用。

（二）大數據時代對檔案信息的安全性提出了挑戰。與當今信息化社會不相適應的是信息安全問題，大數據時代信息傳播發展飛速，網絡化給人們帶來便捷的同時也帶來了隱私的安全性問題。檔案管理作為收集、整理、分析、保護歷史資料的一項工作，尤其應注意檔案資料的安全。既能夠充分利用大數據實現現代化的檔案管理，又要實現檔案資料管理工作的安全運轉，是檔案管理工作者需深入研究和解決的問題。

（三）大數據時代對檔案管理人員素質提出了挑戰。傳統的檔案管理人員面對的更多的是紙質資料，因此在大數據時代到來的時候，無法迅速掌握檔案管理相關的計算機網絡技術。在檔案管理技術不斷升級的情況下，很多地區尤其是偏遠地區的檔案管理人員已無法滿足時代的要求，如基本的計算機網絡知識的匱乏、不能及時更新檔案管理理念、檔案數據分析人員缺乏等，導致檔案資料信息的采集和分析無法順利進行。

二、檔案管理的大數據化轉變

我國的檔案管理工作早已開始實行信息化建設，但是計算機網絡技術發展迅速，檔案管理的信息化水平還有待大幅提高。從傳統的紙質載體向電子化轉變，大量的檔案信息轉化為數據信息，需要進一步整理、分析和利用，因此，在大數據時代背景下，必須對檔案管理工作進行理念的更新和技術的革新，實現檔案管理的大數據化轉變。

（一）檔案管理理念應有所轉變。要改革傳統的紙質文獻為主的資料管理模式，通過建立資料的電子檔案，實現信息化的檔案處理方式。

（二）應注重對檔案資料信息的保護。盡管各類檔案資料都可以采取信息化手段進行管理，但是要考慮到網絡安全性的問題，為用戶提供準確、便捷、安全的服務。再次，檔案管理手段也發生了改變。包括檔案采集、儲存、分析等環節在內的管理工作，都可以在數字化環境中進行，并可以通過構建檔案內容分析平臺等為用戶提供具有更大價值的檔案信息。最后，檔案管理環節發生了重大改變，主要體現在最基本的手工操作由計算機等電子設備承擔，提高了資料收集整理的效率和準確率。

三、大數據時代背景下檔案管理價值提升的對策建議

（一）更新檔案管理理念。大數據時代下的檔案管理工作，首先要更新管理理念，與社會發展同步，在這個基礎上才能夠真正做到利用信息化手段和大數據的優勢進行檔案管理。檔案管理人員應在深入分析當下工作中存在的問題的基礎上，學習大數據時代應掌握的檔案信息化管理知識，對傳統的檔案進行數字化存儲、分析和整理。同時，應加強學習，不斷提高數字化管理設備的使用技能，如服務器等硬件設施及檔案管理軟件等。

（二）完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度是提示檔案管理效率和價值的基礎，應建立健全大數據時代新的檔案管理規章制度，規范操作檔案資料的采集、鑒定、整理、儲存、利用等環節。通過現代化的計算機技術，建立完備的數據庫，并制定檔案資料數據的保管、提取、更新及采用制度，實現檔案管理的信息化，促進檔案管理在大數據時代向科學化、規范化、透明化發展。

（三）引進檔案管理技術。從傳統的管理模式向大數據時代的信息化管理模式轉變，難免會遇到各種困難和問題，因此，檔案管理者應重視先進的檔案管理技術的引進和開發。借鑒國外優秀的管理經驗，引進成熟的檔案數字化管理系統，實現檔案管理模式的安全轉換。在實際的檔案管理過程中，可以先利用基礎的數據處理軟件如EXCEL軟件對原有紙質資料信息進行存儲和備份，建立起基本的檔案資料數據庫，之后根據數字化軟件執行情況進行更新和優化，開發新的面向服務對象的檔案應用范圍，通過提升檔案資料對于公眾及社會的服務功能，不斷強化其應用價值。

大數據時代的到來對檔案管理工作既提出了挑戰，同時也是檔案管理難得的發展機遇。因此，檔案管理人員和部門應緊抓機遇，迎接挑戰，努力學習和推廣信息化社會的大數據技術，促進檔案管理工作的進一步提升。

【參考文獻】

[1]李永寧.檔案管理在大數據背景下所面臨的挑戰及應對措施[J].企業管理，2015（5）.