大數(shù)據(jù)背景下中職學校檔案管理信息化建設

田麗慧

【摘要】檔案管理在中等職業(yè)學校發(fā)展與管理中具有十分重要的地位。不過中等職業(yè)學校檔案管理的信息化建設中還存在許多不足之處。本文根據(jù)這些不足之處，結合社會、時代提出自己的見解，希望能夠拋磚引玉，推動中等職業(yè)學校檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù);中職;檔案管理;信息化

隨著時代的進步和科技的進步，人們早已進入信息化時代，大數(shù)據(jù)越來越受到人們的關注。檔案信息化成為近年來人們追求的一種檔案管理方式。與以往的傳統(tǒng)檔案管理方式不同的是，檔案的信息化能夠適應互聯(lián)網(wǎng)時代，而且更為便捷、易于存儲和傳播。因此在職業(yè)教育事業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，中等職業(yè)教育作為中國教育事業(yè)的重要組成部分，檔案的信息化管理也更應被推廣和廣泛使用在中等職業(yè)學校之中?；诖髷?shù)據(jù)技術，將檔案信息化建設融入職業(yè)教育現(xiàn)代化發(fā)展與管理中，也是一種進步。

一、中等職業(yè)學校檔案建設現(xiàn)狀

中職學校作為現(xiàn)代教育體系的重要部分，擁有規(guī)模龐大的生源數(shù)量，這就導致中職學校在檔案管理方面，所要記錄的信息量巨大、記錄時間長、耗費大量的紙張、占用的人力較多。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質為主，除了需要大量的文具資源消耗之外，還需要大量的時間和精力，并且在保存和運輸?shù)倪^程中容易丟失和錯亂。傳統(tǒng)的檔案管理還會占用大量的空間。在后期維護中，需要耗費大量財力和人力，并且維護難度大，維護效果差。從檔案管理角度來講，一旦紙質檔案丟失，就會影響學生的求學與教職工的教學評優(yōu)。一些學校管理人員已經(jīng)注意到中職學校檔案管理所存在的落后問題，并引進了新型的信息化檔案管理系統(tǒng)，取得了一系列的成效。不過隨著信息技術的進步，中職院校檔案管理自動化和信息化已經(jīng)成為一種必然趨勢，但是在大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)技術應用于檔案能夠提升中職院校數(shù)據(jù)管理的水平。比如說，通過大數(shù)據(jù)進行檔案管理，可以很清楚地了解生源狀況，包括性別分別、年齡分布、地域分布等，還可以了解生源的大致成績分布，這樣就可以對學校教育教學工作管理提供更多有價值的參考建議等。

二、中等職業(yè)學校檔案管理存在的問題

（一）中等職業(yè)學校對檔案管理不夠重視。對于檔案管理的信息化建設，學校的重視程度是最重要的影響因素。一方面，由于中職院校的辦學壓力等因素，中職學校把大部分的時間精力都放在招生和學校的升學率上面，而檔案管理的信息化建設常常被擱置;另一方面，因為檔案管理的信息化建設需要引進新的信息系統(tǒng)，并且需要配備專業(yè)的管理人員，需要耗費大量的人力、物力和財力，一些學校負擔不起這個開銷，所以依舊會選擇傳統(tǒng)的檔案管理方法。

（二）檔案管理人員的素質低下。傳統(tǒng)的檔案管理體系中，工作人員只要具備簡單的書寫、記錄能力就可以，但對于信息化背景下的檔案管理需要有專業(yè)計算機知識的信息化人才，需要具備專業(yè)的技能。傳統(tǒng)的檔案管理人員對于檔案管理信息化的開發(fā)、維護、管理等方面缺乏了解，導致現(xiàn)在檔案管理人員的素質普遍低下，導致學校的檔案管理信息化發(fā)展緩慢。

（三）大數(shù)據(jù)下的信息技術存在不足。信息技術給檔案管理帶來了巨大的機遇同時，也為檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。雖然我國科學技術正在迅速發(fā)展，但是數(shù)據(jù)安全依舊是一個嚴重的問題，數(shù)據(jù)的竊取和篡改的問題尚未得到解決，而且檔案管理軟件普遍存在管理人員混亂、級別權限不明等問題，缺乏構建檔案信息化安全保障體系。如果應用大數(shù)據(jù)技術管理，不僅人才不足問題突出，并且隱私安全等無法得到完全保證。

三、中等職業(yè)學校檔案管理信息化建設的措施

（一）學校重視檔案管理信息化建設。首先，大數(shù)據(jù)技術應用的基礎是信息化建設，要想讓檔案管理的信息化建設在中職學校廣泛展開，得讓學校領導看到檔案管理信息化的優(yōu)點。讓學校明白檔案管理信息化普及后，學校的檔案儲存和提取效率會直線上升?？v使信息化建設是一項耗費資金的工程，學校更應明白，拖延時間越長越要消耗更多的資金，學校應該確定信息化工程的時間和造價，避免拖延時間造成的資金消耗。其次，要讓大數(shù)據(jù)技術真正在中職院校信息化管理中發(fā)揮作用和價值，大數(shù)據(jù)技術價值必須體現(xiàn)出來，否則的話，大部分中職院校并不愿意應用這些技術，這是實用價值觀所決定的。

（二）提高檔案管理人員的素質水平。在檔案管理信息化下，新時期的檔案管理工作具有很高的專業(yè)性，檔案管理工作需要從業(yè)人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，讓檔案管理工作變得更好、更有效。學?？梢詫n案管理人員進行專門的職業(yè)技術培訓，通過講解和實踐，提高檔案管理人員的綜合素質，為檔案管理信息化工作打下堅實基礎。除此之外，學?？梢云刚垖I(yè)的檔案管理專業(yè)人才，這些人才因為接受過系統(tǒng)的教育，對于檔案管理的信息化有著實際的操作經(jīng)驗，能夠真正推動中職院校檔案管理信息化發(fā)展。

（三）國家政府加強對檔案管理信息化的扶持力度。檔案管理信息化的推廣不僅需要從業(yè)人員和學校的支持，還應為社會、政府、國家所關注。一方面，國家可以指定和出臺有利于大數(shù)據(jù)信息創(chuàng)新的政策和保護大數(shù)據(jù)科技創(chuàng)新的法律法規(guī)，支持鼓勵大數(shù)據(jù)信息科技創(chuàng)新，為檔案管理的信息化提供技術支撐;另一方面，國家可以加大對中等職業(yè)學校檔案管理信息化的資金投入，防止學校因資金不足而暫停、放緩檔案管理信息化現(xiàn)象的出現(xiàn)。從大數(shù)據(jù)本身發(fā)展的特點來講，大數(shù)據(jù)需要海量的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量越大，越豐富，產(chǎn)生的價值和意義越大，國家從政府層面進行統(tǒng)籌，在提供扶持和幫助的同時，應建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，讓數(shù)據(jù)信息為國家職業(yè)教育發(fā)展服務。

（四）以服務為導向，堅持“循序漸進”的原則。一方面，檔案管理信息化建設的最根本目的是利用其搞好檔案管理工作。因此，必須強化檔案管理人員的服務意識，提高檔案管理工作的質量。通過咨詢、查閱、編碼等形式逐步加強服務功能，拓寬服務領域，為中職學校的穩(wěn)定發(fā)展提供便利;另一方面，檔案管理信息化建設作為一項十分復雜的系統(tǒng)工程，必須要按照“循序漸進”原則去進行，一旦急于求成，采取冒進、大跨步的方法，就很有可能給整個檔案管理信息化帶來巨大的問題，影響檔案管理信息化的進一步發(fā)展。我國各地中職院校在檔案管理方面的發(fā)展水平差異較大，因此檔案管理信息化工作需要根據(jù)當?shù)貙嶋H情況，一步步進行推進，讓這些中職院校體驗到信息化檔案管理的好處，就會產(chǎn)生更大的積極性。

四、結論

總而言之，中職院校正在成為我國職業(yè)教育的中堅力量，在國家重視職業(yè)教育發(fā)展的今天，即將迎來大發(fā)展。在發(fā)展過程中，檔案管理信息化是一項重要內容。檔案管理信息化讓過去費事費力的事情變得簡單又方便，節(jié)省了人力物力，提高了工作效率。檔案管理的信息化建設有利于中職學校提高工作效率，更好地服務學生和老師，提高學校的工作水平，進一步推動我國教育事業(yè)進一步蓬勃發(fā)展。在檔案管理中，大數(shù)據(jù)技術應用將會變成一種趨勢。

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