大數據背景下中職學校檔案管理信息化建設

田麗慧

【摘要】檔案管理在中等職業學校發展與管理中具有十分重要的地位。不過中等職業學校檔案管理的信息化建設中還存在許多不足之處。本文根據這些不足之處，結合社會、時代提出自己的見解，希望能夠拋磚引玉，推動中等職業學校檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】大數據;中職;檔案管理;信息化

隨著時代的進步和科技的進步，人們早已進入信息化時代，大數據越來越受到人們的關注。檔案信息化成為近年來人們追求的一種檔案管理方式。與以往的傳統檔案管理方式不同的是，檔案的信息化能夠適應互聯網時代，而且更為便捷、易于存儲和傳播。因此在職業教育事業蓬勃發展的今天，中等職業教育作為中國教育事業的重要組成部分，檔案的信息化管理也更應被推廣和廣泛使用在中等職業學校之中。基于大數據技術，將檔案信息化建設融入職業教育現代化發展與管理中，也是一種進步。

一、中等職業學校檔案建設現狀

中職學校作為現代教育體系的重要部分，擁有規模龐大的生源數量，這就導致中職學校在檔案管理方面，所要記錄的信息量巨大、記錄時間長、耗費大量的紙張、占用的人力較多。傳統的檔案管理以紙質為主，除了需要大量的文具資源消耗之外，還需要大量的時間和精力，并且在保存和運輸的過程中容易丟失和錯亂。傳統的檔案管理還會占用大量的空間。在后期維護中，需要耗費大量財力和人力，并且維護難度大，維護效果差。從檔案管理角度來講，一旦紙質檔案丟失，就會影響學生的求學與教職工的教學評優。一些學校管理人員已經注意到中職學校檔案管理所存在的落后問題，并引進了新型的信息化檔案管理系統，取得了一系列的成效。不過隨著信息技術的進步，中職院校檔案管理自動化和信息化已經成為一種必然趨勢，但是在大數據背景下，大數據技術應用于檔案能夠提升中職院校數據管理的水平。比如說，通過大數據進行檔案管理，可以很清楚地了解生源狀況，包括性別分別、年齡分布、地域分布等，還可以了解生源的大致成績分布，這樣就可以對學校教育教學工作管理提供更多有價值的參考建議等。

二、中等職業學校檔案管理存在的問題

（一）中等職業學校對檔案管理不夠重視。對于檔案管理的信息化建設，學校的重視程度是最重要的影響因素。一方面，由于中職院校的辦學壓力等因素，中職學校把大部分的時間精力都放在招生和學校的升學率上面，而檔案管理的信息化建設常常被擱置;另一方面，因為檔案管理的信息化建設需要引進新的信息系統，并且需要配備專業的管理人員，需要耗費大量的人力、物力和財力，一些學校負擔不起這個開銷，所以依舊會選擇傳統的檔案管理方法。

（二）檔案管理人員的素質低下。傳統的檔案管理體系中，工作人員只要具備簡單的書寫、記錄能力就可以，但對于信息化背景下的檔案管理需要有專業計算機知識的信息化人才，需要具備專業的技能。傳統的檔案管理人員對于檔案管理信息化的開發、維護、管理等方面缺乏了解，導致現在檔案管理人員的素質普遍低下，導致學校的檔案管理信息化發展緩慢。

（三）大數據下的信息技術存在不足。信息技術給檔案管理帶來了巨大的機遇同時，也為檔案管理帶來了新的挑戰。雖然我國科學技術正在迅速發展，但是數據安全依舊是一個嚴重的問題，數據的竊取和篡改的問題尚未得到解決，而且檔案管理軟件普遍存在管理人員混亂、級別權限不明等問題，缺乏構建檔案信息化安全保障體系。如果應用大數據技術管理，不僅人才不足問題突出，并且隱私安全等無法得到完全保證。

三、中等職業學校檔案管理信息化建設的措施

（一）學校重視檔案管理信息化建設。首先，大數據技術應用的基礎是信息化建設，要想讓檔案管理的信息化建設在中職學校廣泛展開，得讓學校領導看到檔案管理信息化的優點。讓學校明白檔案管理信息化普及后，學校的檔案儲存和提取效率會直線上升。縱使信息化建設是一項耗費資金的工程，學校更應明白，拖延時間越長越要消耗更多的資金，學校應該確定信息化工程的時間和造價，避免拖延時間造成的資金消耗。其次，要讓大數據技術真正在中職院校信息化管理中發揮作用和價值，大數據技術價值必須體現出來，否則的話，大部分中職院校并不愿意應用這些技術，這是實用價值觀所決定的。

（二）提高檔案管理人員的素質水平。在檔案管理信息化下，新時期的檔案管理工作具有很高的專業性，檔案管理工作需要從業人員具有較高的職業素養，讓檔案管理工作變得更好、更有效。學校可以對檔案管理人員進行專門的職業技術培訓，通過講解和實踐，提高檔案管理人員的綜合素質，為檔案管理信息化工作打下堅實基礎。除此之外，學校可以聘請專業的檔案管理專業人才，這些人才因為接受過系統的教育，對于檔案管理的信息化有著實際的操作經驗，能夠真正推動中職院校檔案管理信息化發展。

（三）國家政府加強對檔案管理信息化的扶持力度。檔案管理信息化的推廣不僅需要從業人員和學校的支持，還應為社會、政府、國家所關注。一方面，國家可以指定和出臺有利于大數據信息創新的政策和保護大數據科技創新的法律法規，支持鼓勵大數據信息科技創新，為檔案管理的信息化提供技術支撐;另一方面，國家可以加大對中等職業學校檔案管理信息化的資金投入，防止學校因資金不足而暫停、放緩檔案管理信息化現象的出現。從大數據本身發展的特點來講，大數據需要海量的數據，數據量越大，越豐富，產生的價值和意義越大，國家從政府層面進行統籌，在提供扶持和幫助的同時，應建立統一的數據平臺，讓數據信息為國家職業教育發展服務。

（四）以服務為導向，堅持“循序漸進”的原則。一方面，檔案管理信息化建設的最根本目的是利用其搞好檔案管理工作。因此，必須強化檔案管理人員的服務意識，提高檔案管理工作的質量。通過咨詢、查閱、編碼等形式逐步加強服務功能，拓寬服務領域，為中職學校的穩定發展提供便利;另一方面，檔案管理信息化建設作為一項十分復雜的系統工程，必須要按照“循序漸進”原則去進行，一旦急于求成，采取冒進、大跨步的方法，就很有可能給整個檔案管理信息化帶來巨大的問題，影響檔案管理信息化的進一步發展。我國各地中職院校在檔案管理方面的發展水平差異較大，因此檔案管理信息化工作需要根據當地實際情況，一步步進行推進，讓這些中職院校體驗到信息化檔案管理的好處，就會產生更大的積極性。

四、結論

總而言之，中職院校正在成為我國職業教育的中堅力量，在國家重視職業教育發展的今天，即將迎來大發展。在發展過程中，檔案管理信息化是一項重要內容。檔案管理信息化讓過去費事費力的事情變得簡單又方便，節省了人力物力，提高了工作效率。檔案管理的信息化建設有利于中職學校提高工作效率，更好地服務學生和老師，提高學校的工作水平，進一步推動我國教育事業進一步蓬勃發展。在檔案管理中，大數據技術應用將會變成一種趨勢。

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