“互聯網+”背景下檔案工作面臨的新問題與對策

代麗霞

【摘要】在檔案管理工作中，因檔案數量不斷增多，其內容也更加繁雜，并且越來越依賴網絡平臺與各種軟件。因此，在進行檔案管理工作時，為順應時代發展的需求，勢必要引用“互聯網+”，從而為人們提供更好的服務。對此，本文以“互聯網+”為背景，探討檔案管理工作存在的問題，并針對問題提出相關改進措施。

【關鍵詞】“互聯網+”;網絡平臺;檔案管理

在“互聯網+”背景下，應對檔案管理工作進行創新實踐，根據當前檔案管理工作內容特點及需求，對檔案管理技術與設備加以針對性的優化，制定科學、完善的檔案法律法規，強化檔案管理人員培訓工作，進一步提高檔案管理人員專業素質與綜合能力，組織檔案管理人員學習互聯網思維，全方位提高檔案管理工作的網絡化管理水平。

一、“互聯網+”背景下檔案管理工作迎來的新機遇

（一）豐富了技術手段。互聯網信息技術的運用使得檔案管理工作更為多元化，在以往的檔案管理工作當中，紙質檔案管理需要耗費許多時間，并且容易受到外界環境的影響，主要問題是缺損和丟失。并且紙質檔案管理工作中，需要消耗較多的資源，工作人員工作量較大，需要人工來完成記錄、整理、備檔等工作，這種工作方式容易因工作人員的失誤而降低檔案的準確度。“互聯網+”背景下，便捷了信息存儲方式，檔案可以電子形式存儲在計算機當中，便于人們隨時調取和查看，并且檔案能夠以多種形式加以存儲，方便進行分類管理，降低了管理成本與工作強度，豐富了管理手段。

（二）擴展了服務空間。“互聯網+”背景下，檔案管理表現出大信息量狀態。對比以往的紙質檔案管理方式，能更好地跟上信息增長速度，同時，電子檔案管理所占用的空間要比紙質檔案管理小。隨著空間成本不斷增長，信息的增長提高了成本。在此背景下，互聯網信息技術以虛擬空間的形式出現，大幅度減少了檔案占有空間。同時從概念上來分析，計算機存儲空間和現實意義上的空間存在不同，減少了檔案實際占有空間，也就減少了檔案管理成本。計算機中的檔案信息能夠讓人們隨時查閱，便于人們安排和調度，突破了空間上的局限，令檔案管理更為便捷化與高效化。

（三）提高了檔案時效。進入信息時代之后，檔案管理模式隨之轉變為“互聯網+”管理模式，實效性成為檔案管理中一項重要的任務。例如在檔案管理過程中，假如不能根據當前信息時代的變化而進行改變，檔案管理也就沒有實際意義。在信息變化過程中，紙質檔案管理方式與電子化檔案管理不同，難以適應快節奏的信息變化。而“互聯網+”背景下的檔案管理工作有所不同，通過操作計算機系統就能對信息進行更改，而不會對原檔案產生影響。檔案的信息更新更加便利，存儲也具有實際作用，以此推進企業人力資源更好發展。結合“互聯網+”背景下的電子信息技術和云處理技術等，降低檔案管理工作強度，增強檔案管理工作實效性。

二、“互聯網+”背景下檔案管理工作存在的問題

（一）檔案工作受到慣性思維的影響，與時俱進意識較薄弱。長期以來的社會實踐經歷中，大多數企業都將檔案管理工作視為一種檔案存儲與簡單的使用方式，并沒有認識到檔案在企業發展過程中起到了重要的指導、借鑒作用，沒有將存在于檔案中的管理經驗納入企業管理思想當中，也并沒有把檔案信息化建設視為一項綜合系統工程來進行建設，只優化單一的存儲方式難以符合“互聯網+”時代對檔案深入挖掘、綜合運用的要求。對此，應提高檔案利用意識，同時把檔案信息化建設作為一項綜合性系統建設工程加以重視。

（二）管理方式與工作職能相對單一。當前是一個網絡化時代，檔案管理工作模式不再單一而封閉，而是實現了資源實時共享。在“互聯網+”背景下，檔案工作需要企業全體員工與領導共同參與并作出貢獻。但是從現階段情況來分析，許多企業員工認為檔案管理工作是檔案員負責的，將檔案管理工作看成簡單的歸檔、鑒定、統計、編研等循環步驟，使得檔案管理工作不能走在時代發展前沿。

（三）軟硬件水平與技術方式相對落后。檔案管理工作要想達到“互聯網+”時代對其的要求，就必須配備相應的網絡軟硬件配套設施。由于當前社會整體趨向現代化、智能化，因此有必要嚴格考核檔案管理工作人員軟硬件使用等必要素養。然而從現階段情況來分析，因為受到多方面的局限與壓力，因此要想促使檔案管理工作發展到和其他網絡行業相等的水平有極大難度。

（四）提升檔案管理人員素質。為讓檔案管理工作跟上時代發展步伐，有必要提高檔案管理人員的綜合素質，在“互聯網+”背景下，對檔案管理人員的要求除了必須具有較強的網絡信息化管理能力外，還需要充分了解其他部門的工作流程。另外，同時需要具有管理計算機網絡與處理信息技術這兩方面的能力。

三、優化“互聯網+”背景下檔案管理工作的建議

（一）提升檔案管理工作認知水平。在互聯網日益發展的背景下，企業管理者應及時轉變管理理念，讓檔案管理人員在管理者的科學指導下進行工作，促使檔案管理人員可以提高管理意識，加強對檔案管理工作重要性的認識。企業應適當加強對檔案管理技術與設備的投資力度，定期組織相關人員參與教育培訓活動，保證檔案管理人員更新各項數字化技術、網絡技術、現代管理技術，以此增強檔案管理人員的業務能力，讓他們可以充分發揮各項先進技術的作用，達到現代檔案管理工作的要求，從而做好檔案資料安全管理工作。

（二）加強檔案網絡信息化管理水平。企業應根據自身檔案管理實際情況和需求，制定具有針對性的內部檔案管理體制，貫徹落實相關管理措施，要求檔案管理人員嚴格依照規章制度做好檔案管理工作，以防出現違規行為。檔案管理人員應借助計算機設施創建防火墻，并采取權限設置安全管理方式，從而提高內部檔案信息查用和保存過程中的安全可靠性，避免他人盜用檔案信息數據。另外，檔案管理人員還可以利用計算機保密技術，把重點檔案資料設計為只讀模式，從而防止有人使用計算機批量處理功能，刪除或篡改檔案數據信息，有效保證單位內部檔案資料的健全性和原始性。

（三）強化檔案信息安全管理工作。在“互聯網+”背景下，企業需要合理應用云計算技術，除了可以提高檔案管理人員的管理水平外，還能夠防止企業內部信息來往過程中出現各種安全保密問題，檔案管理人員通過云計算軟件設置權限級別，做好重要檔案資料內容的保密工作。另外，企業應加強內部管理體制建設工作，提升檔案管理系統的可靠性與安全性。企業內部檔案管理人員應增強網絡安全管理意識，為預防不法分子以網絡工具攻擊盜用企業內部檔案數據信息，檔案管理部門應設立防火墻，定期對內部網絡進行安全漏洞測試，消除所有安全隱患，確保檔案信息網絡安全，防止他人盜用或泄露檔案數據信息。

四、結語

總之，當前的計算機網絡獲得了廣泛的使用，在“互聯網+”背景下，檔案管理工作迎來了更大的發展空間與機遇，但是也將面臨較多的問題，這對檔案管理人員提出了更高的要求。針對檔案管理工作出現的問題，應轉變以往的管理理念，加強檔案管理人員的服務意識，提高檔案管理保密工作的重視力度，提升檔案管理的可靠性與安全性，構建高質量的檔案數據庫，進一步健全檔案管理體系，從而推進檔案管理工作在“互聯網+”時代背景下獲得更好的發展。

【參考文獻】

[1]曹瑞萍.“互聯網+”時代檔案工作面臨的機遇和挑戰[J].機電兵船檔案，2019（3）：70-72.

[2]何艷平.“互聯網+”時代的檔案工作新思考[J].資源信息與工程，2017（6）.

[3]王琳.互聯網時代檔案管理新模式的研究與思考[J].文存閱刊，2017（20）.

[4]紀利霞.“互聯網+”時代檔案管理面臨機遇與挑戰探討[J].祖國，2017（12）：100.