“互聯網+”時代文書檔案管理工作探析

胡敏霞

【摘要】在現代信息技術發展、普及和應用過程中，社會逐步進入“互聯網+”時代，為人們生活方方面面帶來了重大影響。檔案管理部門在開展文書檔案管理工作的時候，要主動采取應對措施，適應“互聯網+”發展，通過對現代化技術與設備的應用，保證文書檔案得到有效管理，為今后的查詢與利用奠定良好基礎。本文簡述“互聯網+”時代文書檔案管理工作的重要性，并提出具體可行的應對策略。

【關鍵詞】“互聯網+”;文書檔案;管理

2018年度我局通過了江蘇省檔案工作二星級的復查，通過復查發現還有不足，表現在思想觀念落后、管理不規范，檢索效率低下和利用率不高等方面。在“互聯網+”時代，文書檔案管理模式未得到轉變，少量應歸檔材料欠完整，表彰獎勵材料人名沒有錄入專用軟件，導致檢索效率不高，不利于文書檔案作用的體現。對此我們要結合“互聯網+”的要求，不斷改進文書檔案管理方法，提升文書檔案收集、整理、保管和利用的效率，為單位的發展提供更加優質、便捷的服務。

一、“互聯網+”時代文書檔案管理工作的重要性

我局在2013年被評為省二星級檔案單位后，在縣檔案局指導幫助下立足鞏固檔案工作規范建設成果，不斷完善與落實各項規章制度，實現了檔案工作長效化管理，為局機關各項工作順利開展奠定了良好基礎。當前我局現有檔案用房總面積達180平方米，其中庫房有3間，面積達120平方米，閱檔室1間，面積30平方米，辦公室1間，面積30平方米。庫房配置了檔案密集架、能夠容納局機關各門類檔案，檔案室配有電腦、打印機等專用設備，專職檔案人員3名。我局編制了全宗卷，內容有全宗指南、大事記、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案統計、檔案保管、檔案利用和檔案管理新技術的應用共9大類，收集了各類編研材料、編制了檢索工具，為本局機關、社會各界利用檔案提供了便利。在進入了“互聯網+”時代后，為我局文書檔案管理工作提出了新的要求，需要進一步加強領導，落實管理工作，不斷完善制度，提升文書檔案規范化管理水平。同時要明確職責，合理安排檔案人員，在“互聯網+”時代充分發揮出文書檔案工作價值。

二、“互聯網+”時代文書檔案管理工作策略

（一）增強檔案管理創新意識。“互聯網+”環境下，信息化技術在不斷進步和發展過程中，文書檔案的管理工作復雜多變，文書檔案管理人員應該改變自己的管理意識，有正確的管理理念，順應社會的發展，跟上時代的腳步，讓文書檔案管理更上一層樓。管理人員需要改變自己的思維，有創新的意識，更新傳統的管理方式，增強檔案管理的層面，積極推進文書檔案管理，認識到文書檔案管理的重要程度，才能更好地進行服務，才能把文書檔案有效運用起來，才能完成改革的目標，根據實際情況而言，不斷創新意識，把文書檔案管理放在首位。“互聯網+”改革背景下，文書檔案管理應該順應社會的發展腳步，要注重拓寬文書檔案的工作視野，從傳統被動服務模式上尋求轉變，主動提供檔案服務，只有在思想上進行了創新，才能滿足時代的要求。我局注重解決文書檔案管理經費問題，2011年初搬入新的辦公大樓，檔案庫房內的鐵質櫥窗換成了密集架，并安裝了空調等設備，改善了文書檔案裝備。

（二）完善檔案管理制度。文書檔案管理過程中，要對各項制度進行完善，如文書檔案的收集制度、歸檔制度、利用制度和保管制度等，為文書檔案管理創造了有利條件。進入“互聯網+”時代后，文書檔案管理模式與技術逐步推陳出新，而文書檔案有著信息量大的特點，同時類別眾多，來源廣泛，對此要制定文書檔案管理制度，包括《檔案室工作職責》《檔案保管制度》《檔案統計鑒定和移交制度》和《電子文件歸檔制度》等，保證文書檔案管理工作效率實現提升，同時注重對文書檔案網絡管理機制的完善與優化，將各種終端設備充分利用起來，合理設定權限，達到自動化服務和數字化服務的要求。這樣文書檔案管理工作才能順利開展，在操作與保管上達到統一，不斷提升電子文書檔案管理的規范化與安全化水平，讓已有的網絡信息資源得到共享，保證文書檔案的作用得到有效發揮。在開展文書檔案管理工作的時候，雖然在“互聯網+”時代要注重電子文書檔案管理工作，但是也要意識到傳統文書檔案管理的重要性，不僅要對傳統管理模式進行改進，也要積極運用現代化技術與管理手段，實現電子文書檔案管理與傳統文書檔案管理的齊頭并進，這樣文書檔案載體才更加多元化，為文書檔案保管與利用創造更加有利的條件。此外，我們還要結合文書檔案的電子化管理要求，對相關制度進行完善，并嚴格落到實處，促使文書檔案管理工作順利開展。

（三）建立文書檔案信息數據庫。現階段文書檔案的主體大多為紙質資料，在文書檔案信息化加工處理上還顯得非常滯后。對此要對文書檔案進行數字化、網絡化和信息化的加工處理，逐步打造完善的文書檔案信息數據庫，這樣才能更好應對新時期文書檔案管理工作要求，不斷提升文書檔案信息化管理水平，為今后文書檔案的開發利用奠定良好基礎。對此，在文書檔案管理過程中，可以運用傳統載體圖像文字識別技術、自動著錄標引技術等，這樣文書檔案中傳統載體資料的數字化水平才能實現提升，也能夠為數據庫建設效率提供可靠保障。檔案管理部門要以資料數字化、資源共享化為前提，加快標準化建設的步伐，注重對硬件設施的建設與完善。要對各項文書檔案資料進行統籌分類，對于文書檔案的轉交、存檔、分發和借閱等，也要提升管理的規范化水平，讓文書檔案管理質量與效率實現提升，將文書檔案中蘊含的信息資源最大限度挖掘出來，保證文書檔案資料得到充分利用。

（四）強化檔案管理人員培訓工作。文書檔案管理工作有著復雜的特點，專業性極強，為檔案管理人員素質與能力提出了較高要求。現階段文書檔案管理隊伍整體素質有待提升，普遍存在兼職的情況，專業知識與文化水平也有待提升，這些因素的存在都制約了文書檔案管理工作的高效開展。要想滿足“互聯網+”時代的各項要求，讓文書檔案管理工作真正得到創新，應該定期開展對檔案管理人員的培訓工作，除了要讓他們掌握豐富的檔案專業知識以外，需要學習計算機、法律、文秘和文學等知識。檔案管理部門要加強對檔案管理人員的教育，確保每個工作人員擁有職業證書，并定期學習國內外文書檔案管理方面的知識，掌握更多管理經驗，讓文書檔案管理獲得更多的活力。在計算機普及與應用的過程中，文書檔案管理模式也出現了巨大變化，檔案管理數字化發展速度日益加快。文書檔案管理人員要將信息技術、網絡技術充分利用起來，不斷提高自己的專業能力，熟練操作各種現代化辦公設備，這樣才能從繁重的人工操作中得到解脫，文書檔案管理效率也將實現提升，從而保證了文書檔案服務工作質量的提高。

三、結語

總之，在“互聯網+”時代，文書檔案管理工作要適時作出改變，打破傳統的檔案管理模式，順應社會發展潮流，盡快提升檔案管理層次和水平，我們將以這次檔案工作規范等級復查為新的起點，采取規范化、系統化和信息化管理措施。在思想觀念上作出改變，將各項先進技術與設備運用到文書檔案管理工作中，滿足時代發展要求。通過建立完善的檔案信息數據庫，有利于檔案資源利用率的提升，并定期開展對檔案管理人員的培訓教育工作，促使他們的工作能力實現提升，保證“互聯網+”背景下文書檔案管理工作高效開展。同時也為接下來創省三星級檔案單位奠定扎實基礎。

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