辦公自動化與辦公室文書工作發(fā)展

舒燁

摘要：科學技術(shù)與社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展使得無紙化辦公被廣泛普及并逐步取代單位或企業(yè)傳統(tǒng)的文書工作模式。本文對辦公自動化與辦公室文書工作現(xiàn)狀進行分析，研究辦公自動化對辦公室工作人員的要求，探究辦公室文書工作的發(fā)展對策，以期促進相關(guān)行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書;辦公自動化;辦公室

辦公自動化是各單位和企業(yè)的未來發(fā)展趨勢。辦公自動化在提高文書工作質(zhì)量、工作效率的同時，也對辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)提出了高要求。基于此，對于辦公自動化與辦公室文書工作發(fā)展的探究有著重要意義。

一、辦公自動化與辦公室文書工作現(xiàn)狀

近些年，我國各地區(qū)逐漸使用自動化辦公替代傳統(tǒng)文書工作，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與經(jīng)濟社會的持續(xù)發(fā)展也為企業(yè)與單位進行辦公自動化改革提供了有力支持。辦公自動化主要體現(xiàn)為改變傳統(tǒng)較為依賴墨水、電話、筆、紙等實體辦公工具的辦公模式。與此同時，也用無紙化替代了傳統(tǒng)的半無紙化的辦公文件流轉(zhuǎn)，包含文件資料撰寫與收集、文件資料轉(zhuǎn)發(fā)、文件資料審批、文件資料簽訂等各個階段，都能夠借助電腦及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行處理與傳達。此外，該新興辦公模式對于傳統(tǒng)辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)有著較高要求，辦公室文案資料管理人員與工作人員需要適應(yīng)辦公自動化帶來的諸多改變。

文檔一體化借助自動化辦公得到進一步發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公檔案資料管理工作需要管理人員整理收集大量的文件資料并將其整合成易于存放與保管的檔案，使得原本分散凌亂的文件資料更加系統(tǒng)。辦公自動化的持續(xù)發(fā)展使得辦公檔案與文件資料之間的界限較為模糊，借助OA系統(tǒng)即可簡便、有序地處理并查詢文檔或文件。

辦公自動化的推進使得傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)更為安全穩(wěn)定。通常情況下，單位與企業(yè)使用的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)存在物理隔離，而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)能夠保障兄弟單位與上下級單位間能夠穩(wěn)定、安全地溝通交流，也使得文件流轉(zhuǎn)工作更為便捷快速。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠為工作人員管理文件資料帶來諸多便利，例如，幫助文件擬稿、文件管理以及文件歸檔等，能夠及時處理整理公文資料并實時監(jiān)督文件去向。此外，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠使工作人員的操作更為靈活，通過構(gòu)建可視化操作平臺制定針對各單位各部門實際狀況的定制產(chǎn)品，大大簡化單位和企業(yè)文書工作的流程，為辦公室工作人員帶來極大便利，提升公文處理與流轉(zhuǎn)的穩(wěn)定性與安全性。

二、辦公自動化對辦公室工作人員的要求

自動化技術(shù)與辦公信息化的飛速發(fā)展需要辦公室管理人員與文書工作人員具備更高的綜合素養(yǎng)，以適應(yīng)復雜多變的辦公環(huán)境。首先辦公室工作人員應(yīng)具備的是政治素養(yǎng)，辦公文件與資料在OA系統(tǒng)上進行處理與流轉(zhuǎn)能夠顯著提升辦公室文書工作的工作效率。因此，負責該項工作的辦公室人員應(yīng)在掌握扎實的業(yè)務(wù)技能以及完備的知識素養(yǎng)的前提下，掌握社會主義核心價值觀，增強政治理論學習，提升為人民服務(wù)的思想意識，改善自身工作態(tài)度。與此同時，辦公室文書工作人員應(yīng)具備極高的忠誠職守、工作負責的專業(yè)態(tài)度。現(xiàn)階段，在先進硬件設(shè)備的條件下，工作人員需要提升工作水準，爭取更加高質(zhì)、高效、嚴謹?shù)赝瓿上鄳?yīng)的辦公室文書工作。此外。部分單位或企業(yè)的文件檔案資料會涉及保密內(nèi)容，辦公室文書工作人員與管理人員作為保密文件資料的直接經(jīng)手人員，應(yīng)具備嚴于律己、嚴守機密的基本職業(yè)道德，確保涉密文件的相關(guān)內(nèi)容不被泄露[1]。

三、辦公室文書工作的發(fā)展對策

文書工作的工作涉及面較廣且事務(wù)瑣碎，為將文書工作做實、做好，辦公室工作人員應(yīng)具備較高的工作責任心。因此，單位或企業(yè)應(yīng)定期對員工開展思想素質(zhì)培訓活動，增強辦公室工作人員的工作責任心，提高工作積極性。與此同時，企業(yè)還應(yīng)為辦公室工作人員營造良好的工作氛圍，使其能夠在更好的文化環(huán)境中加強自身的工作決心和信心。

辦公室工作人員開展文書工作的首要前提是具備良好的思想品德，同時還需具有適應(yīng)文書崗位的專業(yè)業(yè)務(wù)水準。尤其在公文處理領(lǐng)域，辦公室工作人員應(yīng)嚴格根據(jù)國家標準和規(guī)定，掌握詳細的業(yè)務(wù)流程。同時為產(chǎn)出更高質(zhì)量的文章，辦公室工作人員應(yīng)具有一定歷史、經(jīng)濟、法律、政治理論的基本常識，需要持續(xù)拓寬自身視野，豐富知識儲備，進而提高文書工作的工作質(zhì)量與工作效率。

隨著辦公自動化的持續(xù)發(fā)展，借助內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)形成的成熟的文書辦公體系，為辦公室工作人員提供了充分便利，但也增加了辦公室工作人員的工作壓力。由于辦公自動化產(chǎn)生的系統(tǒng)性與統(tǒng)一性，辦公室工作人員的失誤與疏忽會造成一系列的嚴重影響。因此，辦公室工作人員需要具有較為熟練的系統(tǒng)操作能力，可以充分借助OA系統(tǒng)的靈活性與便捷性開展相應(yīng)工作。此外，單位或企業(yè)還應(yīng)定期培訓以提高辦公室工作人員設(shè)備與系統(tǒng)的維護能力，強調(diào)正確操作方式的重要性，避免因工作人員的人為疏漏或錯誤引發(fā)嚴重后果。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公自動化大大提升了辦公室文書工作的穩(wěn)定性、安全性以及便利性。單位或企業(yè)應(yīng)加強辦公室工作人員的思想素質(zhì)培訓，增強辦公室工作人員的業(yè)務(wù)知識，提升辦公室工作人員的設(shè)備技能，強化辦公室工作人員的工作使命感與為人民服務(wù)的意識，進而提升文書工作的工作質(zhì)量與工作效率。

參考文獻

[1]趙雅博.淺析辦公室文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：8+22.