高校信息化系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗與啟示

趙輝 邊婧 張帆

[摘 要] 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化系統(tǒng)在各行業(yè)的應(yīng)用越來越多。如何科學、規(guī)范、高效的完成信息化系統(tǒng)建設(shè)，使其在管理工作中發(fā)揮重要作用，對信息化系統(tǒng)建設(shè)具有重要意義。以高校綜合教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)為例，從做好前期調(diào)研論證、全面功能試用、組建項目建設(shè)團隊、制定科學合理的項目實施流程以及加強系統(tǒng)培訓(xùn)等五個方面，總結(jié)信息化系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗與啟示，希望對各類信息化系統(tǒng)建設(shè)有所裨益。

[關(guān)鍵詞] 信息化系統(tǒng);經(jīng)驗;啟示

[作者簡介] 趙 輝（1980—），男，山東兗州人，碩士，山東大學（威海）教務(wù)處助理研究員，主要從事高等教育管理研究。

[中圖分類號] G647? ? [文獻標識碼] A? ? [文章編號] 1674-9324（2020）31-0028-03? ? [收稿日期] 2020-02-14

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化系統(tǒng)在各行各業(yè)中的使用越來越廣泛。高校作為科技信息發(fā)展的前沿，各類信息化系統(tǒng)的使用也走在了全社會的前列，尤其是近幾年隨著智慧校園建設(shè)的發(fā)展，高校信息化發(fā)展更加迅速。信息化系統(tǒng)的廣泛使用，既提高了工作效率和水平，也使工作更加科學化和規(guī)范化。但是，由于各個高校實際需求和技術(shù)水平不同，信息化系統(tǒng)的部署和實施還存在一些問題，比如選擇的信息化系統(tǒng)不適合自身需求、實施方案不合理、二次需求開發(fā)進程過慢，等等，給項目實施和后期運行維護帶來了很多困擾。因此，如何科學合理地選擇一套適合自身需求的信息化系統(tǒng)，并且能夠科學、規(guī)范、高效的部署實施，以及在實施部署過程中需要注意哪些問題，是值得我們認真探究的。2015年開始，筆者所在學校實施了綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的升級換代，筆者作為重要參與者親歷了整個實施過程，在信息化系統(tǒng)建設(shè)方面，總結(jié)了一些經(jīng)驗，在此和大家一起分享，希望對各類信息化系統(tǒng)建設(shè)有所裨益。

一、做好前期調(diào)研論證，為后續(xù)工作開展奠定堅實基礎(chǔ)

前期的調(diào)研論證對于信息化系統(tǒng)的實施部署非常重要，充分的調(diào)研論證，能夠使大家詳細了解目前市場上有哪些主流的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和相關(guān)的功能模塊，并從客戶的角度了解各個系統(tǒng)的優(yōu)缺點。

調(diào)研論證可以分為兩個階段，第一階段主要以網(wǎng)絡(luò)調(diào)研及電話調(diào)研為主，本階段的主要任務(wù)是大體確定幾家系統(tǒng)供應(yīng)商的范圍。以筆者所在單位為例，以前使用的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)是從清華大學引進的，使用的是2000年左右的技術(shù)和設(shè)計理念。2013年，筆者所在單位開始深入實施學分制改革，原有的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)無論是在設(shè)計理念還是技術(shù)功能上都無法滿足新的業(yè)務(wù)需求，對舊版綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的升級換代工作提上日程。在前期的調(diào)研論證階段，我們通過網(wǎng)絡(luò)查詢以及與兄弟高校的交流溝通，了解到目前市場上主流的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)大約有4～5家，系統(tǒng)各個功能模塊大體相同但各有側(cè)重;通過電話溝通，了解到各兄弟高校對不同廠商的系統(tǒng)使用評價也不盡相同。通過集合各方面的意見，基本上能夠大致確定系統(tǒng)供應(yīng)商的選擇范圍，為進一步的調(diào)研提供了更加明確的方向。

第二階段的調(diào)研主要以現(xiàn)場調(diào)研為主。一是到相關(guān)供貨商單位進行實地調(diào)研，主要調(diào)研系統(tǒng)廠商的技術(shù)實力情況。信息化系統(tǒng)的部署使用是一個不斷改進與優(yōu)化的過程，供應(yīng)商擁有強大的技術(shù)實力是系統(tǒng)能夠長期運行和提供穩(wěn)定售后服務(wù)的前提。二是到信息化系統(tǒng)的具體客戶單位進行實地調(diào)研，這是深入了解系統(tǒng)實際功能的重要步驟。以筆者所在單位為例，在完成第一階段調(diào)研基礎(chǔ)上，我們大體確定了4家廠商的系統(tǒng)產(chǎn)品，在第二階段調(diào)研中，針對這4家廠商的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)選擇了8所兄弟高校進行了實地調(diào)研，通過現(xiàn)場調(diào)研，充分掌握了四套綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的功能模塊以及各自的優(yōu)缺點。

兩個階段的調(diào)研結(jié)束后，可以形成詳細的調(diào)研報告，對目前市場上的信息化系統(tǒng)就有了較為詳細的了解，為后續(xù)工作的開展奠定了堅實基礎(chǔ)。

二、開展全面的功能試用，全方位了解系統(tǒng)功能

目前，大部分的系統(tǒng)供應(yīng)商都會提供信息化系統(tǒng)的功能試用，大家可以在前期調(diào)研基礎(chǔ)上，開展信息化系統(tǒng)的功能試用。雖然只是試用，但它在整個系統(tǒng)實施過程中作用巨大。前期的調(diào)研只是對信息化系統(tǒng)有個整體上的了解，而針對信息化系統(tǒng)的試用，則是我們?nèi)媪私庀到y(tǒng)的一個重要過程。雖然不同的系統(tǒng)供應(yīng)商對同樣的業(yè)務(wù)工作都給出了解決方案，但是每個廠商給出的解決方案是否真正符合我們的實際需求，只有在試用了系統(tǒng)后才能有深入的了解。

信息化系統(tǒng)的功能試用，應(yīng)盡量做到廣泛和全面。廣泛是指盡量安排多批次業(yè)務(wù)人員進行多次試用，不同的人對信息化系統(tǒng)有不同的使用習慣，安排多批次多人試用，可以從不同角度來對功能進行測試，更容易發(fā)現(xiàn)信息化系統(tǒng)某些功能方面的缺點或缺陷。全面是指盡量做到所有業(yè)務(wù)模塊、所有功能點都要開展試用，尤其是重要功能點，一定要安排具體負責此項工作的具體人員試用，通過實際的功能試用，能夠真正了解不同系統(tǒng)提供的對某項工作的解決方案是否與自身的工作流程一致，是否需要后期進行改進。

另外，雖然不同廠家的信息化系統(tǒng)提供的主要功能一樣，但是信息化系統(tǒng)都有各自的側(cè)重點，全面的系統(tǒng)功能試用，也便于我們充分了解信息化系統(tǒng)的優(yōu)點和缺點，尤其是對于缺點的收集，便于我們在后期的二次開發(fā)過程中更有針對性。

三、組建項目團隊，高效完成項目部署實施

在信息化系統(tǒng)的部署實施階段，要組建項目建設(shè)團隊，按照項目管理的要求科學制定項目實施計劃表。項目建設(shè)團隊要嚴格按照計劃表來按時完成各項工作，并對工作進行評估。一是評估前期工作的完成情況和完成質(zhì)量，二是評估下一階段工作的準備情況和預(yù)期完成情況，按時保質(zhì)保量完成既定任務(wù)。

項目建設(shè)團隊對項目實施至關(guān)重要，一個簡單的項目建設(shè)團隊至少應(yīng)包含廠商工程技術(shù)人員、客戶方業(yè)務(wù)負責人員和客戶方工程技術(shù)人員。這里要著重說一下配備客戶方工程技術(shù)人員的重要性。雖然目前的軟件技術(shù)基本能夠?qū)崿F(xiàn)所有的業(yè)務(wù)功能需求，但對于某些業(yè)務(wù)功能的實現(xiàn)方式方法是否科學合理，使用的軟件技術(shù)是否成熟先進，作為一般的業(yè)務(wù)管理人員是不具備相關(guān)的專業(yè)軟件技術(shù)知識的，這時就需要專門的工程技術(shù)人員來進行評估和判斷。因此，作為客戶一方需要配備代表自己利益的工程技術(shù)人員，一方面是對信息化系統(tǒng)的實施部署進行技術(shù)監(jiān)督，另一方面是對信息化系統(tǒng)的有關(guān)改進或者開發(fā)進行技術(shù)評估，并與廠商的工程技術(shù)人員從技術(shù)角度進行有效溝通，以便確保信息化件系統(tǒng)的部署能夠順利實施。

四、科學制定實施方案，穩(wěn)定有序開展系統(tǒng)部署工作

在信息化系統(tǒng)的部署實施階段，制定科學合理的項目實施方案，既能保證系統(tǒng)部署工作穩(wěn)定有序開展，又能避免在實施階段出現(xiàn)一些系統(tǒng)使用風險。

在制定系統(tǒng)部署實施方案時應(yīng)重視與系統(tǒng)供應(yīng)商的溝通。系統(tǒng)供應(yīng)商已經(jīng)向很多客戶提供過服務(wù)，在項目部署實施方面具有豐富的工作經(jīng)驗，他們能夠根據(jù)過往的成功經(jīng)驗，給客戶提供切實可行的實施方案。

在制定系統(tǒng)部署實施方案時還需考慮客戶自身實際情況。系統(tǒng)供應(yīng)商雖然在實施方面具有豐富經(jīng)驗，但考慮到每個客戶的具體實施環(huán)境，在制定具體實施方案時，還需要根據(jù)每個客戶自身的實際情況來合理確定實施方案。以高校為例，因為教育教學的特殊性，很多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在相鄰的兩個學期間具有交叉性，因此，在部署新版教務(wù)系統(tǒng)時，舊版教務(wù)系統(tǒng)必須一起并行運行，下一學期的一些新的業(yè)務(wù)，如教學計劃制定、排課、選課等在新版系統(tǒng)中開展，而當前學期的一些業(yè)務(wù)，如排課數(shù)據(jù)、選課數(shù)據(jù)、考試數(shù)據(jù)等需要等當前學期的相關(guān)工作全部完成后，才能全部轉(zhuǎn)到新版系統(tǒng)中。

對新的信息化系統(tǒng)建議采用先試用——再二次開發(fā)——再部署運行的實施步驟。以筆者所在學校為例，我們在部署新版綜合教務(wù)管理系統(tǒng)時，采取的是直接部署，然后根據(jù)使用情況邊運行邊進行二次開發(fā)改進。這種方式雖然能夠通過大家的正式使用來檢驗系統(tǒng)的各項功能，充分發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在功能上的一些缺點，以便及時改進，但是這種方式給實際工作帶來巨大風險，主要體現(xiàn)在當發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)功能需要進行改進時，留給系統(tǒng)供應(yīng)商的二次開發(fā)時間或者改進時間太短，造成很多功能的二次開發(fā)或改進效果不理想，或者是改進后系統(tǒng)功能測試不全面不充分，導(dǎo)致系統(tǒng)后續(xù)運行不穩(wěn)定，或者系統(tǒng)功能很難滿足實際需求。全面、充分的系統(tǒng)功能開發(fā)和測試是系統(tǒng)功能完善和運行穩(wěn)定的保障，因此，對信息化系統(tǒng)的部署實施應(yīng)采取比較穩(wěn)妥的實施步驟。

五、積極開展系統(tǒng)培訓(xùn)，保障系統(tǒng)高效運行

任何信息化系統(tǒng)的運行，最終都要落實到具體的用戶層面，用戶對系統(tǒng)的接受與認可關(guān)系到系統(tǒng)能否成功使用。因此，積極開展系統(tǒng)培訓(xùn)，順利完成系統(tǒng)部署運行，讓不同的用戶接受并認可系統(tǒng)，是信息化系統(tǒng)建設(shè)成敗的重要因素。

這里所說的用戶層面包含兩部分，一是管理層用戶，他們是具體業(yè)務(wù)的管理者，需要使用系統(tǒng)完成相關(guān)管理工作;二是普通用戶，他們是具體業(yè)務(wù)的辦理者，需要使用系統(tǒng)完成具體的業(yè)務(wù)辦理。對這兩部分用戶的培訓(xùn)，要根據(jù)不同的側(cè)重點采取不同的方式方法，管理層用戶適合采取面對面的集中式培訓(xùn)形式，普通用戶適合采取撰寫操作手冊或錄制操作視頻的培訓(xùn)形式。

管理層用戶采用面對面的集中式培訓(xùn)形式，主要是基于以下幾點考慮。一是管理層用戶數(shù)量少，便于開展面對面的集中式培訓(xùn);二是對于管理層用戶的培訓(xùn)，不僅培訓(xùn)此類用戶如何使用系統(tǒng)，還要培訓(xùn)他們一些操作規(guī)范化和注意事項，甚至要給他們講授系統(tǒng)中某些功能的實現(xiàn)路徑和工作流程;三是面對面的集中式培訓(xùn)，便于現(xiàn)場解答業(yè)務(wù)操作中遇到的具體問題，也便于大家針對具體問題進行集中討論，以及集中收集此類用戶對于系統(tǒng)功能的一些實際需求，方便后期的系統(tǒng)功能二次開發(fā)。而對于普通用戶采用撰寫操作手冊或者錄制操作視頻的形式，主要是考慮普通用戶只需要知道如何操作完成某項業(yè)務(wù)即可，無需詳細了解系統(tǒng)的功能細節(jié)。

從以上分析可以看出，對于管理層用戶的培訓(xùn)要求和規(guī)格明顯高于普通用戶，因此，要高度重視對管理層用戶的系統(tǒng)培訓(xùn)。

六、結(jié)語

以上五個方面是筆者在參與所在單位綜合教務(wù)管理系統(tǒng)升級換代過程中收獲的一些經(jīng)驗與啟示，希望這些經(jīng)驗與啟示能夠?qū)Υ蠹医窈笤谛畔⒒到y(tǒng)建設(shè)方面有所裨益，促進各行業(yè)的信息化系統(tǒng)建設(shè)工作更加規(guī)范、科學、高效，使信息化系統(tǒng)在經(jīng)濟社會發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

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