企業檔案數字化工作思考研究

李紅娟

【摘要】在信息時代，人們的生產生活方式發生了極大的改變。對于現代企業而言，要想符合現階段社會發展的需求，獲得長足的發展，必須做好企業檔案的高效管理，即積極建設企業檔案數字化，在企業檔案管理中融入信息技術，以此來提升自身的檔案管理效率及市場競爭力。

【關鍵詞】企業;檔案數字化;思考

現如今，社會信息化進程速度越來越快，檔案數字化管理也成為大勢所趨。與傳統的檔案管理相比，檔案數字化管理具有顯著的優勢，可以打破傳統檔案管理中存在的諸多不足并加以有效彌補，讓企業檔案管理部門不再是封閉的狀態，能夠對檔案信息進行采集和管理并具有信息服務的職能，達到檔案信息資源共享的目的，有效提高檔案管理的工作效率等。基于此，企業應充分認識到檔案數字化的關鍵意義，結合自身實際情況，對企業檔案數字化進行充分思考，并制定科學合理地對策。

一、企業檔案數字化工作的關鍵意義

（一）顯著提高企業檔案管理工作效率。在企業檔案管理應用信息化技術，有利于顯著提高檔案管理工作的效率。對于企業而言，檔案管理工作主要是對自身發展的歷史進行記錄，為企業今后的經營決策提供一定的支持，領導者可以吸取以往發展的經驗，來對今后發展中遇到類似的問題進行有效規避，推動企業的長遠發展。同時，在以往的企業檔案管理中存在諸多不足之處，如人工處理效率低、檔案資料量大等，這就嚴重影響到檔案管理工作的質量和效率，而通過數字化的改革，可把以往的紙質檔案轉變成電子檔案，只需利用計算機就能夠簡便的獲取所需檔案，這就顯著提高了企業檔案管理的工作效率。

（二）保護檔案的完整性。在企業檔案管理中，通過進行數字化改革，可以對檔案的完整性加以有效保護。在以往的檔案管理工作中所選擇的管理方式主要是紙質檔案，然而這種管理方式極易受到火災、蟲害等各種外部環境的影響，造成檔案資料損壞或者缺失，嚴重影響到了檔案的完整性。針對這一情況，企業需要積極開展數字化改革，實現檔案資料數字化，并對云存儲技術進行有效應用，從而更好地保護檔案的完整性，在極大程度上杜絕檔案發生損壞、缺失等問題。

（三）實現檔案資源共享。對于企業檔案資源的保管，主要是由各個部門對自己部門的檔案資源進行保管，這種分散保管的方式在很大程度上影響了各部門之間檔案信息的共享，并大大降低了檔案資源的使用效益。針對這一情況，企業通過應用信息化技術來實現紙質檔案數字化，這樣就可以改進檔案的利用方式，企業工作人員可利用信息網絡平臺來獲取數字化加工后的“獨本”檔案，并提供給所需人員，進而實現檔案資源共享。同時，企業檔案數字化后將建立起電子數據庫，相關人員可借助檔案管理系統平臺來隨時隨地獲取相關資料，這樣能夠進一步增大檔案的利用空間，讓更多的工作人員認識到檔案數字化的關鍵價值。

二、企業檔案數字化工作的幾點思考

（一）強化信息技術的應用。在企業檔案數字化工作中，企業必須進一步強化信息技術的應用，具體做到以下幾點：1.打造檔案資源智慧收集平臺。關于檔案資源智慧收集平臺，其主要構成部分為：數據采集管理平臺、一體化電子文件接收與管理平臺，前者的主要作用是對企業內部業務信息數據進行智能收集并能夠自動整理和存儲企業的檔案信息，后者的主要作用在于對數字檔案進行智能管理;在檔案資源智慧收集平臺的建立中，企業必須高度重視規范化管理的實施，通過強化檔案制度建設，來確保檔案元數據收集的規范性，確保錄入數據的正確性;同時，需借助相一致的題名與分類號來確保檔案信息檢索的查全率、查準率，通過強化相關技術規范來統一管理一系列企業文件，進而實現企業檔案管理的有效性。2.建設自動鑒定檔案的元數據庫。該數據庫所具備的保管期限自動鑒定功能，有利于相關人員更加便捷、高效地保管已整理好的檔案，利用計算機即可快速鑒定大量的檔案，在極大程度上減輕了相關人員的工作量。基于此，企業應嚴格按照自身檔案的鑒定標準，來對保管理期限自動鑒定的元數庫進行建設，并對于檔案的保管期限與歸檔范圍加以合理設定，從而有效提高企業檔案管理的效率。3.實現檔案信息服務的智慧化建設，也就是通過進一步創新數字檔案室服務，借助智能移動終端來獲得檔案移動服務，該服務較好地滿足了現階段信息化、數字化的社會發展的需求;基于此，企業應依據自身具體情況，在檔案管理中積極應用信息技術，有機結合其檔案管理系統與綜合業務管理系統，利用移動終端與智慧平臺，來達到檔案信息推送功能、類似性搜索功能的目的，進而有效提升企業檔案數字化管理的水平。

（二）確定檔案數字化管理的標準。為確保企業檔案數字化管理工作的有序進行，企業必須確定檔案數字化管理的標準，實現檔案數字化管理的規范化。具體內容為：首先，企業需選擇適合自身需求的第三方服務公司，然后結合企業具體情況、檔案的種類、當前檔案存儲情況等，對數字化檔案管理方案進行制定，這一管理方案不僅能夠滿足檔案管理調閱方便、快速的要求，還能夠滿足企業內各個部門的檔案利用，確保檔案資源共享的實現，促使企業內各個部門之間的協調合作。

（三）做好前期工作。在企業檔案數字化工作開展前，企業必須做好前期工作，具體內容如下：（1）做好以往紙質檔案的提取、交接、登記等工作，以便后續數字化檔案管理工作的有序開展，也能夠有效保證企業檔案的完整性;同時，待完成紙質檔案錄入工作后，不代表就可以銷毀紙質檔案了，相關人員依舊需嚴格按照相關標準來對紙質檔案進行保管，杜絕檔案原件被損壞。（2）做好市場調研與考察工作，企業相關人員需積極調查和研究其他已開展檔案數字化工作的企業，借鑒這些企業檔案數字化工作的經驗;同時，企業應結合自身實際情況來選擇最優的服務工作，待選定服務公司后，需對簽訂相關保密協議，以此來保障企業檔案數字化工作的安全性，促使自身檔案數字化工作的高質量開展。

（四）健全檔案數字化管理制度。在企業檔案數字化工作中，健全的檔案數字化管理制度起著非常關鍵的作用。通過調查研究一些開展檔案數字化改革的企業，可以發現，這些企業即使已建立檔案數字化管理制度，但是管理制度主要是關于硬件方面的利用，并沒有明確地提出檔案的錄入規范、歸檔標準等，這就大大降低了企業檔案數字化管理工作的有效性，并制約了今后企業的經營發展。面對這一現象，企業必須積極建立健全檔案數字化管理制度，以此來確保檔案數字化工作的高效率與高質量，并確保檔案管理工作能夠安全可靠地開展，盡量避免發生信息安全事故，最終有效保護檔案的完整性。同時，在檔案數字化管理制度制定過程中，相關人員應明確檔案數字化的制度規范，這是因為企業內部存在非常多的檔案數量，在數字化改革中往往會發生遺漏檔案或是錯誤記錄檔案等情況，所以需要借助質檢來確保檔案錄入環節中的準確性，以便今后檔案利用過程中無差錯，其中質檢主要涉及三個方面：一是檔案錄入環節有沒有出現損壞、丟失等問題;二是對數字化圖像是不是清晰、版面是不是整潔進行嚴格檢查;三是全面核查數字化圖像和傳統紙質檔案，保證檔案錄入環節無任何問題發生。

（五）提高相關人員的綜合素質。對于企業檔案數字化的建設，要求相關人員具有良好的綜合素質，即俱備牢固扎實的基礎檔案管理專業知識、科學采集檔案信息的能力、分析處理檔案信息的能力、研究檔案信息的能力，立足于數字化角度，相關人員還應充分掌握各種現代化信息技術，包括計算通信技術、數據庫網絡技術、互聯網技術等。為確保企業檔案數字化建設工作的有效開展，相關人員具備較高的綜合素質，企業應借助一系列有效手段來建立起一支高素質的檔案管理人才隊伍，具體做到以下兩點：1.立足于企業的經營發展需求，向社會招聘具備過硬的檔案管理技能和現代化專業知識、充分掌握計算機知識和最新數字化技術方面的人才，以此來為企業建設檔案數字化提供強有力的支持。2.強化檔案管理人員的教育培訓，定期組織相關人員開展檔案數字化管理和信息技術方面的知識培訓，并邀請專業人士為檔案管理人員講解，或是派遣相關人員到其他已開展檔案數字化的企業中學習，學習其他企業的優秀經驗，從而有效提升企業檔案管理人員的綜合素質。

（六）積極加強檔案數字化的保密性。對于每個企業而言，檔案信息都具有至關重要的地位，因此企業在開展檔案數字化建設工作時，其相關人員必須具備較強的檔案保護意識，能夠積極承擔自己的責任，踐行自己的職責，對于企業內部的檔案信息進行嚴格保密，對檔案信息的完整性加以有效保護，在極大程度上避免出現檔案丟失、泄漏、損壞等情況。同時，在檔案信息數字化過程中，雖然存儲非常方便、調用非常靈活，然而在具體操作時極易發生信息被盜取現象，尤其是信息被盜取的過程，相關人員往往難以發現，一旦企業檔案信息被盜取，將嚴重影響到企業的發展，所以企業必須高度重視檔案數字化的保密性建設，在建設檔案數字化的同時，積極建設保密性，還應強化相關人員的保密意識，使之認識到檔案信息保密的必要性，使之在日后的檔案管理中能夠提高警惕，確保檔案的保密性。此外，在信息化時代背景下，企業要想有效提高自身的市場競爭力，必須重視信息方面的競爭，即通過積極推進數字化建設，來強化保密性建設。

（七）大力建設數字化檔案信息數據庫。為確保企業未來數字化檔案管理的有序開展，企業必須重視檔案數據庫的建設，其中檔案數據庫建設主要涉及兩個方面：1.檢索型檔案信息數據庫方面的建設，這一數據庫的主要作用在于：針對開放性的檔案，為檔案利用者提供范圍、目錄、檢索途徑。2.文件型檔案信息數據庫方面的建設，這一數據庫的主要作用在于：確保企業檔案文件能夠完整順利錄入，并具備網絡獲取檔案信息的服務能力。同時，企業應積極建設電子文檔管理系統，該系統作為一種軟件應用系統，其存在形式為數字化，在電子文檔管理方面，該系統呈現出非常顯著的優勢，包括：強大的錄入功能、查詢功能、整理功能等，及掃描與數碼攝像功能，將電子文檔管理系統應用到檔案管理中，可將紙質檔案中的信息轉化成數字，再生成電子文件，以便相關人員更加科學、有效地管理，也有利于相關人員全過程監控電子文件的存儲與使用。

三、結束語

總而言之，在信息時代，企業要想具備較強的市場競爭能力，必須重視檔案數字化工作。在檔案數字化工作中，企業必須進一步強化信息技術的應用，確定檔案數字化管理的標準，做好前期工作，健全檔案數字化管理制度，提高相關人員的綜合素質，并積極建設檔案數字化的保密性及數字化檔案信息數據庫，以此來確保企業檔案數字化工作高效高質地開展。

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