基于協同模式的外來產品數據的精細化管理

王運玲 姚博

摘 要：產品數據控制是整個質量管理體系管理的關鍵要素之一，產品數據控制的目的是監視產品數據資料的制定、審批、發布、傳遞、使用和管理等過程，以確保產品研制過程的產品數據系統、完整和有效性。通過利用協同模式，將外來產品數據進行精細化管理，使外來產品數據管理閉環，保障科研生產。

關鍵詞：協同模式;外來產品數據;精細化管理

1 外來產品數據管理存在的問題

產品數據按其來源可分為內部產品數據和外來產品數據，外來產品數據是指上級主管機關下發或其他相關單位下發的公文、上級標準、產品研制過程中相關參研單位的傳遞產品數據，涉及技術性或管理性產品數據。

但隨著研究所研制工作的發展，型號項目越來越多，自主研制拓展為協同設計，型號從設計制造延伸到外場，對接的外部業務單位增加，外來產品數據數量增大、傳遞形式多樣化。因此信息來源多樣化和協同設計等需求，原有管理制度不能滿足產品數據的有效管控，外來產品數據管理的薄弱主要體現在：

1.1各類產品數據的歸口管理部門不明確，即使有的類別明確了歸口管理部門，但各部門對產品數據的接收、傳遞、歸檔、有效性控制的方式不一致，導致型號研制過程中難以獲得全面、有效的外來產品數據信息。在型號研制過程中出現了未落實外部要求、引用無效外來產品數據的質量問題。

1.2科研類外來產品數據由接收部門負責接收后移交設計單位，因缺少流程控制環節，經常出現找不到承接單位導致外來產品數據無法處理、對承接單位判斷不全面導致應該承接的單位未承接、參研單位需要而未向下游傳遞、外來產品數據不歸檔等現象，對型號研制和生產進度帶來極大的質量隱患。

1.3未對外來產品數據的接收、傳遞、歸檔、有效性控制的過程及過程職責進行明確，外來產品數據的管理缺少依據性標準，流轉周期過長，容易造成產品數據執行和落實不到位的后果。

2 精細化管理的目標

加強外來產品數據管控力度，滿足產品數據控制規定的“識別、確定策劃和運行質量管理體系所必需的來自外部的產品數據，記錄并對其予以控制”的要求。具體目標如下：

2.1識別并合理分類，確保歸類放置、方便獲取;

2.2分類細化管控流程，保證全過程受控;

2.3細化部門職責，確保產品數據閉環管理;

2.4利用信息化平臺創新管理模式，縮短產品數據流轉時間50%。

3 協同模式的外來產品數據精細化管理模式的做法

按照“問題搜集→關鍵問題分析→業務流程設計→標準構建→信息化流程構建→標準實施”六個步驟，以收集的問題為切入點，解決關鍵問題為主線，合理確定分類并細化流程過程，結合流程明確職責、行動項和閉環管控要求，確立外來產品數據管理制度，依托信息化平臺提升進行流轉效率，實現整體目標為思路，具體的做法如下：

3.1外來產品數據問題搜集

為充分掌握外來產品數據在分發、訪問、檢索和使用等方面存在管理不規范現象和現存問題，了解各方在外來產品數據獲取和使用方面的需求，對外來產品數據管理的問題進行了廣泛征集。共征集到相關問題和建議22項，其中分類及編號6個、職責3個、過程6個、歸檔發放7個。

3.2關鍵問題分析及處理

分析收集問題，初步確定關鍵問題并制定解決措施。成立了問題研討組，從業務影響、改善收益角度出發，經多次研討確定關鍵問題3項、解決措施11條。

3.3業務流程設計

調研各類外來產品數據現行管理模式和管控需求，新增5類流程涉及節點48個，分別制定初步業務流程及流程說明。為保證流程可操作性，經多輪次研討，焦點問題主要集中體現在如下方面：

3.3.1協同和非協類等產品數據如何明確區分，合理選擇流程？

3.3.2紙介質產品數據的電子化，誰來承擔，如何周轉？編號及信息導入如何設置并方便實現？

3.3.3電子類產品數據的如何實現線上周轉，易操作可追溯？

3.3.4未明確執行部門時，產品數據處理部門如何判定并易操作？

針對上述焦點問題，標準編制組與涉及部門進行專項研討，以主責專業多承擔、線上周轉為原則，確定處理措施14項。

3.4標準構建

為保證外來產品數據管理流程職責的落地，成立了標準編制組，以全面解決問題為出發點，落實流程梳理成果、研討問題及解決措施為導向，多次完善構建了新標準。

3.4.1產品數據分類、各類產品數據管理流程、各部門管理職責、退回機制和分發原則等;

3.4.2提出了有效性控制要求、信息發布要求、活動周期要求等各業務活動的通用質量要求11項;

3.4.3重新確定編號、歸檔流程、歸檔方式，明確了外來產品數據編號使用原則，滿足外來產品數據查詢、使用和對接的需求;

3.4.5分別從發放單位和內容要素兩個緯度梳理了識別主體單位，以加快外來產品數據流轉效率，最大限度實現外來產品數據相關性一次判別成功。

3.5信息化流程構建

針對電子產品數據線上傳遞需求，為保證外來產品數據管理流程和管理規定的有效落實，保障外來技術產品數據的有序高效流轉，依托OA辦公平臺，綜合考慮涉密載體閉環要求，采用信息化手段，開發相應管理模塊，模塊實現如下功能：

3.5.1實現外來產品數據接收、識別、歸檔/退回、分發使用流程;

3.5.2流程設計過程中綜合考慮了涉密載體閉環要求、工作適宜性，對普遍涉及的掃描、介質移交等流程進行了集成，提高流程處理效率。

4 實施效果

通過本成果建立的外來產品數據管理流程、標準和信息化平臺，能夠滿足質量管理體系關于“來自外部的成文信息”的管控要求，大大降低因外來產品數據管控不到位導致的外部要求未及時獲取、傳遞和落實的風險，排除部分對型號研制過程產生影響的質量隱患。

4.1提升外來產品數據處理單位識別的充分性

通過本課題建立了外來產品數據“初判、再判、終判”的三級分級判斷機制，能夠保證外來產品數據識別主體判斷的準確性，落實“誰主管，誰負責識別”。根據發文單位的業務側重點、產品數據內容以及業務對接部門的關聯關系，以表格形式明確了產品數據承接單位判定規則，可操作性強，滿足使用需求。本管理成果實施以來，未出現過識別主體不清晰、外來產品數據是否接收無法判斷、業務相關部門未接到外來產品數據信息的情況。

4.2規范各類外來產品數據管理的全流程管理

建立了5類產品數據對應的5個流程、48個節點，明確了“接收、處理、歸檔、使用”全流程涉及的單位及工作項，為各類外來產品數據的管理提供了依據。

本管理成果實施以來，未出現個人接收產品數據未歸檔、承接單位產品數據滯留、無承接單位產品數據長期掛起、參研單位外來產品數據未傳遞等現象，流程制定合理，全過程要求明確。

4.3完善外來產品數據閉環管理

新制度加強外來產品數據相關管理部門職能，促進外來產品數據的閉環管理，1）增加掃描存檔信息錄入功能，確保歸檔閉環;2）完善無承接單位外來產品數據公示及退回管理，確保非相關產品數據閉環;3）流程設置二次轉發節點及管理要求，反饋信息到接收部門，增加向參研單位傳遞要求，確保內、外部均實現閉環管理。

4.4用戶滿意度提高

經過對外來產品數據管理制度的修定和管理流程的創建實施，各設計部門的人員對此工作提出高度肯定，減少設計人員處理外來產品數據花費的時間成本，同時明確責任，優化流程，使外來產品數據的管理過程運行得更通暢，獲得設計部門和管理部門的高度好評。

參考文獻：

[1]王運玲，精益六西格瑪在航空發動機產品數據外發的應用[J].裝備維修技術.2021（09）

[2]茅文湖，淺議環境監測部門的外來文件管理工作[J].環境科學導刊.2013（06）