國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)與開發(fā)

段淑瑞

摘 要：隨著我國信息化進(jìn)程不斷加快，建設(shè)數(shù)字檔案館、推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)成為國有企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效和創(chuàng)新發(fā)展的必然途徑。文章主要結(jié)合信息化建設(shè)背景和國有企業(yè)檔案工作特點(diǎn)，針對國企檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行分析，提出有益于國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)開發(fā)工作的建議。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);數(shù)字化;檔案

當(dāng)前國家正在大力實(shí)施網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國戰(zhàn)略，部分國有企業(yè)仍然固守傳統(tǒng)檔案管理工作思路，使得企業(yè)庫藏的檔案資源面臨“養(yǎng)在深閨人未識”的困境。開展檔案數(shù)字化建設(shè)可以破解傳統(tǒng)檔案管理過程中的低效問題，扭轉(zhuǎn)國有企業(yè)檔案工作的被動局面，但是檔案工作的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型需要經(jīng)歷一段時間的調(diào)整才能完成，這就要求國有企業(yè)必須直面檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在的問題和不足，進(jìn)行深入探究和分析，努力推動檔案數(shù)字化建設(shè)落地落實(shí)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的寶貴價(jià)值。

1 國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要性

筆者認(rèn)為，國有企業(yè)推行檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性主要體現(xiàn)在兩個方面：

一是有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)重要檔案信息資源的集成管理。國有企業(yè)作為社會經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的中流砥柱，其形成的檔案資源真實(shí)記錄了我國在就業(yè)、住房、交通、醫(yī)療、養(yǎng)老、教育、環(huán)保等多個民生領(lǐng)域的發(fā)展變化，是難以替代的信息庫資源。通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、打破傳統(tǒng)檔案管理導(dǎo)致的信息界限和壁壘，有利于搭建起收、管、存、用“一體化”的檔案信息資源服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)檔案信息資源共享。

二是有助于全面提升企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化水平。按照國家《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》的有關(guān)規(guī)定，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃同步進(jìn)行規(guī)劃。而無論是企業(yè)信息化建設(shè)還是檔案數(shù)字化建設(shè)，都必須以企業(yè)規(guī)范、順暢的業(yè)務(wù)管理流程、清晰的責(zé)任界面為基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化功能的實(shí)現(xiàn)更是需要企業(yè)內(nèi)部信息化管理部門、業(yè)務(wù)部門、檔案部門、保密部門共同協(xié)作推進(jìn)，企業(yè)內(nèi)部檔案的實(shí)際使用效率得到提升，也能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)收益。

2 國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的不足及問題

眼下檔案數(shù)字化建設(shè)方興未艾，但總體而言，國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)水平仍然參差不齊，具體體現(xiàn)在：一是企業(yè)缺少切實(shí)可行的檔案數(shù)字化建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃。當(dāng)前國有企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃很少納入企業(yè)整體的信息化建設(shè)進(jìn)行整體部署、而是由企業(yè)檔案管理部門牽頭制定，全局性不足。二是國有企業(yè)信息化、數(shù)字化軟、硬件設(shè)施缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理系統(tǒng)大部分都是基于自身企業(yè)實(shí)際檔案業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行開發(fā)的，系統(tǒng)兼容性較差，無法與企業(yè)其他管理軟件相協(xié)調(diào)，降低了信息共享性。三是國有企業(yè)內(nèi)部檔案信息化專業(yè)人才短缺。一些企業(yè)內(nèi)部為了節(jié)約人力資源，在檔案數(shù)字化建設(shè)方面沒有配備充足的人員，也為檔案數(shù)字化工作順利推進(jìn)帶來了阻力。

3 促進(jìn)國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展的建議

首先，結(jié)合現(xiàn)有檔案數(shù)字化建設(shè)戰(zhàn)略缺乏的問題，企業(yè)內(nèi)部檔案數(shù)字化管理人員需要完善數(shù)字化管理制度，為檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)，提升數(shù)字化戰(zhàn)略可行性。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)屬于企業(yè)檔案信息資源建設(shè)中的主要內(nèi)容，因此檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際質(zhì)量對檔案信息資源的開發(fā)和使用有著重要的影響。企業(yè)內(nèi)部建立檔案數(shù)字化建設(shè)管理制度需要認(rèn)識到其他業(yè)務(wù)部門和管理部門在數(shù)字化建設(shè)中的作用，發(fā)揮出自身的職責(zé)。優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，從政策和制度方面規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)，從而促使企業(yè)內(nèi)部檔案信息朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展，提升企業(yè)內(nèi)部檔案的資源共享程度，為檔案數(shù)字化的建設(shè)做出保證[1]。

其次，企業(yè)對于目前檔案數(shù)字化建設(shè)中軟硬件管理問題可以增加檔案數(shù)字化建設(shè)管理人員，完善檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)需要提供合理的資源內(nèi)容，為檔案部門配備適合的硬件設(shè)置，各個單位部門還需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求升級相應(yīng)的信息化設(shè)備，使信息化設(shè)備可以兼容企業(yè)內(nèi)部的其他軟件，二者互相協(xié)調(diào)，共同作用于企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化建設(shè)。而檔案的數(shù)字化加工可以提升企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的適應(yīng)性，使檔案信息可以與企業(yè)內(nèi)部的其他軟件相協(xié)調(diào)。在開展檔案數(shù)字化加工的時候，應(yīng)該以企業(yè)實(shí)際情況為基礎(chǔ)，合理的進(jìn)行當(dāng)納數(shù)字化范圍劃分，將一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，實(shí)現(xiàn)較為徹底的檔案數(shù)字化加工。檔案管理人員需要對企業(yè)檔案開展鑒定作業(yè)，篩選出具有使用價(jià)值的檔案，去除一些已經(jīng)失去價(jià)值的存檔，這樣不但可以節(jié)省檔案管理人員的工作量，還可以避免出現(xiàn)一些資金浪費(fèi)。結(jié)合我國檔案文件整理標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)特點(diǎn)，可以結(jié)合檔案的類型對其進(jìn)行編碼和整理。使用一些數(shù)據(jù)采集設(shè)備對一些較為重要的紙質(zhì)檔案實(shí)施掃描，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)形式提升存儲效率。在檔案內(nèi)容掃描完畢后可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，對方向不正確的圖像進(jìn)行調(diào)整，使其符合閱讀習(xí)慣，調(diào)整檔案圖像亮度和色彩，為檔案數(shù)字化內(nèi)容的完整性奠定基礎(chǔ)[2]。

最后，企業(yè)內(nèi)部檔案數(shù)字化的建設(shè)和開發(fā)都需要信息化人才作為支撐，所以這就需要企業(yè)基于檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行合理的服務(wù)，具有一定的超前意識，著眼于企業(yè)未來發(fā)展制定檔案建設(shè)目標(biāo)。檔案信息的時效性就代表了檔案信息的價(jià)值，所以檔案管理人員不但要具有一定的超前的思想，還需要具有專業(yè)的信息化技術(shù)，提升企業(yè)檔案信息利用率。企業(yè)檔案信息化人才需要掌握檔案管理新型技術(shù)和理論知識，在培養(yǎng)檔案管理人才的時候，企業(yè)可以采取以下幾種方式開展人才培養(yǎng)。企業(yè)可以和一些高校建立合作關(guān)系，使高校可以為企業(yè)輸送信息化專業(yè)人才，還可以提升招聘標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理人員的基礎(chǔ)素養(yǎng)，降低后續(xù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)難度。一些在職人員可以積極參與一些檔案信息培訓(xùn)和講座，與檔案管理專業(yè)人員溝通交流，實(shí)現(xiàn)高效學(xué)習(xí)。企業(yè)應(yīng)該增加人員培訓(xùn)支出，為信息化人才的培養(yǎng)提供正確的引導(dǎo)。可以從檔案管理部門中選擇一些具有基礎(chǔ)檔案管理能力和計(jì)算機(jī)技能的人員實(shí)施信息化素質(zhì)培訓(xùn)。培訓(xùn)過程中需要提升教學(xué)效率，注意教學(xué)方式，可以結(jié)合檔案實(shí)際管理工作進(jìn)行講解，還可以以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程教學(xué)，企業(yè)選擇合理的教學(xué)方式有利于打好企業(yè)檔案信息化工作人員基礎(chǔ)[3]。

隨著國有企業(yè)內(nèi)部改革的逐漸深化，檔案管理人員的變動較為頻繁，這時企業(yè)檔案管理部門就應(yīng)該對一些新入職的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理制度的普及，使其能夠快速融入到企業(yè)檔案管理中去，為企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范開展鋪平道路。企業(yè)檔案信息化人才在素質(zhì)教育在落實(shí)的時候，需要企業(yè)管理部門對其給予充分的重視，在培訓(xùn)的時候還需要分層次劃分工作性質(zhì)，可以從檔案類型，數(shù)據(jù)庫加工，檔案信息分析或研究等方面將其分類培訓(xùn)，這樣不但可以形成較為完善的學(xué)習(xí)體系，還可以提升工作人員的學(xué)習(xí)效率。培訓(xùn)結(jié)束后，需要參與培訓(xùn)的工作人員掌握企業(yè)檔案工作流程和信息化技術(shù)，將其應(yīng)用到各個檔案工作中去，擁有較為敏銳的檔案信息處理意識，適應(yīng)企業(yè)數(shù)字化建設(shè)需求。

參考文獻(xiàn)

[1]韓陽，賀瑜，管秀妍.企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)探析[J].機(jī)電兵船檔案，2019，000（003）：93-95.

[2]王輝.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化成果在企業(yè)開放利用的管理難點(diǎn)和要點(diǎn)[J].卷宗，2019，009（005）：58.

[3]王翠萍.推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)提升檔案科學(xué)管理水平[J].蘭臺世界，2018，000（0S1）：P.77-78.