電子檔案在人事檔案管理中的價值探析

王民

摘 要：當今時代，網絡化是社會發展的主流趨勢，各行各業都在朝著大數據的方向發展。信息化的普及帶來了非常多的便利，在這其中，信息化對于人事檔案的管理有著革命性的作用，電子檔案的引入解決了傳統紙質檔案管理中存在的許多劣勢。電子檔案具有諸多優勢，提升了人事檔案管理的效率，本文將對電子檔案在人事檔案管理中的價值進行探析。

關鍵詞：電子檔案;人事檔案管理;價值

人事檔案包含單位工作人員的人生經歷，員工多個方面的資料都能夠在人事檔案中得到體現，概括了員工在社會當中的種種行為。所以，人事檔案的重要性是不言而喻的，需要合理的檔案管理工作來對人事檔案進行管理。信息化的普及為人事檔案的管理工作提供了新的思路，實現了人事檔案管理工作效率的進一步提升。

1 人事檔案管理現狀

當前情況下，大部分的企業都建立了比較完善的人事檔案管理的工作體系，能夠對員工的檔案進行比較完善的管理。但是在傳統檔案管理工作方式中是存在著一定的缺陷的，并且，當今時代是信息化的時代，傳統的紙質檔案管理方式已經不適應時代的發展，不能夠進行高效率的人事檔案管理工作。在傳統的紙質檔案管理方式中，主要的管理方式就是檔案盒以及檔案管理登記卡片等。在這種管理方式中，卡片的面積是有限的，所以能夠承載的信息就是有限的，能夠被記載上的都是人員的基本信息，并且，這些信息也不能夠及時的進行更新。另外，紙質的信息在經過多次閱覽查詢之后就容易被磨損，不利于長時間的進行保存。同時，紙質的檔案需要空間來儲存，當檔案的數量非常大時，在保存方面花費的成本就會上升。

2 電子檔案管理的優勢

2.1 檔案壽命長、易保存

電子檔案是通過電腦、光盤以及優盤等電子儲存媒介進行保存的，它不受天氣、自然災害以及保存時間等因素的制約，在電子媒介之中儲存之后不容易發生損壞，即使在長時間的保存之后也不會發生磨損等情況，能夠進行較長時間的保存。在通常情況下，電子檔案都會存在備份，所以不會發生一份檔案損壞之后就無法修復的現象。另外，電子檔案的儲存相對于紙質檔案的儲存來說非常能夠節省空間，它不像紙質檔案那樣需要大量的空間，所以在儲存空間方面的成本能夠得到很好的節省。

2.2 人事信息更加全面

電子檔案的存儲空間非常大，并且電子檔案還能夠囊括更加全面的人事信息，信息的概括會更加全面。同時，電子信息的更新也更加及時，想要對檔案信息進行充實等操作也非常方便。電子檔案信息的及時更新能夠幫助單位更好的了解員工，而員工也會因為檔案信息的及時更新而更高的要求自己，以保持檔案內容的客觀完整。

2.3 信息查詢更加便捷

紙質的檔案在查詢時非常不方便，需要在眾多的紙質檔案中查詢到一個人的信息需要花費大量的時間與人力，所以查詢到的信息很有可能是不全面的，不能滿足信息查詢人員的要求。但是在電子檔案中，信息的查詢就非常方便，通過網上的檢索就能夠快速的查詢到想要得到的信息，同時信息也更加的全面。

2.4 信息共享程度提升

在紙質檔案的管理中，一份檔案只能夠被一個單位擁有，想要實現信息的傳遞比較麻煩。但是在電子檔案中，共享性就能夠很大的提升，電子檔案的管理都在網絡系統上進行，一些不需要保密的信息可以上傳到網上，進行信息的共享。這樣的共享平臺的建設能夠提升單位人事管理工作的質量，同時還可以實現人才配置的優化。

2.5 考核評價更加公正

在傳統的檔案管理工作當中，檔案內的考核部分通常由單位填寫，填寫完整的檔案會保存在檔案室里面，不方便對歷年的考核結果進行查閱。但是在電子檔案中，有關員工考核評價的部分可以在較短的時間內進行快速查閱，這樣能夠對員工進行更加客觀全面的評價，讓人事檔案利用更加真實高效。

3 人事檔案管理中電子檔案的建設

3.1 完善電子檔案建立的相關設施

單位應該建設專門的微機室來進行人事檔案的管理工作，在微機室的建設過程中要注意火與電的問題，同時還應該加強網絡方面的建設，讓電子檔案的管理能夠更加的安全與順利。單位還要選擇適用的人事檔案管理系統來進行人事檔案管理工作的開展，并且及時對系統進行升級以適應新的時代需求。

3.2 配備專門的電子檔案管理員

電子檔案的管理人員也非常重要，管理人員應該增強工作責任感，在進行檔案管理工作的過程中要盡可能的全面搜集員工的信息，并且對檔案進行備份。另外，管理人員的專業素質也要增強，在具備檔案管理相關知識的同時，還要具備一定的電子系統操作知識。電子檔案的管理需要具備計算機的操作知識，這樣才能夠更好的對檔案管理系統進行操作。需要注意的是，檔案管理人員需要具備較高的職業素養和職業道德，不能夠隨意泄露他人信息。

3.3 完善檔案管理工作相關制度

對于人事檔案的管理需要完善的制度規范來輔助進行，在這其中，應該注重人事檔案的保密管理，不能泄露他人信息，也不能通過出賣他人信息來獲取不正當利益。單位要加強對這一方面的監督工作，通過制度的規范來加強對信息的監督管理，這樣能夠讓檔案管理工作更加的安全與高效。

4 總結

人事檔案管理工作的信息化是檔案管理的一大進步，它存在能夠極大的提升檔案管理工作開展的效率，同時彌補多個傳統紙質檔案管理的缺陷。所以，單位應該積極地開展電子檔案的建設工作，建設更加符合自身發展的人事檔案管理系統，以提升人事檔案管理工作的開展效率。

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