高校學籍檔案管理信息化建設研究

摘 要：現今高校在發展的過程中對學籍檔案管理工作提出了更高的要求，而這也在一定程度上推動了檔案管理工作的改革及創新。目前在學籍檔案管理中通過對其管理技術、管理模式、管理方法等的革新來推動管理工作的信息化建設，以此來實現對檔案資源進行高效管理及利用的目的。為此在實際中需要充分的了解到高校學籍檔案管理信息化建設的需求及發展形勢，以此來對現有的檔案管理體系進行調整，為學籍檔案良好的發展提供基礎條件。

關鍵詞：高校;學籍檔案;信息化;檔案管理

在信息時代的背景下高校檔案資源呈現出高速增長的趨勢，同時高校學生的學籍檔案也在進一步的完善，這種情況在一定程度上增加了檔案管理工作的開展難度。針對此種情況需要通過學籍檔案管理信息化建設來對管理工作的質量及效率進行提高，從而在實際中針對學籍檔案資源的類型、特征來進行科學化的收集、分析、保管、利用，在保證學籍檔案資源安全性的同時對其價值進行進一步的開發，使高校學籍檔案管理工作可以體現出信息化、現代化的特征。

一、高校學籍檔案管理信息化建設的要求分析

（一）保證學籍檔案資料的真實性

保證學籍檔案的真實性是高校學籍檔案管理信息化建設所需遵循的基礎性原則之一，在信息化建設的過程中許多檔案管理工作需要在網絡環境下開展，而這也容易使得學籍檔案資料受到外部攻擊。針對此種情況在高校學籍檔案管理信息化建設中需要對其現有的體系來進行進一步的優化及創新，并加強學籍檔案管理信息化建設的安全防護水平，以此來為高校學籍檔案的真實性提供基本保障。只有保證高校學籍檔案的真實性才能夠對學生的學籍信息進行真實、準確的反映，從而進一步的提高檔案資料的利用價值。

（二）保證學籍檔案資料的完整性

高校學籍檔案會對學生在校的各項信息進行記錄，其也可以對學生的綜合情況進行體現，并且學籍檔案在實際中具有一定的權威性，可以為用人單位對提供參考依據，從而了解學生在不同階段學習情況，并通過政治審查來了解學生的在校表現。由此可以看出保證學籍檔案資料的完整性對學生有著十分重要的作用，因此在學籍檔案管理信息化建設中需要科學的運用信息技術來對學籍檔案信息進行全面的收集、處理及保管，合理的運用檔案信息管理系統來加強對學籍檔案的保護，以此來保證學籍檔案的完整性，防止學籍檔案出現泄漏、損壞、丟失等問題。

二、高校學籍檔案管理信息化建設中存有的問題分析

（一）在檔案數據管理中遇到的問題

在日常的數據管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進行一定的總結和分析。首先，在進行管理中，由于數字化水平無法達到目標要求。當今數字化檔案管理，已經被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當的重視這一個管理模式，但是我國數字化時代開始的比較晚，所以相對的數字技術還不是十分的發達，在進行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進行這項管理中，也存在著一定的風險。面對數據庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現一定的危機。

（二）檔案管理信息化建設不夠充分

即便很多的高校已開始有了建設信息化的檔案管理機構，可是在進行實施的過程中，仍舊由于沒有經驗，無從開始進行，這就導致了現在的高校學籍檔案管理系統不能夠很快的架設完成。并且從人才的角度來看目前在高校學籍檔案管理中許多管理人員對信息技術及現代化管理技術的了解及掌握程度不足，使其在管理工作中依據以往的知識儲備及經驗來開展，這種情況也使得部分管理人員無法良好的適應現今學籍檔案管理信息化建設的要求，影響管理工作的實行效率。

三、高校學籍檔案管理信息化建設的措施分析

（一）強化信息化管理意識

首先，高校領導要認識到學籍檔案信息化建設的重要性，要把學籍檔案信息化建設放到一個戰略的高度來看，充分挖掘其潛在的內容與意義。其次，學籍檔案管理人員也要轉變傳統觀念，樹立新的學籍檔案管理的意識，建設學籍檔案管理信息化，與時俱進，努力提高工作水平，工作效率和服務質量。再次，高校要加大對學籍檔案信息化管理的宣傳力度，強化全校師生的學籍檔案信息化意識，為推行學籍檔案信息化建設打好基礎。

（二）信息管理系統的開發

開發高校學籍檔案管理系統應按照系統化、網絡化的思路進行。系統化是指學籍檔案管理系統除應是一套具備學籍錄入、學籍變更、學籍查詢、學籍管理等完備功能的獨立系統外，還應作為一個功能模塊嵌入到全校整體信息管理系統中，并與教職工管理、教學管理、成績管理、考試管理、課程管理、畢業管理等模塊之間建立信息傳輸機制，實現信息共享，將學籍檔案管理系統納入到整個校園信息化建設的大環境中。網絡化是指基于互聯網、教育網建設分布式的大型學籍檔案管理系統。為確保高校各校區學籍管理的一致性，應建設統一的學籍檔案管理系統并通過互聯網、教育網將各校區連接起來，建成網絡化系統。同時，應按照要求積極將學籍信息連入學信網，利用官方平臺提高學籍檔案的管理和使用效率。

（三）建設學籍檔案數據庫

在高校學籍檔案管理信息化建設中需要建立起對應的數據庫來對學籍檔案資源進行分類及保管，以此來方便后續學籍檔案的查找及應用。在學籍檔案數據庫的建設中需要根據信息管理系統的應用情況及應用要求來建立起明確的數據庫框架，對學籍檔案進行科學的分類、處理、歸檔，并對高校學生的學籍信息進行全面的收集，包括學號、姓名、專業、入學時間、學歷等，根據學籍信息來建立起關系型的數據庫，使學生的學籍信息能夠建立起關聯關系，其不僅可以方便對學籍信息的查閱及調取，還有利于后續對學生學籍信息的收集及管理，在一定程度上保證了學籍檔案的完整性、真實性。并且在學籍檔案數據庫的建設中應加強安全防護技術的應用，避免高校學籍檔案數據庫在信息環境下受到安全威脅，使學籍檔案信息在受保護的情況下進行高效利用。

（四）加強檔案管理安全防護

共享性、開放性的特征使得高校學籍檔案信息化建設在實際中會受到網絡安全風險的威脅，針對此種情況需要科學的運用安全防護技術來加強對學籍檔案資源的保護，尤其是在信息管理系統的應用中應對其可能存有的安全風險隱患進行規避及防控，以此來保證學籍檔案的安全、完整、原始。

首先，利用防火墻技術及殺毒軟件來加強對計算機的安全防護，防火墻在實際中可以抵御外部攻擊及計算機病毒對計算機系統的侵入，降低網絡安全問題對學籍檔案數據庫的影響及威脅，在實際中應注意及時對相關技術進行更新，以此來保證安全防護的效果。

其次，在學籍檔案管理信息管理系統的應用中加強身份驗證，目前在高校學籍檔案管理中主要是采用基礎的用戶及密碼進行信息管理系統的登錄，此種基礎的身份認證技術在實際中可以避免非授權用戶登錄信息管理系統的情況出現，從而保證學籍檔案的安全性，同時在身份認證中還可以針對高校的實際條件來對現有的身份認證技術進行優化，如指紋技術、虹膜技術等的應用都可以有效的防止密碼被盜取，使學籍檔案管理的安全防護等級得到進一步提高。

最后，對信息加密技術進行科學運用，在學籍檔案管理信息化建設的過程中，檔案信息資源的共享性、流通性也在不斷提升，而在網絡環境中對學籍檔案進行應用及傳遞可能會導致檔案資料受到攻擊出現損壞、篡改、泄漏等問題，針對此種情況可以通過加密技術的應用來對重要的學籍檔案資料進行保護，并且加密技術的使用還可以防止非公開的學籍檔案被訪問及獲取，為學籍檔案的安全性提供保障。

（五）科學運用現代化技術

高校在發展的過程中學籍檔案資源數量也在不斷增多，而通過信息化建設能夠有效的對傳統紙質檔案進行電子化處理，從而對學籍檔案管理流程進行優化。以現今高校發展情況來看，在實際中受傳統管理技術、管理方法、管理模式等因素的影響，使得學籍檔案管理工作仍然存有一定的不足，尤其是在面對量檔案信息資源時，管理工作存有的局限性逐漸顯露出來，為此可以通過對現代化技術進行運用來推動檔案管理信息化建設的進一步發展。如目前在學籍檔案管理中可以利用大數據技術、云計算技術來對學籍檔案信息進行處理，大數據技術及云計算技術所具備的海量數據信息收集、分析、處理等功能可以高效的對檔案信息數據進行篩查及分類，并且大數據技術及云計算技術的高速數據處理功能能夠及時的對學籍檔案信息資源的價值進行判斷，從而將不具備保存價值的檔案進行篩除，為學籍檔案管理工作的高效執行提供技術支持。

（六）提高人才專業素質能力

目前高校學籍檔案管理信息化建設對管理人員的專業素質能力提出了更高的要求，管理人員需要具備豐富的基礎知識、優秀的管理技能，并掌握現代信息技術，這樣才能有效的對檔案管理信息化建設過程中的各項問題進行處理及應對。而在對專業人才培養的過程中需要分析其個人能力及發展需求來確認具體的培養方向，使管理人員在檔案知識、信息技術、學籍管理等方面都具備優秀的能力，通過適當的培訓來建立起高素質的學籍檔案管理復合型人才隊伍，使高校學籍檔案管理信息化建設能夠更為順利地推行。

四、結語

從以上分析可以看出在高校學籍檔案管理信息化建設中，其可以進一步的拓展檔案信息的交流渠道，并且在信息技術的支持下使檔案資源的收集、處理、存儲等工作的開展更為便捷、高效，為此需要以學籍檔案管理信息化建設的需求來對其管理內容、管理方法、管理技術等進行創新，以此來推動學籍檔案管理向著信息化的方向轉型發展，這樣可以有效的改進在傳統檔案管理形式中存有的不足，使檔案管理工作的價值得到充分的體現，并且在實際中也可以進一步的對學籍檔案資源進行開發及利用。

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作者簡介：黃林（1974- ），女，苗族，湖南花垣人，館員，研究方向：高校檔案管理。