高職院校基層行政管理人員激勵機制分析

摘 要：高職院校的運營離不開廣大的基層行政人員支持，他們是學生投入學習和教師大膽創新的堅強后盾，但是行政工作越來越走向下坡路，表現出了一定的弊端，所以文章主要分析了目前高職院校基層行政管理亟需激勵機制的原因，并結合工作人員的需求，就激勵機制優化進行了具體工作方法的討論，希望能夠為在職員工謀取更大的福利，促進高職院校改善基層行政管理系統。

關鍵詞：高職院校;基層行政;激勵機制

為了改善高職院校的工作效果，給大家營造更美好的校園生活，學校基層行政組織了諸如黨辦、保衛處、后勤部、招生辦公室等不同職能的機構，為了保證機構的高效運轉，需要采取激勵機制激發工作人員的潛能，令其熱愛工作、主動工作，實現良性的高職行政體系，促進教師、學生、行政的共同發展。

一、積極運用激勵機制對高職院校行政工作的意義

教學過程的實現必然要得到許多人在背后的努力付出，基層行政管理則是高職院校宏觀調控所依賴的手段，但是體系的陳舊會導致行政效果大大降低，不利于維持高職院校的自主經營與和諧發展，這時則要討論激勵機制運用的可行性，令其幫助員工改善工作狀態，促進院校再次以嶄新的面貌進行學生教育。激勵機制的作用具體表現在：第一，激勵機制可以保證成本合理開銷;第二，在激勵機制的推動下，經濟運轉、設施建設、活動開辦等行政工作將會又好又快地完成;第三，針對資源的行政激勵措施，可以令處于院校運營體系中的各類人群能處于最優化的平衡發展狀態，更好完成本職工作[1]。

二、高職院校需要針對基層行政管理積極采取激勵措施的原因

（一）基層行政管理人員的本職工作壓力大

學校的學生數量巨大，不便于開展全面的行政管理，并且院校日常的瑣事眾多，其中很多都是突發事件需要盡速解決，使得原行政計劃根本派不上大用場，非常考驗基層員工的應變力和執行力。更多的員工可能要加班加點并犧牲節假日來完成工作要求，且沒有經濟回報。造成本職工作壓力大的原因還在于院校綜合管理存在問題，多數人還是比較自私的，對于請求心生厭煩，推脫責任，不愿意主動幫助他人積極解決問題。基于以上因素，行政人員會在生理和心理上產生巨大的壓力，最后對工作心生不滿。

（二）基層行政管理人員的努力被忽視

由于多數基層行政工作通常是由大量簡單的勞動組成的，相較來說不屬于高端的職業，并且行政管理本身并不高調，更多時候是在背后默默支撐高職院校的運行，在瑣事和細節上付出的努力大都不能被人所熟知，造成了其他人對其職業地位的想法陷入了誤區，不能受到來自社會各界，甚至學校高層的認同，付出努力與經濟回報和名譽回報不成正比。目前多數高職院校在總結評比的過程中，更加注重在職教師的表現狀況，而缺少了對基層行政管理人員的系統評價，多數情況下只能對個別優異的工作者進行草草的表彰，無疑會打擊基層人員的積極性。

（三）基層行政管理人員的晉升遙遙無期

基層行政對于很多人來說都不是職業生涯的頂點，但是職位晉升是特別困難的事情，需要面臨的問題包括：第一，目前學校中有越來越多的人參與到行政工作當中，據統計一些高職院校的基層行政人員數量甚至兩倍于在職教師，所謂狼多肉少，很難把握住高級管理崗位空缺的機會;第二，在信息時代下，高職院校更愿意啟用掌握先進知識的年輕群體，導致在職多年的老員工競爭能力下降;第三，多數高校人員都要參與到評價職稱的爭奪當中，基層行政缺少針對性的科學選拔體系，容易埋沒一些暫時沒有管理權利的人才;第四，職位晉升充滿了困難和不確定性，在長久的煎熬和等待中容易磨滅工作人員的耐性，使其對本職工作產生動搖。

（四）基層行政管理人員的薪資較低

高職院校的財政預算總是有限的，為了實現長久發展，一些院校會以犧牲基層行政管理人員的薪資福利作為代價，主觀臆斷其工作內容較為簡單基礎，不能像其他在職教師或科研人員為院校帶來可觀的貢獻，導致員工工資分配比較極端，過于重視教師等高素質人才，缺少對基層行政管理人員的薪酬評價標準，對基層人員相對不公平，實發到手中的工資較少，有較大可能造成基層員工的內心積怨，不能有效配合院校工作，甚至起到反向效果。

（五）基層行政管理人員的能力跟不上時代

為高職院校行政管理服務的基層工作者多數資歷尚淺或素質有限，在執行工作任務時，只能按需要完成較為低級的基本操作，不能全面地科學地認知高職院校的工作體系，所以對工作任務比較迷茫，不能了解形勢，在理論和時間方面都存在欠缺，顯得能力比較滯后，難以掌握先進管理理論和信息技術，需要結合激勵政策增加其學習提升的工作動力，并為其指明進步的方向[2]。

三、高職院校基層行政管理激勵機制運用策略

（一）運用激勵機制減輕壓力，增強動力

上文簡析了工作壓力的來源，而為了有效緩解基層員工的工作狀態，激勵機制的運用需要考慮以下方法：第一，由高職院校的高層管理者對現有工作框架進行科學優化并拆分，令不同崗位的不同職能可以充分被區別出來，加強基層工作的細化程度，以此強化基層行政的針對性，并且便于將不同能力的人員分配在不同的崗位上，人們會更加適應自己的工作環境，能夠做自己擅長或喜歡的事情，減少壓力;第二，結合細致的崗位劃分，制定高職院校基層行政考核制度，需要強調制度內容的針對性，考慮不同崗位的實際工作情況設置對應的項目，并且要提高項目的全面性、規范性和可行性，令員工能冷靜判斷規則的合理程度，對工作產生自信;第三，不要將員工的考核完全集中于學校高層，而是要發動高職各級工作人員進行互相評價，集工作者和監督者于一體，這樣員工就不必每天看上級的眼色行事，還能借由監督他人而產生成就感，受到思想意志的激勵，更順心地進行基層行政工作。

（二）重視基層行政管理的作用，提高激勵效果

基層行政工作量大，并易受到打壓，如果不能正視其工作成果，將會加重員工的厭倦心理，需要及時采取激勵機制調節其心理狀態，并真正重視基層行政作用，尊重行政人員的勞動成果，讓員工感受到高職院校對他們的關愛和激勵，提高其對本職工作的認同感。院校的高層、教師和學生都應當審視自己身處的校園環境，分析基層行政發揮的各種作用，并心懷感激地對待行政人員，尊重其工作崗位，普通人可以在日常幫助行政人員進行工作，校領導可以為基層行政人員規劃活動或謀取福利，結合各方的實際行動，令員工感受到比以往更多的關懷，從而激勵自己發揮出更多的熱情，愿意主動為崗位而奉獻。為了加強對基層行政工作的認知，避免與基層員工價值觀上產生分歧，高職院校可以通過活動策劃與員工進行深入交流，如開辦學校食堂的衛生評比大賽，由校領導聯系教育部和衛生部，邀請具備權威的政府監督者和社會廚房行政人員作為評委，以開放形式令教師和學生都有機會在旁參觀比賽盛況，食堂行政部門則要分配小組，各自進行飯菜的加工、上架、儲存和留樣，基層員工可以各憑本事，在保證飯菜好吃健康的基礎上，控制衛生處理的業務水平，將過程和結果作為衛生評價的標準，最終為參與者提供參與獎，為突出者提供貢獻獎品。一來能運用較為輕松娛樂的形式豐富基層員工的工作，加強其對院校的參與感，二來能借此機會與員工親切地交流，了解員工的能力和需求，一方面令其感知到上級和政府對其工作崗位的尊重和支持，另一方面改善對基層工作的管理制度，有效落實激勵機制的效果[3]。

（三）為基層行政管理建立崗位發展激勵機制

保證基層行政崗位發展的空間和晉升的可能性對維持員工投入度至關重要，高職院校領導需要具備明確的職業生涯發展體系，令員工能在完善的體系中獲得激勵，帶著對未來的期望更積極地進行工作。崗位發展激勵機制的構建首先需要改進過于側重教師培養的情況，要為基層行政人員提供培訓機會和評職稱機會，將激勵機制落實到基層個人，將其晉升的可能性從無調整到有。其次，激勵政策需要符合各崗位的發展方向，幫助基層人員能通過日常工作有所積累，這些積累最終可以轉化為可用價值，提高員工個人能力進步的效率。最后，職業發展規劃與個人的愿望是相互搭配的，機制建立應該關注員工的短期和長期職業規劃，分階段分目標地設立崗位升級路線，并大力擴展晉升的渠道，更多地啟發基層員工的多樣化潛能，避免人才被埋沒，既能幫助高職院校建設，又能讓員工發掘自己所不知道的潛能，對其一生都有巨大的激勵效果。

（四）改進薪資管理辦法，發揮激勵機制作用

由于高職院校對員工分配的薪資上限是固定的，要為基層行政人員進行薪資優化，必須執行更科學的管理辦法，盡量發揮激勵作用，令多數人能夠滿足自己的薪資待遇。首先，需要從內部人員配備入手，結合學校在未來一段時間的需要變化，對崗位設置進行改革，以減少冗余為主，避免職能重疊和人員過多，盡量控制行政人員數量，并且適當將一些行政任務分配給教師，比如專門針對教師群體的教學成果獎勵和科研成果貢獻等，這些與教師直接相關的項目，就不必再使用基層行政的力量，而是讓教師自己完成項目申請、提交文件、收取通知和獎勵文件整理的全過程，既能減少基層行政的整體壓力，又能發揮教師更了解本職工作的特點，提高管理工作的合理性，以此壓縮基層行政職員人數，每個人就能分配到更多的薪資。此外，還要激發基層員工對于校園工作的研發與創新，為其做出的額外貢獻設置表彰和獎勵措施，刺激員工向更高的領域發動積極的努力[4]。

（五）利用培訓激勵機制提高基層行政人員的工作能力

針對基層行政職業能力不足和難以學習提升的現象，高職院校需要同時采用培訓教育和能力提升獎勵的措施，促進員工進行更加專業的業務能力學習。基層行政與學生入學、費用收取、后勤保障等環節相關，所以培訓激勵也應當具有針對性，聘請校園管理專家蒞臨親授、主動在網絡上搜集理論資料、進行業務實踐教育都是可行的方法，以高職院校開辦全校行政管理人員專職培訓班為例，學校邀請校長、院長、紀委書記和校外專家作為課題主講人，在報告廳開辦為期一天的講座和為期一周的培訓班，主要教育對象是教學單位管理者、圖書館運營者和后勤服務員工等，培訓班以總結最近學校的工作情況作為開場，提出招生、培訓、校企合作、校際交流等行政工作的可喜成果與不足，令員工對自己的工作情況產生大致了解，接著由各位主講人發揮特點長處，分別進行行政文書寫作、行政部門合作、基層工作的主體責任、院校管理育人等主題的經驗傳授，運用生動且有價值的例子啟發參訓學員，力求提升基層行政管理的業務能力。利用培訓激勵的方式主要是讓員工見識到更高深的業務領域，并有機會有動力加強自身素質，不僅能勝任當前的本職工作，還能不斷向新的目標努力，從而大大提升高職院校基層行政的工作效率。

綜上所述，在高職院校工作的基層行政管理人員目前處于薪資較低，發展較艱難的時段，需要院校領導正確認知基層員工的實際困難和重要作用，在制度、考核、薪資、培訓等方面更好地利用激勵機制，幫助員工更投入于基層工作，擺脫倦怠心理，保持著對未來的希望。

參考文獻

[1] 滕菲.談高職院校基層行政管理人員的職業現狀與改革思路[J].才智，2019（19）：41.

[2] 陳潔瓊.高職院校基層行政管理人員職業倦怠與激勵機制的對策研究[J].太原城市職業技術學院學報，2018（11）：58-60.

[3] 唐榮華.高職院校后勤管理激勵機制建設的研究[J].佳木斯職業學院學報，2018（08）：474，476.

[4] 趙珺.高職院校基層行政管理人員激勵機制探討[J].辦公室業務，2017（22）：59-60.

作者簡介：陳鵬羽（1989- ），男，湖南瀏陽人，本科，助理政工師，研究方向：行政管理。