新時期文秘行政管理能力培養的有效策略

程軍玲

[摘 要] 文秘作為現代企事業單位的一個重要崗位，在企事業單位發展過程中不可或缺，因此文秘的各項能力培養受到了越來越多企事業單位的重視。對于文秘工作來說，行政管理能力的出色發揮能夠加強各個部門之間的聯系，讓企事業單位實現機關職能，不同部門的人員正是通過文秘作為紐帶來加強溝通交流。基于此，通過對新時期文秘行政管理能力的分析，文章提出一些培養措施，希望給相關人員提供借鑒。

[關鍵詞] 新時期 文秘 行政管理能力 培養 分析

中圖分類號：F406.17 文獻標志碼：A

文秘工作在企事業單位中能起到一種承上啟下的作用，使得企事業單位內部信息的溝通和交流速度明顯加快，同時促進企事業單位制度的完善，提高工作效率。因此，需要重視新時期文秘行政管理能力的培養，強化文秘工作的服務意識，讓文秘在工作中更好地服務領導團結員工，有效增強企事業單位的競爭力，因此，對新時期文秘行政管理能力培養的策略進行分析，有著重要的研究價值。

一、文秘工作特征

文秘工作大都沒有一種具體的描述，在不同情況下會產生一種不同的指代，包括文秘崗位和文秘工作人員等。文秘工作具有多種特征，具體來說主要有著以下特征：

首先，文秘是企事業單位內部進行溝通和交流的一個橋梁，在工作開展過程中有非常強的協調性。文秘的工作事務在企事業單位內部往往是公開的，是企事業單位事務溝通的重要橋梁；其次，文秘工作在具體開展過程中雖然等同于文員工作，但是具有一定的書面性特征。這種書面性特征是指文秘需要在工作中掌握一定的書寫規則，比如，能夠擬寫一些專業的合同，對一些企事業單位的專業規定和標準能夠形成書面表達，這種文秘的特征剛好體現了文秘的職業化；再次，文秘工作有著溝通性的特征，文秘在工作中不僅要掌握相應的書寫規則，同時還需要熟練掌握與人溝通交流的技巧，比如，文秘一般都有著良好的口頭表達能力和口頭交流能力。總之，只有對文秘工作特征進行充足了解，才能對文秘行政管理能力的培養進行全面分析。

二、文秘行政管理能力培養的必要性

培養文秘的行政管理能力，對每個企事業單位的發展都有著重要意義，應是每個企事業單位重視且掌握的事務。首先，經過對文秘行政管理能力的培養，可以讓文秘在工作中熟練地應用各種工作技巧，提高文秘工作和溝通的效率。在行政管理能力培養的過程中，能夠顯著提高文秘的自身素質，讓文秘不再是文員的另一種稱呼，從事的也不再是一些非常基礎的工作，對文秘個人的發展有著重要意義[1]。其次，通過對文秘行政管理能力的培養，可以加強文秘的服務理念。由于文秘工作內容往往十分復雜，要有較好的耐性，所以一些文秘人員因為任務復雜在工作過程中服務意識欠缺，為了完成工作或者是提高工作效率沒有對工作對象傾注更多的耐心和責任意識。而在行政管理能力提高以后，文秘人員的服務意識就會得到明顯加強，企業內部之間也會更加協調，提高文秘的個人工作能力。最后，文秘行政管理能力的培養往往會從理論及實踐等多個角度來對有關人員的語言能力進行培養，這是加強行政管理能力培養重要性的體現。

三、文秘行政管理能力培養的策略

（一）加強理論培訓，注重績效考核

首先在文秘行政管理能力的培養策略上，需要加強培養文秘人員的理論知識，只有文秘掌握豐富的行政管理理論知識，才能更好地投入到工作中。在理論培訓上，可以采用課堂式教學培養的方式，通過一些課件和專業教學的方式，講解一些行政管理知識，加深文秘人員對行政管理知識的印象。在這種理論培訓的過程中，可以采用一種崗位交叉輪換培養的方式進行理論教學。在企事業單位中挑選一些有著豐富行政管理經驗和行政管理知識的人員，對文秘人員進行專業培養。在培養過程中制定出針對文秘人員的責任制度以及獎懲制度，來增強培養人員的教學培訓熱情和文秘人員的學習積極性，對于增強企事業的整體實力有重要作用。而為了強化整個行政管理知識培養過程中的實效性，還需要注重整體的理論考核，在文秘知識培訓工作完成以后，需要將這種文秘人員的考核結構和個人績效直接掛鉤，從而督促文秘人員在實際培訓過程中能夠保持一種積極性，并且采取相應的激勵措施，對考核結果表現優秀的文秘人員給予一定的物質或者是精神獎勵。這種激勵機制和考核結果的督促，往往更能強化整體文秘理論知識的培訓效果，為文秘人員的行政管理能力培養奠定理論基礎[2]。

（二）注重能力提升，建立實踐平臺

提升企事業單位文秘人員的行政管理能力，除了要加強理論方面的知識考核以外，同時也應該注重文秘人員行政管理實踐能力的提升，只有文秘人員將自身掌握的行政管理知識落到實處，才能為企事業單位的發展做出實際貢獻。在這種能力提升上，文秘人員應該將行政管理知識和自身的日常工作深度結合起來。比如，在接受理論知識培訓后立即將所學的知識運用到工作中去，堅持理論和實踐齊頭并進，能夠取得更好的培養效果。此外，在實踐能力提升的過程中，需要建立文秘實踐平臺，為文秘人員之間的實踐和溝通交流提供機會，使文秘人員吸收和借鑒行政管理能力實踐中的長處，有助于文秘隊伍整體行政管理能力的提升。由企事業單位一些行政管理能力比較出眾的人員組成評估小組，對文秘人員的實踐能力進行評估指導，有效提升文秘的實踐能力。企事業單位內部可以以文秘實踐能力為導向，定期舉辦相應的實踐能力比賽，通過實踐對比讓文秘人員在了解自身不足的前提下，有針對性地提高自身實踐能力，充分調動文秘人員的積極性，這對于文秘個人成長尤為關鍵[3]。

（三）工作定位劃分，明確文秘職能

企事業單位文秘的行政管理能力培養，還需要從企事業出發，對文秘工作進行一種重新定位，將企事業單位文秘和文員區分開來，也是行政管理能力的培養的重要內容。企事業單位需要明確文秘的職能，主要需要做好兩個方面：一是要賦予文秘人員一定的行政管理權限，在文秘所在的單位，要明確文秘的具體崗位職能，在滿足相關條件下確保文秘人員可以行使行政管理權限，組織一些行政管理工作。比如，召開相應的專題會議、開展工作分工、實施專項問題整改等，這些都是文秘人員行政管理能力實施的重要方向。通過賦予這種職能，可以讓文秘在管理權限實施和實際工作當中提高自身的行政管理能力。二是設定出一種文秘行政管理績效獎，對于日常工作中表現良好，并且起到了良好行政管理能力的文秘人員，給予適當的獎勵，幫助文秘人員在職能行使上更加積極，達到良好的培養效果。

（四）注重經驗共享交流

在企事業單位文秘的行政管理能力培養上，還需要在企事業單位內部建立起一種經驗共享的交流機制。比如，企事業單位可以利用一些現代化的信息技術，通過一些QQ群、微信群等加強文秘人員之間的聯系，共同分享一些行政管理經驗。文秘不僅可以交流自己的學習困惑，同時可以互相分享一些學習技巧，讓企事業單位文秘人員能夠共同學習，讓文秘在這也在經驗共享交流機制下能夠學到更多的知識，通過溝通和幫助對于文秘的行政管理能力培養有著積極意義[4]。此外，為了讓文秘在行政管理能力培養過程中能夠進行更廣泛的經驗交流和學習，企事業單位還需要舉辦各種各樣的活動，幫助文秘行政提高管理能力。比如，舉辦一些行政管理經驗交流活動、經驗分享講座以及行政管理業內的人才演講等活動，讓文秘的行政管理知識面和實踐水平得到進一步增強，對于文秘的行政管理能力培養也有著重要作用。

四、結語

綜上所述，文秘作為企事業單位內部不可或缺的工作崗位，做好文秘的行政管理能力培養對于文秘的工作效率、書寫效率以及服務意識的提高有著重要作用。因此，需要通過加強理論知識、實踐能力培養、工作職能劃分以及經驗機制交流等各種形式，切實提高文秘人員的行政管理能力，讓文秘工作有一個更可期的未來。

參考文獻：

[1]劉曉玲，喬世文.文秘專業學生就業能力的培養策略[J].職業技術教育，2016（35）：36-38.

[2]潘享清.新時代行政管理學會的定位及發展[J].中國行政管理，2018（06）：149-152.

[3]陳武元，胡科.“雙一流”建設背景下的高校行政管理人員能力提升研究[J]. 現代大學教育，2018（3）：79-85.

[4]朱垠彥.教學秘書在新時期高校教學管理工作中的能力培養[J].各界，2017（12）：49-50.