充分發揮檔案在企業管理中的作用

韓靜

摘 要：檔案的本質特征決定了檔案具有的功能和作用。隨著社會經濟的快速發展，許多新的檔案功能和作用在企業管理中越來越多的顯現出來。采取哪些措施能夠充分發揮檔案管理在企業管理中的作用，值得我們去研究和探討。

關鍵詞：檔案;企業管理;作用

隨著檔案在企業管理中的應用越來越廣泛，對企業安全生產和經濟效益的貢獻越來越顯得重要，許多新的檔案功能和作用在企業管理中體現的越來越明顯。檔案不僅為企業的生產、科研、基本建設、技術改造、產品開發等工作提供必不可少的查考作用，為企業進行科學決策和有效管理提供依據，為維護企業正當權益、維護企業形象提供可靠的證據，而且為促進了企業文化建設和宣傳工作，向社會各界展示企業良好形象、擴大企業社會影響、引導社會對企業的輿論導向。檔案管理作為企業一項基礎性管理工作，規范化、科學化的檔案管理，在企業管理的各方面都應積極地發揮應有的重要作用。

檔案究竟在有哪些功能和作用？檔案管理采取何種措施，才能使企業在激烈的市場競爭中最大限度地挖掘和發揮企業檔案的潛在價值？下面筆者結合自己多年從事檔案管理工作的實踐經驗，談談自己的體會和看法。

一、企業檔案的主要功能

企業檔案是企業生產、經營、管理等各項活動過程和結果的歷史真實記錄。它即是企業用地、廠房、設備、產品等各種有形資產產權的表征，又是企業專利、非專利技術、商標、著作、聲譽、市場信息等無形資產產權的載體。從中可以看出檔案最本質的特征就是具有原始記錄性，這是檔案區別于其他事物的根本所在。檔案的性質決定了檔案具有多種獨特功能，在企業的各項活動中發揮著特有的的作用。

一、憑證和記憶功能。企業檔案是企業在生產、經營、科研和基本建設等活動中直接形成的真實記錄，同時也是企業的無形資產和寶貴財富。檔案的定義本身就反映出，它是歷史的記錄。檔案的外在功能是憑證作用，但其本質是“社會的記憶”或人類社會文化的歷史記憶，是一種可以把過去帶到現在和未來，維系人類社會的時空統一性與整體連續性的歷史文化遺產，是將腦海中無形的記憶轉化成為有形記憶的載體。中國人常說：“空口無憑，立字為據”、“口為空，字為宗”。另外，從檔案文件的產生來看，各種檔案在形成過程中，除內容是形成者當時思想和行為的原始記錄外，還保留著原始的文件格式與歷史標記。檔案信息則以豐富的載體形式而傳承，有紙質檔案、音像檔案、電子檔案、實物檔案等多種類型。它承載著企業發展的優秀成果，與企業的產生、發展相伴隨，并隨著企業生產經營水平的提高和對檔案利用的增長，越來越深入地滲透到企業管理活動的各個方面。檔案被稱為“未摻水的史料”。無論從內容還是形式檔案都體現出其憑證和記憶的功能。

二、生產經營和建設活動的查考功能。檔案中記載了企業各種生產、經營、科研和基本建設的情況、成果、經驗和教訓。一切生產建設活動都具有連續性、繼承性的特點，前一階段形成的科技生產活動的記錄與實踐經驗，往往是后階段科技和生產活動的參考和憑據，而且生產技術越復雜，現代化程度越高，其生產經營、建設活動越離不開檔案。不論是礦山、電廠、鐵路、港口，豐富翔實的基建檔案都是廠礦企業進行設備維護、生產改造、技術創新不可或缺的重要參考憑證材料。

三、科學決策和有效管理的依據。企業檔案忠實地記錄了一個企業從小到大、由弱變強的發展歷程。檔案以它承載歷史，探索未來的特點，在企業發展變革中發揮著不可或缺的作用，特別是在今天國企的改革浪潮中，如何把握改革的方向，檔案發揮著不可替代的作用。檔案人員通過對原始檔案進行加工、整理，形成較為系統的檔案參考文獻，提供給企業領導決策層，幫助其在所提供的檔案信息基礎上，綜合考慮作出最切實可行的決策結果。

四、科學研究的基礎和助臂。一個企業無論是進行自然科學，還是實驗科學的研究，研究人員首先都必須占有大量材料，才能以此為基礎才能據以潛心鉆研，從中探索事物發展的規律。檔案可以從兩方面為企業進行科學研究提供豐富的史料：已完成的相關科學研究的成果，可供現實的研究工作直接借鑒;記錄廣泛事實和經驗的檔案資料，為各項研究活動提供大量的基礎材料。所以，檔案是企業進行科學研究的必要條件。周恩來同志在《關于知識分子問題的報告》中曾講過：“為了實現向科學進軍的計劃，我們必須為發展科學準備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學家得到必要的圖書、檔案資料、技術資料和其他工作條件。”可見，檔案在科學研究中的重要作用。

五、檔案的法律作用。檔案可以第一時間在解決爭端、處理案件，維護企業合法權益和為群眾排憂解難方面發揮重大作用。例如某企業在已征用多年的土地上打井，由于時間跨度30年，難以證明產權，多次被阻攔并要求重復補償，由于檔案資料提供及時，為企業成功挽回了損失。某單位檔案館通過查閱歷時20年的1萬余卷會計檔案，為160位“五·七”臨時工解決了養老保險，保障了職工的切身利益。

六、宣傳教育的生動素材。檔案所以成為宣傳教育的生動素材，因為它以歷史性、直觀性和原始性等而見長。如通過搜集反映煤炭企業安全生產事故的文字、圖片、音像等檔案資料，通過重新剪輯、編排、制作成宣傳片，由于其內容真實性不容質疑，因而具有不可抗拒的說服力和感染力，可以讓觀看者的心理得到深層次的觸動，得到警醒。檔案是重要的教育資源。

七、企業名片和文化窗口功能。企業檔案是企業在各項活動中形成的，真實記錄了企業的點點滴滴，充分反映了企業歷史建設發展的過程，是企業發展的歷史文化積存。檔案人員通過從中挖掘、梳理出企業歷史脈絡和發展規律，經過規范整理和邏輯排列，以文件、音像、實物等各類檔案精心編排，運用高科技手段、實現檔案信息與文化藝術完美融合;通過舉辦高質量、高規格、高標準的檔案陳列展覽、搞好檔案編研、組織好檔案講座、做好檔案網絡服務、推出檔案文化精品，用多種方式展現企業的發展內涵，展示出企業獨有的文化魅力。努力把“死檔案”，變成“活寶庫”，在滿足企業文化需求的同時，向社會各界展示企業良好形象，努力擴大企業社會影響，正確引導社會對企業的輿論導向。

二、檔案管理的主要措施

檔案管理工作是企業基礎工作的重要組成部分。檔案工作也是檢驗企業整體管理水平的抓手，是企業加強內部管控的重要基礎。檔案管理工作不僅局限于加強對檔案自身的管理，而是要立足于通過加強檔案管理來提升企業的整體管理水平。

檔案管理工作對企業的健康發展起著至關重要的作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時重視檔案管理工作，建立起符合本企業特點、體現企業規范化、科學化管理水平的檔案管理體系，使得企業檔案工作的發展與企業發展保持同步，將為公司其他工作的開展作奠定堅實的基礎。同時，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響，才能使企業在激烈的市場競爭中最大限度地挖掘和發揮企業檔案的潛在價值。

一、認真學習并貫徹落實中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對于我國企業特別是國有企業加強和改進新形勢下檔案工作，具有十分重要的指導意義。“兩辦”意見是黨中央、國務院在深化改革的新形勢下為促進我國檔案事業發展做出的重大決策部署，是新形勢下檔案事業發展的綱領性文件，對做好檔案工作具有極強的指導意義。企業要對“兩辦”意見提出的任務要求進行了細化分解，結合企業的實際情況，對企業檔案工作任務和目標提出具體要求，制訂工作規范，是今后一個時期企業檔案事業深化改革、創新發展、科學發展的綱領性、路線性、方向性的實踐遵循，對于企業檔案事業發展，具有非常重要的政策指導意義。

二、加強法制宣傳，提高全員檔案意識。企業要充分組織利用好“國際檔案日”活動，通過網站專欄、法制展覽、知識競賽、專題講座等載體和形式，營造良好的檔案輿論氛圍，全面深入宣傳檔案《中華人民共和國檔案法》及相關檔案法律法規，增強企業全員檔案法律意識和法治觀念，推動企業檔案工作沿著法治化軌道邁進，為檔案事業發展營造良好的外部輿論環境;進一步增強檔案工作者的法律意識和依法管檔的責任感，忠誠履行“為黨管檔、為企守史、為民服務”的神圣使命，為安全保管好各類檔案、有效防止檔案違紀行為發生，創造良好的環境氛圍。

三、加強企業檔案管理體制和機制的建設。企業應明確歸口管理部門，統一檔案館（室）的設立標準，明確有關人員編制和崗位職責，從體制機制上保障檔案工作順利開展。建立健全規章制度和標準，根據國家檔案局和行業的有關制度標準，制定和完善適合本企業檔案管理的規章制度和工作標準;完善檔案考評機制，進一步完善考核管理辦法，通過以檔案檢查考核為手段，促進企業檔案管理工作的提升;使檔案管理體系成為企業管理體系的有機組成部分。

四、提高檔案設備設施及管理水平。檔案技術裝備是檔案管理人員對檔案采取科學管理和有效保護的工具和手段。如利用先進的檔案管理系統軟件管理檔案，檔案數字化設備對庫存檔案進行數字化，大容量存儲設備存儲檔案數據及進行存儲備份，利用企業網絡系統實現網上全文檢索瀏覽，既方便檔案利用有有利于減少紙質檔案的查閱，保護檔案。檔案技術裝備還包括攝錄設備、刻錄設備等等。檔案保護設備設施應保證配備必要設備設施，保證庫房符合防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防磁等防護要求，有條件的企業應配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控、實時監控設備。

五、加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質，實現檔案隊伍的專業化。隨著檔案信息化時代的到來，傳統的檔案工作方式已不能適應檔案管理的需要，在這種情況下，要求檔案人員應該不斷提高自身能力和綜合素質，熟練掌握現代化操作系統。加強對檔案人員的業務培訓和現代化管理知識的培訓，檔案業務培訓是人才成長的重要途徑。為企業檔案事業的長遠發展，為企業檔案工作大局著想，企業可以有效的方式，調動從業人員積極性，保持崗位一定時期內的穩定性。創造檔案人才留得住、用得上、能發展的企業環境。檔案人員要從被動服務向主動資訊服務轉變，從歷史發展的軌跡中尋找改革發展的路徑，爭當為各級領導出謀劃策的智囊人才，為企業的文化建設和可持續發展保駕護航。

六、創新檔案服務理念，促進檔案服務規范化水平。檔案人員要加強服務觀念，提高服務意識;檔案管理理念要從封閉、半封閉向開放式轉變;檔案資源建設要從單一、片面向多元、綜合轉變;管理手段要從以手工為主向現代化管理轉變;要摒棄“重保管、輕利用，重保密、輕開發”的傳統觀念;服務方式要從被動向主動轉變，充分利用先進的檔案管理網絡，靈活運用各種形式，提高檔案服務的質量和效率。積極開展對檔案資料的二次加工，通過深度挖掘、提煉精華，變成有思想、有規律、有可讀性的檔案利用成果，提高質量、水平、檔次，擴大影響力。同時，加強檔案宣傳，公布史料，開展檔案主題活動、舉辦展覽等形式，主動宣傳和展示企業檔案工作。

七、實現檔案資源整合，促進多方合作。在大數據時代逐步來臨的背景下，雖然部分企業檔案管理工作已經啟動相關工作，但是企業內部各業務系統與檔案系統互不連通，上下級單位檔案系統不連通，使檔案資源依然處于孤島化、碎片化的狀態。如何才能將這些碎片化的檔案資源整理成為一個連通的大數據庫，真正實現檔案資源共享，將是大數據時代下檔案管理工作最為關鍵的工作。在當前形勢下，尤其是大型國有企業，應通過加強頂層設計，對企業檔案業務進行統一規劃、統一標準、統一部署，利用先進的信息化技術，在企業內部打造一個涵蓋所有單位、部門和所有系統的企業檔案信息資源共享平臺，這樣不僅能夠實現資源共享，同時也使檔案利用呈現最大化。同時，對于企業檔案部門來說，還應該盡可能與社會上公共檔案資源實現互通，如圖書館、科研院所等進行合作，不僅能夠實現更大范圍內的資源共享，同時也提供了一個合作交流的平臺，這樣必將會進一步促進檔案事業的發展。

綜上所述，可以預見隨著社會經濟的不斷發展，人們認知水平的不斷提高，檔案信息化新技術的不斷出現，檔案的功能和作用也將不斷得到擴展，也需要企業適應形勢的發展，不斷創新，采取更加有效的措施和手段，保證檔案資源得到更廣泛的利用，產生最大化的價值，開創檔案管理工作的更新局面。

參考文獻

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