ERP系統環境下的房地產企業內部控制研究

遲金金

摘? 要;隨著計算機技術的發展，企業管理進入了簡潔高效的信息時代，ERP作為企業管理的重要工具，已經被人們接受。本文以房地產企業為背景，從財務管理的角度出發，闡述企業應用ERP的必要性，描述企業運用ERP系統的現狀，揭示運用過程中存在的問題并給出解決方案及建議，進一步分析在應用ERP的過程中影響企業內部控制的一些因素，結合企業內控的要點、房地產行業實操的業務流程，主抓業務流程直線進行講解，就如何有效發揮ERP系統的作用、達到企業管理的目標，對企業內控人員提出有效建議。

關鍵詞： ERP系統環境;房地產企業;業務流程;內控制度

ERP逐漸被企業管理者接受，特別是在制造業、零售百貨業等業務流程比較固定、產品周期較短的行業中得到了廣泛的應用。企業尋求發展、管理尋求突破以及數據庫、信息庫等的建立和溝通都離不開ERP的幫助。同時，ERP系統要求協同度很高、周期較長，使很多房地產企業產生了畏懼心理，很少有企業直面這個挑戰，充分應用ERP。

一、ERP系統的基本概念

ERP是Enterprise Resource Planning的縮寫，即企業資源計劃，是20世紀90年代美國一家IT公司提出的一種概念，是根據企業對供應鏈管理的需求而設置的。隨著時代的變遷，逐漸將簡單的“產品供應鏈管理”這一概念延伸到了整個企業的管理平臺中，是在信息數據和IT技術的基礎上，集信息技術與管理思想于一體，以系統化的管理思想，為企業管理者和決策者提供決策手段的管理平臺。

ERP的概念雖然源于美國，但隨著中國的迅速發展，國產ERP系統也得到了廣泛的應用，現階段較為流行的ERP系統有SAP、ORACLE、金蝶和用友等。

二、內部控制的基本含義

內部控制是在一定的環境下，企業為了提高管理效率、有效獲得和使用各種資源、達到預定的管理目標，而在企業內部實施的各種制約（包括自我約束）、調整、規劃及評價的一系列程序、措施。換言之，企業內部控制是提高企業運營效率、保障企業按照一定規定經營、保證會計信息的真實性和可靠性、促進企業實現戰略目標的一種活動，是現代企業高效持久發展的根本要求，是企業經營管理工作的基礎，是企業提高管理水平和防范風險的有效機制。

財務內部控制就是從財務管理的角度進行管理控制。在完整的內部控制活動中，所有的控制標準、計劃定制、結果完成都要有一定的衡量標準及考核，而這些都與企業的財務活動有緊密的聯系。因此，財務內部控制是企業內部控制的重要內容，主要包含內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督等要素。

三、房地產行業中ERP系統下內部控制的必要性

（一）環境的必要性

首先，從外部環境角度來看，隨著房地產行業的蓬勃發展，企業管理也進入了信息時代。房地產行業作為國民經濟的主導產業，受國家政策和市場經濟等外部環境的影響較大，容易產生波動。在信息化的大背景下，自2011年以來，我國房地產市場進入了調整期，隨著“限購令”和“限售令”等文件的不斷出臺，國家對房地產行業不斷進行嚴格的調控和考驗，使房地產企業的經營變得更加艱難，為了提高工作效率、減少無效成本支出，各企業上線了人才管理系統、OA（Office Automation，辦公自動化）、銷售系統等各種電子管理平臺，使得ERP順理成章地成為了各企業必要的管理工具。

其次，在外部環境急劇惡化、內部行業競爭不斷加劇的背景下，公司內部的經營管理風險和財務管理風險迅速增加，房地產行業本身具有資金需求大、產品周期長的特點，除了要維持資金鏈的供應，更需要針對周期長這一特點強化財務內部控制的作用。在管理過程中建立健全、有效的內部控制制度，規范內部管理與流程控制，優化組織架構，強化溝通渠道，規避經營風險和財務風險，是公司提高競爭力的重要保證。

（二）實操中的必要性

ERP作為一種管理工具，是根據不同企業的業務需求人為搭建起來的，所呈現出來的數據也是人為“意向”控制的，摻雜著不同實際執行人的結果導向。在實際的生產經營過程中，公司的管理層和決策者只負責政策的制定和審批，各層級、各部門之間缺乏有效的溝通和指令的傳達，對本層級、本部門以外的狀況毫不知情，無法形成流暢的業務流程，也就無法實現有效的內部控制。公司雖然引入了ERP系統，也對各業務人員開展了相應的培訓，但員工操作標準不同，造成系統出具數據的可靠性大打折扣，這時內部控制在ERP中的應用指導就有了迫切的需求。

四、ERP系統環境下內控問題與解決

（一）資金管理模塊

首先從收入方面來看，房地產公司的收入主要來源于房屋的銷售，經調查，大部分企業都使用明源銷售系統，通過現場財務和營銷人員對明源數據的維護，再通過ERP的數據接口導入來完成收入的核算。現階段的收入管理已經基本完善和形成體系，但是由于現場操作、審核和溝通，過多進行了人為干涉，也由于“一房一價”的特點，所以對收入的審核很難用同一標準來衡量。針對這一問題，要從定價測算開始，財務人員要充分參與、審核并明確分層分戶級別，然后將定價測算作為指導標準，通過對ERP流程節點的設置，多關口把控，縱向要有同一部門的多級別審核，橫向要有銷售責任部門及財務部門等多部門的確認。

其次從支出角度來看，由于現階段的資金管理人員職責設置的問題，審核不健全或者審核業務重疊、管理層分管多個部門、一人分飾多個角色的情況多有發生。ERP系統的上線雖然遵守了“人不直接接觸現金”的基本準則，可以通過銀行系統與ERP系統的接口，進行資金歸集、資金支付等操作，但系統中金額的確定要有明確的指導性文件作為操作、審核依據，如政府的收費標準文件、企業的資金計劃等，做到專款專用，嚴禁坐支等行為。ERP中資金需求（即轉入）審批與資金支付流程要分開，所有關于資金審批的流程都要根據公司日常管理制度設置多層級審核，不同等級的業務范圍也要設置不同等級的審核權限，權限管理清晰并落實到位。

（二）成本管理模塊

項目成本管理是企業管理的核心業務之一，房地產行業的成本管理費用主要發生在建造階段，由于項目所在地不同、產品的獨立性，沒有兩家公司的成本是完全相同的，所以ERP系統的架構設置也沒有完全一樣的，相應的內控制度也要因地制宜，但要抓住主要核心“合同”這一管理主線，從合同簽訂到合同執行再到合同結算，對成本進行有效的內部控制。

現階段的房地產企業成本合同根據項目的發展階段分為前期合同、建安合同、基礎合同等，根據實際管理需求又可分為設計類合同、建筑工程類合同、材料合同等，在系統中為維護合同主表、合同明細清單、合同條款、合同支付條款等重要信息，通過對合同變更、支付計劃的控制來完成合同的基本操作，從而完成整個成本數據的填充。ERP本就是各個部門協作的產物，要充分發揮其溝通作用、部門間協作功能。雖然對專業部門的專業知識要保持尊重，但是監督管理機制和內控機制是必要的。

第一，合同的簽訂階段。招投標采購部門通過預算目標成的框架來擬定合同的具體簽訂工作，關于合同中的專項條款要有專業部門的審批意見，現實中合同的三方比價和開投標都要有明確的監督管理條例，如在開標階段要有財務人員現場開標，在宣布中標階段要有各專業部門確認的定標通知，合同的審批蓋章生效流程中要經過成本預算、財務成本、稅務人員等的復核。

第二，合同的執行階段。在確定合同的簽訂后，系統中合同的錄入和成本拆分要由專業部門審核，并與財務核算的成本科目保持一致;核算項目的拆分要嚴格按照設計規劃階段的項目匹配，要有設計部門的參與和審核;在最重要的支付環節，要有合同管理部門簽字、工程施工現場經理確認、第三方監理機構的蓋章審核意見或簽字，這些操作都要有明確的內部控制制度加以約束和控制。在合同成本發生的主要節點，要給出相應提示，如在合同執行50%和90%有相應的提示，以呼應現階段銷售資金監管的相關政策，使企業資金高速周轉。

第三，合同的結算階段。所有合同已發生的和即將發生的，都要準確、明確地列式出來，在ERP系統中一旦合同結算了，那么此合同的成本和拆分也都鎖定了，系統關閉對此合同的一切操作，從這一點上看，對內控管理是很有幫助的，減少了人為干涉和調整，為財務核算提供準確的數據。對于結算完成后的支付百分比也要有控制和分析，如超過合同額或者超過前期預定的目標成本10%，要有相應的業務部門進行解釋和分析，總結經驗，這樣才能真正達到內控的目標。

（三）報表管理模塊

手工會計的悠久歷史使得財務人員對“報表”的觀念還停留在財務三大報表上，即資產負債表、利潤表和現金流量表，對ERP系統中報表管理模塊的應用還處于初級探索階段。其實ERP系統最主要的功能不是簡單的記賬、出具財務報表，最重要的是它能為企業的領導層提供準確的、個性化的數據報表，從而針對企業的未來發展制定重要的決策，它可以通過報表編輯器來創建任何業務部門的任何業務數據的管理報表，多層次、多維度地對工作完成情況進行跟蹤分析，提供內部控制所需的各種基礎數據。

五、結語

房地產行業屬于高風險行業，受市場環境的影響較大，對開發企業的要求也越來越高、越來越嚴格，僅靠外部管理機制和規定已經完全不能滿足企業的發展需求，由內而外的發展壯大是大勢所趨，加上人工智能的快速發展，核算會計的工作將會被取代，這就要求已經建立內控體系中心的財務人員信息化，充分了解和應用ERP，發揮ERP的價值，將內部控制和ERP系統完美結合，提高項目工作效率，提高企業核心競爭力，保證企業戰略目標的實現。

（作者單位為沈陽恒誼置業有限公司）

參考文獻

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