試論出版社ERP管理系統的合理化應用方案

摘要：出版社引入ERP管理系統，是為了更加系統及有序化地管理出版流程。本文從管理、服務、協調這三個方向簡要論述了出版社管理者如何合理利用ERP管理系統，并論證了出版社通過對數據信息的管理，提升管理者對出版流程細節的掌控能力。出版社應通過簡潔、明確的操作，厘清出版流程中各個環節之間的關系，增強管理效率。出版社ERP管理中實現流程與業務對接的最具體表現就是協同編纂的具體部署，本文簡要闡述了出版社實施協同編纂系統瓶頸期的問題分析和具體解決方案。

關鍵詞：規范化;數據信息;質量管理;ERP管理系統

中圖分類號： G23? 文獻標識碼：A????? 文章編號：1672-8122（2020）08-0133-03

ERP全稱是Enterprise Resource Planning，誕生于20世紀末的美國。ERP管理系統可以通過對信息數據的監控和管理，達到統籌及掌控人力資源、生產物資、財務信息等多方面信息的目的。在數據化程度越來越高的當代社會，ERP管理系統成了出版社管理的一種重要工具。如何正確合理地使用ERP管理系統，幫助出版社在出版經營工作中增強管理效率，降低管理風險，便成了出版社管理者所關注的重點[1]。本文試從三個方面論述如何利用ERP管理系統進行出版社經營工作，并簡要闡述了出版社ERP管理中實現流程與業務對接的協同編纂系統現如今處在瓶頸期的問題分析和具體解決方案。

一、管理規范化

管理的目的是提高出版社經營工作的效率，出版所涉及的三個重要環節，編輯、印刷、發行，數據繁多冗雜。一個產品從選題申報開始，涉及的數據可能就有上百條，每年出版社出版的產品數目成百上千，僅與產品相關的數據就已經以百萬計，再加上相關的人力資源信息、財務信息等數據，面對這樣的情況，出版社管理者擔負著巨大的壓力[2]。信息管理的第一步就是規范化。

（一）流程規范化

出版社所涉及的生產服務環節很多，既有社內部門，也有社外企業，所以出版流程的規范化是管理規范化的重中之重。管理者在ERP管理系統的設計上，需要清楚地設置出完整的出版流程所包含的全部環節，并明確各個環節之間的關系，將系統中顯示的流程與實際的生產工作逐一對應。

（二）記錄規范化

每一個環節的工作都會產生數據，而ERP管理系統的重要功能，就是記錄每一個環節的操作所產生的數據，這些數據對于出版社管理者而言非常重要。管理者可以通過對數據的整理和分析，了解并掌握整個出版流程中每一個環節的具體情況，同時還可進行預測，統籌出版經營工作。

（三）數據規范化

通過ERP管理系統產生和處理的數據必須符合規范。因為規范化的數據能夠讓所有系統的使用者無差別地使用系統提供的數據，并持續增添數據到系統中。但是，實際情況與理想存在著距離，盡量減少類似下面列舉的問題，才能使數據更好地為ERP管理系統服務[3]。

1.系統數據不完整

在實際操作中ERP管理系統會出現數據信息不完整的情況。通常來自兩個方面，即基礎數據缺失和運行數據缺失。基礎數據在ERP管理系統中占據非常重要的位置，包括出版物的信息、人力資源信息、客戶信息等。在ERP管理系統的建立中，偶爾會出現出版物信息不完備以及些許出版物并未經過ERP管理系統。導致這一結果的因素包括ERP管理系統在實際操作中跳過了部分設定環節，以及出版企業只將部分出版物信息納入ERP管理系統。

2.系統獲取數據不及時

及時有效地獲取數據，是確保ERP系統管理順暢進行的必要條件。出版社在ERP系統運行的過程中，對數據獲取時效性的關注度直接影響了ERP系統的管理效果。常見的問題就是出版物在按流程操作與核算時，無法及時獲取數據信息。管理者從ERP管理系統中無法及時監控流程，導致出版物的發行滯后，嚴重影響經營管理。

3.系統收納了錯誤的數據信息

出版物的數據信息出現誤差，對于ERP管理系統是十分致命的。如果ERP管理系統收納了錯誤的數據信息，并流入系統中進行加工，最終會產生無法估量的影響。例如，造成出版物經濟效益核算的誤差、圖書發行數據混亂等不良后果。

二、服務立體化

在信息社會中，出版社服務體系應脫離書面管理模式，轉為數據與人力資源、數據與生產物資的立體化方式。利用ERP管理系統的數據處理功能，將實際操作環節與數據信息結合起來，使得服務更加立體、高效。

（一）立體數據管理

上文講到，數據的管理將各個環節的信息統籌整理，形成了多個點以及多條線的立體化數據管理體系。這樣的信息處理方式避免了數據的混雜以及重疊，使得管理者可以縱向及橫向匯集整理每個環節所產生的數據。建立多個數據庫，為管理提供數據信息保證。

1.數據分類

管理的第一步，是將龐雜的數據進行分類并標記。依照數據本身而言，龐雜的規模并不會對管理提供太多幫助，只有先將數據進行有效地整理分類，才能夠讓使用者有足夠的時間去處理問題。

2.數據匯總

數據分類只是ERP管理系統的起點，在調用數據之前，還要將它們進行匯總。將數據集中存放，便于查詢或調用。在提升數據處理速度的同時，對數據全程跟蹤服務。

3.數據更新

上文講到，ERP管理系統的基礎在于對數據的實時監控，那么數據的及時更新和實時導入便成了衡量一套ERP管理系統能否順利運行的標志。實際操作中，出版社的管理者需要用制度來約束系統使用者，對數據進行實時上傳，并設立監督部門，確保數據的正確性。

（二）出版流程全面監控

當數據管理達到了預期目標，建立了完整的立體數據管理體系，管理者就可以對出版流程進行全面監控。在過程中實時發現并糾正問題，將原有點對點的監控模式轉向立體化，提高效率。

三、協調流程

ERP管理系統另一個突出的優點就是對整個出版生產流程的協調。在設計和使用系統時，可以根據各個環節具體的實際情況，以及大量的信息源，對流程提供多樣化的調整管理。讓流程更加順暢，各個環節能夠實現無縫對接[4]。

（一）建立制度

對于流程的協調，更重要的是建立一套合理的協調管理制度。對于出版流程中可能遇到的情況進行預設，對已經產生的問題進行總結并及時補充到制度中，使得管理者使用系統進行協調時，有明確的條例可以參考使用，讓管理更加平衡、高效。

（二）質量管理體系

出版物的質量是評價出版社管理體系優劣最關鍵的一個指標。使用ERP管理系統的目的，也是建立一套完整、有效的質量管理體系，以確保通過這個體系監督生產的出版物，能夠達到質量管理體系所要求的標準。這對于整個出版社的發展建設有著重要的意義[5]。

四、協同編纂實操應用方案

在融媒體時代，協同編纂的工作模式日益受到出版業的重視。出版社ERP管理中實現流程與業務對接的最具體表現就是協同編纂的具體部署。現如今，出版社在推廣實施協同編纂系統的過程中出現了許多問題。

（一）協同編纂解釋

協同編纂是跨地域地滿足作者與編輯之間、編輯與校對排版人員，以及編輯與印制和出版管理之間協同與合作，并為讀者大規模地提供個性化的數字內容服務的作業平臺[6]。協同編纂系統使編輯工作與互聯網技術、數字技術相融合，不僅可以提升其工作效率，而且給編輯的操作帶來了極大的便利。廣義的協同編纂幾乎涵蓋了出版的全流程，通常借助出版企業的ERP系統得以實現[7]。

（二）協同編纂作用、優勢

協同編纂是順應互聯網和數字出版時代潮流的新的編輯工作模式，代表出版產業先進生產力的發展方向。在傳統出版與新興出版融合發展的新業態下，基于互聯網和數字出版技術的協同編纂工作模式在內容資源庫的建立、動態發布、跨平臺出版等方面，都顯示出傳統編輯工作模式不可比擬的巨大優勢，這種優勢不僅會促使協同編纂工作模式的不斷完善和進步，而且也會推動傳統出版流程升級。

（三）協同編纂推廣瓶頸

協同編纂系統的推廣實施涉及編輯工作流程的再造以及編輯工作習慣的改變。在推廣實施過程中有以下幾方面的問題：一是編校工作的質量直接決定出版物的質量。協同編纂復雜的工作模式會導致編校人員的思路頻繁中斷，造成基于電子文檔的協同編纂工作效率低下且更容易出現差錯。從而導致編校工作的質量，甚至是出版物的質量下降;二是版本一致性控制問題，也是痕跡留存問題。相對于協同編纂系統中的電子文檔，在紙質文檔編校工作模式中，作者和編校人員均可直接用筆進行標記，每一次的編輯和校對均留痕清晰、完整，且不同人員的筆跡具有唯一性，難以偽造和涂改。因此，紙質文檔更易于責任認定且紙質文檔的責任認定也更易實現;三是在電子文檔的協同編纂工作模式中，視力疲勞成為特別突出的問題。在目前的協同編纂系統中，需要編校人員通過軟件生成相應的標記符來對電子文檔進行標記和修改，如果一本稿件內容較多，長時間面對電子文檔就容易造成編校人員的視力疲勞問題。

（四）具體解決應用方案

要在出版社推廣實施協同編纂工作模式前，首先，需要選擇一個與出版社本身實際情況相符合的軟件，是延續在出版社原有的ERP管理系統上進行深層次的開發，還是另選其他的協同編纂的軟件;其次，除了需要通過需求調研形成規范化的編輯業務流程，還需要根據出版社的出版需求進行貼合度調查。如版式一定要跟著編輯流程走，協同編纂軟件一定要與出版社使用的排版軟件完美地結合且需要根據圖書元數據標引的要求，必須對編輯的協同編纂工作提出一定的要求;最后，在推廣實施協同編纂系統前需要考慮到圖書流程不能正常運轉等眾多因素。

如出版社要實施協同編纂系統，出版社需結合自身的資源優勢和特點，選擇適合本社的協同編纂系統，在保有原來市場優勢的基礎上，在業務模式和流程上力求創新，這也是圖書出版業者面臨的長期的、迫切的任務。

五、小結

數字化時代使得出版行業發生了巨大的變化，越來越多的數據需要管理，并指導經營工作。利用好ERP管理系統，管理者能夠全面掌握出版社經營生產，并準確定位出版社的自身實力。這對于出版社的經營發展而言，是非常重要且有益的，能夠使出版社在市場競爭中立于不敗之地。

參考文獻：

[1]藥蓉. ERP系統對總編室信息化管理工作的促進作用[J].科技與出版，2018（2）：115-118.

[2]施建嵐.互聯網環境下出版社ERP系統在編務工作中的實踐——以高質高效為前提[J].新聞研究導刊，2016，7（3）：195.

[3]李非，趙偉力.試論出版社ERP項目實施的若干問題[J].科技與出版，2015（6）：66-69.

[4]王焱.精密“布局”編務ERP 努力做好出版“參謀”[J].科技與出版，2015（12）：45-48.

[5]楊欣，玄有福.淺析全面質量管理的機制與運作[J].現代經濟信息，2016（12）.76.

[6]鄧曉磊.內容資源提供商的“利器”——協同編纂平臺[J].出版參考，2009（34）：16.

[7]張慧，蘇穎杰.從編輯視角看協同編輯[J].出版廣角，2016（3）：32-34.

[8]葉延春.協同編纂系統在出版社的應用[J].出版參考，2014（33）：21-22.

[責任編輯：楊楚珺]

收稿日期：2020-04-21

作者簡介：徐菁，女，陜西新華出版傳媒集團陜西人民教育出版社網絡出版中心編輯，主要從事數字出版研究。