提升事業單位檔案管理信息化建設的方法

陳淑鋒

摘 要：在社會經濟高速發展的進程中，事業單位的發展得到了顯著促進。檔案管理在事業單位管理中是不可或缺的重要工作內容，并且需要管理的檔案資料數量龐大，種類繁多，傳統的管理方式與事業單位當前的發展需求并不相符，因此，為了提高檔案管理效率，優化檔案管理質量，事業單位應加強檔案管理的信息化建設，利用現代化技術手段提高檔案管理效果。基于此，本文對事業單位加強檔案管理信息化建設的重要性進行了闡述，并分析了當前事業單位檔案管理信息化建設中面臨的問題，進而提出提升事業單位檔案管理信息化建設的可行性措施，以期為事業單位提供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

事業單位的檔案資料可將其發展歷程進行真實體現，也可通過事業單位的發展而判斷經濟及社會發展的過程。同時，檔案信息可為事業單位各項政策的制定提供相應的參考。事業單位具有社會服務職能，因此其檔案管理工作面臨著較大的壓力。在信息時代背景下，實現檔案管理信息化建設是時代發展的必然，可使檔案管理工作的開展更加規范與標準，有利于促進事業單位的可持續性發展。

一、事業單位實現檔案管理信息化建設的重要性

（一）可實現檔案信息的永久保存。傳統檔案管理是以紙張作為檔案資料的載體，然而因其易受到自然災害、氣候條件的影響，極易受潮或損毀。實現檔案信息化管理后，可進行電子檔案資料的存儲，可使檔案的保存更加安全長久，甚至可實現永久性的資料存儲，可對事業單位的檔案資料利用率進行有效提升。

（二）檔案資料的檢索效率更高。事業單位實現檔案管理的信息化以后，只需輸入關鍵詞即可快速檢索到所需信息，可使檔案的查閱效率得以進一步提升。同時，傳統檔案管理中紙質材料的攜帶不方便，檔案利用率難以有效提升。實現信息化管理后，可在網絡上快速進行檔案資料的傳輸，可使檔案資料的利用效率得以快速提高，可為事業單位的發展奠定穩固的基礎。

二、事業單位檔案管理信息化建設中面臨的問題

（一）對檔案管理信息化的重視程度不足。部分事業單位并未意識到檔案管理信息化建設的重要性，因此缺乏對此工作的重視，這不利于事業單位的高速發展。同時，檔案管理工作人員對檔案信息化管理的認識不足，檔案管理過程中未嚴格遵循信息化建設的標準合理分類檔案資料，致使檔案利用效率難以提升，信息化建設效果出受到了影響。此外，在檔案管理信息化開展過程中，未意識到其在檔案管理成本方面的重要價值，致使部分單位仍采用傳統方法進行檔案管理，產生了極大的成本浪費，阻礙了檔案管理信息化的建設進程。

（二）檔案管理信息化建設規劃的合理性有待提升。部分事業單位所制定的檔案管理信息化建設規劃缺乏合理性，因此，影響了檔案管理信息化建設的效果。部分事業單位未以自身的發展戰略為依據而進行信息化建設的規劃，并且規劃設計中并未體現出檔案管理信息化的實效性，影響了檔案管理信息化建設工作的順利開展，因此事業單位難以規范化與科學化的開展檔案管理工作。

（三）信息化人才的專業性尚需加強。檔案管理人才的信息化技術能力是否充足是事業單位檔案管理工作能否高效開展的關鍵，也是檔案管理信息化建設的基礎。然而部分事業單位的檔案管理人員由于自身的信息化技術應用能力并不高，對檔案管理工作的高效與優質開展產生了一定的阻礙。同時，部分單位存在檔案管理人員年齡結構老齡化的問題，部分人員缺乏信息化意識，未能主動學習信息化技術，這對檔案管理的信息化發展極為不利。

三、提升事業單位檔案管理信息化的可行性措施

（一）提高對檔案管理信息化的重視。事業單位的領導層應重視檔案管理信息化工作，并從資金及政策等多個層面為信息化建設工作的開展提供支持，同時還要做好檔案管理的安全保障工作。建立專門的檔案管理室，并對其門窗進行加固，以此保障檔案資料的安全。

（二）引入先進的信息技術。在互聯網技術的日益發展下，信息技術的發展日臻成熟，為檔案管理的信息化建設奠定了良好的技術基礎。事業單位可建立電子檔案，可對圖像資料以及音視頻資料進行有效存儲，豐富了檔案信息的記錄方式，并提高了檔案資料的可視性。在現代化信息技術手段的支持下，電子資料的收集、存儲、管理及利用等各個環節得以有效銜接，可對檔案資料的準確性與安全性進行有效提升。

（三）制定與實施電子檔案備份制度。檔案管理過程中由于自然災害或意外事故的發生會使電子檔案資料出現損毀現象，也存在人為刪改電子資料的隱患，因此，事業單位應建立電子檔案備份制度，以避免此類問題的發生。首先，檔案管理人員應將所有紙質檔案資料利用掃描設備制作成電子文件，并根據其類別合理進行歸檔與存儲，也要對原始資料進行有效保存，將電子檔案作為紙質檔案的副本進行管理。同時，由于電子檔案的制作、傳輸等過程存在安全隱患，檔案的存儲與利用應以原始檔案為主，必須同時歸檔與管理電子檔案與原始檔案。

（四）建立完善的檔案管理系統。事業單位應開發與引入先進的檔案管理系統，確保可及時進行電子文件的收集與存儲，并確保電子檔案與紙質檔案的一一對應與同步完善。由于電了檔案的生成與管理都需依賴于計算機進行，因此必須加強計算機系統的管理，做好系統的安全防護工作，以此減少信息數據的人為干預，確保檔案資料的安全性與準確性。

（五）及時升級與開發檔案管理軟件。事業單位應引進先進的軟件系統，并結合檔案工作開展狀況及時進行軟件的升級與新管理軟件的開發。

（1）做好原始系統及原始硬件設備的保存。由于系統升級后與原來系統的兼容性會發生改變，在系統升級之前必須對原始系統進行歸檔保存，以免出現檔案資料丟失的情況。同時，在硬件設備更新時，也應對原始硬件設備進行良好保存，以便于新設備無法讀取以前存儲的檔案資料。在升級與維護過程中要對系統中的原始資料進行備份，以實現對檔案資料的有效存儲，避免出現信息丟失或損毀的情況。

（2）應用防寫及加密技術提高安全防護效果。對檔案信息數據進行遷移時，應利用仿寫技術實現對檔案資料的保護，避免在遷移時遭到攻擊而使數據被篡改，進而影響檔案資料的可靠性。同時，還應使用加密技術對文件進行加密，以免檔案資料信息數據被黑客惡意盜取或刪改。

（3）做好病毒入侵及非法訪問的安全防護。計算機系統運行時，可在計算機中安裝防火墻及病毒查殺軟件，并對用戶的登錄權限進行設置，在身份認證技術的支持下對非法訪問進行有效控制，以免檔資資料被惡意修改，以此提高檔案資料的安全管理效果。

（六）加強檔案管理信息化人才建設。事業單位應重視檔案管理信息化人才的培養，在專業信息化人才的輔助下提升自身檔案管理信息化建設的速度。事業單位應定期針對檔案管理人才進行信息技能培訓，并對專業檔案管理人才進行吸納，以此實現信息化人才隊伍結構的有效優化。

結 語

檔案管理作為事業單位管理中關鍵性的管理工作，與事業單位的發展有著直接的關系，因此，事業單位應積極開展檔案管理的信息化建設工作，提高對檔案管理信息化的重視程度、引入先進的信息技術、制定與實施電子檔案備份制度、建立完善的檔案管理系統、及時升級與開發檔案管理軟件、加強檔案管理信息化人才建設，進而實現事業單位檔案管理的信息化。

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