公文擬制常見問題解析

周桃珍

中圖分類號：G212 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）05-156-02

摘 要 公文擬制是公文處理工作的重要組成部分，進一步做好公文擬制工作，提升公文質量，對推進公文處理工作規范化具有十分重要的意義。本文對公文擬制中存在的不規范現象進行分析并提出解決建議，旨在提高公文擬制規范化水平。

關鍵詞 公文擬制 常見問題 解析

公文是企業在行政管理、生產經營等過程中形成的具有強制執行效力和規范體式的文書。公文質量是企業工作質量和工作效率的綜合體現，也代表了企業的工作形象和工作作風。公文一字一句的表達，甚至一個標點符號的準確與否，都折射出管理部門的工作態度和工作水平。公文的擬制是企業各層各級管理者和文秘人員的重要工作內容之一，在實際工作中，經常出現行文違反規則、文種選擇錯誤、格式不規范等問題，本文對日常公文擬制中存在的問題進行分析并提出解決建議。

一、公文擬制在公文處理工作中的作用

作為公文處理工作的基礎，公文擬制的規范化程度直接影響企業公文處理工作的嚴肅性和權威性，關系到企業的決策部署能否有效貫徹落實，高質量的公文可以有力推動企業各項工作的順利開展。

二、公文擬制中常見的問題

（一）違反行文規則

公文是有一套嚴格的行文規則的，如果不遵守行文規則進行公文擬制，公文運轉的渠道就難以暢通，甚至會造成工作的混亂。在實際工作中存在一些違反行文規則的現象：

1.越級行文

越級行文是公文擬制中容易發生的錯誤現象。公文擬制必須遵循堅持隸屬關系的原則，應當逐級行文，沒有特殊情況不得越級行文，以免上下脫節，擾亂單位間正常行文秩序。

2.原文轉報

對于下級單位呈報的請示文件，如果要以本級單位名義向上級單位進行請示時，應當提出明確意見后重新擬文上報。在實際工作中，本級單位經常將下級單位請示原文直接轉報上級單位。

3.一文多事

請示應當一事一請示，也就是一文一請。如果一文多事，將諸多事項一起請示，既不便于領導批辦，也容易造成部門之間互相推諉，無益于事情的辦理。比如，××公司關于舉行××會議及有關經費的請示，請示中既申請批準有關會議時間、會議經費等事項，又提出邀請上級單位領導參加會議的請求，這些請示事項涉及不同職能部門，也由不同企業領導分管，不利于審批辦理，應當一份公文請示一個事項。

（二）文種使用錯誤

《黨政機關公文處理工作條例》對15種公文文種進行了明確的界定，企業常用文種有報告、請示、通知、通報、批復、意見、決定、議案、函、紀要等，我們在擬制公文時應當根據公文性質、行文目的、行文方向來準確選擇文種。文種選擇錯誤不利于保證企業公文的效力，也會降低企業工作效率。

1.文種錯用

公文起草人對公文的種類及適用范圍理解不透、把握不準，容易在文種選擇上“張冠李戴”?！皥蟾妗迸c“請示”錯用是一個比較突出的問題，這兩個文種都是上行文文種，但性質迥異。請示是請求上級單位指示或批準某件事項，報告是向上級單位匯報工作、反映情況、提出建議或意見。比如《××項目部關于請求租車的報告》，下級單位請求上級單位批準租車的事項，應該使用“請示”而不是“報告”?！昂迸c“請示”“批復”也?；煊?。“函”和“請示”“批復”都具有“請求批準、答復問題”的功能，但“函”是平行文文種。比如《××項目部關于增派安全管理人員的函》，××項目部向上級單位行文，請求增加安全管理人員，從行文關系上講，兩者是上下級關系，不應使用“函”，應該使用“請示”行文。

2.生造文種

在實際工作中，經常出現亂造公文文種的現象。比如《關于向融資銀行提供股東決議書的申請》《關于置換××項目部車輛的建議》，“申請”“建議”都不是規定的15種文種，不能當成文種使用。另外“匯報材料”“辦法”“細則”“補充說明”等都不屬于法定的黨政公文文種。

（三）標題擬制問題

公文標題是公文的重要組成要素，它是公文內容的概要。公文標題是否規范、準確，直接關系到公文讀者是否能準確理解公文所要表達的內容。

1.要素缺失

公文標題由發文單位、事由、文種三部分組成，發文單位可以省略。比如《關于報送2019年扶貧工作計劃》缺少文種，如果是要求下級單位報送計劃，可改為《關于報送2019年扶貧工作計劃的通知》；如果是向上級單位報送計劃，可改為《關于2019年扶貧工作計劃的報告》。

2.事由不清

事由部分是標題的核心，擬制標題事由部分要準確、簡要概括公文的主旨。比如《關于××設備管理問題的請示》，沒有明確請示的具體事項是什么，“××設備管理問題”過于籠統，是采購的問題、調配的問題還是報廢的問題？

3.語義重復

公文標題的表達應簡潔明了，避免重復出現意義相同的字詞。比如《關于請求租賃項目辦公用房的請示》，“請示”包括“請求批準”的意思，“申請”與“請示”語義重復。此外“上報”“報送”與報告的語義也是重復的。

4.轉發文件標題冗長

在實際工作中，經常遇到層層轉發公文的情況，每轉發一次，標題就多一層發文單位和文種。比如關于轉發××公司《關于轉發〈中國航海學會關于征集2017年學術論文的通知〉的通知》的通知，“關于”“轉發”“通知”重復疊加。擬制轉發文件標題時可以采用直接轉發的方法（轉發第一個發文單位的通知），如“關于轉發中國航海學會征集2017年學術論文的通知”；或者采用概括的方法（抽取被轉發文件的核心部分自擬標題），如“關于轉發征集2017年學術論文的通知”。

（四）引用文件不規范

為了說明制發公文的依據，使其內容更加具有權威性和客觀性，往往需要引用有關單位已經發布的公文。

1.要素不全

引用公文是公文擬制中較常用的一種提供依據的手段，引用公文要引三個要素：發文單位、標題和發文字號，先引用發文單位（可省略），再引用標題，最后引用發文字號。在實際工作中引用公文不規范的問題經常出現，往往只引用發文字號不引用標題或者只引用標題不引用發文字號。比如“根據×××辦發﹝2019﹞156號文件要求”，只引用發文字號沒有引用標題，應改為“根據《關于上報2019年× × × × × × 的通知》（×××辦發﹝2019﹞156號）要求”。

2.引用（試行）等制度不規范

引用名稱含有“（試行）、 （征求意見稿）”等字樣的規章制度時，常出現將這些字樣放在書名號外的錯誤。比如“現將《××公司保密管理辦法》（試行）呈上”，應改為“《××公司保密管理辦法（試行）》”。

三、解決公文擬制問題的建議

只有公文擬制工作實現制度化、標準化、規范化、才能維護公文的嚴肅性和權威性。針對上述公文擬制的常見問題，建議從以下幾個方面采取措施提升公文擬制的規范化水平。

（一）建立制度，堅持依章辦理

按照國家、上級單位關于公文處理工作的有關規定要求，結合企業自身實際制定一個規范化的操作規則，使公文處理的各項工作做到有章可循、有規可依。

（二）提高認識，加強學習培訓

針對公文擬制中存在的問題，企業各層各級管理人員必須思想上高度重視，一是要認真學習黨政機關公文處理工作的條例、標準及企業公文處理工作的規章制度，熟練掌握公文擬制的規范要求。二是要組織專題培訓，通過基本規范講授、案例分析、經驗交流等方式，借鑒好的經驗和做法，對照查找存在的問題，杜絕擬制不準確、不規范的公文，切實提高公文擬制水平。

（三）嚴格審核，確保公文質量

審核是公文擬制最重要的程序，企業辦公室作為公文處理工作的責任部門，應認真履行審核程序，對行文理由、行文依據、文種、格式、引文等重點把關，保證公文擬制的規范要求落地落實，保證企業政令質量。

公文擬制是一項嚴謹細致的工作，相關人員在擬制時一定要提高對公文擬制工作的重視程度，遵循公文處理相關要求，嚴格按照規范擬制，認真做好審核公文工作，避免出現“問題”公文。

參考文獻：

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