高校檔案管理信息化建設分析

楊培決

摘 要：科技時代下，傳統的工作模式漸漸被計算機的自動化、高效化工作方法所取代，檔案管理的信息化建設不斷加快。高校檔案管理工作目前也正朝著信息化的方向發展，工作效率大大提升。本文簡述了檔案管理信息化的必要性，提出了幾點高校檔案管理信息化建設的有效措施。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設

高校在不斷發展和擴招的過程中，檔案管理的工作量和工作難度也在不斷增加，對高效的工作模式產生了更大的需求，唯有利用信息技術和計算機設施才能滿足這一需求。加強檔案管理信息化建設對提高檔案管理效率，提升檔案資料利用率都具有重要意義。

一、高校檔案管理信息化的必要性

檔案管理信息化就是利用計算機和信息技術對檔案資料進行整理、保存、利用，促進檔案信息共享。制作和收集紙質的檔案資料有很大的工作量，并且這樣的資料很容易由于保存不當而丟失、損毀，在需要查找資料時檢索難度大，耗費的人力和時間都較多。伴隨高校的發展，學生數量增多，檔案量增加，檔案管理的難度也不斷提升。而利用信息技術，將紙質資料轉化為電子資料，能夠實現瞬間的復制、傳輸和檢索，查找資料的速度提升，也不必占用大量的室內空間去存放資料。如此一來，進一步增強了檔案管理的服務能力，也減少了工作量和工作壓力。但是信息化的檔案管理以技術、設備和專業化人才為前提，必須做好建設工作。

二、高校檔案管理信息化建設的有效措施

（一）檔案管理系統建設

想要利用信息技術代替傳統方法開展檔案管理工作，高校必須開發出可利用的檔案管理系統。如今有許多專門開發和銷售這類軟件的企業，系統的功能十分完善，高校可以投入一些資金選擇適應本校檔案管理需求的系統和軟件。當然，也可以在本校教師的共同努力下打造一個屬于本校的檔案信息管理系統。一個成熟的軟件系統應該包括信息整理、分類、檢索、統計、儲存、編研等功能，能夠滿足檔案管理工作的所有需求。這一切都需要建立在一個基礎上，那就是形成規模化的數據，數據量越大，越能體現出檢索功能的價值。為了提高檔案管理信息化系統的服務水平，應該利用網絡技術開發一些特色化的服務，比如打造網絡檔案室等。為了使數據庫規范化，還需要制定統一化的標準，如使用的軟件和硬件質量標準，檔案信息錄入標準，傳輸標準等。

檔案信息管理系統的信息輸入和輸出是完全不同的，需要分別加強建設。目前，為了體現出檔案的連續性和輸入的先后順序，都對檔案進行了編目立卷，但是不足的是，還不能對檔案按照門類的不同進行統一，只能大范圍檢索。因此在檔案信息化管理系統的建設中，應該大力開發這一功能，將檔案信息進行專題整合，在需要時，能夠在某個專題的子系統中更具針對性的查找和瀏覽資料。這樣一來，很多有價值卻被遺忘的檔案信息都會涌現出來，為檢索者提供更多的參考，更進一步的提高檔案的利用率。

（二）人才建設

對信息化檔案管理系統的建設、維護和使用都需要一支更高素質的工作隊伍，因此可以說，高校檔案管理信息化程度直接取決于人才建設的成果。高校需要對檔案管理隊伍進行持續性的培訓，提升其信息化檔案管理能力。培訓應從以下幾個方面入手。首先是信息素養，它包括對信息技術知識和技術的掌握與運用，對信息的敏銳洞察力，運用信息技術解決實際問題的能力，遵守信息技術使用規范，在工作中不斷創新的意識。其次是知識素養。運用信息化系統管理檔案，要求公作者具備足夠完善的知識結構，對統計學、情報學、傳播學等方面的知識有所了解，能夠在工作中不斷總結新的經驗，并隨著系統的完善以及信息技術的更新而在工作中運用新的方法。最后是服務素養，要求檔案管理者具備主動服務意識，自主研發新的系統功能，為提高檔案管理水平付出不懈的努力。高校應主要從這三個方面對檔案管理人才進行培訓。

（三）機制建設

高效檔案管理信息化還需要以完善的機制為前提，帶動工作順利開展。目前高效檔案管理工作的一個明顯問題就是各部門之間的工作相分離，缺少銜接，為開展統一化的檔案管理帶來了阻礙。為了彌補這一不足，必須重新建立管理機制，各部門合作，明確責任和義務，做到誰經辦，誰負責。針對負責檔案建立的部門和崗位，要尤其制定嚴格的工作機制，從源頭抓好檔案管理工作，就能夠使信息化檔案管理工作趨于規范化。

（四）網站建設

當今時代是一個信息大爆炸的時代，各路信息綜合，為各行各業所用，高校檔案管理也需要擺脫過去的封閉，走向開放化。應該建立起專門的網站用于展示本校信息，同時也利用網絡這個平臺與其他高校相聯系，整合信息，共享資源，徹底改變當前檔案信息分割化的局面。檔案管理的最終目的在于對檔案信息進行利用，只有將更多的檔案信息展示出來，才能體現出檔案的價值。建設網站還能夠便于學生搜集和查閱信息，為廣大師生服務。

三、結語

高校檔案管理信息化是互聯網發展的必然結果，也是提高檔案管理水平的必要舉措。實現檔案管理信息化，代替傳統的工作模式，需要首先打造出信息化系統，培養高素質人才，建立完善的機制體制，伴隨以上建設工作的不斷完善，檔案管理工作才能不斷取得新的突破，充分發揮檔案的價值。

參考文獻：

[1]金永紅.高校檔案管理信息化建設探析[J].科技展望，2017，027（003）：214.

[2]任平.高校人事檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界，2017，000（006）：P.45-47.

[3]陳莉.試析高校檔案管理信息化建設[J].消費導刊，2019，000（011）：34.