檔案信息資源的整合與利用策略分析

黃中積

摘 要：隨著技術的不斷發展，檔案信息資源的整合和利用成為了當前階段檔案資源管理的重點和難點，本文概述了現階段檔案信息資源在整合利用的過程之中存在的問題并針對性的論述了解決的方法。

關鍵詞：檔案;整合;利用

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 08-0-02

當前社會已經進入到互聯網環境之中，對檔案資料進行有效的整合和利用對于推動社會發展有著非常積極的意義，但是現階段在推動檔案信息資料進行整合利用的過程之中存在以下幾個方面的問題：

一、檔案信息資源整合利用存在的問題

（一）檔案信息資源自身的矛盾性

檔案信息資源整合和利用的根本目的是滿足用戶在現實實踐之中存在的需求，為達到這一效果需要盡可能的為客戶提供足夠多的信息資料并盡可能的減少信息之中存在的諸多干擾性因素。實現檔案信息整合的根本目的在于在統一的平臺上對信息資源進行有效的管理，但是現階段我國在進行檔案信息存儲時，存儲結構較為單一，無法有效的滿足用戶多角度選擇的需要。此外檔案信息的一大特點是保密性，在對檔案信息進行整合利用的過程之中如何盡可能的將檔案信息展示出來，同時又避免檔案信息在使用的過程之中出現泄密的情況。這兩個由檔案信息自身的特點所導致的矛盾性問題對檔案信息的整合和利用產生了極大的困難。

（二）信息資源標準不統一

檔案信息資源整合和利用的基礎是能夠為每一個用戶構建一整套完善的虛擬信息體系，借助這一體系信息的需求方和提供方能夠及時的進行溝通和交流。構建這一系統就意味著將我國各個省市獨立的檔案系統整合為一個整體，但是各個省市的檔案系統在建設時間、建設過程之中采用的技術標準等各個方面都存在一定的差異，這直接導致了在進行檔案信息整合的過程之中無法有效的將相關的信息整合為一個整體。

（三）共享體系建設不完善

檔案共享體系建設需要采用當前階段最為先進的軟件技術和硬件技術，因此，需要大量的投入，前期資金如何投入以及如何在系統建設完成之后收回相關的投入成為了阻撓檔案共享信息系統建設的主要原因。面對這一現象我國要推動檔案產業的發展，使建設完成的檔案共享體系在發揮一定的社會公益屬性的同時能夠得到一定的收益，此收益可以用于檔案信息系統的長期維護和管理。

（四）檔案管理機制問題

檔案信息在開發和利用的過程之中涉及到了多個主體。現階段檔案管理部門對于檔案的管理存在一定的滯后性。檔案在轉移和移交的過程之中都需要借助相關單位出具的憑證，極大的限制了檔案信息資料的傳遞和流通。深入的研究現階段的檔案管理機制，實質上現階段我國檔案管理體制存在的問題是未將檔案的管理工作和檔案的查看權限進行有效的區分，進而導致了無法對相關的檔案信息資料進行有效的應用。

（五）檔案信息資料利用效率低

盡管檔案信息資料在我國社會之中存在的歷史較長，但是大眾對檔案資料的認知仍然存在嚴重的不足。大部分群眾、社會群體和各界人士對檔案信息資料的認識缺乏足夠的認識，無法充分的發揮檔案信息的資料。此外現階段社會各界對檔案信息資料的價值缺乏充分的認識，無法將檔案信息資料的潛力充分地發揮出來。因此，在檔案信息資料研究的過程之中要逐步的引導大眾如何全面有效的認識檔案信息資料的價值，并規劃出適宜的發揮檔案信息價值的方法，提升檔案信息的利用效率。

二、檔案信息整合利用的策略

針對當前階段我國檔案信息資源的整合和利用現狀，需要采取本文論述的以下策略來有效的提升當前階段檔案信息的整合利用水平。

（一）加強管理，促進各個部門的合作共建

檔案信息資源的整合實質上是社會信息系統建設的一個有機組成部分。在建設檔案信息系統的過程之中要將社會信息系統有機的整合為一個整體。從一定程度上講檔案信息化整合的關鍵在于將這一項工作加入到我國整個社會信息化建設的過程之中。具體的落實方式為將檔案信息化建設落實為電子政務轉變的一個部分，檔案管理部門在進行信息化建設的過程之中要同其他的政府管理部門的信息化系統采用統一的標準進而確保檔案信息能夠在政府之中的其他單位之中進行流通。其次檔案館在建設的過程之中要同其他的公共服務機構進行深入的合作，例如同圖書館、人才服務中心、就業市場中心等多個部門進行深入的合作進而塑造區域性的信息交流中心，使一定區域的信息能夠在這樣的一個區域流通信息中心進行傳播，提升對檔案信息資料的利用效率。

（二）統籌規劃，分步實施標準化體系建設

檔案信息整合的過程之中涉及到了標準化建設，但是實質上檔案信息管理系統的標準化建設是一個漫長的過程，需要經過認真全面的規劃，制定詳細的執行策略，才能夠完成最終的建設并達到預期的使用效果。依據相關單位在建設其他類型的信息系統之中取得的經驗，檔案信息系統標準化建設可以化為以下四個步驟：第一步是聯合檔案管理學和互聯網技術方面的專家學者制定檔案信息管理的整體標準，這一標準涵蓋了檔案信息系統在建設過程之中采用的技術術語，以及在建設的過程之中采用的整體框架結構;第二步是檔案信息網絡系統之中采用的基本的技術標準，例如：基本的網絡設施建設標準，系統內部采用的通信標準等;第三步是確定檔案信息體系在構建完成之后的管理標準;第四步是制定同檔案信息系統進行交流和共享時采用的服務標準。在建設完成這一系列的標準體系之后，檔案信息資源將得到有效的整合，為進一步的利用檔案信息資源奠定了堅實的基礎。

（三）提升對檔案信息資源管理和利用認識

隨著我國社會的快速發展，人口流動速度更加的迅速，人才在不同的企業之間的流動速度迅速的增加，社會各界傳統上對檔案管理工作的認識在一定的程度上已經限制了對檔案信息資料的整合和利用。現階段我國相關的政府機構對于檔案信息資料所持有的一種態度是重管理輕利用。在全新的歷史發展階段，這樣的一種理念一定要進行深入的改變，政府部門在強化檔案信息管理的同時也應該積極的思考如何有效的利用相關的檔案信息資料。

（四）檔案信息資料利用策略概述

當前階段我國社會已經在整體上進入了互聯網時代，各種公共服務體系都在向“線上”轉型發展，而互聯網技術的發展也為其他資源的有效利用提供了更多的可能。在完成對檔案信息資料的有效整合之后，提升對檔案信息資料利用情況的策略主要有以下三條：

一是加強對檔案信息資料的開放水平。在過去的很長一段時間內，檔案信息資料在大部分群眾的認知之中都是歸屬于秘密的存在，但是實質上對于絕大部分檔案信息資料，其保密意義非常低甚至于沒有保密的必要。在完成信息化的建設之后應該根據檔案信息資料的具體內容制定相應的公開范圍，使這些檔案信息資料能夠被更多的社會主體所接觸，進而使檔案信息資料能夠切實的發揮一定的功效。

二是制定合適的檔案信息資料利用策略。在保證檔案信息資料不泄露的情況下實現對檔案信息資料的有效利用，是一個漫長的探索過程。因此，相關的管理部門應該放松相關的管理，鼓勵社會主體采用有效的技術手段和策略去合理合法的應用檔案信息資料。此外相關管理部門應該廣開言路，深入了解目前社會各界對于檔案信息的需要，同相關行業的權威人士進行深入的探討和交流進而制定一系列有效應用檔案信息的策略，促進社會主體對于檔案信息資料的應用。

三是深入對檔案信息資料的發掘。首先我們應該意識到各種類型的檔案信息之中都包含著大量的未知信息，采取合理的技術手段對檔案信息之中蘊含的知識進行挖掘，進而提升檔案信息的質量。其次在完成檔案信息的整合之后要依據不同的條件對檔案信息進行有效的分類，進而使檔案信息在利用的過程之中具有更強的針對性。

三、結束語

隨著互聯網技術的快速發展，其對各個行業都帶來了巨大的變革。電子存儲設備的發展，從根本上改變了檔案信息資料的存儲方式，也為更有效的利用檔案信息資料奠定了基礎，為更有效的利用各種類型的檔案信息創造了可能。針對技術的發展現狀，檔案管理行業應該深入的分析自身在進行檔案信息資料整合的過程之中遇到的諸多的問題，采用有效的手段解決檔案信息整合過程之中遇到的問題，實現檔案信息資料的整合并采取有效的策略加強對檔案信息資料的利用。

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