“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校學(xué)籍管理路徑探討

【摘 要】本文分析高職院校學(xué)籍管理工作中師生對學(xué)籍管理不重視、學(xué)籍管理制度不健全、學(xué)籍管理信息化程度不夠、學(xué)籍管理工作人員的素養(yǎng)偏低等問題，論述依托軟件平臺和互聯(lián)網(wǎng)手段提高學(xué)籍管理工作的效率，提出提高廣大師生對學(xué)籍管理重要性的認識、完善高職院校學(xué)籍管理制度、加強學(xué)籍管理信息化程度、提高學(xué)籍管理工作人員素養(yǎng)等對策，實現(xiàn)學(xué)籍管理規(guī)范化、信息化、智能化，提高高職院校學(xué)籍管理的水平。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+” ?高職院校 ?學(xué)籍管理 ?問題 ?路徑

【中圖分類號】G ?【文獻標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2020）06C-0121-03

隨著高職院校發(fā)展規(guī)模的擴大，在校學(xué)生人數(shù)激增，如何更好地開展學(xué)籍管理工作是當(dāng)前面臨的現(xiàn)實問題。高職院校學(xué)籍管理工作作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，對提高學(xué)生管理水平、促進高職院校的穩(wěn)步發(fā)展乃至社會的穩(wěn)定具有重要的作用。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷發(fā)展，學(xué)籍管理信息化發(fā)展迫在眉睫。當(dāng)前，如何利用好互聯(lián)網(wǎng)手段，改變以往依靠人工來處理學(xué)籍管理工作的狀況，最終實現(xiàn)學(xué)籍管理規(guī)范化、信息化、智能化，提高高職院校學(xué)籍管理的水平，這是學(xué)籍管理者應(yīng)當(dāng)積極思考和解決的問題。

一、高職院校學(xué)籍管理的定義和特征

學(xué)籍管理是指自學(xué)生入學(xué)開始對入學(xué)資格進行審核，在校期間對學(xué)生綜合能力與素養(yǎng)進行考核，對畢業(yè)生資格進行審核的全過程。學(xué)籍管理工作的主要內(nèi)容包括學(xué)生入學(xué)注冊、成績登記、學(xué)業(yè)預(yù)警、休復(fù)學(xué)、保留學(xué)籍、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、獎勵和處分、畢結(jié)業(yè)管理等方面。學(xué)籍管理是一個動態(tài)的過程，它緊緊圍繞學(xué)籍信息維護和更新等工作內(nèi)容。高職院校學(xué)籍管理為學(xué)校教育教學(xué)提供服務(wù)和保障，直接影響著學(xué)校的正常運行秩序，對學(xué)生個人和學(xué)校的發(fā)展來說都極為重要。但是，學(xué)籍管理工作十分煩瑣，相對來說，對技術(shù)有一定的要求。這主要是由高職院校學(xué)籍管理工作特征決定的。

從整體上來看，高職院校學(xué)籍管理工作主要有以下四個特征。一是周期性。高等教育在學(xué)制方面有明確規(guī)定，所以從學(xué)生入學(xué)注冊到畢業(yè)離校，教學(xué)活動的安排乃至在校學(xué)習(xí)時間的最長學(xué)習(xí)年限都有著規(guī)定，因此學(xué)籍管理呈現(xiàn)周期性。二是常規(guī)性。高職院校的學(xué)籍管理工作是日常工作，在國家和地方政府層面相關(guān)的規(guī)章制度和要求基本成熟，日常工作需要按照要求進行處理。三是突發(fā)性。學(xué)生個體在發(fā)展的過程中，出現(xiàn)的休學(xué)、復(fù)學(xué)、保留學(xué)籍、退學(xué)等情形都是無法預(yù)測和估計的，這種工作往往帶有突發(fā)性，所以只能在事情發(fā)生以后，再按照規(guī)定來進行處理。諸如高校擴招等情形，也是屬于此類情況。四是復(fù)雜性。學(xué)籍管理涉及學(xué)生的信息紛繁復(fù)雜，比如性別、籍貫、年齡、專業(yè)、班級、（院）系、身份證號碼、家庭住址、生源地、考生類別、監(jiān)護人等。此外，信息更新內(nèi)容也尤為復(fù)雜。比如，高職院校的跟崗實習(xí)和頂崗實習(xí)等工作造成畢業(yè)前圖像信息采集學(xué)生無法統(tǒng)一安排，不同專業(yè)和班級的學(xué)生重新組成學(xué)徒制班、企業(yè)冠名班等，這些都需要不斷地對學(xué)生的信息進行更新。

二、高職院校學(xué)籍管理存在的問題

因為學(xué)籍管理工作本身所帶有的特性，所以在實踐的過程中高職院校的學(xué)籍管理工作會因為這些特性造成操作的問題和困難，總的來說，高職院校學(xué)籍管理主要存在以下四個方面的問題和不足。

（一）師生對學(xué)籍管理的重視程度不夠

學(xué)籍管理工作涉及學(xué)工處、財務(wù)處、招生就業(yè)處、二級學(xué)院（系部）等各個部門，師生對學(xué)籍管理工作的重要性認識不夠充分，因此在學(xué)籍信息獲取的過程中，需要各部門的配合。但是在實際中，由于缺乏對的學(xué)籍信息重要性的認識，師生一般敷衍了事，影響學(xué)籍信息的真實性和有效性，這就給學(xué)籍工作帶來很大的困難。此外，由于部分高職院校對本校學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)等方面未設(shè)置任何條件和限制，因而學(xué)籍管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，學(xué)生甚至出現(xiàn)數(shù)次要求轉(zhuǎn)專業(yè)的情況，這也會造成師生對學(xué)籍管理工作產(chǎn)生隨意性的認識。

（二）高職院校學(xué)籍管理部分制度不完善、不合理

由于學(xué)籍管理的工作牽涉的部門多，利害關(guān)系大，因此有些高職院校為了規(guī)避風(fēng)險，出臺的制度煩瑣、冗雜。以廣西某高職院校學(xué)生辦理休學(xué)程序為例，學(xué)生本人打印休學(xué)申請表后，經(jīng)本班班主任、輔導(dǎo)員、（院）系主任、（院）系書記簽字同意后，加蓋（院）系公章，經(jīng)教務(wù)處分管領(lǐng)導(dǎo)簽字加蓋教務(wù)處公章后，由分管教學(xué)的副院長審批。所有流程完成以后，休學(xué)申請表原件交至學(xué)籍管理負責(zé)人，復(fù)印件一份自行保留，一份交至學(xué)生處。因為在程序上過于繁雜，所以學(xué)生往往會由于短時間無法找到相應(yīng)的負責(zé)人，未辦理完成相關(guān)手續(xù)就已經(jīng)離校。此外，此類紙質(zhì)材料在整理和歸檔的過程中，也容易出現(xiàn)遺失的情況。比如學(xué)生休學(xué)期滿，復(fù)學(xué)時需要查證是否原來已經(jīng)辦理完成休學(xué)手續(xù)，因而還需要翻閱存檔記錄，如果有遺失后就需要再按照上述程序重新補辦，這對師生來說，無疑都是增加了工作負擔(dān)。

（三）學(xué)籍管理信息化程度不夠

當(dāng)前的大部分高職院校已經(jīng)開始使用學(xué)籍管理軟件，但是隨著學(xué)校的發(fā)展，學(xué)籍管理軟件卻并未及時進行更新。由于學(xué)生人數(shù)增長，信息量呈幾何倍數(shù)增長，原有的系統(tǒng)難以滿足當(dāng)前的需求，最終只能依靠人工處理。此外，由于每個部門采購的系統(tǒng)并不是同一系統(tǒng)，學(xué)工處、教務(wù)處、財務(wù)處和招生就業(yè)處等部門，每個部門一個辦公系統(tǒng)，資源無法共享，形成了信息孤島，在數(shù)據(jù)的處理和比對中，容易出現(xiàn)很多不一致的問題。比如，學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)后，教務(wù)系統(tǒng)信息已更新，而財務(wù)處、學(xué)工處卻沒有能及時獲取和更新此信息，就會造成學(xué)生無法繳費和正常的學(xué)習(xí)。

（四）學(xué)籍管理工作人員的素養(yǎng)偏低

首先，部分高職院校學(xué)籍管理人員由于對相關(guān)政策把握不準(zhǔn)，自身的專業(yè)素養(yǎng)和能力水平有限，因而對本校的學(xué)籍管理的相關(guān)制度、當(dāng)?shù)亟逃龔d的相關(guān)要求以及國家的相關(guān)制度并不熟悉。其次，部分高職學(xué)籍管理人員由于學(xué)歷水平低、學(xué)習(xí)能力較弱，因而無法正常使用新型軟件的一些功能，從而增加了犯錯的概率。最后，學(xué)生學(xué)籍管理直接涉及學(xué)生的利益，但學(xué)籍管理的內(nèi)容帶有突發(fā)性和復(fù)雜性的特征，所以需要學(xué)籍管理工作人員具備良好的耐心和責(zé)任心。部分的學(xué)籍管理人員責(zé)任意識不強，造成學(xué)生的信息未能及時更新和修正，最終影響學(xué)生畢業(yè)后正常的生活和工作。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校學(xué)籍管理的路徑

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校學(xué)籍管理要依托現(xiàn)代的軟件平臺和互聯(lián)網(wǎng)手段來完成學(xué)生從入學(xué)報到注冊至最終畢業(yè)整個過程進行監(jiān)督和管理，從而提高學(xué)籍管理工作的效率，更好地服務(wù)師生。具體而言，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校學(xué)籍管理可采取以下措施。

（一）提高廣大師生對學(xué)籍管理重要性的認識

要告知師生學(xué)籍管理的重大利害關(guān)系。當(dāng)前我國學(xué)籍學(xué)歷全國聯(lián)網(wǎng)，在“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)）”上可查學(xué)生在校期間的榮譽、獎勵以及國家助學(xué)貸款的誠信記錄。學(xué)生的學(xué)籍信息要跟隨學(xué)生一生，后續(xù)的工作變動、崗位升遷等都與之息息相關(guān)。因此，廣大師生要從根本上認識到學(xué)籍信息的重要性。

以往高職院校學(xué)生對學(xué)習(xí)管理的認識基本上是通過《學(xué)生手冊》，在重要性層面的認知基本上停留在班主任召開班會等形式的宣傳。而有些班主任對此方面的認識不夠深入，對相關(guān)的政策和規(guī)定無法深入、具體地解讀。為了解決以往師生獲取學(xué)籍管理相關(guān)內(nèi)容渠道單一、相關(guān)制度理解不夠的問題，學(xué)籍管理人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)手段比如微博、貼吧、微信公眾號、學(xué)校官網(wǎng)等手段強化師生對學(xué)籍管理重要性的認識，通過設(shè)置專欄、列舉案例，解讀學(xué)籍管理制度和規(guī)定重要性等方式擴寬師生獲得信息的渠道。此外，還可以通過網(wǎng)上問卷調(diào)查等手段收集師生對學(xué)籍管理方面的疑惑、問題和對學(xué)籍改革的需求等，從而提升廣大師生特別是輔導(dǎo)員、班主任和在校生對學(xué)籍管理的認可度和參與度。

（二）完善高職院校學(xué)籍管理制度

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展下，應(yīng)當(dāng)以學(xué)生為主體，深化改革，優(yōu)化辦事流程，以方便師生為宗旨，完善學(xué)籍管理的相關(guān)制度。其中可以采用的方法有：第一，精簡流程，進一步優(yōu)化學(xué)生學(xué)籍辦理制度。以休學(xué)為例，流程直接簡化為系部由（院）系主任或（院）系書記同意后，轉(zhuǎn)由教務(wù)處審核，教學(xué)副院長審批，教務(wù)處和學(xué)工處存檔備案即可。第二，實行學(xué)籍信息處理申請網(wǎng)上辦理制度，利用微信、APP等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，實行網(wǎng)上審批流程，這樣可以免除學(xué)生來回找相關(guān)部門負責(zé)人簽字、蓋章的困擾，既節(jié)約師生的時間，也避免紙張等資源的浪費。同時，實行網(wǎng)上辦理的最大好處在于，學(xué)生和各相關(guān)部門直接查閱辦理的進度以及后續(xù)辦完完成人員的信息追溯。第三，建立和加強學(xué)生預(yù)警制度。在此方面，高職院校應(yīng)有明確的學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警制度，并得以嚴(yán)格執(zhí)行。比如，學(xué)生出現(xiàn)曠課，掛科一門、兩門、三門甚至多門等情況的處理，班主任、輔導(dǎo)員、系領(lǐng)導(dǎo)可以按照學(xué)生出現(xiàn)的不同情形，可以對照學(xué)業(yè)預(yù)警的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)抓落實。第四，強化學(xué)生畢業(yè)管理制度。教育部要求本科教育堅決取消畢業(yè)前補考等“清考”行為，這釋放出我國嚴(yán)抓高等教育教學(xué)質(zhì)量和水平的信號。高職院校也應(yīng)在制度層面嚴(yán)格要求，這樣才能實現(xiàn)學(xué)校的良好發(fā)展。

（三）加強學(xué)籍管理信息化程度

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下高職院校學(xué)籍信息化分為三個階段。第一階段為分析階段;第二階段為設(shè)計與應(yīng)用階段，學(xué)籍管理系統(tǒng)需求分析，制定系統(tǒng)方案、管理規(guī)章制度，協(xié)助完成系統(tǒng)開發(fā)，下發(fā)相關(guān)制度和實施細則，學(xué)籍管理系統(tǒng)投入使用;第三階段為總結(jié)。

具體來說，分析階段主要是高職院校主動對自身的現(xiàn)狀進行分析，依托已有的資源和制度，制定可行的信息化管理方案。設(shè)計與應(yīng)用階段主要的內(nèi)容是學(xué)校要進行學(xué)籍管理系統(tǒng)的需求分析，制定學(xué)籍管理系統(tǒng)方案，完善規(guī)章制度，完成學(xué)籍系統(tǒng)的開發(fā)。需要指出的是，學(xué)籍管理系統(tǒng)涉及教務(wù)處、財務(wù)處、招生就業(yè)處、學(xué)工處、黨委組織部、二級（學(xué)院）系等部門，而各部門的需求不同，所以對數(shù)據(jù)信息要求的也不盡相同，在開發(fā)的過程中要注重多方采納意見，最終實現(xiàn)學(xué)籍管理可以依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)統(tǒng)一平臺，消除信息壁壘。最后階段是要進行學(xué)籍管理信息化成效和不足的總結(jié)，進行后期的反饋和修正，最終實現(xiàn)學(xué)籍管理信息化的不斷完善。

（四）提高學(xué)籍管理工作人員素養(yǎng)

隨著高職院校發(fā)展進入快車道，學(xué)生人數(shù)激增，這對管理人員提出了更高的要求。高職院校學(xué)籍管理人員需要依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高工作效率和管理水平。首先，學(xué)籍管理工作人員要不斷地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新手段，依托智能手段實現(xiàn)學(xué)籍管理的智能化，優(yōu)化管理流程，更好地服務(wù)師生。其次，增強創(chuàng)新意識。高職院校學(xué)籍管理人員應(yīng)在了解相關(guān)政策和規(guī)定的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校實際情況進行創(chuàng)新，這是因為隨著學(xué)生人數(shù)的不斷增多，只有創(chuàng)新方法，才能保證學(xué)籍管理工作人員從紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)中解放出來，以便適應(yīng)不斷變化的工作對象和環(huán)境。再次，強化服務(wù)育人意識。學(xué)籍管理工作人員的工作不僅僅是對冷冰冰的數(shù)據(jù)進行處理和更新學(xué)生的學(xué)籍信息，更重要的是通過管理和服務(wù)的過程，對學(xué)生起到育人的作用。要告知學(xué)生學(xué)籍信息的重要性、處理學(xué)籍信息的原則性，同時也要能夠做到靈活處理。通過這一過程，使學(xué)生養(yǎng)成良好的生活和學(xué)習(xí)習(xí)慣，從而不斷取得進步。

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【基金項目】2017年廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院項目“‘互聯(lián)網(wǎng)+時代下高職院校學(xué)籍管理模式研究——以廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例”（YZS1715）

【作者簡介】張慧芬（1985— ），女，廣西來賓人，廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，研究方向：電子信息技術(shù)，高職教育管理工作。

（責(zé)編 盧 雯）