城建檔案規范化管理工作研究

陳娟

摘要：我國城市數量眾多，各個地區城鎮的擴建以及老城區的順利改建都需要由專門的部門來記錄這一發展過程，我們將這類記錄文件稱為城建檔案，它記錄著整個城市的發展歷程。隨著互聯網技術的廣泛應用，以往存在的城建檔案管理弊端得到改善，主要體現在其收集內容的規范化、制度化，保證了檔案的完整性。這篇文章關于城建檔案規范化管理工作的研究進行詳細的敘述，希望以后城建檔案越來越規范化。

關鍵詞：城市建設;檔案管理現狀;規范城建管理措施

城建檔案是指對某個城市在發展過程中所發生的事情的一種記錄和管理的資料，對于城建檔案里面的信息和數據有多種多樣的記錄形式，比如有表格，文件，圖紙，視頻和大量的數字等。城建檔案所記錄的是個城市的發展歷史，因此，城建檔案所記錄的內容十分豐富，它不僅僅包括了城市的人文精神，而且還包括了這個城市的地理位置、自然景色及這個城市中的房屋建設。由于城建檔案記錄的范圍比較廣泛、記錄內容比較細致，因此在今后的發展中對于城建檔案的管理要越來越規范化，實現城建檔案管理模式在城市的發展和變化中不斷地創新與進步。

一、城市建設檔案管理的現狀分析

（一）對城市建設檔案管理工作重視程度不夠

現在我國城建檔案存在著一個普遍的問題，這個問題就是城建檔案的管理處于一種混亂的狀態。城建檔案處于混亂的狀態主要體現在了兩個方面，第一個方面，大多數城建檔案用的管理模式都是分散化管理，幾乎很少有專門的部門和統一的部門來管理城建檔案，都是各負責各的管理項目和管理內容，沒有統一的上級來領導這些部門。這種管理模式在收集資料的時候，如果各個部門的進度不統一，那么就很難短時間內收集齊資料，不僅影響著城市的發展進程，也影響了城市居民的正常生活。第二個方面，由于城建檔案，沒有統一的管理部門，各部門負責收集信息的進度各不相同，長期以來會導致城建檔案信息資料收集不全，這樣會影響檔案的及時歸檔，甚至造成檔案資料的丟失。

（二）城市建設檔案管理的形式落后

當今社會雖然互聯網技術高度發達，但是在有些部門還未廣泛的應用互聯網技術，例如，在城建檔案管理中有一部分部門仍然采用的是傳統的信息收集方式，這種方式的弊端有很多種。第一種弊端：隨著城市建設水平的提高和規模的擴大，城建檔案的內容越來越多，范圍越來越廣，傳統的信息收集方式很難全面的對這些信息進行收集，在使用傳統信息收集方式的時候，不僅會導致工作效率低下，還會浪費大量的人力物力以及財力。第二個方面：建檔案內容的手機不僅僅是文件，還有其他的圖片以及大量的數據，過去的傳統信息收集方式在面對大量數據的時候，可能會出現這樣或那樣的錯誤，例如，數字的錯誤錄取、數字的重復錄取、數字的漏抄等現象都會導致城建內容失去真實性。再例如，傳統的收集方式不會存在著信息的延誤，從而會導致信息內容的不全面。

（三）對城市建設檔案缺乏有效利用

雖然現在我國的城鎮化在逐漸的擴大，但是很少有人們重視城建檔案的管理工作，因為他們沒有意識到城建檔案的利用價值。比如，很多與城建有關的部門或者單位收集資料并完善之后直接封存，很少有單位或者部門對這些城建檔案進行分類和處理，長期以來導致城建檔案因為死檔而失去原本存在的價值。

二、城市建設檔案管理的規范化措施研究

隨著社會民主化進程的不斷加深，城建檔案利用的社會需求不斷增加，社會發展對城建檔案館提出了更高的要求，各級城建檔案管理部門必須認真研究城建檔案利用中的各種矛盾和問題，探索城建檔案的利用政策，充分發揮城建檔案的作用，更好地為社會經濟、科技、文化建設服務。城建檔案管理規范可從以下三個方面展開研究。

（一）建立健全城市建設檔案管理制度

若是想要讓城建檔案的管理逐漸走向規范化，最簡單的辦法就是建立健全制度建設。相關部門應聯合起來成立專門的城建檔案管理部門，與城建工作有關的人員要積極的參與進城建檔案管理中，共同對城建檔案中的資料進行審核。其次還應該制定合理的制度，來規范城建檔案內容的收集與整理 讓城建檔案管理工作越來越規范化與制度化。

（二）搭建信息化城市建設檔案綜合管理平臺

現如今我國互聯網技術被普遍應用，城建檔案管理也應該借助高科技來不斷優化管理方式。比如，可以使用統一的檔案信息管理軟件，摒棄以往的人工收集，這樣可以節省大量的人力物力以及財力，從另一方面講也可以減輕工作人員的工作壓力。運用信息化管理之后，不僅工作起來方便，與傳統的人工管理來比較準確性也會得到很大程度的提高，而且聯網技術有著信息的互通與共享的優點，各部門去收集各自所負責的資料之后對收集到的資料可以通過互聯網快速傳遞。

（三）優化城市建設檔案管理服務

某個城市的城建檔案可以對一個新興的工程提供重要的依據，因此，城建檔案在城市的發展中起著重要的作用，人們起初收集城建檔案的目的就是為了讓城建檔案發揮它的價值。若是要讓城建檔案發揮它的價值，相對比較好的方法就是優化城建檔案管理服務體系。城建檔案的管理與互聯網結合之后，可以進一步的擴大城建檔案的數據，也可以進一步豐富城建檔案的內容。

三、城建檔案管理的重要意義

（一）城建檔案是司法鑒定裁決的法律憑證

城建檔案在工程建設中有重要的作用，如果一個工程因質量問題而被起訴，此時最好的證據就是拿出工程圖紙來進行比較，這對一個工程甚至是很多人的名譽和生命息息相關。

（二）城建檔案是進行管理維修、改擴建的技術依據

隨著我國很多產品質量的提高，很多建筑物的使用時間也逐漸的增長，但是對于一些下水管道、電纜線等用品，到一定的年限必須更換，在對這些東西更換的時候，為了減少對建筑物的破壞度，方法就是參照工程圖紙觀察下水管道以及電纜線的走向。

（三）城建檔案是城市規劃、建設審批等活動的重要依據

城建檔案對于一個城市的建設和規劃有非常重要的作用，尤其是在讓上級審批某個項目的時候，嚴格參照城市的城建檔案，以便充分的了解周邊的環境，以便最低的成本建設出質量最好的建筑物。通過參考城建資料仔細考慮此次項目是否會影響到周邊居民的正常生活;此次項目是否會影響周邊經濟的發展;此項目在此地建設是否存在安全隱患等。

四、結束語

綜合以上所述，對城建檔案進行規范化管理的前提，是解決當前城建檔案管理形式落后、效率低下等現存問題。然后再引進先進的管理技術，通過先進技術的引用并通過對傳統城建管理模式中優秀成分的汲取，兩者相結合，讓城建檔案在越來越規范化的管理中發揮它最大的價值。

參考文獻：

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