信息化背景下的不動產登記檔案管理探究

吳垠

摘要：為了推動社會文明進步政府方面做出了調整，在主客觀原因的共同作用下，房地產行業實現變革，市場開始有了新的變化。房地產行業對整個社會的影響超乎想象，住房制度改革是新形勢作用的結果，制度改革推進之后群眾需要到專門部門進行不動產登記工作。現代社會因著學生的上學問題，群眾對不動產檔案的利用需求有所增長。作為一份具有法律效益的憑證重要性不言而喻，然而傳統登記手段明顯具有滯后性，實際效果不夠理想，信息化背景下走上信息化管理道路是必然，信息化檔案管理優勢很明顯。

關鍵詞：信息化背景;不動產登記;檔案管理

在各因素的影響下社會不斷發展，社會發展有了新的社會條件，支撐社會各行業發展。總而言之，社會更替是一大必然規律，不可阻擋。發展經濟與推進技術發展并行，在不同以以往的經濟生產情況下大力推動新技術，社會自此進入信息化時代。信息化技術的作用是與目共睹的，將其用于不動產登記檔案管理效果遠超以往，工作越發簡單化、高效化。不動產登記檔案信息化管理被部門重視并追求深化發展。

一、不動產登記檔案管理概述

國家方面出臺政策調整不動產契稅、地產市場的調整等諸多因素存在導致形勢變動，人民群眾接收到信息以后進行變更工作。再加上不動產登記部門還需要給人們提供最基礎的權屬調查這將大大增加部門工作壓力，工作人員苦不堪言，因為頻繁操作又或者是工作人員素質不過關也極有可能導致資料丟失。信息技術出現，各大行業以技術為依托進行行業調整，不動產登記部門注意到應用信息技術確實能夠提高效率，對部門也會產生良好的效益，部門更是加大了信息化建設力度。事實證明進行信息化管理以后檔案管理效果確實顯著。

不動產登記檔案功能特性使然，是一項系統工作。我們必須要講求登記檔案管理質量。另外一方面人民群眾想要有更好的服務質量，部門急需信息化技術來推動工作的開展。現實中部門也確實采取了行動，因著信息技術不動產部門登記檔案服務質量有所提升，具有重要意義。

二、不動產登記檔案在信息化時代背景下的管理探討

（一） 檔案管理信息化必須堅持標準化建設

在原先沒有做好責任劃分工作時國土、農業等部門負責不動產登記工作，人民群眾通常不知道去哪里辦理業務，總是輾轉多地，浪費了時間和精力卻沒有把事情順利辦下來。另外各個部門制度不統一，這樣很容易出現檔案管理分散的問題。這一問題嚴重導致群眾產生了不滿情緒，反應激烈。有關部門看到了這一問題開始著手整體工作。進一步接觸實質情況發現管理工作確實不規范，現實中部門與部門存在數據采集方式不同、精度要求不同的情況。實際上這確實是件麻煩事，一直以來不動產登記機關職能分散，這一情況存在多年。

另外最突出的問題在于檔案系統沒有建立，受原始條件限制資源共享難以成為現實，通常想要查閱資料困難重重，中間會經歷諸多坎坷。利用者表示這樣極度不便。檔案管理是一件非常重要的事情，必須要實現標準化管理。現階段確定不動產登記部門，做好整理工作，緊接著這些部門要協調溝通，實現業務規范統一。另外要注意確定技術標準，在日常執行工作時注意嚴格按照標準進行。不動產檔案記錄需要非常完善，所有涉及到不動產物權的所有事項都要有記錄且要保證記錄明確具體。格式問題是需要格外關注的，單位確定所用格式，實現統一化。原先受條件水平的限制只能采用紙質檔案，紙質檔案具有保存難、容易損壞的特點。檔案長時間放置很容易潮化。另外紙質檔案調取困難，辦理業務通常需要進行調取，而調取之后工作人員可能忘記放回原處導致檔案損壞。實際上檔案管理人員感到非常苦惱，即使自己定期或者不定期的查閱檔案但是還是無法根本上解決問題。自從轉變了不動產檔案管理模式之后以往的問題不再出現，具有積極意義。現階段有關部門要投入專項資金完成信息化系統建設，充分利用系統信息采集、整合功能。建設完成之后就需要著手進行檔案管理工作。單位注意利用現代化數字以及設備，確保數字檔案處于正常的狀態。檔案信息需要時長調用，使用者完全可以利用計算機網絡系統，檔案信息檢索時間較短，人員會有良好的體驗感。檔案管理工作確實因為數字化技術的應用變得更加高效。現實中我們必須要保證不動產檔案信息管理的嚴謹性。在信息收集過程中認真對待，根據相應的標準和程序進行嚴格操作。另外要注意做好信息平臺維護工作。值得注意的是，網絡平臺容易受到攻擊，保護數據進行風險防范是一件非常重要的工作，因此要加快建立健全網絡風險防范機制，堅持做好三個統一，保證檔案信息歸檔、監管查詢與服務規范化。

（二）檔案管理信息化必須堅持創新服務方式

廣大群眾是提出訴求的人，在這個經濟時代服務好群眾是最重要的。對群眾的需求進行精準定位可以發現他們想要辦理業務時縮減流程、減少時間，傳統方式下群眾跑斷了腿，缺乏良好的體驗，現階段需要滿足群眾需求，強化不動產檔案服務質量。首先應當做好先進技術的引入，采取“互聯網+服務方式”。另外還需要收集來自各方的反饋信息，進一步消除檔案管理信息化不足。此外還要允許群眾發聲，注意結合建議更改工作，真正做到讓群眾少跑腿。“互聯網+服務方式”以平臺為依托，目前出現的問題在于網上填寫資料容易出現錯誤、網上審理時間過長。因此部門可以開設對話窗口，工作人員從旁協助群眾進行信息申請，確保提交的資料正確避免反復上傳資料導致群眾產生厭煩心理。針對網上審理時間過長的問題部門應當增加員工數量。查檔工作人員在現實中扮演著重要角色，群眾所遞交的資料第一時間由電腦審核，審核通過之后教工作人員開具不動產登記查詢證明，選擇快遞郵寄。然而這一來一回需要一定的時間而且容易出現郵件丟失的情況。為此可以選擇提供電子資料發送給申請人。銀行自從提供自助式查檔服務之后工作效率明顯提高。不動產檔案管理部門可以采納這一模式，主動提供自助式查詢服務。首先確定查檔終端設備放置點，緊接著確定查檔終端設備數量。

（三） 檔案管理信息化必須堅持專業人才培養

現有部門中有一部分人不懂得如何運用技術，不懂得如何進行信息化管理，這種情況下不動產登記檔案管理信息化建設將會失去應有的意義。針對檔案信息化管理人才缺乏的問題部門負責人要高度關注，加大技術型人才招收或培養工作。首先對外面向社會招收專業化人才。

既然已經完成了信息化建設那么工作人員就必須要采用新的方法和手段開展工作，因此在招收人才時一定要做好人員能力評定，設定一定的考核，待考核通過之后再分配工作。為了讓工作人員始終有理想、有抱負應當做好思想培訓工作，與此同時還應當將員工表現與工資待遇掛鉤，通過這樣的方式來調動員工積極性。為了讓檔案管理事業發展的越來越好注意一定要組織員工進行培訓，使之成長為熟知現代管理知識的有用人才。計算機病毒會危害系統健康，在工作過程中這一情況一旦出現那么將會造成非常嚴重的后果。我們不能夠對這一問題視而不見，要著手解決。人員日常需要學習更新有關病毒預防知識，避免事情發生時處于被動局面。

三、 結束語

傳統手段下不動產檔案管理工作實際效果不甚理想，管理模式有待提高。不動產檔案管理部門通過信息化建設來解決工作難題，在實踐過程中發揮了重要運用。實踐證實不動產檔案信息化管理確實能夠改變工作局面，作用顯著。信息化檔案管理是出自自身發展需要，迎合了時代發展，開展信息化建設是非常有意義的。部門應當多加努力，爭取使檔案管理水平變得更高。

參考文獻：

[1]苑春水. 信息化背景下的不動產登記檔案管理[J]. 信息周刊， 2019， （031）：1-1.

[2]李偉旭. 關于構建不動產登記檔案管理新模式的幾點思考[J]. 中國管理信息化， 2019， （014）：168-169.