大數據時代檔案管理模式變化研究

吳涵

摘要：隨著社會的不斷發展，信息技術在工作生活中的融入度越來越高，檔案管理也要能夠緊跟時代步伐，及時引入大數據理念，使檔案管理工作更加科學化、規范化、專業化。大數據技術的引入，一定程度上方便了檔案管理工作的開展，同時也為檔案管理工作帶來了諸多新挑戰。我們要進一步完善檔案管理工作的開展模式，優化大數據時代檔案管理的新思路，使檔案管理工作可以重新煥發生機與活力。

關鍵詞：大數據;檔案;管理;模式;變化

隨著大數據理念在生產生活中的廣泛應用，檔案管理工作開展方面，可用的數據資源越來越多，涵蓋的內容也更加廣泛，因此檔案管理工作收集整理的方式也需要隨之發生調整。檔案管理工作服務的對象越來越廣泛，這就需要答案管理推進過程中引入更多精細化管理模式，優化檔案管理的保存方式，創新檔案管理資源的呈現內容，促進檔案管理工作高效便捷開展。

一、大數據時代檔案管理模式的新變化

（一）檔案存儲手段的變化

傳統模式下，答案管理的存儲模式一般以手工操作，紙質整理，影像存儲等為重點，雖然其中很多工作也借助計算機來完成，但是很多檔案都沒有上傳到網絡，只在內部小范圍內輸出和共享。大數據理念的引入，使得云存儲成為檔案管理工作的一項新技術，有效彌補了檔案不易長期保存，紙質檔案發黃，字跡易變色等的影響。檔案管理的技術手段發生了本質變化，云存儲本身具有容量大，共享性強，提取方便等多重優勢，使得檔案更加容易保存，而且調閱檢索也更加靈活。

（二）檔案管理體系發生改變

傳統的檔案管理開展開展過程中，一般檔案館就都會將檔案分成諸多細致的類別，有專門的人員來分管和統計，如財務檔案、聲像檔案、生產檔案、行政檔案等，分門別類有序存放，需要的存儲空間較大，而且檔案檢索的過程難度比較高。大數據理念的引入使得檔案編排的方式發生了本質變化，占用空間較大的檔案都被電子檔案所取代，大數據理念之下，借助現代信息技術開展檔案管理，檔案存儲可以更加細致化，而且實現了跨庫選擇、關聯檢索等功能，檔案管理體系發生有效改變。

二、當數據時代檔案管理面臨的新挑戰

大數據時代，檔案管理的優點不言而喻，無論是當保存的質量與數量都得到了很大的提升，提取也變得更加方便。同時，電子化條件之下，檔案的磨損情況可以有效消除，檔案的查詢取悅也變得更加方便。但是，這種管理模式之下的弊端也逐漸暴露。首先，電子信息檔案存儲的隱私性與安全性受到了很大的挑戰。由于檔案管理單位自身沒有充足的技術人才，多與一些外部的云服務商合作，這就是的檔案管理的風險大大增加，一些核心檔案極易受到黑客的攻擊，因此對于檔案管理的技術要求進一步提升。其次，檔案存儲易出現斷層。在由紙質檔案向電子檔案轉換的過程中，需要工作人員做大量檔案信息的分類，保存數據等工作，這個過程工作量非常大，一些檔案管理人員本身對于電子技術的掌握不是非常熟練，這就導致信息轉換過程中極易出現銜接不及時，信息斷層或部分文件丟失等情況，對于一些重要文件的整理與修復工難度大大增加。

三、大數據時代檔案管理優化的積極建議

（一）要進一步完善檔案管理的安全體系

多年來，檔案管理工作都是有專門的部門來統籌負責，信息技術融入由于外部管理機構的介入，一定程度上增加了檔案管理的危險性。因此，探索如何優化檔案管理模式，提升檔案管理的安全系數，成為檔案管理工作下一步開展的重點。無論是國家、單位還是個人，都必須要加強檔案管理的安全意識。首先，可以進借助信息加密手段，進一步增強對答案存儲和提取的有效控制，另外，對于主觀性的檔案泄密工作要有效追蹤，嚴懲不貸，嚴肅制裁損害檔案信息安全的管理人員。規范檔案管理，安全存儲的條例、規章、法規等，對于檔案管理工作的保密工作要上下一心，嚴格控制，謹防一切安全隱患的發生。對于可公開的檔案，也要進一步做好篩查工作，防止被不法分子惡意篡改或非法挪用出現一系列衍生問題。

（二）進一步加強檔案管理工作創新意識

檔案管理工作面臨新技術和新方法，因此，各個地區檔案管理工作要進一步增強模式創新意識。積極借鑒不同地區，不同行業檔案管理創新的新模式和新方法。加強區域規劃意識，建立數字城市共享平臺，互動空間等，增強對數字檔案資源的開發和利用。另外，還需要加強對于人員創新的培訓和監管工作。培養一大批具有專業意識的新型檔案管理人員，要求他們既能夠靈活運用現代化的管理工具，完成檔案管理工作，更需要具備較強的服務意識，能夠為科研機構，政府及社會不同部門提供完善的檔案查詢服務工作。另外，還需要具備較強的檔案信息安全意識。能夠完成一些重大檔案的存儲，更新等工作。對于一些涉密文件，要規范落實，人性化服務，既能夠滿足不同群體的調用需求，同時還要完善信息的保障和安全存儲工作。

（三）全社會要建立完善的檔案安全體系

目前，大數據理念已經深入到各行各業，因此全社會都要建立起較強的檔案信息安全意識。首先，國家可以通過完善的規章制度，約束檔案管理的大環境，逐步建立起完善的檔案信息服務體系，對于基礎內容采取公開發布，透明管理的方式。對于一些機密信息還需要做好保密工作，防止不法分子鉆空子，產生一些安全隱患。另外，社會各行各業也需要增強檔案信息安全管理意識，改變以前不合理的管理方法。檔案管理工作者也要增強自身職責意識，盡最大努力保證檔案信息安全規范。

總之，隨著時代的不斷發展，檔案管理進入了一個新時期，檔案管理方式也得到了很大的創新。但與此同時，檔案管理面臨更大的安全問題與存儲挑戰，需要全社會積極行動起來，健全檔案管理的法律法規，優化檔案管理的服務模式，增強檔案管理工作人員的責任意識，以更加完善的檔案管理流程，滿足社會和公眾對檔案查閱的需求。

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