電子檔案單套制管理探討

李易

摘要：隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，無紙辦公的廣泛普及，單套制檔案管理模式已經(jīng)成為檔案管理改革的必然趨勢(shì)。單套制檔案管理方式避免了多套制檔案管理弊端，降低了檔案運(yùn)行的成本，減少了檔案管理的復(fù)雜性，提高了數(shù)字檔案的應(yīng)用效率。當(dāng)前還要根據(jù)實(shí)際檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)的現(xiàn)實(shí)情況，分析單套制檔案管理存在的問題，著力構(gòu)建科學(xué)化的單套制檔案管理工作體系。

關(guān)鍵詞：單套制;檔案管理;優(yōu)化措施

單套制檔案管理是基于現(xiàn)代電子信息技術(shù)系統(tǒng)而生成的電子文件歸檔管理方式，單套制檔案管理不再對(duì)紙質(zhì)檔案媒介進(jìn)行管理。單套制檔案管理以數(shù)字檔案為形態(tài)，它將OA系統(tǒng)的電子文件直接歸檔，有效的解決了檔案管理的技術(shù)限制，將檔案管理納入到電子檔案生成的全過程，單套制檔案管理消除了人工管理操作的各種限制，保證了檔案管理工作的安全性與穩(wěn)定性。

一、電子檔案單套制管理的必要條件

1.檔案管理被高度重視

目前，我國很多基層企事業(yè)單位仍采用多套制檔案管理工作方式，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并行，檔案管理的方式方法較陳舊，檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的可靠性低，檔案存在著較大的湮沒風(fēng)險(xiǎn)。施行檔案單套制管理必須高度的重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理單套制的重要意義。一些已經(jīng)形成高度重視檔案管理氛圍，具有良好的檔案管理與服務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)體系，檔案管理責(zé)任分工明確，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平較高，且形成了規(guī)范化檔案操作機(jī)制的單位更容易有效推廣單套制檔案管理方式。特別是在國家“十三五”規(guī)劃中大力提供單套制檔案管理的背景下，一些已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，正在面向大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)檔案改革的單位率先開始了單套制檔案管理。

2.電子文檔大量產(chǎn)生

電子文檔大量產(chǎn)生，無紙化辦公發(fā)展到一定程度，電子檔案信息的潛在價(jià)值亟待挖掘的單位更注重采用單套制檔案管理的工作方式。隨著電子政務(wù)的快速發(fā)展，基層企事業(yè)單位的分支機(jī)構(gòu)日漸增多，業(yè)務(wù)工作的信息化水平不斷提高，行業(yè)數(shù)據(jù)信息交換匯總的頻率不斷加快，迫切的要求解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端。在檔案管理設(shè)備高度信息化，檔案管理人員的工作壓力較大，智能化檔案管理方式日漸普及背景下，單套制檔案管理更好的具備現(xiàn)實(shí)的使用需求。單套制檔案管理已經(jīng)成為信息化程度較高單位的必然選擇，也是發(fā)揮檔案實(shí)用價(jià)值的基本途徑。

3.信息技術(shù)不斷提升

單套制檔案管理的技術(shù)瓶頸已經(jīng)基本解決，特別是云存儲(chǔ)技術(shù)的快速發(fā)展，有效破除了海量檔案信息無法存儲(chǔ)的弊端。加上一些單位的檔案管理信息化水平日漸提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案基本完成電子化，檔案運(yùn)轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)日漸完善的情況下，單套制檔案管理的流轉(zhuǎn)、備份、程式轉(zhuǎn)換都已經(jīng)運(yùn)轉(zhuǎn)的較為規(guī)范。不少企事業(yè)單位已經(jīng)具備了完善的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了較好的銜接，這些都為檔案管理的單套制奠定了基礎(chǔ)。而且檔案管理中的信息加密、身份認(rèn)證、防火墻技術(shù)都得到了快速發(fā)展，這說明檔案單套制管理的技術(shù)條件已經(jīng)基本成熟。

二、電子檔案單套制管理的主要問題

1.理論與實(shí)踐脫節(jié)

單套制檔案管理方式提高了檔案的運(yùn)用的效率，降低了檔案管理的成本，解決了檔案管理人員的日常工作事項(xiàng)。研究、普及、推廣單套制檔案管理方式成為當(dāng)前及今后一個(gè)時(shí)期的主要任務(wù)。但是單套制檔案管理的管理體制、工作流程、電子文檔的安全性方面仍然存在著一些問題。有不少單位還未能形成全員參與的檔案管理工作氛圍，檔案管理技術(shù)與工作流程還有待于優(yōu)化。加上國內(nèi)相關(guān)的理論研究與實(shí)踐方法還有待于完善，一些技術(shù)手段的本土化水平較低，這使得單套制檔案管理模式在運(yùn)行中還存在一些現(xiàn)實(shí)的困難，檔案安全性與共享性低。

2.法律法規(guī)的問題

電子文件具有重要的證據(jù)價(jià)值，法律效力問題也是檔案管理的重要問題。雖然有關(guān)電子檔案管理的法規(guī)日漸完善，國家大力在法規(guī)與政策文件中倡導(dǎo)采用單套制的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)方式。但是電子文檔仍未能取得與紙質(zhì)檔案同等的法律效力，一些單位不得不回到多套制檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)模式當(dāng)中。當(dāng)前，保證單套制檔案管理運(yùn)行的法規(guī)不完善，相關(guān)法規(guī)的效力發(fā)揮與普及工作還有待加強(qiáng)，這樣才能提高單套制檔案管理工作的效力，解決檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問題。

3.軟件系統(tǒng)的問題

當(dāng)前電子檔案管理還缺乏專業(yè)的管理軟件，檔案管理辦公系統(tǒng)的專業(yè)性較低，電子檔案單套制管理仍是熱門的話題。在各自為政的情況下，很多單位的檔案管理單套制軟件的隨意性較大，檔案的格式、標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)方式五花八門，不少檔案管理軟件的安全性較低，電子檔案的歸檔范圍、運(yùn)轉(zhuǎn)方式、文件質(zhì)量、后臺(tái)控制與安全系統(tǒng)均不一致，由于數(shù)據(jù)信息的共享較為困難，因此難以發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值，電子檔案的安全性與管理科學(xué)性較低，嚴(yán)重的影響檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的質(zhì)量。

三、電子檔案單套制管理的優(yōu)化措施

1.加強(qiáng)制度建設(shè)工作

首先，完善基于單套制檔案管理需要的檔案管理細(xì)則，確定檔案管理的具體范圍，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息收集標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的鑒定工作，明確檔案管理的主要內(nèi)容。進(jìn)一步擴(kuò)大電子檔案管理的范圍，及時(shí)縮短檔案管理的保管期限，為單套制檔案管理提供有力的制度支撐，進(jìn)一步強(qiáng)化單套制檔案管理的方式，達(dá)到高質(zhì)量的開展電子檔案單套制管理的目標(biāo)。探討將電子檔案管理系統(tǒng)納入到數(shù)字辦公系統(tǒng)的方式，強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)的同步管理，保證兩個(gè)系統(tǒng)的無疑銜接，進(jìn)一步運(yùn)用制度標(biāo)準(zhǔn)保證信息來源真實(shí)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)賽事，檔案安全可靠。加強(qiáng)數(shù)字簽名、電子印章、管理日志的制度建設(shè)工作。定期對(duì)檔案的數(shù)量、指標(biāo)進(jìn)行審查，全面加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)控工作，保證檔案得到長期有效利用。

2.優(yōu)化人才隊(duì)伍配置

單套制檔案管理模式極大的解放了檔案管理人員的天賦，要求檔案管理人員必須熟悉信息化的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)方式，能夠運(yùn)用創(chuàng)新性的技術(shù)手段不斷優(yōu)化檔案管理體系，創(chuàng)新應(yīng)用可靠的檔案管理方式，從而達(dá)到發(fā)揮單套制檔案管理優(yōu)勢(shì)的目標(biāo)。為此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)工作，大力提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，積極的組織開展檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作。圍繞著單套制檔案管理的需要擬定人才配置計(jì)劃，著力進(jìn)行針對(duì)性和層次性的專業(yè)技能培訓(xùn)工作。同時(shí)建立內(nèi)外相聯(lián)的檔案管理人才配置機(jī)制，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理人才的技術(shù)指導(dǎo)作用，運(yùn)用講座、論壇、課題研究的方式不斷突破單套制檔案管理的技術(shù)瓶頸，引導(dǎo)檔案管理人員系統(tǒng)的學(xué)習(xí)新的工作方法，達(dá)到全面提高單套制檔案管理水平目標(biāo)。

3.完善檔案運(yùn)轉(zhuǎn)體系

為了保證單套制檔案管理方式得到有效推廣實(shí)施，還要從技術(shù)上、制度上、人員上不斷進(jìn)行優(yōu)化配置。首先，進(jìn)一步保證檔案的可用性，采用開放性的語言描述檔案封裝，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的格式實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)換，防止檔案管理格式失效的問題。進(jìn)一步解決檔案管理設(shè)備老化和易受黑客攻擊的問題，引導(dǎo)先進(jìn)的檔案管理安全技術(shù)手段，強(qiáng)調(diào)基于專業(yè)的團(tuán)隊(duì)開發(fā)更高水平的單套制檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)。進(jìn)一步研究解決檔案丟失問題的預(yù)案，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的甄別工作，提高檔案鑒定能力，加大力度建設(shè)各部門配合的工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的實(shí)質(zhì)融合，從而提高在檔案管理溝通的效率，達(dá)到高質(zhì)量的提升檔案管理專業(yè)性與綜科學(xué)性目標(biāo)。

結(jié)論：單套制檔案管理模式是檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)，目前情況下還要總結(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)檔案管理單套制的基本辦法，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息管理的靈活性，依托專業(yè)技術(shù)人員全面開展好具體的單套制檔案管理工作。

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