信息化趨勢下高校學位檔案收集與整理芻議

摘要：“信息化”通常是指利用智能化計算機設備信息獲取、信息傳遞、信息處理等功能來代替人力完成相應的工作內(nèi)容。高校的學位檔案管理由于其工作內(nèi)容涉及到相當龐大的信息采集和數(shù)據(jù)整理，因此在管理工作上一直存在著不容忽視的缺陷。本文結合高校學位檔案的信息化建設展開分析和研究，希望針對此現(xiàn)象尋求行之有效的解決方案。

關鍵詞：信息化;高校;學位檔案;管理

引言：學位檔案統(tǒng)指學生的全部個人在校信息，一般以表格、文字等形式形成文件材料，集中體現(xiàn)學生在校期間各階段的學習成績、取得的相關學位證書、畢業(yè)證發(fā)放時間以及新生錄取通知書、畢業(yè)論文答辯等相關材料。直接關乎學生在未來的應聘面試中將會獲得什么樣的薪資待遇，以及取得怎樣的職能崗位。因此學位檔案無論是對學生個人還是學校整體來講都有非常重要的留存意義。高校也應加強對此方面工作的投入和建設，正視當前檔案管理工作中存在的不足，積極采取措施來完善檔案的收集和整理工作。

一、當前高校在學位檔案的收集與管理工作上的不足

（一）管理模式陳舊

個別高校在學生檔案的管理上依舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，大量的紙質(zhì)文件堆積排列雜亂，容易造成檔案的缺失或損壞，同時也具有很大的安全隱患。對于檔案的查找工作也造成很大困難，不利于日常管理，絲毫沒有起到保護學生個人信息的作用。

（二）收集資料不規(guī)范

學生的在校個人信息涉及的層面相當廣泛，特別是針對在校研究生的檔案收錄更是如此，另外由于學生的基數(shù)龐大，許多高校在建立學生個人檔案時都出現(xiàn)漏錄、亂錄、混錄的情況，導致了學生的個人信息缺失或者不相符，學位檔案的建立毫無意義。甚至有個別高校讓學生自行整理檔案，然后由導師統(tǒng)一上交給學校管理。

（三）管理人員素質(zhì)有待加強

由于常年重復學生檔案的整理與保存，因此檔案管理的工作內(nèi)容相對枯燥;加之學校對管理工作的不重視，無論是在設備更新還是資金投入上都十分有限，也導致了管理人員在日常保管檔案以及檔案歸類上相對困難;同時隨著學校的發(fā)展，每年的招生數(shù)量都呈增長趨勢，這也使管理人員的工作量在不斷增加[1]。綜上幾點原因都是導致管理人員在日常管理工作上效率低下，同時缺乏責任意識的原因。其最終結果就是學生的個人檔案信息無法長久的留存，對學生和學校均造成不可估量的損失。

二、加強高校學位檔案信息化建設的價值體現(xiàn)

隨著信息技術的發(fā)展，將學生的學位檔案數(shù)據(jù)化，可以有效減少學生的個人信息在采集過程中的遺失或者缺漏，便于工作人員收集和整理，可以有效提高其工作效率，同時保障學位檔案的完善和準確性。

同時由于數(shù)據(jù)化信息便于傳遞的特性，無論是對學生檔案收錄過程中的提交上傳，還是今后工作當中的調(diào)整變動，都提供了很大的便利性和安全性，可以無視時間和空間的限制做到實時傳遞。

另外數(shù)據(jù)化信息還具有可再生的特性，因此對與學生學位檔案的長久留存具有非常重要的意義，不但可以減輕日常管理工作的難度，也使檔案的安全性得到保障，真正體現(xiàn)了檔案管理工作的實際價值[2]。

最后不同于紙質(zhì)檔案需要手動查閱的特點，數(shù)據(jù)化檔案可以做到即時查閱，極大的節(jié)省了時間成本。

三、優(yōu)化高校學位檔案管理的措施

雖然電子檔案具有很多優(yōu)勢，但也不可否認數(shù)據(jù)化信息具有易修改且不留痕跡的特性。這一特性決定了電子檔案的原始記錄性難以鑒定，因此其在現(xiàn)實中依舊無法取代紙質(zhì)檔案的作用[3]。因此在信息化高校學位檔案的收集與整理工作中，應要強調(diào)現(xiàn)代化信息技術對人力資源所起到的輔佐作用，通過信息化的便捷手段來優(yōu)化對學生的檔案管理工作，具體措施如下：

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案的建立同時進行，提高管理的時效性

在采集學生信息建立紙質(zhì)檔案的過程中，要保證電子檔案的建立工作同時進行，以確保兩者能夠相互印證，避免在采集過程中由于工作人員的疏忽而導致的信息缺失或混亂。檔案建立完成后，要對紙質(zhì)檔案的分類保存工作進行信息化管理，例如根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)檢索的方法建立數(shù)據(jù)庫，確保工作人員可以直接在電腦上查詢電子檔案對應的紙質(zhì)檔案所在的書架位置，實現(xiàn)檔案的同步歸檔，加強線上管理功能，提高查詢工作的時效性和準確性。與此同時，高校也應該建立起互聯(lián)網(wǎng)檔案館，不僅滿足了管理人員的工作需要，也可以讓學生快速的查找個人信息。

（二）完善檔案管理體制，做好監(jiān)管工作

學位檔案收錄的學生個人信息十分繁雜，既有學生基本的入學信息也有研究生在校期間所取得的科研成果。因此必須根據(jù)檔案信息自身所具有的價值來判斷其開放時間、是否進行數(shù)字化信息建立、以及相應的保密程度等等。這就涉及到各部門與檔案收錄人員之間的協(xié)調(diào)，同時也要求檔案的管理工作必須建立起完善的管理體制，通過高校各院系的共同監(jiān)管來保證其收錄信息的真實性，準確性。同時各院系之間也應對其積極配合，將學生在校期間所取得的真實成績及時上傳，輔助管理人員完成對檔案的建立工作。學生自身也應具有一定監(jiān)督意識，及時核對自己的個人信息，監(jiān)督檔案管理人員完善檔案內(nèi)容。除此之外，由于學生的學位檔案具有較強的隱私性，為確保學生的個人信息不被泄露，學校也應該加強對管理人員的監(jiān)管制度，確保學生的個人隱私安全。

（三）加強工作人員素質(zhì)的提高，培養(yǎng)職業(yè)精神

除了加強對檔案管理工作的資源投入，確保其配套的工作設施完善以外，加強對工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)也至關重要。學校應撥調(diào)一定經(jīng)費，每年定期邀請具有檔案管理經(jīng)驗的專業(yè)人士進行現(xiàn)場指導，通過學校當前的檔案管理狀況，指出其中處在的不足，并現(xiàn)場教授經(jīng)驗如何進行改進，加強檔案管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)。同時信息化的管理技術離不開對計算機的操作應用，學校可定期組織工作人員外出培訓，以加強工作人員的工作能力。最后學校應制定合理的考評制度，定期對管理人員綜合能力進行評定，對專業(yè)能力突出的工作人員予以一定的表彰獎勵，以提高檔案管理人員的工作積極性[4]。

結論：學位檔案的管理工作與學生的發(fā)展前途息息相關，學校應重視這方面的工作，加強管理制度同時引用先進管理模式。同時信息化的管理技術可以使檔案管理工作具有較高的時效性和準確性，因此高校應該注重在學位檔案的信息收集和整理過程中投入信息化建設，同時做好人才資源的配置，提高管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)，做好院系之間的協(xié)調(diào)工作，保障檔案管理工作的順利進行。

參考文獻：

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[2]馮惠玲，閆慧，張姝婷， 等.中國圖書情報與檔案管理教育發(fā)展研究：歷史與現(xiàn)狀[J].中國圖書館學報，2020，46（1）：38-52.

[3]胡雪飛，金曉原，龔海潔， 等.淺析高校人力資源管理中將人事檔案和業(yè)績檔案整合管理的可行性研究[J].福建茶葉，2019，41（6）：163-164.

[4]陳明璇，唐良鳳，新吉樂.高校圖書資料的信息化建設策略——以華南農(nóng)業(yè)大學公共管理學院圖書資料室為例[J].信息記錄材料，2020，21（8）：58-59.

作者簡介：

陸蓓（1989—），女，江蘇人，碩士研究生學歷，南京工業(yè)大學浦江學院教師，研究方向：檔案管理。

作者單位：南京工業(yè)大學浦江學院