高職院校圖書檔案管理一體化探討

摘?要：信息技術的快速發展為圖書檔案一體化發展提供了源動力，也提升了圖書、檔案管理水平。但是由于多種原因，圖書檔案管理一體化的進程并不是那么切合人意。本文通過對圖書檔案一體化發展的必要性進行了深入分析，使人們對于圖書檔案一體化有更加深刻的認識，特別是對于如何推進圖書檔案管理一體化提出了一些思路與對策，希冀助力高職院校圖書檔案一體化管理的順利開展。

關鍵詞：高職?圖書檔案?一體化?探討

中圖分類號：G717;G251??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）08-00-01

從20世紀70年代起，國內外學者就提出了圖書檔案信息資源共享。1978年中國信息資源管理界也提出圖書檔案情報一體化。幾十年來，圖書檔案一體化的研究持續深入，認識不斷深化，它的實現確是一個復雜問題。既然圖書檔案一體化有那么多的優點，特別是在信息化智能化時代條件下，傳統的圖書、檔案管理工作均受到很大沖擊，其不足暴露無遺。如：圖書檔案管理的封閉性、單一性，信息資源在獲取、開發、利用等方面存在極大缺陷，對圖書、檔案管理與服務質量形成了不同程度的制約，人們對信息資源多元化的需求得不到合理滿足。因此，在高職院校高校推行圖書檔案一體化管理模式，必將推動內部資源優化，提升圖書檔案的服務質量，充分發揮圖書檔案的應有功能。

一、一體化管理的意義

高校的圖書、情報以及檔案管理工作就是對圖書館中的圖書、情報以及檔案等進行統籌管理，對這三者進行一體化。對圖書檔案實行一體化管理，涉及三個方面，即：目的性;可行性;統一性。一體化是指多個原來相互獨立的體系通過某種方式逐步結合成為一個統一體系的過程，通過對不同體系的類似管理要素進行優化整合，相互補充完善，形成一個高效率的綜合體系，從而實現規模發展。1987年，劉新安在《論檔案與圖書的本質區別》中這樣說：從載體性的確很難找出圖書與檔案的本質差別。在一體化管理體系內部，各管理體系仍堅持標準原則，各管理體系標準的所有要求都應充分體現和實施;各管理體系互相整合，互相依存，無法割裂而單獨存在;各系統彼此協調，共同作用，互相補充，促進和發展。從這些特征來看，一體化的管理體系比單個管理體系或獨立并存的幾個管理系統效率更高。圖書檔案屬于同源且本質屬性相同。研究者認為，二者在古代是同義詞，源自一體，都是用來記錄信息，用來傳遞和交流情報。有觀點認為，圖書和檔案都有分類法，著錄規則和主題詞表，從名稱上就能看出二者工作的共通性。圖書檔案可以資源共享。有的研究者認為，檔案如果出現破損，人們在圖書資源中還可以查閱到，這種通過查閱圖書把缺失檔案彌補起來，體現了圖書和檔案的相互依存、遺漏補缺的互補作用。可見，圖書檔案一體化管理具有十分重大意義和作用。

二、一體化管理的困境

1.種類不同，長期分離管理

計算機技術的發展為圖書檔案一體化管理帶來機遇和挑戰，為一體化管理貢獻了技術平臺。當然，如何統一圖書檔案管理的工作標準和管理規范，確實具有相當困難。因為根據目前管理標準來看，它們的分類標準、著錄和標引、存儲環境不同、服務方式、機構職能等是不相同的。因此，在管理制度、原則和方法上各有特點，統一管理必然有一定難度。

2.制度不完善，人員素質不高

影響管理人員工作質量的因素眾多，管理人員的文化程度參差不齊，人才類型比較單一，綜合能力偏低。工作熱情不高，缺乏主體意識等等。對于圖書檔案管理的重要性認識不足，認為管好人、看好門就可以了，沒必要進行任何改革和創新，工作積極性不高，服務質量低下。目前我國部分高校已經開始對圖書檔案一體化管理模式進行嘗試性推廣，但仍有一些高校在圖書檔案一體化建設過程中將重點放在內容方面而忽視了制度方面的建設。加上圖書管理和檔案管理本來就是兩個長期獨立的部門，管理制度和管理方法存在較大差異，管理理念也有所不同，短時間內難以避免傳統管理的慣性。這與傳統用人標準有較大差異，決定了很多館員都難以達到標準。

3.單位不夠重視，部門無可奈何

高等職業教育的發展重點在技術技能型人才的培養。有些單位領導對圖書檔案工作不是十分重視。特別是在人員配備、資金投入、信息化建設、部門權重位置等等。久而久之，部門也就形成了一種“有我是五八，沒我是四十”的心理認識。表現在工作上就是熱情不高，激情不夠，思想懶惰，聽之任之。更談不上創新和變革，影響了圖書工作和檔案工作的創新發展。

三、一體化管理的重要性

各自為政的管理體制和運行模式無法應對數字時代所帶來的挑戰和機遇。圖書檔案一體化管理，能夠促進此兩項工作的相互補充和促進。當前，圖書和檔案獨立的管理模式無法充分發揮資源服務功能，不能滿足師生教學科研的多元化需求，通過整合，提供的信息資源會更全面、細致，從而促進圖書檔案事業的持續健康發展。圖書檔案管理一體化首先是資源的融合。部分高職院校出身于中等職業學校，檔案管理模式既陳舊又缺項，更談不上發揮服務社會的開放功能。隨著國家職業教育的高速發展，高職院校在圖書館方面的建設遠遠高于檔案管理建設，圖書投入多、信息化程度高。實現圖書管理和檔案管理的一體化，引導檔案館借鑒圖書館的信息化步伐，整體加快高校信息化建設。這既是對傳統服務模式的創新，也是壓縮成本、節約支出的有效策略。

四、一體化管理的建議

1.轉變觀念，高度重視

高職院校圖書檔案一體化管理就是摒棄原有的管理觀念和管理模式。人力資本是第一生產力，人是最重要的生產要素。因此，一是要加大人才的教育培訓力度。讓管理人員真正從思想上認識上發生本質變化，夯實一體化管理理念。二是提升管理人員的信息化智能化水平。進行針對性地培訓，優化他們的知識結構。為了方便館員學習，高校可通過網絡課程、推送學習資料等方式提供更為便捷的學習渠道，以多元化教學形式提升對館員的吸引力，更好地保證學習效果。圖書檔案一體化管理是大勢所趨，管理部門要認清形勢，奠定充分的思想基礎。

2.完善制度，統一標準

統一的行業標準和規范嚴格的規章制度，使管理人員有章可依，也必將推動圖書檔案管理一體化。如何調整和改進圖書和檔案工作中不同的標準和制度是一項艱巨任務。特別是在組織架構、職能范圍和責任劃分上要科學充分論證，使之更好適應圖書檔案一體化建設的需要。標準化的管理體系是保證實現一體化管理的必要條件，只有確保兩個機構之間緊密的聯系與協作，并組織統一的網絡才能實現目標的統一。

3.加強考核，激發職業精神

結合國家、省市有關事業單位工作人員考核辦法，制定本單位本部門的日常和年度考核辦法。考核內容包括工作內容、工作范圍、工作質量、出勤情況、職業道德、學術研究等。管理者需要深化和館員之間的有效溝通，給予員工以更多的尊重，鼓勵其發表更多的意見和建議，并給予積極反饋，使館員能夠感受到歸屬感和成就感，從而更好地提高工作的積極性和能動性。

4.實行崗位責任制，在實踐中培養人才

實行圖書檔案一體化管理，要把培養館員的實踐能力作為重要抓手，以崗位需求為導向，通過實操練習、場景模擬訓練、經驗交流，促進工作人員順利轉型。提升他們適應一體化管理的能力和水平。結合圖書檔案一體化管理要求，簽訂目標責任制，實行崗位責任制，壓擔子，提水平，完善崗位考核機制，從而實現對館員素質的有效控制。

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作者簡介：鐘啟璘（1993.12—），女，助理館員，河南護理職業學院圖書館管理員。