規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理 提高財(cái)務(wù)管理水平

謝長(zhǎng)偉

[摘 要] 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理的地位顯著提升，在新時(shí)期必須充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要作用，深入挖掘檔案管理的隱藏信息，有利于提高財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，推進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。文章對(duì)檔案管理規(guī)范工作存在的問(wèn)題和不足進(jìn)行深入分析并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，幫助企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平全面提升。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；財(cái)務(wù)管理；檔案管理；提升策略

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在財(cái)務(wù)管理工作中提高檔案管理規(guī)范，能夠確保檔案管理質(zhì)量更高，同時(shí)也能夠符合企業(yè)的全面發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展需要確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及相應(yīng)資料真實(shí)準(zhǔn)確，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和決策提供重要參考依據(jù)。在不斷發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)逐步累積了眾多檔案資源，準(zhǔn)確地對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行記錄，具有較高的保存價(jià)值。所以，必須重視財(cái)務(wù)檔案的管理。通過(guò)提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平和完善檔案管理策略，能夠創(chuàng)新企業(yè)發(fā)展模式，提高企業(yè)的檔案的管理水平。

一、企業(yè)檔案管理的重要作用

（一）企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容

在企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，最主要的內(nèi)容包括資金使用流程、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬目、銀行存款對(duì)賬單、電子檔案記錄、財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)相關(guān)備份、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)維護(hù)記錄以及會(huì)計(jì)審核后的檔案等。財(cái)務(wù)檔案能夠幫助對(duì)企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面掌握，促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)工作水平全面增強(qiáng)，還能夠確保財(cái)務(wù)管理活動(dòng)更加科學(xué)高效。財(cái)務(wù)檔案工作能夠確保各種經(jīng)濟(jì)行為得以有效解決，推動(dòng)企業(yè)的全面發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案工作的有效開(kāi)展，能夠?yàn)槠髽I(yè)，甚至整個(gè)行業(yè)的決策提供重要的參考依據(jù)[1]。因此，企業(yè)檔案管理工作需采用立體化模式服務(wù)于企業(yè)管理者，創(chuàng)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行集中處理，形成機(jī)密性和嚴(yán)謹(jǐn)性的檔案管理系統(tǒng)，確保企業(yè)的檔案管理工作效果全面提高。

（二）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提高檔案管理質(zhì)量

在快速發(fā)展的過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員在不斷改進(jìn)自身的思想，積極創(chuàng)新傳統(tǒng)的工作模式和工作理念，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，自動(dòng)對(duì)不同類型、不同科目的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納整合。這樣既規(guī)范了檔案管理的操作，又提高了檔案管理的質(zhì)量，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的有效利用，為企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的提升打下基礎(chǔ)。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行特定分析，確保財(cái)務(wù)檔案管理與企業(yè)實(shí)際發(fā)展保持一致。

二、企業(yè)檔案管理的主要問(wèn)題

（一）人員意識(shí)的挑戰(zhàn)

任何一個(gè)數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)而言都至關(guān)重要，無(wú)論是數(shù)字、文本、圖像還是照片、磁盤等形式，都能夠幫助企業(yè)做出相應(yīng)的調(diào)整。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)數(shù)據(jù)越積越多，對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理也非常關(guān)鍵。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)主要依托于虛擬環(huán)境下的數(shù)據(jù)保護(hù)，有利于增強(qiáng)數(shù)據(jù)的備用性能。但是這種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式容量比較小，必須依靠人工才能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)。財(cái)務(wù)檔案信息具有規(guī)模大、速度快、形式多樣且繁雜等特點(diǎn)。要想滿足企業(yè)財(cái)務(wù)管理需求，最主要的就是根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案管理策略。隨著企業(yè)改革力度不斷加大，企業(yè)檔案管理工作的難度也在與日俱增。企業(yè)中，檔案管理相較于一般檔案管理而言，具有明顯的特殊性和重要性，很多企業(yè)從管理層到基層員工在對(duì)待檔案管理工作上仍不夠重視，還未完全轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，導(dǎo)致傳統(tǒng)觀念意識(shí)水平無(wú)法及時(shí)轉(zhuǎn)移，甚至造成財(cái)務(wù)檔案信息丟失的情況。同時(shí)，企業(yè)自上而下缺乏把財(cái)務(wù)檔案工作與財(cái)務(wù)管理工作兩者相結(jié)合的意識(shí)，并未通過(guò)財(cái)務(wù)檔案工作，合理、高效地為企業(yè)財(cái)務(wù)管理提供幫助和服務(wù)。既影響企業(yè)檔案管理的效果，又嚴(yán)重制約了企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的提升。

（二）知識(shí)結(jié)構(gòu)的挑戰(zhàn)

隨著國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人組織參與經(jīng)濟(jì)的方式發(fā)生顯著變化，財(cái)務(wù)檔案產(chǎn)生價(jià)值也必然有相應(yīng)的調(diào)整。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員既需要懂財(cái)務(wù)、檔案等專業(yè)知識(shí)，又需要具備在計(jì)算機(jī)信息化等方面有較強(qiáng)地實(shí)操能力。如果檔案管理人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)停留在傳統(tǒng)的知識(shí)層面上，很容易引發(fā)工作漏洞，無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)[2]。

（三）信息保密工作的挑戰(zhàn)

在企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，最主要的就是加強(qiáng)檔案管理保密工作，尤其是對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保密工作。很多企業(yè)盡管有保密工作制度，但還不夠完善，尤其是對(duì)保密制度貫徹落實(shí)不夠深入，使檔案信息的保密工作面臨巨大壓力。特別是涉及財(cái)務(wù)檔案信息，既沒(méi)有制定相應(yīng)的檔案管理保密規(guī)章制度，又沒(méi)有對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行特定的保密工作培訓(xùn)。同時(shí)，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的當(dāng)下，企業(yè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)提高檔案管理的工作效率，但同樣也會(huì)加劇財(cái)務(wù)檔案、數(shù)據(jù)等泄露的風(fēng)險(xiǎn)。例如，某些不法分子會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案產(chǎn)生強(qiáng)烈的好奇心，采取多種方式對(duì)檔案信息進(jìn)行竊取，尤其是可以利用木馬、病毒等程序?qū)﹄娮訖n案信息加以破壞，如果不及時(shí)有效防范，必然會(huì)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息保密工作造成嚴(yán)重干擾。為此，企業(yè)信息保密技術(shù)只有不斷與時(shí)俱進(jìn)，才能有效減少信息泄露帶來(lái)的損失。

三、提升財(cái)務(wù)管理水平的重要策略

（一）加強(qiáng)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

只有轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，樹(shù)立正確的意識(shí)，全面理解檔案管理的重要作用。檔案管理人員自身也需要不斷端正工作態(tài)度，提高職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展，為此企業(yè)必須注重對(duì)財(cái)務(wù)檔案的充分管理，確保檔案管理工作有序推進(jìn)。促進(jìn)各個(gè)部門的協(xié)調(diào)配合，保證對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行充分整合，提高財(cái)務(wù)檔案資源管理的整體質(zhì)量。

為企業(yè)數(shù)據(jù)提供支撐，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)決策提供可行性建議，真正提高企業(yè)管理質(zhì)量與水平。其次必須改進(jìn)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，提高檔案管理信息化運(yùn)行效率。并搭建統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，詳細(xì)規(guī)劃?rùn)n案工作的具體內(nèi)容，確保檔案規(guī)范化操作。規(guī)范檔案管理就是確保企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益全面提升。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，企業(yè)持續(xù)深入的改革，滿足企業(yè)自身的發(fā)展需要。檔案管理作為企業(yè)最重要的工作內(nèi)容之一，如果檔案管理不完善、效率不高，勢(shì)必阻礙企業(yè)各項(xiàng)工作地順利開(kāi)展。

（二）實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理部門的專業(yè)技術(shù)水平提升

企業(yè)檔案管理人員需要強(qiáng)化專業(yè)技術(shù)水平以及業(yè)務(wù)處理能力，定期對(duì)檔案人員培訓(xùn)能夠加強(qiáng)檔案人員的綜合素質(zhì)。此外還要制定完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，確保綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的員工不斷提高自身的綜合實(shí)力。讓所有人都能夠充分意識(shí)到檔案管理的重要作用，激發(fā)員工的工作熱情。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部相應(yīng)的監(jiān)督和管理也可以提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，減少工作失誤，提高檔案管理成效[3]。

（三）加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)

在企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須優(yōu)先完善檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)。因?yàn)闄n案管理工作涉及到的內(nèi)容非常多，只有形成合理的工作思路，建立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，才能提高檔案管理的效率和水平。

企業(yè)作為有機(jī)構(gòu)成的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物。隨著企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)改革程度不斷深入，信息技術(shù)應(yīng)用日益廣泛，這也使得檔案管理工作出現(xiàn)許多問(wèn)題。在完善檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)的過(guò)程中，企業(yè)還應(yīng)該積極結(jié)合自身的實(shí)際情況，構(gòu)建相應(yīng)的管理制度規(guī)范。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)法律政策的執(zhí)行力度，最大程度上減少違規(guī)操作的情況，確保檔案管理水平全面提高。積極完善相應(yīng)的法律法規(guī)，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度和下設(shè)機(jī)構(gòu)，讓檔案管理工作做到有章可循，同時(shí)保證企業(yè)內(nèi)部縱向、橫向有效地通信和協(xié)調(diào)。

（四）注意基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算的規(guī)范性

會(huì)計(jì)檔案屬于企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查企業(yè)過(guò)去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，作為財(cái)務(wù)檔案的重要一部分，提高會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量，對(duì)檔案管理事半功倍，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平提升起到重要推動(dòng)作用。

通過(guò)提高會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性，保質(zhì)保量完成會(huì)計(jì)檔案的歸整。利用計(jì)算機(jī)建立完整的信息檔案資料庫(kù)對(duì)各種檔案資料進(jìn)行整合與歸類，強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量與水平，對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行搜集。為了提高檔案，信息化管理的安全性與穩(wěn)定性必須落實(shí)檔案信息化管理服務(wù)體系，建立健全檔案管理機(jī)制同時(shí)要有相關(guān)的配套管理制度，確保檔案信息的完整性，此外還應(yīng)該對(duì)檔案管理進(jìn)行定期篩查，確保資料完整。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理必須要“內(nèi)外部”相結(jié)合。在外部環(huán)境上，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)數(shù)據(jù)優(yōu)化與存儲(chǔ)，提高現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與水平；在內(nèi)部環(huán)境上，結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)際，構(gòu)建特色企業(yè)檔案管理模式，相互促進(jìn)，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

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