高校手札檔案專題數據庫構建研究

李華云

摘? 要：高校手札檔案專題數據庫的建立，從檔案的管理利用角度能推動高校檔案信息管理與服務水平，打造高校專題檔案管理特色;從學術角度則能推動檔案學、史學等多學科的交叉融合研究。高校在構建手札檔案專題數據庫的途徑和方向上，基礎是內部的建設過程，歸途則是與其他館藏地手札檔案資源的聯合共享。

關鍵詞：高校;手札檔案;專題數據庫;途徑

Abstract： The construction of special database of college letter Archives can motivate the information management and service level of universities， creating characteristic of college's special Archives management， while it can also promote crossover study of archival and historical study. On the way and direction of constructing special database of letter Archives in colleges， the foundation is the internal construction process， and the destination is the joint sharing with other collections of letter archive resources.

Keywords： College; Letter Archives; Special database; Methods

高校館藏手札區別于一般公文函件，是書寫者手寫給某一特定對象，用于討論、暄問、告知、商議或傳遞情意等的信息內容。建立手札檔案專題數據庫，是高校在館藏基礎上整合信息資源，開發、利用特色檔案的途徑，也是在大數據時代背景下推動高校檔案學與其他學科交叉融合研究的重要手段。

1 高校手札檔案專題數據庫創建意義

手札真實記錄了校史人物和事件對學校和地區發展所產生的影響，這類影響涵蓋教育、經濟、政治、文化、社會生活等各方各面，映現著中國社會的發展足跡。因此，高校手札檔案專題數據庫的建立具有多方面的意義。

1.1 更新高校檔案管理方式

對于檔案利用來說，手札檔案在高校館藏數據庫的分類中，較多散見、雜糅在歷史檔案類別下。高校對手札檔案未進行有效歸類建檔，整體上對其關注和利用度不高。如果清理這部分史跡，可發現其巨大的檔案學價值和史學價值。在四川大學江姐紀念館建設過程中，保存于重慶市三峽博物館的江姐寫給譚竹安的絕筆書信，就成為最能展現江姐個人生平、革命情操及紀念館特色的內容。前來參觀的游客也無不為之動容，通過書信強烈感受到革命者英勇無畏的精神。

在信息時代背景下，全面整合高校手札檔案信息資源，創建手札檔案專題數據庫，能推動高校檔案館藏結構的優化，從接收、整理和分類等實踐環節促進檔案管理和服務方式的更新。同時可以有效關聯和對接社會需求，全面滿足用戶的個性化需求。

1.2 貼合高校檔案編研需求

對專題檔案數據的挖掘，本身是促進檔案資源整理和編研的一種有效途徑。目前國內高校就館藏名人手札，紛紛出版精選本。

上世紀90年代，復旦大學率先出版了《復旦大學檔案館館藏名人手札（1905-1949）》，集中收錄建校至建國前的先賢手札計178位，近200件。時隔八年，該書于2005年再次出版續集。其他地區省屬高校以及檔案館、博物館，也編選有名人手札著作。這體現了國內館藏者對現有資源深度和細度開挖的認識，然而手札檔案資源的利用與建設，現今仍存有很大的發展空間，一個重要體現就是以精品展示居多，對資源的整體觀照和建設不足。手札檔案資源只有作為一個整體，實現材料的集中、共享，才能保證在原有個例展示的基礎上加強對其利用和研究。

1.3 推動高校檔案文化建設

檔案本身帶有鮮明的史學因子和文化因子，需要通過開發利用加以全面顯現和擴展。

高校館藏手札檔案記錄著校史人物參與學校建設發展的歷程，反映著他們同社會各界交往的面貌。這些檔案材料能讓覽信者近距離感受歷史人物和事件的溫度和對構建與傳承校史記憶的文化價值，同時也是史學研究的一手資料。手札內容實現公開傳播，既能實現其知識價值，也能實現其育人價值。因此，建立手札檔案專題數據庫，是開發高校檔案文化價值的重要途徑。

2 高校手札檔案專題數據庫創建途徑

高校手札檔案專題數據庫的建立涉及高校內部手札檔案資源的全面搜集、整合分類，數據庫建設技術的應用，也涉及高校等館藏地之間手札檔案資源的共建共享。專題數據庫構建需要物質、技術等諸多要素的支撐。

2.1 基礎：高校內部的建設過程

高校手札檔案專題數據庫的開發、構建，主體是高校的檔案工作者。建設過程應分階段進行，并對各類要素予以充分重視和合理調配。

集管理、服務和研究職能為一體的高校檔案館工作者，在檔案專題數據庫的開發和創建中，應主導對手札檔案的全面搜集、有序歸類和統籌編排。對資源的整合，應注意從館藏歷史庫中集中清理和篩選手札檔案素材，對有效信息進行合理分類、編排，對重要歷史內容進行重點保存，建立手札檔案資源的內在有機聯系。在手札檔案的采集、標引、存儲、服務、維護和協同管理等環節中，應充分結合現有信息技術，全面開發可供推廣的檔案專題數據庫系統。

以上要素從物質和技術層面保證了高校手札檔案從資料收集到數字化的過程，另外在整個數據庫的建設中，還需要確立完備的檔案庫體例和技術標準，從制度層面規范高校手札檔案專題數據庫的創建。

目前國內高校手札檔案專題數據庫建設仍處于初嘗階段，統一技術標準是前提。高校應結合自身手札檔案資源的特色以及存儲特點，全方位對接電子數據的錄入和開發過程，實現數據庫服務的“普適性”和“持續性”。

2.2 歸途：館藏手札檔案資源的共建共享

在范圍上，由高校創建出一個統一、完善的數據庫系統，雖然極大地方便了校內檔案的管理和利用，但最終應著眼在未來各高校以及省屬檔案館、博物館等館藏地手札檔案資源的聯合共享上。

通過推廣成熟的手札檔案專題建庫規范和技術，逐步實現各館藏地對手札檔案資源的挖掘、整合和數據的聯合共享，才能最終擴大手札檔案在各領域的利用途徑，增強其價值的實現和作用的發揮。

檔案專題數據庫建設本身具有信息存儲廣、利用分散、開發周期長的特點。在信息技術日新月異的今天，高校應著力通過優化的數據檢索和處理技術，實現對館藏檔案資源的分類整理以及建庫保存。在此基礎上，將逐步規范化和成熟的檔案專題數據庫技術應用到手札領域，實現全國手札歷史文獻的整合、上線，最終能在檔案領域解決手札文獻信息不全、利用困難的難題。

2.3 挑戰：關鍵性問題及其解決途徑

2.3.1 資源的深入挖掘和有效整合。高校手札檔案的清理和挖掘過程，主要存在以下兩方面的難點：一是手札檔案的保存湮沒、分散，要從浩瀚的館藏里篩選出專題素材，需要耗費大量的時間、人力;二是在體量上，要對整理出來的素材進行完善統籌、編排，才能保證后期建庫以及研究、利用的準確性和便利性。

在資源梳理過程中，可充分借助載體、形式和內容三方面進行手札檔案的鑒別。這里特別要提到手札檔案的書寫載體，由于內容和用途的特殊，高校手札一般書寫于高校專屬信箋、紙頁、甚至是草紙上，這種載體使其易與一般檔案類型相區分。

雖然校史人物所發的公函也常常書寫于高校專屬紙、箋上，但由人物稱謂這些形式以及手札內容，仍能明確區分出手札檔案素材。

目前國內不少高校檔案館已實現或開始實現館藏檔案的電子化，因此通過紙質與電子檔案的對補檢查，也能相對節省人力、時間的投入。

在資源的編研過程中，對于所清理出的素材，可通過按年編排和目錄建庫的方式，完成對數據的核對與審定。這種統序方法，既能使專題手札有序可依，在后期利用中也能對手札內容基本做到一目了然。

2.3.2 建庫體例的規范與嚴密。成熟的數據庫技術必須依附于同樣完善、規范的建庫體例，規范化和標準化也是專題數據庫的長效生命。

高校手札檔案專題數據庫建設標準應自成體系。在檔案的掃描，信息的錄入、核對，圖像的處理、存儲等階段，都應有相應的執行標準，以實現有序專題內容向數字化信息的高效轉化，并利于后期數據庫系統的傳播和推廣。

首先，應保證對手札檔案專題數據庫的質量控制，手札檔案專題數據庫的開發要做到在認證的軟件平臺系統內按標準規范錄入數據，這一過程同時也要遵照數據交換協議和數據加工整理的標準。

其次，應兼顧專題檔案庫的階段性與長遠目標。后期隨著進館手札檔案的持續增補，以及同類資源的共享、對接等需求，在數據的開發階段，應充分考慮手札檔案專題數據庫未來的“系統升級”和“擴倉增容”等環節，使其在體例上具有延續性。此外，在專題數據庫建設中，須自始至終關注系統的安全管理，確保手札檔案信息的安全和可靠利用。

2.3.3 其他方面。高校手札檔案專題數據庫的創建，除物質和制度等層面的問題外，還面臨著諸如檔案信息的涉密與開發、數據庫服務平臺的用戶交互、與其他館藏地手札數據資源的共建共享等方面的問題。要做到確保所開發的手札檔案專題數據庫安全、可靠、應用性強、細節完善，高校就需要根據實際情況不斷進行調研、總結，積累相關經驗，同時加強對關聯信息的深入融合。此外，高校也可以參照國內現有技術相對成熟的其他類型專題數據庫的建設，以提高數據庫開發和應用效率。

3 發展展望

通過精品展示的方式，手札檔案已給讀者帶來有益的利用和審美體驗。手札檔案專題數據庫的建設，更能加深高校對館藏檔案資源的有效挖掘和整合，而通過各存儲地資源的深度融合、共享，手札檔案專題數據庫將為社會查詢、利用和研究手札資源提供最大程度的幫助。

高校手札檔案專題數據庫的建設，從物質、制度和操作等層面來說都是切實可行的;從價值和意義層面來說，符合國家提升檔案利用、服務和研究水平的戰略要求。高校手札檔案專題數據庫在開發過程中會遇到系列新問題、新狀況，但通過相關實踐，手札檔案專題數據庫的創建能有效推動我國檔案事業的發展和檔案、史學等領域的研究進展。

（作者單位：四川大學檔案館? 來稿日期：2020-05-26）