信息化背景下檔案館服務研究

韓聰慧

摘 要：隨著經濟的發展和社會的進步，人民的物質文化需求也越來越呈現出多樣性特征。不僅僅局限于物質條件的豐富，精神需求的滿足也是當下階段人民對社會發展提出的新要求。正是在這種大背景下，公共服務理念逐漸走入了我們的日常生活并貫徹到了工作的方方面面。在政府大力倡導服務的大背景下，檔案管理部門作為我國重要的文化事業部門出現在大眾視野中。如何加強檔案管理，保證其更好地發揮為公共服務的基本職能成了當下階段的發展要求之一。因此，本文重點研究檔案館在信息化的大背景下如何正確認識當前形勢和自身存在的實際問題并走上正軌的發展之路，滿足人民日益增長的物質文化需求。

關鍵詞：檔案管理;公共服務;信息化背景;人民大眾

檔案也是一種資源，對整個社會的發展和進步有著非常重大的意義。合理利用檔案資源并開發其內在價值可以有效提升檔案管理效率，推動某個地區社會的全面進步。隨著科學技術的發展和新媒體時代的到來，檔案管理工作也要與時俱進，顯現更多新的特征。只有實現了與時代發展密切接軌才能真正保障檔案管理的效率和科學性。作為東北地區的吉林鎮賚縣，一個經濟發展程度有待提升的地區，發揮檔案管理效用，建設新時期的先進檔案管理模式更是一項非常重要而有意義的舉措。

一、檔案和信息化概念解析

1.檔案

關于檔案的定義，目前整個學術界還沒有形成統一的認識。一般情況下所指的檔案主要是說檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。所以檔案的根本屬性也就是他的記錄性。在我國漫長的歷史發展階段，檔案在每個朝代都有不同的名稱和代詞，而進入新時代以來，檔案管理工作的地位逐漸強化且隨著信息技術手段的提升，檔案管理方式也有了很大的變革，電子化檔案和信息化檔案的確立為我國的檔案管理事業注入了新的活力。檔案的信息化是21世紀的今天檔案發展的新趨勢。檔案信息化是指專門負責檔案管理工作的檔案館在管理階段利用先進的信息技術和設備對檔案資源進行電子數據加工，達到信息化處理目的，加速檔案收集、存儲、管理、使用現代化。也就是說，檔案的信息化只是把檔案管理的基本形式做出了調整和變革，不會涉及檔案管理本身的內容轉變。以前的檔案管理普遍以實體為主，每一個人或每一家企業的檔案都會有一個專門的檔案冊，各類文檔紙張都會編釘在檔案冊內，并有專門的檔案館收藏起來。但是電子檔案卻更加便捷，首先它以電子文本文檔的方式取代了紙張，在存儲方式上也以U盤和芯片取代了實地場所，這有利于節約資源，減少破損從而提升管理效率。在保障檔案安全的前提下，為用戶提供所需檔案信息，讓檔案的憑證作用更好服務于社會。

2.信息化背景下綜合檔案館公共服務

（1）綜合檔案館公共服務

綜合檔案館公共服務主要是指提供檔案材料供使用者充分利用的所有檔案的總和，所以其工作內容主要可以分為三個方面：收集、管理和使用。檔案管理的一切工作的進行都必須緊緊圍繞“方便和利用”這兩個主題開展，一旦偏離這兩個主題，檔案管理工作就失去了原有的方向，這也就違背了原始的檔案管理初衷。而機構改革后的檔案館，館內所設的各部門均是為了檔案的保管與利用提供服務，即檔案館公共服務水平提升的各個重要環節。從這三個方面來看賚縣檔案管理，在收集和管理方面做的相對好一些，但是涉及到檔案利用的問題，就存在很大的空間了。沒有對檔案管理形成科學認識，只是認為檔案管理和圖書館里一樣，只需要定期編冊并維護保養就可以了。對其本身的價值認識遠遠沒有達到專業程度，更沒有實現有效開發。

（2）信息化背景下檔案館的公共服務

信息化的大背景下檔案館服務的主要內容是指利用信息技術手段將傳統的紙質檔案和照片通過機器掃描、處理和保存等工藝步驟形成相應的電子格式從而為社會公眾提供更為便捷有效的查閱和利用，同時也可以為政府工作部門的政務決策和黨委決策提供參考依據。所以，基于檔案信息化和檔案管理公共服務的職能來看，賚縣的檔案管理工作是存在欠缺的。這需要我們正確認識該縣檔案管理的問題缺失并歸類，只有明確了基本問題，我們才能實現對癥下藥。

二、鎮賚縣檔案公共服務研究

本次論文完成階段，為了實現檔案管理效率的提升，我結合吉林省鎮賚縣的檔案管理工作進行了詳細研究，針對鎮賚縣檔案管理工作現狀主要有以下發現：

1.地方政府重視程度不夠，檔案管理邊緣化

邊緣化就是一直得不到重視，進而導致負責檔案管理的工作部門一直未能建立起權威，從而在多數人眼中淪為可有可無的角色。這種情況在我國的檔案管理工作中是一種比較常見的問題，并不只是某個小區域才有的問題。例如在東部發達地區，這些地方經濟發展程度高，政府財政收入也處于較高水平，在資金充裕的前提下，檔案部門的工作開展能得到比較穩定的資金支持。但經濟的發展并不是一帆風順，當地區經濟發展出現頹勢時，各項支出就會明顯減少，檔案管理部門一直是資金支持減少的重點“照顧對象”。但是總體而言，發達地區的地方政府還是能夠提供相對充足的經費用來支持檔案建設工作，獲得的資金支持越多，地方政府的活動經費越多，引進的技術設備和基礎設施條件才會更完善，整體的檔案管理效率才能得到穩步提升，而檔案管理效率提升帶來的有優惠又能使地方政府從中獲得便利，所以這就導致當地政府會越來越重視檔案管理工作。例如以杭州、蘇州、廈門和深圳等為代表的東南沿海經濟發達城市，很多都已經建成了比較完善的檔案管理設施并隨著社會信息化的建設逐漸建成了智慧檔案館。但是在一些經濟發展程度相對較低和落后地區，檔案管理工作不能直接轉變為經濟利益拉動區域經濟發展，也正是由于這種因素，檔案管理部門的角色定位逐漸邊緣化。我們以吉林省為例，雖然處于我國東部地區但是吉林的整體經濟發展水平與東南沿海地帶仍然存在差距，特別是在一些地級市和縣內，絕大多數檔案館在行政等級劃分上都是副科級單位，負責管理檔案館工作的領導人員配置也相對單一，這也在某種程度上反映出了檔案館受到的重視程度是比較低的。機構級別低直接對應著單位的發言權，在信息技術普及并大肆傳播的背景下，實現檔案館工作方式的信息化轉變需要面臨很多的困難，檔案管理者話語權的缺乏便是其中最明顯的一個因素。鎮賚縣的檔案管理工作基本符合上述實際情況，所以地方政府重視程度不夠，檔案管理工作邊緣化是其進行檔案管理的過程中面臨的最主要的問題之一。

2.檔案工作經費不足

上文所述，經濟發展水平的限制是制約一個地區檔案管理整體效率提升的重要因素，資金的支持是維持一個地方各項工作正常開展的必要條件之一。所以經費問題在一定程度上就顯得比較重要了。而具體到鎮賚縣，情況更是如此，作為吉林省一部分，鎮賚縣位于東北老工業基地的區劃范圍，與該地區的發展面臨的困境相似的是，鎮賚縣同樣也有自己的制約瓶頸，作為一個依托森林、礦產和煤炭資源起家的城市，隨著國家發展理念的更新和社會事業的變革，粗獷的發展模式已經逐漸退出歷史舞臺。地方政府面臨著產業轉型的時機檔口，承受的壓力同樣也來自各個方面。而像檔案館這種并不能直接給當地政府帶來經濟效益的或轉化為GDP的行業，一定會受到冷落。在2018年，鎮賚縣出臺了有關檔案管理的相關文件并在其中明確指出：每年大約有10萬元左右的經費作為檔案館在實現紙質檔案向數字化檔案轉變時的加工經費。規定雖然如此，可這10萬左右的費用在實際落地環節能不能得到有效貫徹和足額發放都是未知數。經費的不確定性致使檔案館的實際運轉行為一直得不到保障，更不能為負責數字化轉化檔案的工作人員提供足夠的薪資報酬，這也就很容易導致中途停工或者出工不出力的局面，檔案的信息化建設之路愈發艱難。另一方面，檔案管理的經費和硬件設施一直不能得到充分的支持，資金短缺以及檔案儲藏庫房空間有限都是非常明顯的問題。基礎設施的建設是維護國家檔案安全的重要前提之一，而且并不是所有檔案都會面上全體社會大眾毫無保留地公開，因為在很多檔案中牽涉了國家機密和重要內容，如果在開展檔案管理的過程中連最基本的檔案安全都做不到，那么就跟不用說整體的服務質量和服務水平了。當今形勢下，檔案管理部門資金缺乏，先進設備也落實不到位，安全基礎設施建設更是遠遠不足，這一系列的不良因素都會成為制約檔案管理效率提升的瓶頸因素。

以上兩點都是鎮賚縣檔案管理過程中存在最主要的問題，這些問題的存在不利于檔案管理效率的整體提升。但在這個大數據時代，檔案行業是一個非常珍貴的寶庫，其中蘊含著巨大的財富，絕對值得相關政府機構和工作人員投入時間和精力去開采，去挖掘，只要肯下力氣，檔案事業就是一個金礦，取之不盡，用之不竭。

三、提升檔案管理服務水平的策略

1.確立檔案管理的新理念

檔案館開展檔案管理工作最主要的一個目的便是實現最高效便捷的檔案利用方式從而向使用者提供完整的信息，而這些信息在此之前都是主要依靠紙質材料的形式得以保存下來。隨著互聯網技術的興起人們的生產和生活方式也有了很大的轉變，這也助推了工業革命實現了人類社會生產力的飛速進步。檔案形式的信息化也正是在這種大背景下被提出來的，隨著互聯網技術的深入發展并進入社會各個行業，人們的生產和生活方式也逐漸出現新的特征。這些新出現的方式和特征就需要相關的檔案管理工作能夠在滿足當下人民對檔案的基本需求，但是對檔案事業而言，信息化建設重點需要首先轉化固有的檔案管理模式和基本方法，用更先進的檔案管理理念指導當下階段的檔案管理工作。鎮賚縣目前的檔案管理工作存在一個不合理的地方就是工作人員的結構層次存在欠缺，從業人員的整體年齡普遍偏大，對一些新趨勢的認識以及新技術的掌握工作暫時做的不到位，信息化的檔案管理給這些人的工作帶來了巨大的壓力和改變，這就需要他們及時適應新的變化。因此，強化檔案管理效率的重要一步便是確立檔案管理新觀念，通過培訓的方式加強對從業人員的教育深度，轉變他們的工作觀念，幫助他們及時適應新出現的檔案管理先進技術。與此同時也要落實員工工作監督機制，規范員工的工作行為，從根本上鏟除消極怠工和出工不出力的不良現象，這也是推動檔案管理信息化的重要手段之一，同時也是強化檔案管理更好地發揮檔案對社會發展促進作用的重要保障條件。只有工作人員從意識上接納了新興的管理理念，才能從實踐上積極主動的支持信息化建設，助推公共服務水平更上一個臺階。

2.加大檔案館基礎設施建設

加大檔案館基礎設施建設主要可以從以下兩個方面入手開展：第一，為檔案館建設提供更為豐富的資金支持。信息化建設工作的進行，經費是其中非常重要的一部分。甚至可以認為經費的保障直接決定了檔案管理建設的成敗。在鎮賚縣2017—2019這三年間，通過觀察每年的檔案管理經費標準支出來看，雖然數字是逐年增加的，但是與東南沿海的發達地區相比仍然存在一定的差距。所以，要想實現鎮賚縣檔案管理效率的真正提升，首先需要強化并解決的還是經費問題。為此，檔案館必須要更加積極主動地為自己爭取預算，努力地將自己的檔案管理預算計算到當地市政府工作的總預算中，以此獲得更加穩定的財政支持，盡可能較少因為資金不足出現的斷層和波動。除了這一點以外，在得到必要的資金支持后，檔案管理部門還要著力提升每一筆資金的使用效率，盡可能實現每一筆資金使用效率的最大化，減少或避免資金浪費和流失，同時也要設立專項的資金庫并完善資金管理使用機制，維護資金安全的同時消除內部人員利用職務之便侵占共有財產的違規違法行為。最后，為了進一步拓寬檔案工作經費的募集來源，檔案館也可以發揮其他渠道對融資的便利作用，比如到社會層面上尋求與企業之間的合作機會，以及把自身檔案館的部分職權進行租賃和下放，在不影響根本性質的前提下，實現與社會層面的共同經營治理，這不僅有利于把最先進的檔案管理理念充分融合到具體的工作過程中，還有利于緩解資金問題，為檔案館建設提供更加堅實的保障條件。第二，配備檔案服務的軟件和硬件設施。軟件設施和硬件設施的配置是提升檔案館公共服務和信息化水準的又一關鍵指標性因素，更是提升整體公共服務質量的重要工具。因此，鎮賚縣在完善檔案信息化提升服務之力量的過程中，必須要實現專業的計算機技術設備和相關的信息轉化工具。依托計算機技術為載體，利用各種數據處理和儲存設備和互聯網技術推動檔案管理工作的可持續發展。那么該如何實現這一點呢？首先鎮賚縣檔案管理機構必須要清查管內所有的檔案數目并把這些紙質檔案做好標號和清算;其次，檔案館的工作人員要密切結合管內的實際情況做好經濟預算然后到市場上采購和檔案數量相吻合的電腦計算機設備、硬盤和掃描器械并立刻投入使用按照一定的標準構建數據庫;最后，擁有了相關的先進設備并不意味著檔案管理效率的提升，因為設備也要對應著能夠熟練操作這些設備的人，只有具備一批專業素質過硬的從業人員才能真正實現鎮賚縣檔案管理效率的全面提升。因此，我們還要加強對工作人員的培訓力度，例如每周都要設置專業的培訓課，邀請技術人員對這些員工開展機器設備操作示范和培訓，從而提升工作人員的基礎從業素質。上述幾個方面的工作都必須充分貫徹落實，每一條都不可或缺。

四、結語

檔案管理在當下社會發展過程中扮演的角色至關重要，隨著經濟發展水平的提升和社會意識的進步，人們對檔案的重視程度也在一天天加強。因此，我們要正確認識檔案管理和檔案服務對一個城市乃至一個地區發展所能起到的重要作用，并把每個地區的實際情況與檔案管理的一般原理和真理性認識結合起來，從而提升檔案管理的整體效率和最終結果。這也是我們今后開展社會建設以及實現可持續發展必須要堅持的重要方向和基本要求。

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（作者單位：鎮賚縣檔案館）