數字化內部審計整改跟進系統的構建與應用

沈國瑋 曹毓靜 禹培棟 葛嘉寧

[摘要]本文以移動通信行業內部審計整改跟進為出發點，依托中國移動上海公司自身的系統開發資源，運用設計思維，將機器人流程自動化（Robot Process Automation，簡稱RPA）、自然語言處理（Natural Language Processing，簡稱NLP）和數據爬蟲等技術應用于實踐，對企業內控平臺進行重構和優化，開發出一種數字化內部審計整改跟進系統。

[關鍵詞]審計整改 ? ?跟進系統 ? ?構建 ? ?RPA ? ?NLP

一、引言

審計整改既是審計工作的末端，也是改善和提升公司運營和管理的起點。扎實、高效的審計整改將有效推進公司風險管理和內部控制等工作的優化提升。2014年，中國移動上海公司（以下簡稱公司）內審部經過多期建設，基本實現了常規審計及持續審計的全流程線上管理。但在審計工作逐年推進的情況下，內審工作也面臨審計整改工作量逐年增加、整改內容逐步深入和整改協同范圍逐漸擴大等挑戰。為有效應對來自外部環境和內部業務的壓力、充分發揮和提升內部審計工作價值，公司嘗試依托現有內控平臺，以審計整改為切入點，建立和優化審計整改跟進系統。該系統從明確審計問題整改的主體責任出發，推進審計問題聯動整改，將線下流程變革為線上流轉，并引入RPA和數據爬蟲技術，全面提升功能的可用性和工作效率，力求實現三大目標：一是通過系統流轉，優化整改工作方式，著力推動審計整改任務落實;二是通過系統管控，改革任務流轉形式，有效提升整改跟進工作效率;三是實現系統任務分發，加強部門協同配合，有效發揮內部審計管理價值。

二、構建內部審計整改跟進系統的必要性與可行性

（一）必要性

1.數字化是內審價值提升的必由之路。一是依靠數字化提升企業運營效率已成趨勢。在我國，目前已有約7%的企業借助智能化運營和數字化創新實現轉型，并在過去三年實現14.3%的營收增長，遠高于其他企業的2.6%。二是數字技術是內部審計轉型提升的重要動力。在內部審計中運用數字技術，可使內審人員更細致、更深入、更全面地分析相關數據，提升其履職能力，提升內部審計的效率效能，促進內部審計的轉型升級。三是數字化內部審計在通信行業應用潛力巨大。通信運營商作為數據的生產者，多年來累積的數據蘊藏著多樣的業務信息和商業信息，在建設和分析方面具有獨一無二的優勢，因此在內部審計數字化方面具有較強的應用潛力。

2.業務發展面臨諸多挑戰。一是審計發現整改量的增加對工作效率形成一定挑戰。隨著審計工作的逐步深入和范圍的逐步擴大，審計整改量呈逐年上升趨勢，同時，歷年的審計發現整改都呈現出覆蓋面廣、層級多的特點。此外，由于線下跟進方式難以明確到審計發現問題整改的具體負責人，而使得整改的準確性大打折扣。二是部分審計發現的問題需要聯動整改，整改跟進的復雜度日益加大。在專項審計中發現的普遍問題往往需要由職能部門牽頭，在其專業領域內推動聯動整改。建立數字化的線上部門聯動整改跟進系統，則可有效簡化整改跟進的復雜程度，有利于整改成果的有效落實，形成治根本、管長效的工作機制。

（二）可行性

1.豐富的審計實踐可為構建數字化內審整改跟進系統提供支撐。內審部門通過大量審計項目實踐，不僅有效提升了企業內控管理水平，為企業風險防范和治理提供了有力保障，也積累了豐富的審計經驗、數據提取經驗，儲備了一定的系統開發和應用技術，具備了構建數字化內部審計整改跟進系統的能力。

2.現有的硬件及環境可滿足系統開發的需要。在硬件方面，公司現有的應用服務器、數據庫服務器和存儲設備資源等足以滿足數字化內審整改跟進系統開發的硬件需求;在系統建設方面，審計整改跟進系統內嵌于公司現有的內審內控平臺，可有效利用原有平臺的底層數據，開發成本相對較低。此外，RPA技術和數據爬蟲技術已得到廣泛商業應用，其開放性、可靠性、可用性等得到充分驗證，可通過互聯網等渠道獲取可靠而詳實的資料。

三、內部審計整改跟進系統構建的原則與功能設計

（一）設計思維理念

設計思維是一種以人為本的方法論，它將人的需求、技術的可行性和業務的需求結合起來，通過建立一套接近工程學的方法，用邏輯和方法論解決復雜的不確定性問題，將創新變為一種可復制的常態。內審部借鑒互聯網行業的創新思維和領先實踐經驗，將設計思維的方法論引入到項目建設中，與信息系統運營部門緊密合作，深度參與需求分析、頭腦風暴、搭建原型和原型測試等快速設計與開發步驟。

（二）系統建設原則

由于構建的系統屬于中國移動內審內控平臺的一部分，因此項目建設原則必須遵循集團統一制定的系統建設原則，符合以下要求：一是可用性，支持移動級的可用性，綜合考慮業務管理、運營支撐系統等的可靠性和穩定性進行規劃、設計和建設，避免單點故障，滿足平臺整體的可用性要求。二是可靠性和穩定性，符合國家相關的政策與法規要求，保證業務處理正確、存儲傳輸可靠安全;具有高可靠性和穩定性，關鍵組件如數據庫系統、業務管理系統等具備數據備份、可靠性保護、容錯、故障恢復和遠程備份等能力。三是經濟高效，在滿足業務處理要求的同時，最大限度地降低投入成本。四是可擴展性，具備良好的可擴展能力，包括功能可擴展，即新建系統不影響現有業務系統的前提下，能增加新的功能，同時避免對平臺進行大規模修改;容量可擴展，即能根據用戶量的增加，平滑擴展平臺的容量，且容量的擴展不影響現有的系統架構和業務開展;業務可擴展，即能根據用戶需求增加新的應用。五是可移植性，平臺系統需具有較強的可移植性、可重用性，保證在未來發展中迅速采用最新出現的技術、長期保持系統的先進。六是實時性，平臺軟件支持實時完成大容量數據處理，對業務提供并發處理支持。七是可維護性，平臺需易于維護，易于分析和測試，易于發現和定位故障，并通過良好的系統設計保證故障的隔離。八是開放性，開放的系統結構方案能將多種應用平臺及不同的硬件和軟件系統集成，并支持與其他系統方便地完成數據共享;整個系統具備開放性的架構，提供開放的二次開發接口，滿足以后對系統定制開發的要求。九是安全性，保證各個模塊的安全性，包括數據庫的安全性、管理系統的安全性、傳輸的安全性等;具備基本的防病毒能力，具有安全報警能力。

（三）系統功能設計

1.系統功能規劃。依據需求的緊迫程度和技術復雜程度對功能需求分為速贏、戰略、增強、暫緩四大類（見圖1）。其中，速贏功能是指可極大改善審計整改工作質量和流程效率的功能;戰略功能是指對審計整改工作質量和工作方式產生重大創新和變革的功能;增強功能是指現有內審內控平臺已經具備但存在優化提升空間的功能;暫緩功能是指能夠促進工作質量和效率提升但具有一定技術難度的功能。

2.系統整體框架設計。整改跟進平臺建構于內審內控平臺內，是應用層面的一個模塊。該架構由四個層級組成（見圖2）。一是訪問層，包括持續審計和常規審計兩大類，并提供數據監控及多維度統計報表。二是應用層，包括審計專題、整改跟進、監控配置平臺等模塊，提供數據分析及資源管理等服務。三是支持層，包括圖表工具、多維檢索、NLP等工具，可支持圖形化數據處理需求。四是數據層，主要由類庫文件組成，負責對數據庫中的數據進行添加、刪除、修改和查詢等操作，并將數據傳遞給上層進行處理。

3.系統整體功能。該功能分一級功能與二級功能（見表1）。

（四）技術功能實現

1.以整改類型為核心的多樣查詢。對問題的精準分類是有效跟進工作的基礎。內審部立足內部管理視角，開展審計整改問題研究，根據問題的普遍性和問題的暴露時點兩個維度，將審計發現問題分為典型性問題、普遍性問題和傾向性問題。在此基礎上，內審人員按問題特性如是否可聯動整改、是否可追溯整改、問題波及廣度（個性/共性）、問題發生頻率（偶發性/屢發性）進行統計，并整表導出相關項目信息，然后進行下一步的分析，以期獲得內審發現。

2.以持續跟進為目的的動態監控。整改責任部門直接在系統中提交整改措施說明及附件。所有提交信息由系統自動流轉至內審部項目負責人處，由內審部項目負責人復核整改措施和整改結果等。內審部項目負責人可逐一檢查復核整改項目的材料，或通過RPA和網站爬蟲進行批量分析。對于流程執行問題整改，可使用RPA對電子表單或文件中的部分信息進行簡單提取、整理和判斷（見圖3）。對于涉及對外營銷、采購等專業的整改項目，內審負責人可使用網絡爬蟲批量、快速地獲取網站信息，復核其是否完成相應整改。系統將基于復核結果更新問題類型，包括“已跟進確認整改完成”“已跟進確認整改未完成”。對于未提交整改的部門，系統將標記為“逾期未反饋”，內審部項目負責人可通過系統直接進行催辦（見圖4）。

3.以部門協同為基礎的聯動整改。針對審計工作中發現的普遍性問題，整改責任部門可分為職能部門和執行部門，其中職能部門是整改牽頭部門，執行部門是具體落實整改部門。所有部門執行同一套標準化的審批流，審批流預置于系統內，無需額外配置。這一功能明確了整改工作中的相關部門職責。內審人員可清晰掌握各個整改項目對應部門，便于統籌安排整改跟進計劃。

4.以風險防控為目標的智能預警。智能預警功能分為系統界面預警和短信息預警兩部分。系統根據整改時限要求自動對各個整改項目進行分類管理，每月月初在平臺界面顯示項目負責人本月到期問題清單。如果項目逾期，則狀態由“正按進度推進”變為“逾期未反饋”。系統對逾期1個月的問題在OA首頁進行標紅提示，同時會通過短信息平臺向整改項目內審負責人和責任部門負責人發送短信提示;對逾期2個月的問題，除對內審負責人和責任部門負責人提示外，系統還將向內審三級經理進行待辦提示，并發送短信提示。這一功能將原有手工維護的整改項目進度管理自動化，確保項目管理的準確性，同時也便于較高層領導及時對項目整改進度和力度進行督促，減少業務風險暴露時間。

5.以RPA為手段的信息獲取。整改項目信息包含20個字段的內容，其中9個字段為預置下拉菜單內容，其余內容由內審人員手工填寫。填寫好的信息可由內審人員手動上傳，或使用RPA程序匯總上傳。在使用RPA上傳時，RPA程序會自動檢索表單中的新項目并向系統上傳。

四、內部審計整改跟進系統應用

（一）應用示例

2018年以前，公司審計整改工作均通過紙質表單、文件和面對面會議等線下形式開展，系統控制率為0%，部門反饋時間較長，溝通效率較低，單個項目的平均整改時間約在3個月，且存在屢查屢犯、部門逾期不反饋等情況。2018年數字化的審計整改跟進系統實施后，審計整改工作共覆蓋9個一級領域和35個二級領域（見表2），所有審計整改工作全部通過整改跟進系統實現過程信息記錄及流轉電子化，系統控制率達100%。最終確認糾正錯誤42個，強化執行130個，改進流程26個，建立監督檢查機制40個，完善制度34個，IT系統改造41個。

（二）應用成效

1.線上流轉促工作效率提升。審計整改跟進全部通過系統線上電子流轉，將傳統依賴手工的資料流轉時間壓減至幾乎為0，總計節省數百小時。同時，通過預置權限和流程開展審批工作杜絕了流程差錯的情況。綜合來看，單個項目的整改完成時間從接近3個月縮減到約2個月，壓減近33%。同時這也解放各方的時間和精力，使其可專注于問題的整改與監督工作，在確保質量的基礎上有更短的整改周期。

2.系統角色與流程促整改責任明確。在往年整改任務跟進中，有約10%的項目由于部門整改責任不明晰或未合理安排人員進行跟進，出現了整改進度較慢的問題。2018年所有整改項目均實現一次性派發至責任部門，準確率達100%，所有項目均得到內審部專人的及時跟蹤與監督。同時，得益于新平臺“整改催辦/撤銷”功能的應用，各專業、單位的整改積極性也明顯提高。

3.多維查詢分析促制度與流程完善。審計整改跟進系統的多維查詢功能允許對普遍存在的制度性、流程性問題開展深入研究與討論，并從主管部門層面入手，組織各單位對相關制度進行修訂和完善，從而實現標本兼治的目的。2018年共對預算管理、合同管理、施工管理等業務總計34項制度進行完善優化，改進了產品管理、營銷策劃和合作方管理等領域總計27個流程。與往年審計整改成果相比，制度和流程優化完善數量提升近80%，覆蓋領域擴大40%。此外，還有41項IT系統改造任務在整改期內按時順利完成，充分顯示出新整改跟進平臺多維查詢、分析功能在應用深度和廣度上的潛力。

4.聯動整改促風險水平降低。通過對35個領域的審計整改跟進，共在資產管理、稅務管理、職位管理、工程驗收管理、營銷策劃、銷售管理、安全管理及基礎資源8個二級領域進行風險控制和管理，降低了風險等級，體現了內部審計在公司治理和風險管理方面的價值和作用。

五、應用展望

（一）持續優化功能，擴大應用范圍

一是優化功能。一方面基于功能分析與規劃，增加與其他系統（如OA公文系統）間的數據接口，打通數據鏈路，實現全量數據的線上流轉和分析，進一步提升效率;另一方面擴大RPA的適用范圍，拓展其應用價值。二是總結提煉出一套完整的著眼于我國通信行業未來發展趨勢的數字化審計整改跟進方法論，并向兄弟省公司乃至其他通信企業大力推廣，為通信行業內部審計和風險管理的進步作出新貢獻。

（二）探索技術應用，深挖內審價值

一是進一步挖掘新技術在內部審計方面的應用，開展NLP和數據挖掘等機器學習相關技術的研究探索，進一步提升內審工作效率、增強內審洞察。二是積極探索人工智能技術在輔助分析決策方面的應用，從而及早發現問題，及時開展整改和優化工作。三是充分利用通信企業的“數字”基因，開展數據治理等方面的研究，探索適應未來業務發展和數字化審計工作的數據治理體系。

（三）增強能力建設，緊抓人才儲備

全面提升在業務變革、網絡安全、RPA、機器學習等方面的能力，加深對通信業務實質和趨勢的分析與理解，打造和培養同時具備IT、內審與經營知識的“三棲人才”，為提高內部審計工作的效率和價值打好基礎。

六、結語

數字化技術所衍生出來的新工具、新方法、新理念正在推動內部審計業務快速變革，隨著5G技術投入商業應用，通信業務將變得更加復雜多樣，傳統內部審計的方式方法已不適應行業與業務發展的需要，必須進行升級轉型。公司內部審計基于成熟技術與豐富業務經驗，通過創造性地將RPA技術、數據爬蟲技術與常規的數字化平臺相結合，以審計整改跟進為突破口，將原本不具備實用價值的審計整改跟進模塊優化為集“記錄、監控、執行、溝通、分析”為一體的多用途平臺，在出色完成整改跟進任務、降低公司整體風險的情況下顯著減少了工作量，提升了效率，充分體現出數字化時代內部審計工作的重要價值。

（作者單位：中國移動通信集團上海有限公司，郵政編碼：200062，電子郵箱：13816338662@139.com）

主要參考文獻

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