關于會計檔案對高職院校內涵建設的影響分析

摘 要：對于會計檔案而言，其保存并記錄了重要的財務信息，無論是對企業還是事業單位的良性發展均十分重要。在新的歷史發展時期下，也帶動了會計檔案的改變，同樣若想實現高職院校與時代發展相同步，也應加以進一步改革。對此，文章以高職院校中的會計檔案管理為著眼點，對其在內涵建設方面的重要性與有關路徑加以簡要分析。

關鍵詞：高職院校;會計檔案;內涵建設

會計檔案所包含的信息，具有一定的規律性、系統性。借助會計檔案，一方面能夠對高職院校內外所涉及的經濟業務充分了解，檢查當中是否存在違法犯紀等現象，此外還能為高職院校的良性發展提供必要的依據。因此，若想更好地推動高職院校內涵建設，認真對待會計檔案管理工作極其必要。

一、簡析會計檔案對高校的重要性

第一，財務預算編制需以會計檔案為依據。高職院校能否科學編制財務預算編制，能夠清楚反映高職院校的財務管理能力與水平，至于會計檔案則能為提高財務預算編制的科學性提供正確、真實的依據。具體表現在以下幾方面：首先，會計檔案能夠精準確定與測算高職院校財務收入。其次，能夠為支出預算提供必要依據。最后，會計檔案能為年度項目支出的合理安排提供參考決策，例如大型維修、購置設備、基本建設、采購物品等。

第二，會計檔案能真實反饋院校發展歷程。出于做好學校管理工作尤其是財務管理，在高校發展過程中學校領導一定會通過會計檔案，掌握與了解高職院校的財務狀況與發展歷程[1]。院校發展歷程能夠通過會計檔案展現出來，體現在以下幾點：首先，會計檔案可以掌握與了解高職院校的實際資產狀況，包含資產構成、總額、應用以及形成來源。其次，會計檔案可以對高職院校的債務及債權情況充分掌握與了解，包含二者的構成、總額、償還時間等，尤其是要注重超出規定時間而沒有收回以及歸還的債權及債務。最后，會計檔案可以了解歷年收支情況，包括學校財務收入的構成、增長速度，支出的結構與總額等。

第三，會計檔案能為財務控制與監督提供有力支撐。高職院校的各項管理工作離不開財務預算的支持，可是能否有效執行預算一定要在執行預算中展開科學的財務控制及監督[2]。從某種角度來講，財務監督根據財務預算指標比較、判斷與分析院校各種業務活動，而且及時與有效提出有關建議，這對財務活動的規范，財務制度的落實、優化財務管理，為財務收支預算提供保障等具有巨大的現實意義。對于財務控制而言，采取相應的措施與方法，校正與衡量高職院校實施財務預算的整個過程與結果，從而保證高職院校發展目標和出于目標達成而制定有關財務預算能夠實現。對此，不管是財務控制還是財務監督，均需要依據學校財務部門出示的檔案資料，掌握財務活動進行狀況與了解執行情況，能為其內部管理提供必要的數據信息，與此同時還可以為保護國家財產安全提供強有力支撐。

二、簡析高校會計檔案管理工作存在的主要問題

文章認為，會計檔案管理工作存在的問題主要體現在以下幾方面：第一，觀念方面?，F階段，在高職院校中阻礙會計檔案的因素有許多，出于達到提高財務工作質量的目的，若想實現高職院校的有效發展離不開財務工作的改革與創新。在高職院校財務工作中，主要的財務工作為財務往來、成本控制以及財務預算等，所以高職院校十分重視。但是因為會計檔案管理不僅周期長而且工作復雜，所以很多高職院校未能提高對管理會計檔案的重視程度。第二，制度方面。眼下，即使高職院校均有其相應的財務管理體系，會計流程也相對嚴謹?？梢廊挥胁糠指呗氃盒，F行的財務制度，未能細化至管理方面，針對收集、歸檔、立卷甚至銷毀會計檔案均缺少完善、明確的指導流程[3]。除此之外，關于崗位工作，一些院校也未能明確規定會計檔案細化，借閱等行為。在財務管理制度中如果缺少會計檔案管理，一方面會對工作的正常開展造成阻礙，另一方面也漸漸削弱了控制學校風險的能力。第三，人員方面。從會計檔案管理字面分析，可以看出其結合了檔案管理與會計工作性質，針對相關人員自身的專業素質提出較高要求?？蓮膶嶋H情況來看，雖然高職院校會計隊伍的整體財務素養較為良好，但在增強檔案管理能力上依舊有很大的提升空間。此外，因為在日常財務工作中會形成許多檔案，所以大大提高了管理工作量，針對缺少或是管理能力偏低的會計人員，則屬于一項艱巨的挑戰?，F階段，在分類與歸類財務檔案方面，許多會計人員會略顯不知所措。

三、加強會計檔案促進高校內涵發展的措施

第一，通過信息技術，提高會計檔案管理水平。高職院校在進行會計檔案管理過程中，有效應用信息技術一方面可以提高會計檔案的可靠性，另一方面還能提升管理效率。對此，會計檔案管理需要引入信息技術。第一，建立電子財務檔案是個老生常談的話題，例如以往紙質的記賬憑證、財務報表也需要形成電子檔案，這樣能在一定程度上防止遺失與破損紙質檔案。另外，也可以應用專業的管理系統，例如OA等。借助這樣的軟件系統進行審批、填報等相關業務，能在節省資源的同時提升工作效率。有效應用信息技術，能夠加強會計檔案管理的實效性。但我們需要認識到，實現會計檔案網絡信息化存在很多阻礙因素，這在很大程度上是因為缺少院校領導的重視。因此，要做好建設宣傳工作，針對高職院校有關會計檔案管理工作者，可以從以下幾方面進行宣傳工作：（1）科學制定會計檔案信息化建設計劃與方案;（2）依據方案制定需求面向全校進行問卷調查，調查對象應做到全面，包含在?；虍厴I學生、在職教師等;（3）匯總并分析問卷調查，根據相關原理形成最終的統計結果，從而形成可行性報告。通過可行性報告，根據調查數據信息匯總出必要的經費預算。

第二，通過規范管理，提高會計檔案的系統性與完整性[4]。高職院校應對已有的會計檔案科學整理，依據《會計檔案管理辦法》中有關要求提高管理工作的科學性，從而形成相對完備的會計檔案。首先，高職院校的財務部門應安排專門的人負責管理工作，提高和學校檔案部門之間的協調、聯系程度。其次，高職院校需要依據會計檔案與財產的清理、清查結果，對會計憑證進行重新編制，對賬面記錄科學調整，以此形成與高職院校實際情況相符合的，完整、真實的檔案資料。最后，高職院校需要把合并之后且進行歸檔整理的會計檔案形成電子版，依托于現代化的信息技術手段，構建高職院校內部局域網，認真對待專項的電子會計檔案管理，以此滿足高職院校領導對整體情況充分了解的需要，有關職能部門滿足內部管理工作的需求，從而提升會計檔案管理效率[5]。

第三，提高領導水平、科學制訂計劃，對學校財產進行全面清理。針對現下許多高職院校來講，已經步入發展的常態化階段，基于此應進一步提高會計檔案管理工作水平。因為會計檔案能為反饋學校發展歷史提供重要信息依據，會計檔案形成需要以財產形成過程為基礎，所以，若是有合并而形成的高職院校需要提高對清查學校財產工作的重視，將“家底”摸清。文章認為應從以下幾方面入手：首先，組建領導小組，將清查學校財產的目標與任務加以明確;其次，科學制訂會計檔案管理工作計劃，確定負責人員、責任部門以及具體任務時間等;最后，依據財產清查，出示盤存清單，高職院校財務部門需以清單為依據對賬面記錄進行適當調整，讓賬實相契合。

四、結語

通過文章分析可以看出會計檔案，一方面可以綜合反饋高職發展歷史，另一方面還能為開展科學的內部管理提供法定依據?；谛聲r期背景下，我國各大高職院校需要提高會計檔案的重視，將內部審計、內部控制等各項重要作用充分發揮，以此加強高職院校內涵建設。

參考文獻：

[1]賀亭璋.關于會計基礎工作的意義與改進措施探討[J].中國多媒體與網絡教學學報（上旬刊），2019（12）：222-223.

[2]孫可畏，李金博，王娜.高職財務檔案管理問題淺析及對策研究[J].教育教學論壇，2017（40）：8-9.

[3]顧裕文.內涵建設視角下高校精細化管理探索[J].高教學刊，2015（15）：104+117.

[4]魏建華.高校會計檔案的規范管理與開發利用[J].產業與科技論壇，2012，11（03）：255-256.

[5]劉陽，李莎，王瓅.淺談會計檔案信息化管理[J].現代營銷（信息版），2019（05）：158.

作者簡介：盤利珍（1988—），女，瑤族，湖南永州人，本科，助理館員，研究方向：高校檔案研究。