圖書情報檔案信息一體化管理探析

張立云 王建

摘 要：隨著時代的發展，互聯網成為人們生活中不可或缺的一部分，在人們生活、工作、學習等很多方面都會應用到互聯網。隨著互聯網應用范圍越來越廣，圖書情報檔案信息管理方面也開始認識到互聯網一體化管理的重要性，因此相關部門開始加快互聯網一體化管理進程，通過對傳統的檔案信息管理方式的研究為一體化管理打下基礎。

關鍵詞：圖書情報檔案信息;一體化管理;互聯網;方式探索

隨著我國經濟實力的不斷增強，人們生活水平也在不斷的提高，互聯網已經走進千家萬戶。尤其是手機的普及，直接使很多傳統行業被迫轉入互聯網營業模式。這其中就包括互聯網對圖書情報檔案管理工作的沖擊。傳統的圖書情報檔案管理工作效率不高，需要人為的篩選和檢查;但以互聯網的方式促進圖書情報檔案信息的一體化，就能夠有效地提高效率，并提高管理工作當中的準確性。除此之外，依靠互聯網的大數據平臺，信息的錄入、增加、刪減等工作都可以在極短時間內完成，并在很大程度上改善以往傳統管理模式中的數據調取速度。

一、圖書情報檔案信息一體化的重要性

從圖書情報檔案信息行業的角度出發，管理工作一般有兩大特點：一是復雜化，二是系統化。圖書情報檔案信息聽起來就很錯綜復雜，在實際的工作中相關工作人員掌管數量難以想象的信息，如果需要使用某條信息都需要人們費心費力的進行收集和調取。傳統的圖書情報檔案信息管理工作一般都是以傳統的媒介作為收集平臺，由于信息的不發達，導致其在傳播過程中受到很多的阻力，有一些費盡千辛萬苦收集到的信息長時間無用武之地，最終成為無用信息。這些都明顯的降低了圖書情報檔案信息管理工作的效率，對行業的發展毫無益處。而隨著時代的發展，互聯網的興起并進入各行各業，對于圖書情報檔案信息管理工作來說是一個重大的好消息。通過互聯網平臺，工作人員可以隨時隨地的調取需要用到的信息，信息的錄入和刪除也變得隨心所欲。即便互聯網平臺的出現，會使技術支持、計算機系統的研發、系統維護等方面的成本逐漸提高，但綜合來看，這是未來的發展趨勢，在當下也會顯著的提高信息管理工作的效率，也可以方便讀者的查找和使用。

不僅如此，圖書情報檔案信息管理工作中還包含對一些歷史記錄的管理，從這項工作上就可以體現信息管理工作的系統化。進入互聯網時代，很多消息在使用之后被遺留下來，沒有人能夠保證它在今后再也不會被使用到，因此在一般情況下這些遺留信息也會被收錄起來，以便不時之需。但遺留信息的收錄也加重了信息管理工作的負擔，使人們在查找信息的過程中會接觸到更復雜、更混亂的信息資源。而在信息管理工作當中投入互聯網手段，可以有效地對這些遺留信息進行管理，通過大數據平臺進行信息的歸類。并且互聯網平臺還可以對系統進行不定期的優化，讓使用者感受到更整體化的服務。對于目前圖書情報檔案信息管理工作來說，以這樣的方式解決遺留信息過剩的問題是非常有效的[1]。

二、傳統圖書情報檔案信息管理工作中存在的問題和不足

想要提高圖書情報檔案信息管理工作的效率，促進行業向著更好的方向發展，就必須對過往的傳統管理工作模式進行研究，發現其中的問題和不足，并加以分析，研究出合理的解決方案，并結合現有的管理條件，促進圖書情報檔案信息管理工作更便捷化、更高效的發展。

在傳統的圖書情報信息管理工作中，最大的問題就是效率低下，人們在工作當中經常會面臨各種各樣的問題，解決的同時也會經過復雜的過程。同時，在傳統的信息管理工作當中，人們并沒有在意管理效率的問題，人們在工作當中面臨問題時大多數選擇得過且過。但在當今的快節奏社會中，這種問題顯然是不能被容忍的。并且隨著時間的推移，信息只會越來越多，人們的管理難度將越來越大，一些使用者也不得不放棄這種查詢方式。

除此之外，傳統情報檔案信息管理工作中還有另外一個比較大的問題，那就是對信息的分類管理。在學術研究以及其他很多方面，他們對于信息的要求是比較嚴格的，同時也是需求量比較高的。他們在尋找文獻資料及圖書資料時會根據自身所做的學術研究類別進行篩查，這時如果信息的分類管理不夠成熟就會影響到這些學術研究者的效率。傳統的圖書情報檔案信息管理工作中并沒有對信息進行細致的分類管理，導致很多時候使用者在查找資料時因為浪費了過多的時間而放棄。同時，在查找相關的圖書情報檔案信息時，查找步驟較多，內容較復雜，加大的信息搜尋的難度，有很多信息之間存在著一定的關聯，但受到復雜的查找步驟的影響，這些信息被割裂開，使用者的搜尋難度進一步提升。人們在進行書籍編撰的過程中也會使用到很多信息和書籍資料，這些資料將為圖書的編撰提供許多的參考，而這提高了對書籍查詢速度的要求。在傳統的圖書情報檔案信息管理工作中，由于沒有對信息進行明確的分類，導致在實際工作中圖書編撰者需要花費一定的事件在查找文獻資料上。而上述的這些問題，都是因為傳統圖書情報檔案信息管理工作的效率不高引發的，這些問題相互之間產生連鎖反應，使得相關的從業人員想要促進信息管理的一體化[2]。

三、圖書情報檔案信息管理工作中一體化的解決方式

（一）解決傳統模式中信息分類、信息割裂問題

隨著時代的發展，互聯網時代的到來，人們對于信息的要求越來越高;生活節奏的不斷加快，使得人們對工作效率也提出了更高的要求。想要促進圖書情報檔案信息管理工作的一體化，首先要解決的就是信息管理的效率?；ヂ摼W時代人們每天都將面臨很多信息，其中不乏對人們有所幫助的以及毫無用處的。信息管理工作一體化，就是要加快信息的處理速度，對各種信息進行鑒別和歸類，讓社會各行業、各企業能夠第一時間找到其所需要的信息。

快捷的服務是當前圖書情報檔案信息管理工作中最需要關注的問題，在信息的錄入、刪除、編輯等方面都要下足功夫，對于過去的傳統信息管理工作中存在的問題要及時進行彌補措施，了解每一個行業對于信息的要求，并結合當前信息管理工作形勢預判出未來的發展趨勢，對當下信息管理工作進行完善。當然，信息管理工作一體化要充分地借助互聯網平臺，依托于互聯網構建大數據中心，并創建一套強大的信息管理系統。通過這個信息管理系統，對于任何信息都可以進行自動判定，有效信息即可進入到系統當中并自動歸類，方便日后的查找;對于無效信息，可以及時進行刪除，并做好備份，一旦日后需要使用可以迅速的找回。除此之外，該系統還要逐步配備智能系統，對要求較高、難度較大的信息管理工作可以進行分級管理，尤其是一些學術研究和文獻搜集所需的信息都要嚴格的把關。

（二）加強圖書情報檔案信息管理一體化過程中的技術支持

在互聯網時代，任何配備了互聯網設備的工作都需要足夠的技術支持。圖書情報檔案信息管理工作是一項非常復雜、且難度系數較高的工作，對于互聯網技術的要求也很高。這更需要相關工作人員在此過程中加強對圖書情報檔案信息管理工作的技術分析和研發，發現目前管理工作中存在的問題，不斷地提出針對性的解決措施。信息管理的一體化，將顯著提高圖書、檔案、情報、信息資源的管理效率，同時還可以根據各行各業的發展形勢進行分析，在傳播過程中不斷地提升效率。

不僅如此，在信息化時代，很多圖書情報檔案信息管理都已經采用了計算機系統，這可以有效地提高政府機關的行政效率，人民群眾在辦理相關業務時也不需要再花費過多的時間。這些效率提升的背后，都源于強大的計算機系統對于信息的整體化管理。計算機系統可以保存視頻、圖片、文字等多種資源，并且通過大數據平臺可以長期保存和便捷查詢，為信息管理一體化工作提供了堅實的技術支持[3]。

（三）完善圖書情報檔案管理人員的管理制度

對于圖書情報檔案管理來講，需要提高的不僅僅只有情報檔案管理相關的科學技術，更重要的是對于管理人員的培養。主要的培養方向是著重培養管理人員的個人素質、敬業精神以及工作態度，在情報檔案管理工作開展前期就需要對管理人員進行工作教育以及思想教育。圖書館管理層需要明確管理人員的個人素質，且是否有能力勝任這份工作，在考察工作能力之后還需要對管理人員的工作態度和敬業精神做出考察，具體的考察辦法主要是觀察管理工作人員在日常生活中的表現。在工作中如果發現管理人員有偷懶、消極怠工、貪污受賄、故意泄露情報檔案等情況需要明確制止并止損，追究檔案管理人員的法律責任。為了避免這一情況的發生，圖書檔案情報領導層在錄用人員初期就應該做好防護工作，提高對于管理人員的選拔標準，在工作期間實時進行監督和指導，確保圖書情報檔案管理工作可以有效地進行，保證工作質量。

（四）提高情報檔案管理人員的操作技術

對于情報檔案管理人員的工作來講主要負責的就是整理、收集和查閱相關檔案，并將檔案內容記錄在電腦等設備上，這就明確要求檔案情報管理人員操作技術水平應該得到保障。首先在情報檔案管理工作開展前期就要對管理人員的操作技術水平進行了解和訓練，讓管理人員可以熟知電腦等相關基礎操作，以及管理系統專用軟件的技術操作問題。圖書情報管理領導人員需要明確地讓管理人員明白這項工作的性質，以及具體都需要干什么，需要注意什么。同時還需要在日常工作中對管理人員進行監督和指導，確保檔案情報管理工作可以有效地進行。管理人員不僅僅需要正確地使用電腦以及相關軟件，還需要注意情報檔案的儲存和管理工作，在工作過程中要做到細心認真，防止檔案情報泄露或者丟失。

四、結語

當前的圖書情報檔案信息管理工作中仍然存在著很多的問題，想要促進信息管理的一體化，就必須找出這些問題，并做出針對性的解決方案。同時還要依托互聯網、計算機系統，構建大數據平臺，提高信息傳播和查詢的效率，避免信息資源的分割，以此加大信息管理對使用者的輔助力度。

參考文獻：

[1]張小雪，白萌，付麗華.基于EPC技術的圖書借閱管理應用系統的設計與實現[J].衛星電視與寬帶多媒體，2020（01）：68-69.

[2]王澤龍.信息技術管理系統在圖書管理中的優勢與應用策略[J].計算機產品與流通，2019（12）：129.

[3]施燕娜.某高校圖書館管理信息系統的設計與實現[D].江西財經大學，2019.