精細化管理和常規管理在病案室管理中的應用對比觀察

徐夢　劉思寧　張瑞　王娜　王蕊

[摘要] 目的 比較精細化管理和常規管理在病案室管理中的應用效果。方法 隨機抽取該院病案室于2019年4—9月接管的病案資料1 000份，采用數字隨機法分為對照組和觀察組，各500份，病案室管理人員共8名，隨機分為對照組和觀察組病案資料管理人員，各4名，對照組接受常規管理，觀察組接受精細化管理。比較兩組病案資料的借閱和使用情況。結果 觀察組病案資料的及時發送率和按時歸還率均高于對照組（P<0.05），觀察組病案資料的逾期歸還率、缺失率、破損率和醫患糾紛發生率均低于對照組（P<0.05）。結論 精細化管理能夠有效提高病案室管理的工作效率，提高病案資料的按時歸還情況，減少破損、缺失等不良事件。

[關鍵詞] 精細化管理;病案室;常規管理;病案管理

[中圖分類號] R197 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）05（c）-0044-03

Comparative Observation of the Application of Refined Management and Routine Management in the Management of Medical Records

XU Meng1， LIU Si-ning2， ZHANG Rui3， WANG Na1， WANG Rui1

1.Medical Department of Heilongjiang Provincial Hospital， Harbin， Heilongjiang Province， 150036 China; 2.Department of Cardiology， Heilongjiang Provincial Hospital， Harbin， Heilongjiang Province， 150036 China; 3.Department of Stomatology， Heilongjiang Provincial Hospital， Harbin， Heilongjiang Province， 150036 China

[Abstract] Objective The effect of comparatively fine management and routine management in the management of medical records room. Methods 1 000 cases of pathological data taken over from April to September 2019 in our hospital's medical record room were randomly selected， and were randomly divided into a control group and an observation group， each with 500 cases. A total of 8 medical record room management staff were randomly divided into controls. There were 4 medical records management personnel in each group and observation group. The control group received routine management and the observation group received refined management. The borrowing and use of medical records were compared between the two groups. Results The timely sending rate and timely return rate of the medical records in the observation group were higher than those in the control group（P<0.05）. The overdue return rate， missing rate， breakage rate， and incidence of doctor-patient disputes in the observation group were lower than those in the control group（P<0.05）. Conclusion Refined management can effectively improve the efficiency of the management of the medical record room， improve the timely return of medical record data， and reduce adverse events such as damage and missing.

[Key words] Refined management; Medical record room; Routine management; Borrowing situation; Refined management

病案資料是包含了患者的個人信息、疾病信息、檢查信息和治療信息等在內的文件資料，在臨床治療和管理中具有重要的作用。病案室將院內病案資料進行分類、建檔、傳遞等管理工作，病案資料的良好管理不僅有助于病情的治療和研究，也有助于醫院的管理和運行[1]。精細化管理屬于是一種理念、一種文化，是社會分工精細化及服務質量精細化對現代管理的必然要求。現代管理學認為，科學化管理具有3個層次，第一個層次為規范化，第二個層次為精細化，第三個層次為個性化。目前，臨床上[2]精細化管理更多的用于企業管理中，而在病案室管理中的應用相對較少。因此，該研究于2019年4—9月以該院病案室病理資料為研究對象，探討精細化管理和常規管理在病案室管理中的應用對比觀察，現報道如下。

1? 資料與方法

1.1? 一般資料

隨機抽取該院病案室接管的病案資料1 000份，采用數字隨機法分為對照組和觀察組，各500份，病案室管理人員共8名，隨機分為對照組和觀察組病案資料管理人員各4名。對照組管理人員4名，男1名，女3名;年齡24～46歲，平均年齡（34.62±1.73）歲。觀察組管理人員4名，男1名，女3名;年齡23～45歲，平均年齡（34.75±1.26）歲。該研究已經院倫理委員會批準通過，管理人員的資料比較結果差異無統計學意義（P>0.05），能夠進行病案管理的應用對比觀察。

1.2? 方法

對照組：接受常規化管理。由主治醫師根據患者的實際情況準確填寫病案資料，按照病案室管理制度對病案資料進行整理、收納、存檔、傳遞等工作。

觀察組：接受精細化管理。①制定精細化管理制度，對管理人員進行培訓，定期對工作情況進行監督和考核。②根據患者提供的有效證件對病案資料的基礎信息進行核實，對疾病分類代碼等病案資料分類信息進行核實。③落實管理責任分工，對病案資料的整理、收納、存檔、傳遞等工作均落實責任人簽名和時間，各環節交接時落實雙方責任人簽名和時間。④由專人負責回收病案資料，對病案資料的完整性進行檢查。⑤患者借閱病案資料時必須提供有效證件并確保病案資料的完整性。⑥對于管理中出現的問題進行記錄，分析原因和改進方法。

1.3? 觀察指標

①兩組病案資料的借閱情況比較。記錄兩組病案資料的及時發送、按時歸還和逾期歸還的情況，計算占比率進行比較。②兩組病案資料的使用情況比較。記錄病案資料的病案缺失、破損和因病案引起的醫患糾紛事件，計算占比率進行比較。

1.4? 統計方法

采用SPSS 18.0統計學軟件處理數據，計數資料采用[n（%）]表示，行χ2檢驗;計量資料采用（x±s）表示，行t檢驗，P<0.05為差異有統計學意義。

2? 結果

2.1? 兩組病案資料的借閱情況比較

觀察組病案資料的及時發送率和按時歸還率均高于對照組（P<0.05），逾期歸還率低于對照組（P<0.05），見表1。

2.2? 兩組病案資料的使用情況比較

觀察組病案資料的病案缺失、破損和醫患糾紛發生率均低于對照組（P<0.05），見表2。

3? 討論

病案室管理的病案資料數量龐大，分類廣泛，每天新建和使用的病案資料不斷增加，管理工作責任較重。容易出現案例資料傳遞不及時、信息有誤、分類錯誤、資料不完整、缺失、破損等問題，對資料的使用和病情的治療、研究等情況存在較大的影響。精細化管理能夠通過對工作的精致化、細節化的要求，提高工作質量，減少工作疏忽和漏洞。在該研究中，觀察組病案資料的及時發送率和按時歸還率均高于對照組（P<0.05），逾期歸還率低于對照組（P<0.05），說明精細化管理能夠有效提高病案資料的及時傳遞和按時歸還情況。在病案資料的使用中，由于數量較多，如果沒有落實的管理人員，容易造成工作堆積或遺忘，使病案資料的送達、歸還情況產生問題。精細化管理工作能夠通過精細化管理制度的建立和培訓，提高管理人員的工作意識和能力。再通過監督和考核，將精細化管理落實在工作中，確保工作質量的有效提高[3]。首先是在病案資料的收集和整理中，對信息的完整性和準確性的核實工作能夠確保病案資料的有效性，避免在使用時可能出現的不良影響。其次是在傳遞和歸還工作中，落實責任人和時間的要求，能夠有效提高相關人員的使用意識，能夠有效提高病案資料的及時傳遞和按時歸還情況。且通過落實責任人的制度，對于未及時傳遞和逾期歸還的病案資料能夠及時發現、及時調整，減少在后續工作中可能引起的不良影響。在本研究中，觀察組病案資料的病案缺失、破損和醫患糾紛發生率均低于對照組（P<0.05），說明精細化管理能夠有效減少病案資料的破損和糾紛情況。病案資料所包含的內容較多，使用量也較大，一旦出現缺失、破損等情況將對治療和研究等工作造成較大的不良影響[4]。精細化管理能夠有效監督管理人員嚴格按照管理制度開展工作，即使工作中出現失誤也能通過責任人的落實制度和監督管理制度快速找到相關責任人和發生時間，一是及時進行補救處理，減少不良影響，二是通過對工作的分析和總結，對于是管理制度的疏漏問題就及時調整，對于是責任人的能力問題就及時督促其改進。所以能夠有效加強管理人員對于病案資料的管理和核查工作，減少病案資料的缺失、破損和醫患糾紛的情況。如果存在相關情況，也能夠及時發現、及時調整，對情況出現的原因進行分析總結，在今后的管理工作避免出現。臨床研究表明[5-9]：精細化管理是一種理念、亦是一種文化，源于發達國家，屬于是一種企業的管理理念，它是社會分工的精細化及服務質量的精細化，該管理模式建立在常規管理基礎上，并將常規管理引入深入的基本思想及管理模式，能最大限度減少管理所占用的資源，有助于降低管理成本[10]。同時，精細化管理的實施需要落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，要求每一個管理者均要做到位、盡職。

綜上所述，精細化管理能夠有效提高病案室管理的工作效率，提高病案資料的按時歸還情況，減少破損、缺失等不良事件。

[參考文獻]

[1]? 王曉飛，解亞麗.探討精細化管理在外周靜脈留置針護理中的應用[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2019，6（8）：126.

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[9]? 王瑜.常規管理精細化 創新服務人文化—巴南區界石小學教學精細化管理策略[J].科學咨詢：教育科研，2016（7）：9.

[10]? 陳瓊芳.精細化管理在門診輸液安全防范流程中應用的效果[J].中外醫學研究，2015，13（27）：151-152.

（收稿日期：2020-02-23）