公立醫院合同管理實踐研究

耿雪

摘要：在合規管理的時代背景下，合同管理的重要性毋庸置疑。合同管理是醫院合規管理的重要組成部分，也是院內風險防控常用且重要的管理手段。對合同進行規范化管理，從而建立完善的合同管理體系，有利于協調醫院內外部法律關系，維護醫院的合法權益;有利于規范醫院法律行為，規避合規風險和降低法律風險發生的概率;有利于提高醫院的資源配置，提升醫院公共服務效果。本文主要對醫院合同管理的內涵、現狀、問題、以及解決對策進行論述。

關鍵詞：合規管理;合同管理;法律風險

中圖分類號：R197 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：B ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2020.17.004

文章編號：1006-1959（2020）17-0015-03

Abstract：In the era of compliance management， the importance of contract management is beyond doubt. Contract management is an important part of hospital compliance management， and it is also a common and important management method for hospital risk prevention and control. The standardized management of contracts and the establishment of a complete contract management system are conducive to coordinating the internal and external legal relations of the hospital and safeguarding the legal rights and interests of the hospital; it is conducive to standardizing the hospital's legal behavior， avoiding compliance risks and reducing the probability of legal risks; it is conducive to improving the allocation of resources in the hospital improves the effectiveness of public services in the hospital. This article mainly discusses the connotation， status quo， problems and solutions of hospital contract management.

Key words：Compliance management;Contract management;Legal risk

根據我國《民法典》規定，合同是民事主體之間設立、變更、終止民事法律關系的協議。管理是一種通過建立秩序的方式以實現某種目的的人為、有意識的干預措施。而合同管理不僅僅是合同的簡單審核，而是全過程的、系統的、動態性的管理。合同管理是醫院合規管理的重要組成部分，是院內風險防控常用且重要的管理手段。本文主要對目前醫院合同管理中存在的問題進行總結，同時探索了加強合同管理的重要措施，旨在加強醫院合同規范化管理，建立完善的合同管理體系，規范醫院法律行為，規避合規風險和降低法律風險，提高醫院的資源配置，提升醫院公共服務效果。

1醫院合同管理中存在的問題

1.1合同管理制度不健全 ?醫院沒有規定規范系統的合同管理制度，具體表現為：合同基本管理制度不全面，合同管理基本制度之間缺乏協調統一，合同管理職責交叉，合同訂立的權限范圍不明，合同管理流程混亂，存在先履行后補合同現象，合同審批程序冗繁，導致合同管理效率低下，信息不對稱問題。由于合同管理制度的不健全，職能部門審查合同沒有明確統一的審查標準，合同條款缺乏規范性表述，有歧義，雙方必須簽訂合同補充協議，進一步明確合同雙方的權利義務、違約責任以及賠償范圍。

1.2合同審查不嚴謹 ?合同審查不嚴謹，直接表現為合同文本質量不高。合同主體不當、合同不嚴謹、合同要件不全。不全面、不完整、有缺陷、有漏洞，常見漏洞往往是違約條款。具體體現在：一是合同未簽字，部分合同未加蓋騎縫章，合同未簽訂日期;二是合同文字不嚴謹，容易發生歧義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。三是合同要件不全，常見的漏洞往往是違約條款和約定解除權。四是合同主體。對外代表訂立合同的負責人授權權限規定不明，以及合同專用章使用監督不夠嚴謹，存在不具有訂立合同權限的部門工作人員對外訂立合同，以科室內部專用章代替合同專用章等問題。

1.3合同履約監管不到位 ?合同履約監管是合同管理的重要環節，也是合同管理中容易被忽視的環節。合同管理監督不嚴，雖然醫院制定了較為完備的合同管理規章體系，但在合同管理落實上執行得不夠，上級職能部門對下級職能部門沒有做到常態定期的監督、檢查和考核。只有嚴格執行合同監管制定，才能更好地督促職能部門認真審查每份合同，維護醫院的合法權益，避免潛在的經濟糾紛。

1.4合同歸檔制度不健全 ?合同歸檔管理不全面主要表現如下：①醫院對合同歸檔管理不夠重視，醫院常常只重視標的額重大的合同，而忽略標的額較小的合同的收集;②訂立合同的部門沒有及時將合同備案歸檔，造成合同文本丟失，一旦產生糾紛，院方由于舉證不能，造成維權困境;③未建立合同管理評估制度，或合同管理評估程序不合理，直接導致合同管理水平的改善和提升;④合同檔案不完整，醫院沒有把合同管理列入檔案管理的范圍，或者沒有指定專門部門管理合同檔案。往往因缺少證據而喪失權益。

2加強醫院合同管理的措施

2.1完善合同管理制度 ?按照合同管理全周期的要求，針對合同管理全過程的每個環節，建立和健全具體的、操作性強的管理制度，使合同管理有章可循。主要制度包括合同生命管理基本制度，涉及合同文本的設計、合同訂立、合同履行、合同歸檔、分析總結合同等環節的基本制度，有效規范合同標準，降低合同審批和執行環節的法律風險，并為以后合同管理開展提供決策依據。合同管理其他制度，如嚴格執行合同談判機制、合同擬定控制機制、合同跟蹤評估控制機制、合同結算控制機制、合同授權委托制度、合同會簽和審批制度、合同歸檔管理制度、合同專用章管理制度、合同監督檢查制度等。合同重大失誤追究制度，問責、容錯糾錯、追責制度。定期開展合同管理體系定期評審，采用系統性方法評估合規制定執行的有效性，要隨時做好應對可能出現的合同管理問題的準備。了解和應對國內外在醫院合同管理方面的策略，培育醫院誠信合規文化，明確醫院各層級的合規責任，增強全院合規管理意識。

2.2提高合同審查質量 ?隨著新的法律法規的頒布，醫院應當及時根據新的法規，調整醫院的法律行為，在訂立合同和履行合同過程要依法依規，避免合規風險。合規部門務必與合同訂立部門必做好充分溝通。合規部門不能因合同標的額較小，而忽視審核合同要素是否齊全。務必熟悉合同涉及的專業領域法律法規，專業性較強的合同如建設工程合同，不僅要求審理合同的專業人員具有法律專業知識，還要求具有建筑領域的專業知識。進一步規范合同范本，對合同進行統一管理，對建設工程合同、招投投標合同、采購合同等常規合同制定合同范本，統一類合同的使用標準。重點審核合同核心要素，主要包括合同主體是否適格，合同條款內容是否合法，合同雙方當事人權利義務是否明確等要素。了解掌握各種合規風險區域，包括醫院所處的外部合規風險區域、醫院所處的內部合規風險區域、醫院醫務業務相關的合規風險、人力資源管理的合規風險、財務相關的合規風險等方面，合規部審核合同過程中根據不同的合規風險，應當予以重點關注。

2.3加強合同管理的監督檢查 ?在合規管理視角下，法律與合規部對醫院合同管理情況進行審查，對醫院合同管理的有效性進行評價，必要時，法律與合規部可以會同有關部門對醫院內部的合同管理工作進行聯合監督檢查。通過合同審批管理流程對合同管理開展全流程監控。合同管理的監督檢查，一定要堅持從微觀到宏觀的原則，通過微觀和宏觀相結合。首先審查合同要素，查找本業務范圍可能存在的風險點、再通過本業務的風險點，通過匯總梳理合同文本，科學分析研判，精準發現合同管理中存在的問題和線索，做到全面檢查和重點關注相結合、合同訂立和合同履約相結合。針對合同標的額較大、重點項目的重要合同，可以針對不同合同類型的風險點進行有針對性的合規事項設計，明確每類合同類型所應關注的風險點，并根據新情況及時增加風險點。定期對高風險業務進行合規監控，醫院合規部根據風險業務評估等級，將排名靠前的高風險業務列為重點關注范圍。合規部門需要以多種監控手段對高風險業務開展定期監控，并做好登記備案，及時總結歸納。五是針對合同管理中存在的問題，合規部門督促科室限期整改，及時補救，不斷優化與提升合同管理體系。訂立合同階段的風險防控控制要點：①審查合同相對方的法人營業執照、資質證明、法定代表人及其身份證件、授權委托書等，獲取對方主體自營業登記以來的經營業績和業內排名等綜合實力的相關信息，分析其履約能力和償債能力，必要時對調查對象要進行盡職調查，及時建立和更新相對方的商業信用檔案。②嚴格審核合同條款是否符合《民法典》或相關法律、法規規定，嚴格審核合同內容是否雙方當事人真實意思的表達，有無存在欺詐，特別關注“另有約定除外”等需要補充說明的條款，如果雙方都沒有任何補充說明的事項，應當刪除另有約定除外;如果規定“另有約定除外”條款，有利于維護醫院的合法權益，合規部門應當盡可能明確約定范圍，預防合同訂立后不必要的糾紛的發生。③合同約定的事項依據法律規定，需要經國家特定部門審查批準或備案的，負有履行該項義務的一方當事人應當依法履行辦理審批或備案義務。合同履約階段的風險防控要素：①全流程監控合同相對方的履約情況，如果有證據證明對方存在履行不能或者預期違約等情況，醫院要立即采取風險防控預案，把醫院的經濟損失降至最低。②如果當事人在合同中約定了檢驗期間，醫院作為買受人應當在檢驗期間內，將標的物的數量或者質量不符合約定的情形通知對方當事人。如果醫院怠于通知的，視為標的物的數量或質量符合約定。醫院的行為法律擬定認可對方已經履行了給付行為。③醫院財務部門應該嚴格按照合同約定的條款進行形式審查，以及審核有無收、付款單據，符合合同約定并提供了收、付款憑證后才能進行付款;財務部門在審核過程中，應關注是否存在未按合同約定執行或應簽訂補充協議而沒有簽訂的情況，若存在以上情況應拒絕付款，并及時通知科室負責人。當合同相對方補正相關證明后或恢復履行能力后，實現合同目的后，財務部門可以和合同簽訂部門再核實確認無誤后，恢復付款。

2.4健全合同歸檔制度 ?合同歸檔管理屬于合同的后期管理，涉及合同檔案的整理和保存，主要包括合規部門、合同訂立部門和合同歸檔部門。各部門的職責分明，不可互相替代。合同管理部門、合同簽訂部門和合同歸檔部門都各自加強本部門合同管理工作，借助醫院合同管理信息化平臺，對不同合同事由根據合同特征進行分類、統計及歸檔，根據時間周期表，建立合同管理目錄簡表，目錄簡表詳細且準確地記錄合同的訂立、履行、變更、中止及終止等情況，合同順利履行完成后要及時辦理合同歸檔手續，形成有效的閉環管理。另外，合同歸檔管理要遵守科學管理、統一分類、連續編號的原則。合同歸檔管理中，合同編號應當連續，如果合同編號存在不連續情況，要及時查找原因，根據原因，制定相應的補救措施。其次要明確合同流轉、借閱、歸還的范圍和職責權限，對合同歸檔管理部門外借的合同，歸檔部門要嚴格執行合同外借登記管理手續，登記內容應包括合同借用的科室、借用人姓名、借用用途、借用日期，歸還日期、借用人和科室的聯系方式、合同回收人員簽名確認等內容。當借用期限屆滿，借閱人經催告仍未歸還合同的情況時，合同歸檔管理部門應當立即與該科室負責人取得聯系，督促科室盡快歸還借閱的合同。還要對合同執行情況進行評估，合同履約完畢后，結合合同文本和實際履行情況，客觀評價合同執行有無違規之處。如果合同執行中存在違規現象，應當及時改定，并在今后發生類似情況。最后是合同管理的總結與改進，法律合規部對醫院合同管理情況按季度、半年或一年進行總結、分析，查找合規管理中存在的漏洞，及時督促整改，并確定下一階段合同管理工作的重點內容，將合同管理中應當重點關注的風險點形成年度合規評估報告向醫院管理層進行匯報。對合同管理工作中成績突出的部門以及避免或對挽回醫院經濟損失者予以表彰和獎勵;對違反合同管理制度的人員，依照法律法規及醫院相關規章制度追究責任。

3總結

公立醫院在建立健全合同管理，一定要遵守法律法規和相關規章制度，主要指《民法典》中合同編的內容，以及有關合同相關司法解釋、醫院合同規章制度以及涉及到合同的管理制度。合同管理不能等同于合同審核，合同管理是全流程管理，既要審查每份合同，也要注重合同在履約管理中存在的漏洞。總之，提高醫院的合同管理能力，有利于提升醫院的整體運營效能，為醫院可持續發展保駕護航。

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收稿日期：2020-08-15;修回日期：2020-08-22

編輯/錢洪飛