信息化時代下人社局檔案管理探析

寧鳳霞

摘要：信息化技術、“互聯網+”是近些年大眾可以經常聽到的新穎詞匯，隨著我國經濟及科技水平的高速發展，信息化技術走進大眾視野，已與人們生活工作密切相關，人們的日常生活及工作處處都已經離不開“互聯網+”及信息化技術。所謂信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力。信息化時代下，信息化技術與人社局檔案管理的結合給人社局辦公帶來了極大的改變。人社局全稱人力資源和社會保障局，是公共管理職能部門，負責促進就業，維護勞動關系穩定和完善社會保障體系，是社會管理和公共服務的職能部門。人社局掌握著國家人民的檔案和重要人事信息，是人民群眾核心信息的專業大管家，人事檔案、大學生畢業檔案等全部歸為人社局管理。人社局在社會發展中，對人們生活工作尤為重要。

關鍵詞：信息化時代;人社局;檔案管理

我國人社局檔案管理的含義是收集人民自身及相關的檔案信息，并加以整理和保管。我國人口眾多，多達14億，雖然日常的辦公中，已經根據不同的地區分設人社局，但依舊改變不了中國人口眾多、事物繁瑣的事實。信息內容之多、工作量之大導致傳統檔案管理模式已經不能滿足當今人社局檔案管理需要。隨著信息化技術的深入，人社局檔案管理工作開始改革，人社局檔案管理開始融合信息化技術。信息化技術與人社局檔案管理的融合加快了人社局辦公效率，提升了人社局信息管理的安全性、系統性、清晰性。通過信息化技術與檔案管理的融合提高人社局檔案管理的質量。信息化時代下，通過信息化技術管理人事檔案是時代所需。

一、現階段我國人社局檔案管理存在的問題

（一）檔案管理模式傳統

新時代下，中國經濟、科學技術開始迅速發展，“互聯網+”及信息化技術已經融入到各行各業，無紙化辦公一詞躍然紙上。無紙化辦公字如其意，辦公不再需要紙張，從辦公用具到辦公文件，全部在計算機上開展。這一想法符和世界的可持續發展理念，被人們所推崇。但是在實際生活中無紙化辦公并沒有實現。甚至在很多領域紙質辦公及紙質辦公用品仍扮演者主角的身份，包括當今我國的人力資源和社會保障局的檔案管理。信息化技術雖然已經融入人社局檔案管理，但紙質文件仍然很多，人事檔案，大學生畢業檔案，社保、醫保等業務檔案仍然以紙質文件保管為主[1]。紙質檔案管理不同于電子版信息檔案管理，紙質版文件全部由人工整理，人工管理不同于機器，機器可以在電量充足的情況下不知疲憊地工作，且很少出錯。人工不同，人工難免因為走神、疲憊等其他情況增加工作管理錯誤。并且人工專注力時間本身有限，即使我們工作能力很強也避免不了出現誤差。此外，我們紙質辦公和信息化辦公的同步管理，也增加了工作量。為保證檔案整理保存不出現錯誤，工作人員就必須仔細審核和檢查，以保證紙質檔案與電子檔案的一致性、對應性。而且檔案管理部門辦公不止一人，檔案在被抽調放回時被多人整理，這也間接增加了查找難度。由此可見，傳統的管檔案管理模式完全不能滿足檔案管理的準確性需求。

（二）網絡辦公技能薄弱

雖然隨著信息技術的發展，電腦辦公已經成為主流。但人們還是忽視了一點：需要人工操作電腦。在傳統的工作體制下，各企事業單位并沒有對計算機技術進行要求。現今信息化技術已經全方面普及，但各大單位仍然沒有足夠重視信息化時代下電腦的操作能力，在辦公中主要依托的仍然是傳統工作模式。所以對于信息時代的到來，很多工作人員計算機技術根本不達標，計算機技術的生疏會給人們一個錯覺，就是計算機技術也沒有那么實用，所以在計算機技術上的學習主動性不強[2]。此外，依賴于信息化技術應用計算機辦公也沒有受到強制要求，所以盡管我們的工作人員計算機技術不成熟也沒有足夠的培訓。這就導致了我們的信息化技術雖然快捷，但是在實際的辦公中仍然沒有被全面應用。

二、信息化技術與檔案管理的融合

（一）改善檔案管理工作人員素質

改善工作人員素質可以兩個角度進行調整。其一，從人社局在職工作人員角度考慮，我們可以加強計算機技術的培訓。培訓中我們可以根據工作人員對計算機的掌握程度進行分層培訓。將已經熟練掌握辦公軟件的工作人員分成一組，將初步掌握計算機的工作人員分到一組。現在計算機技術已經普及千家萬戶，絕大多數工作人員都對計算機技術有一定的掌握，所以我們分成兩組即可，不用擔心有完全不會電腦操作的。同時對于計算機技術能力較強的工作人員，我們可以安排他作為內部講師對我們工作人員的計算機技能進行培訓。計算機講師我們也可以從外部聘請，聘請專業人員對我們的工作人員進行培訓。在時間安排上我們可以每周拿出一個小時的時間進行培訓，或者集中培訓。

其二，針對人社局的新鮮血液，為保證信息化時代下，人社局檔案管理與信息化技術的高質量融合，以提高工作效率和工作質量，我們在新人招聘上同樣要注意人才素質。在招聘中，我們要對應聘人員的辦公軟件使用的熟練程度上進行要求。根據人社局具體情況，我們也可以招聘計算機能力較強的應聘者，或者直接要求應聘者的專業。這樣人社局在信息化時代下才能夠實現信息化檔案管理辦公。

（二）完善檔案管理機制

完善管理制度是解決信息化辦公的根本，為真能能夠保證信息化技術結合檔案管理提高我們的工作效率，我們可以規避以往信息化技術應用的不足，完善檔案管理機制。在信息化技術引進過渡中，對于工作人員進行合理分工[3]。在工作中，對于計算機技術能力較強的工作人員主要負責計算機操作，進行電子檔案的管理。對于計算機能力相對較弱的，負責紙質檔案的管理。對于分類能力較強的，可以在檔案管理分配中發揮重要力量。在檔案管理中，每個人的能力和擅長的內容各有不同，我們便可以根據能力的不同取長補短。

在人社局中，檔案管理融融合計算機技術是時代所必需，但是信息化技術同樣存在不足，信息化技術依賴于互聯網。黑客、木馬、病毒是信息化技術今天我們可以經常聽到的詞語，在整個互聯網行業甚至在整個國家，黑客的計算機技術都是過硬的，他們可以利用自己超強的計算機技術改變其他計算機程序。人社局檔案是國家人員的基本信息，是機密。在檔案管理中，避免數據的丟失和泄露，我們就要在利用計算機技術的同時設置計算機專業技術部門這也是我們信息化時代下人社局檔案管理非常急需解決的問題。

（三）檔案管理中積極融入信息化技術

檔案管理中積極融入信息化技術也是人社局高效檔案管理工作的需要。在人社局日常檔案管理辦公中，若想實現信息化檔案管理，首先就要將紙質化文件轉換成電子信息文件，我們可以利用先進的科學技術軟件，在不需要人為錄入的基礎上實現紙質文件和電子信息文件轉換。

其次，人社局信息極多，跨地區全國信息統一共享同樣需要專業化的信息技術平臺。專業化的數據平臺能夠減少人們在跨地區辦事中來回跑，浪費時間金錢的情況。但專業化數據平臺引進檔案管理辦公的同時，我們在日常的應用中也應定期進行系統維護，以避免數據丟失。

最后，紙質文件向電子信息化文件轉換以及專業化數據的平臺的應用都離不開更專業的信息化技術，這就需要我們在應用新軟件平臺時進行專業學習。我們可以在引進專業化平臺和技術軟件時請合作方對員工進行培訓，同時安排自己的技術部門專門負責信息技術相關工作，包括軟件、平臺的使用、維護、升級、優化等[4]。總之，在人社檔案管理中應用信息化技術，就必須保證我們的工作人員真正地能夠熟練掌握信息化辦公，讓信息化技術名副其實的幫助我們提高檔案管理的效率和質量。

三、信息化檔案管理的意義

信息化技術的今天，各行各業發展迅速，任何一個組織和部門都不能停滯不前，人社局也是一樣，人力資源和社會保障局本身就是為人民服務的政府機關部門，更要跟上時代的步伐，跟上人民的腳步，全方位全面化為人民服務。在人社局檔案管理中融入信息化技術，高效利用先進技術和高水平信息化技術平臺，構建精準數據管理及檔案管理，實現現代化辦公。對于人社局檔案管理意義非凡，信息化技術辦公減小了辦公失誤，提高了辦公效率。

四、結語

本文從現階段我國人社局檔案管理存在的問題，信息化技術與檔案管理的融合以及人力資源和社會保障局信息化檔案管理的意義三大方面對信息化時代下人社局檔案管理進行了簡要的探析。在信息化技術高速發展的時代下，信息化技術與人社局檔案管理的融合無疑為我們人力資源和社會保障局的辦公插上翱翔的翅膀，加快了人社局現代化辦公的進程。對于我國人社局來說，檔案信息的采集和管理是其快速適應高效辦公的基礎。因此，科學改善檔案管理工作勢在必行。為保障人社局在未來的發展中健康前行，在檔案管理中應用信息化技術就是信息化時代下人社局最好的檔案管理辦法。

參考文獻：

[1]丁春玲.信息化時代下人社局檔案管理探析[J].明日，2018（25）：42-42.

[2]程偉.信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理措施[J].絲路視野，2018（25）：51-51.

[3]薛克鳳.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現代經濟信息，2018（1）：86.

[4]張永梅.探討信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理[J].卷宗，2019，9（4）：5.