關(guān)于高等學(xué)校人事檔案管理人員的素質(zhì)提升策略分析

劉爽

摘 要：干部人事檔案材料是反映干部情況的基本憑證和重要依據(jù)，是干部工作、人才工作的重要信息。因此，高等學(xué)校人事檔案管理工作者的素質(zhì)和水平對(duì)人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，以及人事檔案的管理和利用規(guī)范化及專業(yè)化有直接的影響，本文針對(duì)目前高等學(xué)校人事檔案管理者的素質(zhì)現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;素質(zhì);高校

高等學(xué)校人事檔案作為學(xué)校發(fā)展的歷史記錄，它為師資隊(duì)伍建設(shè)、職稱評(píng)聘、薪酬分配、辦理離退休手續(xù)、干部考察任免等很多工作提供了精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。檔案管理人員在人事檔案的工作中是主體力量，素質(zhì)高低將直接影響檔案管理的發(fā)展，所以，要求人事檔案的管理者是專業(yè)型、管理型人才。因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)，更好地適應(yīng)新形勢發(fā)展，是人事檔案管理者亟待解決的問題。

1 高等學(xué)校人事檔案管理的當(dāng)前狀況

近年來，高等學(xué)校人事檔案管理工作有了較大的提升，但還存在著一些問題，主要有這些表現(xiàn)：

1.1 領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，檔案管理的意識(shí)淡薄

目前，大多數(shù)高等學(xué)校受各方面因素的制約較大，發(fā)展的水平不均衡，校領(lǐng)導(dǎo)和全校師生對(duì)人事檔案的重要性還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理的利用意識(shí)淡薄，對(duì)人事檔案的歸檔內(nèi)容、管理范圍還缺乏認(rèn)識(shí)，重要性的宣傳力度不夠，不能全面的了解人事檔案功能，未能深層次的開發(fā)人事檔案，在對(duì)應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)送交檔案管理部門，目前，主要還停留在簡單的基礎(chǔ)利用階段。

1.2 檔案管理人員的素質(zhì)水平整體偏低

在大多數(shù)高等學(xué)校，當(dāng)前，人事檔案的管理情況是人員配備相對(duì)隨意，普遍缺乏專職檔案的專業(yè)技術(shù)人員，檔案管理人員很多是兼職人員，流動(dòng)性大，隊(duì)伍穩(wěn)定性較差，工作的連貫性與專業(yè)性很難保證，導(dǎo)致工作不熟悉，經(jīng)常出現(xiàn)失誤，嚴(yán)重影響檔案管理工作正常的運(yùn)行。檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)欠缺，安于現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新精神，年齡結(jié)構(gòu)還偏大，學(xué)歷層次也不高，專業(yè)的人員偏少，欠缺主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。

1.3 信息化管理的水平低，檔案服務(wù)利用水平受限

目前，很多高等學(xué)校日常業(yè)務(wù)的檔案工作大多數(shù)以手工操作的方式較多，這些常規(guī)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)就耗費(fèi)了大量的人力和物力，工作效率很低，檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化的檔案信息管理方式還不太能適應(yīng)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平不高，不具備檔案信息化的技術(shù)知識(shí)和水平，無法適應(yīng)檔案的信息化管理大趨勢。高等學(xué)校檔案工作隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理水平不合理，嚴(yán)重缺乏懂得專業(yè)技術(shù)和信息技術(shù)的全能人才，與信息時(shí)代的人事檔案管理需要不適應(yīng)。檔案管理工作亟需既懂得檔案專業(yè)技術(shù)，又能掌握現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

1.4 業(yè)務(wù)能力較弱

第一，沒有專業(yè)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力一般。很多檔案管理人員都不能順聯(lián)掌握計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)操作技能，缺乏關(guān)于檔案管理的實(shí)踐技能以及理論知識(shí)，然而單位忽視有關(guān)的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)開展，造成他們?nèi)狈^強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，很難順利開展工作。第二，工作經(jīng)常處在被動(dòng)的狀態(tài)，很多檔案管理人員在平時(shí)工作中都是“推一下，轉(zhuǎn)一下”，缺乏較高的工作熱情，領(lǐng)導(dǎo)要求他們整理什么檔案就整理什么檔案，或者只是結(jié)合單位領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)意向完成檔案管理工作，難以規(guī)范化以及統(tǒng)一化管理檔案，更加不會(huì)創(chuàng)新檔案管理工作。

2 高等學(xué)校人事檔案管理人員素質(zhì)提升的對(duì)策

檔案管理者必須樹立起終身學(xué)習(xí)的觀念，緊跟時(shí)代的步伐，提高檔案管理人員隊(duì)伍整體的素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。

2.1 加大對(duì)全校教師檔案意識(shí)宣傳，獲得校領(lǐng)導(dǎo)的政策支持

檔案管理人員首先要提高自身的認(rèn)識(shí)，要積極主動(dòng)的匯報(bào)、請(qǐng)示工作，加大宣傳人事檔案工作的力度，擴(kuò)大檔案的利用范圍，提高全員的檔案意識(shí)，形成人人關(guān)心檔案、人人支持檔案工作的良好氛圍，鼓勵(lì)職工及時(shí)上交檔案材料。規(guī)范制定高等學(xué)校的人事檔案管理工作制度，提高檔案工作的地位，需要校領(lǐng)導(dǎo)層面從上到下齊抓共管，才能保證人事檔案的管理水平不斷提高和服務(wù)工作的順利開展。

2.2 優(yōu)化人員素質(zhì)的結(jié)構(gòu)建設(shè)，提高人員的綜合素質(zhì)

1）檔案管理者必須具備較高的服務(wù)意識(shí)、政治素質(zhì)。人事檔案工作的保密性很強(qiáng)，檔案工作者要遵守紀(jì)律，要加強(qiáng)黨的路線、方針、政策的學(xué)習(xí)，在日常工作中，要始終保持正確的政治方向，樹立主動(dòng)服務(wù)的精神，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)。

2）提高檔案管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)。人事檔案的管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性和操作性，這就要求檔案的管理人員不但要具備良好的政治、道德素養(yǎng)，更要有扎實(shí)掌握檔案管理的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識(shí)，具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐能力。提高檔案工作者隊(duì)伍的整體水平，優(yōu)化檔案隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，采用科學(xué)的管理手段，保證高等學(xué)校檔案管理人才隊(duì)伍的穩(wěn)定與素質(zhì)的提升，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以適應(yīng)人事檔案工作的開展要求，保障高等學(xué)校的改革和發(fā)展。為了更好的適應(yīng)高等學(xué)校人事檔案管理的趨勢，改善管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，引進(jìn)檔案的專業(yè)人才，提高檔案管理專職人員比例，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案工作者不但要掌握一定的專業(yè)知識(shí)，而且還要具備一定的綜合能力，這樣才能更好地促進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行。

2.3 優(yōu)化培訓(xùn)開發(fā)體系，提高管理人員的信息素質(zhì)

高等學(xué)校有目的的開展有利于檔案管理人員學(xué)習(xí)和關(guān)于工作能力的活動(dòng)，將培訓(xùn)開發(fā)工作作為單位計(jì)劃的一部分，實(shí)施有組織的培訓(xùn)工作，采用先進(jìn)的培訓(xùn)手段和多樣化的培訓(xùn)方式，進(jìn)而獲得顯著的培訓(xùn)效果。就人員知識(shí)過于老化的情況來講，檔案部門必須要開展不同形式的教育培訓(xùn)，比如：溝通研討、在職教育以及崗位培訓(xùn)等等，豐富自身的知識(shí)，將更多的經(jīng)費(fèi)投入到檔案管理人員的培訓(xùn)中，需要從不同的形式、不同的途徑培養(yǎng)，加強(qiáng)崗位定期考核，借鑒檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)以及信息化的管理方法，全面培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才。利用這些業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)，不僅可以完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，而且可以加強(qiáng)檔案管理技能，迅速科學(xué)的總結(jié)培訓(xùn)效果，使檔案管理人員利用培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)自我學(xué)習(xí)和自我提高。同時(shí)，檔案管理人員必須要通過參加專業(yè)培訓(xùn)，了解檔案管理技能、管理專業(yè)理論知識(shí)，還要充分了解數(shù)據(jù)庫的操作方法，學(xué)習(xí)不同學(xué)科的綜合知識(shí)，提升運(yùn)用信息技術(shù)的綜合素質(zhì)，加快高等院校人事檔案管理人員的現(xiàn)代化建設(shè)。提升檔案管理者信息化管理水平和服務(wù)質(zhì)量，采用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行全面分析，真正實(shí)現(xiàn)合理化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，提升檔案管理工作水平，了解新型的檔案管理方式，服務(wù)于高等學(xué)校的每個(gè)教師和學(xué)生，成為不僅掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，而且合理運(yùn)用信息技術(shù)的專業(yè)人才。檔案信息化建設(shè)便于檔案管理人員為查詢者在較短的時(shí)間內(nèi)查詢到所需的信息，提升管理人員的工作效率，進(jìn)而更好更快的促進(jìn)高等院校人事檔案工作穩(wěn)定發(fā)展。

總之，檔案管理人員的素質(zhì)與高等學(xué)校檔案事業(yè)的順利發(fā)展關(guān)系十分密切。因此，必須加強(qiáng)高等學(xué)校檔案隊(duì)伍的建設(shè)，檔案管理工作者必須具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)、現(xiàn)代化的信息素養(yǎng)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理者的角色向現(xiàn)代檔案信息管理者身份的轉(zhuǎn)變，為學(xué)院的人力資源開發(fā)和利用提供更好地服務(wù)，更好地適應(yīng)高等院校的改革發(fā)展趨勢。

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