云時代下的聲像檔案管理的現狀及策略

陳志輝

摘 要：隨著時代發展和科技不斷進步，檔案也從紙質文件變成了電子檔案。目前聲像檔案的運用已經接近普遍，但是在管理檔案的過程中還會發現一些不足。本文針對云時代下的聲像檔案管理現狀進行探討，提出檔案管理中存在的不足，并設立有效的策略。

關鍵詞：云時代;聲像檔案;檔案管理;策略

在科技飛速發展的環境中，辦公條件也更上一層樓，機關和各個單位在組織活動中，會產生大量的聲像檔案。為了使這些檔案能夠更好地被保護和利用，行政和檔案管理部門要切實做到對檔案資料的保護。但是目前仍然存在歸檔不完整、檔案管理混亂和檔案管理條件、設備差等問題，影響了檔案的使用效果，聲像檔案管理也比檔案工作的整體水平低?；诖耍M行聲像檔案管理工作勢在必行。

1 聲像檔案管理簡述

1.1 聲像檔案概念分析

聲像檔案是指個人、社會組織、國家機構等在各種活動（軍事、政治、文化、科學、技術、宗教等）中形成的對國家和社會有價值的影像、聲像等檔案[1]。聲像檔案具有多種形式，包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等，并輔助文字將記錄加以說明，是全宗檔案的組成部分之一。

1.2 聲像檔案的特性

聲像檔案具有直觀性和形象性。它是記錄社會中人們活動的聲音和圖像，反應事物的直觀形象，以給人強烈的真實感，這是紙質檔案不能代替的。聲像檔案進一步顯示了檔案的原始記錄性。由于聲像檔案難以區分原件和復印件，所以在收集和保管時，有較大的困難，這就為檔案工作帶來了難度。由于聲像檔案的材料由光感材料和磁性材料構成，所以，其保管方式與紙質檔案有很大的區別。聲像檔案的管理好壞與檔案壽命的長短有密不可分的關系。所以，對聲像檔案科學保護和管理工作要加強，才能增加檔案的耐久性。另外聲像檔案與紙質檔案有密切聯系，他們可以相互補充、相互印證。例如，召開重要會議和活動時，會產生文字記錄、圖紙，同時也產生照片、錄影帶等。所以在保存聲像檔案和紙質檔案時，要科學的對其進行整理，保持他們之間的聯系。

2 聲像檔案管理的現狀分析——云時代背景下

2.1 人員及聲像設備存在一定不足

隨著相關技術的不斷發展，各種各樣的聲像設備逐漸出現，為聲像檔案工作帶來了一定挑戰。很多機關、企事業單位配備了多種的硬件設備，但是，在軟件的使用上比較匱乏。很多單位在聲像設備管理的制度方面不健全，有些單位在使用相關硬件設備時沒有按照規定的要求，導致很多設備空缺，無人會操作，硬件設備的作用不能有效的發揮出來。還有的單位將設備閑置，無法充分利用。這會造成在一些重要活動時，不能及時的錄制，檔案不能完整保存，給后續聲像檔案的產生和留檔埋下了隱患。

攝錄人員對聲像檔案的產生、質量和數量都有決定的作用。很多機關、企事業單位的攝錄人員隊伍強大且文化程度較高。但是，不乏有兼職人員，且有些人員從事該專業年齡較少或沒有經過專業培訓。專業工齡短，專業知識技能較低。這就造成聲像檔案管理不規范。在產生檔案和歸檔時，不能科學地將聲像檔案完整記錄和保存。

2.2 檔案管理相對較為混亂

首先，相關聲像檔案管理制度還不夠完善。由于聲像檔案管理制度不夠完善，導致聲像檔案統一管理十分困難，很大程度上制造了檔案管理混亂現象，為聲像檔案管理質量提升造成不利影響。加之，一部分單位在聲像檔案管理上缺乏嚴格的規則，使得聲像檔案管理隨意性比較強，進一步增加了聲像檔案統一管理的難度。且，一部分單位缺乏相應聲像檔案統一管理機制，使得現實中聲像檔案管理很難統一推進。

其次，對于聲像檔案的保護力度還不夠高。聲像檔案與一般檔案相比有很大特殊性，對保護要求較高，一部分管理人員歸檔不夠及時，使得聲像檔案堆積、滯后甚至丟失等情況時有發生，影響了聲像檔案管理質量提升。例如，在進行照片歸檔時，需將照片和底片存放在一起。影像則需要輔助文字說明，如果不能及時完成歸檔，日后的檔案整理工作也相當困難。但是據調查發現，有少數單位仍然沒有按照要求歸檔照片，很多資料（照片和底片）已經丟失或損毀，文字說明更是模糊。很珍貴的資料，由于沒有及時歸檔失去了本身的價值。另外有些單位由于是私人錄制，所以珍貴的聲像檔案保存在錄制者家中。但是在檔案部門前去提取資料時，錄制者不愿交出檔案的情況時有發生，這種情況出現與相關人員檔案保護意識相對薄弱有很大關系。

再次，各企業單位管理狀況不均，聲像檔案管理水平參差不齊。有很多企業、事業單位沒有進行較好的保存工作，聲像檔案保管的效果并不是很好。聲像檔案其載體主要為磁帶、光盤等，其在保管上對環境的要求有別于紙質檔案，其需要恒溫、恒濕、防磁等環境，如果環境條件無法滿足就會使一些檔案照片顏色變黃、褪色，底片黏連，這對聲像檔案的保存和利用非常不利，甚至會使聲像檔案損毀流失。

最后，活動聲像檔案流失較為嚴重、聲像檔案館藏檔案匱乏也是當前聲像檔案管理普遍存在現象之一。很多單位保存檔案、照片在個人或科室內部，沒有集中統一管理，所以聲像檔案不齊全，沒有檔案來源。外加征集措施不得力，一定程度上增加了館藏不足的問題。再者，通常重要會議或重大活動相應的錄像、攝像工作人員眾多，很多資料都可以通過報紙或圖書查詢到，但是檔案館卻找不到原始檔案。這是由于一個盡管是同一單位參與統一活動，但是沒有相對統一的檔案管理機制，加之部門人員流動性強，每一個工作人員各自只負責自己區域的工作，檔案材料沒有協調統一，在活動結束后檔案材料流失在所難免;二是檔案管理沒有從始至終的貫穿到整個活動中，使檔案材料流失;三是管理人沒有形成有效的管理。資料用過后，下落不明造成檔案的流失。

3 檔案（聲像）管理策略——云時代背景下

3.1 加強宣傳，提高聲像檔案管理意識

檔案管理工作涉及部門較多，其不單單是檔案管理主管部門的事情，更與立檔單位和社會相連，各級領導應更加關注檔案管理工作，使檔案管理工作可以順利實施。從筆者這些年的檔案管理經驗來看，首先，管理部門和新聞單位應具備正向態度，加強宣傳力度，使得聲像檔案管理可以引起社會廣泛關注，增強相關工作人員與人民群眾的意識，為聲像檔案管理工作營造一個積極良好的外在環境。其次，相關檔案管理部門與立檔單位要把握住機遇，積極為檔案管理工作服務。相關部門需要結合聲像檔案管理工作實際情況，充分加強宣傳，促進民眾意識提升。

3.2 完善并落實檔案管理制度

針對聲像檔案管理工作相對較為混亂的情況，相關管理部門需要進一步完善聲像檔案管理制度，為管理工作提供指導，促進聲像檔案管理工作規范性建設。相關管理部門可以積極合作，出臺各種各樣的檔案管理辦法，增強聲像檔案管理工作質量，維護檔案管理秩序。例如，《佛山市聲像檔案管理辦法》的出臺，為處在其轄區內各檔案管理單位檔案管理工作開展提供科學參考。同時，各個立檔單位也要建立規范的管理制度，強化管理，并根據制定的制度施行，使檔案已完整的形式保存下來，嚴禁聲像檔案歸為己有的個人行徑。另外，對檔案的日常管理、借閱和利用也應有相應的規范條例。對于永久或長期的聲像檔案，應定期轉交至上級檔案館，落實檔案管理制度。另外，檔案館也需要根據實際檔案管理情況制定并完善相應配套管理策略，明確各檔案管理人員具體職責，促進檔案管理工作規范性建設。

3.3 增強監導與培訓力度

對于施行規范的單位，要注重對檔案管理工作的鞏固和提高，在開發和利用上做重點針對工作;對于設備和工作人員較完善，但是檔案管理仍有欠缺的單位，應建立制度并按照規范進行管理，加強管理工作和監導工作，促進單位逐步規范化管理;對于問題較多、設備基礎較弱的單位，要加大監導力度，注重培訓人員的專業技能，提高攝錄人員、檔案管理人員的專業知識和專業技能，形成良好的聲像檔案管理氛圍，為之后的管理工作打下堅實基礎[2]。

3.4 優化聲像檔案保管方式

在聲像檔案保管上相關管理人員一定要嚴格按照檔案管理具體要求進行，為聲像檔案提供一個恒溫、恒濕、防火等適宜保管的環境，科學保護聲像檔案[3]。目前聲像檔案保存條件普遍低于上述要求，各單位要結合工作要求，提升工作條件，使聲像檔案可以更好地保存。可以將檔案利用聲像柜或鐵柜單獨存放;控制檔案室的濕度，遠離光線和磁場，盡可能的將聲像檔案的使用壽命延長。

3.5 以多樣的形式疏通收集渠道

目前很多聲像檔案在收集過程中都會出現流失或損毀的狀況，要使其收集完整，就必須使用行政手段和物質手段，增加和豐富收集渠道的范圍，各立檔單位和檔案館要用多種的方式進行檔案資料的收

集[4]。例如，對于上級領導來本地視察檢查工作所形成的聲像材料，檔案管理部門可與當地新聞部門或記者進行溝通，采集多方面的資料，然后進行整合，形成全面的聲像檔案。

另外，針對地區重大活動或重要會議檔案失控、聲像檔案流失等情況，相關部門委派專門人員進行管理，這樣可以使重大活動的聲像檔案更加及時、完整的進行歸檔。在工作中統一管理，為各部門日后對聲像檔案的利用提供方便。

4 總結

目前云時代環境下，聲像檔案的保存更加簡單和方便，有些單位可以利用數據錄像的形式，將檔案的資料直接上傳至檔案數據庫。但對于之前影像資料的管理，檔案管理部門要加強重視，制定管理辦法，加強監督，注重對管理人員的業務培訓，結合實際情況力求將聲像檔案妥善保管，實現聲像檔案的價值。

參考文獻

[1]羅裕文.云時代聲像檔案管理的現狀及實施策略[J].環球市場，2018，000（028）：275-275.

[2]周成龍.云時代背景下聲像檔案管理的現狀及措施[J].蘭臺世界，2018，000（0z2）：18-19.

[3]孫潔.云時代下聲像檔案管理的具體措施[J].城建檔案，2019，000（004）：36-37.

[4]何犇.強國建設中檔案的作用與實施策略研究[J].山西檔案，2017，000（002）：133-135.