事業單位檔案管理存在的問題和對策分析

李冬梅

摘 要：我國事業單位檔案管理工作仍存在很多問題，這些檔案管理問題主要集中在檔案管理工作的理念、人員、制度等方面，嚴重影響了檔案管理正常秩序。新情況下事業單位應當加快檔案管理改革的速度。本文深入剖析事業單位檔案管理面臨的主要問題，針對性的解決好事業單位檔案管理的困境，從而讓檔案管理工作得到快速發展，提升檔案管理工作的總體質量。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;主要問題;解決策略

雖然我國事業單位深化改革正在快速進行，但是事業單位深化改革過程中沒能充分的關注檔案的使用價值，不注重檔案數據信息的檢索工作，無法優化檔案管理人員配置，導致事業單位檔案管理的效率、質量、規范性有待提高。新時期還要優化檔案管理隊伍，創新檔案管理工作理念，這樣才能促進事業單位檔案管理蓬勃發展需要，全面體現事業單位檔案管理的應用價值。

1 事業單位檔案管理的主要問題分析

1.1 檔案管理意識薄弱

檔案是事業單位的寶貴財富，實現事業單位檔案價值的關鍵在于進行檔案數據信息資源的整合，有效挖掘檔案的潛在價值。但是，一些事業單位人員對檔案管理的理解不夠，檔案管理的重視程度低，缺乏科學的檔案管理工作體系，極大的影響了檔案歸檔質量，無法由專人對各種檔案資料進行充分的維護。目前，事業單位對檔案管理價值的認識不足，缺少長期開展檔案管理工作的規劃，檔案管理的實用性較低，忽略了檔案監管原則的制定，事業單位時常以缺少資金為由不履行檔案管理工作的責任義務。由于事業單位領導對檔案管理工作不重視，檔案管理工作的條件較差，檔案管理隨意混亂，原始檔案文件資料還未能電子化，檔案管理發展處在停滯狀態。事業單位檔案管理技術遲滯，檔案處理的技術水平較低，長期使用紙質檔案管理方式，傳統與現代化檔案管理方式并存，很多事業單位檔案管理工作的整體水平較低。

1.2 缺少科學制度規范

檔案管理工作應當具有較強的規范性，注重以科學化的方法提高事業單位檔案管理工作的效率，降低檔案管理的成本，控制檔案管理信息化過程中的各種風險。但是事業單位檔案管理部門的規范化水平較低，沒能制定完善的檔案管理工作制度，現有的檔案管理工作制度較為傳統，檔案管理制度過于消極，沒能以有效的方法應對日益開放的檔案使用環境。檔案管理制度中的服務意識較低，缺少規范具體的檔案應用服務方法，未能就信息化的檔案管理工作程序與標準進行修訂。目前事業單位還缺乏科學的檔案管理操作規程，檔案管理工作存在不完整、不系統的問題。部分事業單位檔案管理工作主要存在著一定的混亂性，有時缺乏專人負責開展檔案管理，檔案管理工作變動較為隨意，因此嚴重的影響事業單位檔案管理工作的總體質量水平。

1.3 管理人員素質較低

目前事業單位缺乏專業的檔案管理隊伍，檔案管理人員的專業性較低，檔案管理工作缺乏嚴格的程序，檔案管理技術團隊還要強化建設。現有從事檔案管理人員不熟悉智能化的檔案管理設備，檔案管理操作不規范，因此造成了檔案管理質量低問題。由于事業單位從事檔案管理人員以兼職居多，檔案管理人員之間的配合不足，最終導致檔案管理混亂。還有些事業單位檔案員培訓不足，沒能開展系統的檔案管理知識與技能培訓。基層檔案員不掌握先進的檔案管理方法，操作能力水平較低。加上一些事業單位缺乏專業的高端檔案管理專業技術人才，不能圍繞著檔案使用需要促進事業單位檔案管理的創新發展，因此影響事業單位檔案管理的整體效率。由于新時期存在檔案管理人員臨時抱佛腳的問題，不能有效解決具體工作任務要求。

2 事業單位檔案管理改革的應對策略

2.1 強化檔案管理價值認知

事業單位檔案管理工作問題源于對檔案管理的不重視，由于缺乏對檔案管理工作的正確認知，因此影響了檔案管理的整體質量。事業單位必須高度重視檔案管理工作，積極做好事業單位檔案管理的宣傳工作，重點讓事業單位領導、基層員工認識檔案管理工作升級的重要性。例如，建立專業的檔案管理知識普及體系，優化檔案管理工作的氛圍，從思想認知上轉變檔案管理工作人員積極性不足的問題。勾畫科學的事業單位檔案管理規劃，運用行政職能督促事業單位領導積極落實檔案管理工作要求，大力推動檔案管理標準化建設，從而促進檔案管理工作的蓬勃發展。定期、定時、定點開展檔案管理技術培訓工作，促進全員學習檔案管理工作法規，優化檔案管理制度細則，講解檔案管理保密方法，定期開展檔案管理人員的巡視工作，加強檔案管理的檢查與督導，在強有力的監督下保障事業單位檔案管理工作改革的持續進行。檔案管理價值認知必須做到與時俱進，強調根據時代需要不斷的進行檔案管理技術的培訓工作。

2.2 構建專業檔案管理隊伍

信息時代對檔案管理人員的要求越發的嚴苛，檔案管理人員不僅要熟悉檔案法規，還要懂得先進的檔案管理技術，強調檔案管理人員以科學、豐富、創新的方法應對檔案管理工作的現實需要?，F代事業單位檔案管理隊伍應當采用標準化建設方法，大力提高事業單位檔案管理人員的整體素養。一方面，應當大力的吸收專業檔案管理人才充實事業單位一線檔案隊伍，保證事業單位檔案管理人員有足夠高端專業技術人，同時建立事業單位檔案管理的輔助專家隊伍，盡可能按照事業單位檔案管理改革的需要優化檔案管理體系。另一方面，新時期還要加強檔案管理人員的業務培訓，促進檔案管理人員掌握先進的管理技術方法，尤其重視以信息化檔案管理技術推動開展工作，促進檔案管理人員在日常業務工作中更好的掌握技術手段。還要進一步完善事業單位自主檔案管理課題研究、運用高等院校代為培養、專家講座與業務指導相結合機制培訓檔案管理專業技術人才，這樣才能給事業單位檔案管理人員提供強有力的專業知識培訓保障，為事業單位檔案管理人員提供良好學習平臺，達到凝聚事業單位檔案管理人員信心與決心，提高事業單位檔案管理人員業務水平，建設穩定檔案管理團隊的目標。

2.3 加強規范化制度的建設

目前事業單位檔案管理工作的隨意性較大，檔案管理的專業性較低，現有的檔案管理方法、人員、設備不滿足未來檔案管理工作需要。為了解決事業單位檔案管理的問題，還要強化事業單位檔案管理制度建設，做到檔案管理工作有法可依。事業單位為了解決以往檔案管理工作的問題，還要加強檔案管理現狀的調研，了解并總結事業單位檔案管理的短板，從而促進事業單位檔案管理部門及時的修訂相關工作制度。全面加強事業單位檔案管理工作的監督力度，由事業單位內控部門對檔案管理部門專職檔案員，以及業務部門的兼職檔案員進行業務、績效、檔案質量方面的監督。按照檔案管理的職責分工，具體的檔案管理崗位督促落實日常檔案管理工作任務。在強化檔案管理監督的基礎上還要對檔案管理工作存在的主要風險進行分析，從而針對性的提出具體的檔案管理保護工作制度，加強重點檔案的管理。檔案管理工作應當具有信息化特征，強調完善檔案管理工作程序，優化檔案管理追責制度，保證相關標準清晰明了，事業單位檔案管理真正有法可依，不斷推動檔案管理工作向著規范化的方向快速發展。

3 結論

事業單位檔案管理工作的主要問題在于缺乏靈活的方法，缺少權利與義務兼容的檔案管理制度，檔案管理工作的科學性、原則性、創新性不強。當前還要提升事業單位檔案管理人員的質量，完善事業單位檔案管理體系，做到事業單位檔案管理改革與時俱進，深刻認識事業單位檔案管理工作的重要性，著力優化檔案管理工作的機制，達到提高事業單位檔案管理效率的目標。

參考文獻

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