檔案信息化如何應用云技術

樊雪飛

摘 要：檔案管理信息化建設已經成為主流趨勢，云技術正確指導著檔案信息化建設向著標準化、智能化、共享化和安全高效的方向發展。隨著分布式、并行式、網格計算技術的快速發展，云技術基于其彌漫性、同時性、邏輯性將檔案服務流程分為若干小的模塊，在云技術的整合下發揮各部分的檔案供給、存儲與管理的作用，從而達到提高檔案服務效率與質量的目標。本文分析檔案信息化建設中如何應用云技術，以及更好的發揮云技術在檔案服務中的優勢作用。

關鍵詞：檔案管理;云技術;應用價值

云技術是信息技術服務的主要發展趨勢，它主要基于互聯網的計算方式滿足用戶日益個性化的軟件需求、平臺需求與基礎設施服務需求。它在廣域網將局域網的各種硬件設備、軟件、網絡資源聯系在一起，實現數據的有效存儲、處理和共享。云技術是現有信息技術、管理平臺技術、應用技術的整合，從而將信息資源按照需要靈活便利的進行組合，滿足用戶的個性化需要。

1 云計算技術概述及特點

1.1 什么是云技術

云技術整合了網絡、信息、平臺、應用技術等的優化，做到了對資源的靈活、合理、高效的利用。云技術基于互聯網的相關服務實現了信息的增加、使用與交換。云技術是提供虛擬信息資源的重要技術手段，云技術可以提供放快捷的網絡訪問，做到信息資源的優化配置與共享，實現了網絡、存儲、應用、軟件與服務的同步，只需要投入很少的管理就可以獲得有價值的信息。用戶可以通過網絡免費獲得云技術服務，云技術是互聯網支持下信息服務功能的有效延伸。

1.2 云技術的特點

云技術的速度更快，處理信息能力更強，安全性更高。例如，云技術設備普遍的具有相當的規模，Amazon、IBM、微軟、Yahoo等的“云”有幾十萬臺服務器。云技術可以支持用戶在任意位置、任意時間的信息獲取需要。云技術使得數據具有多副本容錯，計算機節點同構、可互換等特點。

1.3 云技術服務的模式

一是公共云模式，主要由技術服務商提供云的運營，保證運營環境的安全，由客戶提供相關的程序，客戶不必要關注云平臺的基礎運營和資源的實現方式。二是私有模式，客戶自己建設云服務中心，該模式具有較強的靈活性，可以促進各種資源整合。第三，混合運營模式，是上述兩種模式的結合，可以提供云共享服務的一些內容。云技術服務模式決定了在檔案服務的方式。

2 云技術與檔案信息化建設

2.1 檔案信息化建設的概念分析

檔案信息化建設是在指國檔案管理部門的統一領導下，將現代信息技術作為檔案管理的主要技術手段，推動檔案管理向著電子化、數據化、智能化方向的管理機制。檔案信息化建設加快了檔案的數字化、標準化、網絡化的服務進程，其管理的核心是實現傳統的紙質檔案資源的電子化，目前是滿足人們的檔案使用需要，實現對傳統檔案信息數據資源價值的深度挖掘，從而發揮檔案資源對現代社會經濟發展的重要促進作用，云技術已經成為新時代檔案管理的主要技術手段。以云技術為代表的檔案管理信息化建設推動檔案管理的高效、安全與共享服務時代到來。

2.2 檔案信息化建設的主要優勢

檔案信息化已經成為當代檔案管理的主要方式，信息化的管理方式突破了傳統的紙質檔案管理的弊端，現代信息技術用于檔案信息化管理可以構建檔案的智能化共享網絡，實現了計算機檔案管理的再升級。運用信息化的方式進行檔案管理可以實現檔案管理標準化，推動檔案資源的共享，加速了不同地區、不同門類、不同級別檔案館的聯系，解決了因地方檔案管理差異化標準帶來的信息共享難問題。在云技術的輔助下實現了各級檔案管理的統一、規范和持續優化運營。該項技術的使用可以促進檔案管理軟件的升級，及時的將檔案輸送到檔案管理中心，檔案管理工作更加快捷有效。運用云技術進行檔案管理可以提高政務公開信息化的水平，日益成熟的互聯網網絡，完善的基礎服務設施，不同軟件升級，均有助于提高檔案保管的質量，同時促進檔案管理軟件的不斷升級，開通了檔案管理的共享服務功能，實現了檔案集中管理的效果。云服務中心使得檔案服務更加透明，政府信息有助于方便用戶的及時調查了解。實現了檔案管理設備投資節約化，各級檔案管理均可以運用云技術的基礎設施平臺，以較低的經濟成本獲得較高的檔案服務運算能力，并且限制了檔案服務限制瓶頸，滿足了用戶針對性的檔案檢索需要，降低了檔案服務的資金消耗。檔案服務部門可以降低檔案的運行成本，提高檔案管理的整體工作水平，從而達到提高檔案管理工作總體質量與效率的目標。

2.3 應用云技術的檔案管理特征

以往數字檔案的建設主要采用的是分布式的數據存儲方式，并且以數據流的形式實現檔案數據信息的有效互動。首先，基于云技術的檔案管理具有良好的邏輯性，可以更好的優化檔案的組織形式，可以形成一個更科學的檔案存儲管理框架。云技術環境下的檔案服務主要由基礎設施、智能化服務軟件、服務平臺、客戶端等構成。同時還要檔案評估系統與咨詢服務互動系統等。引進云技術的檔案管理可以減少對傳統檔案管理模式的依賴，提高檔案資源的共享性，促進不同設備間檔案數據信息的有效交換。其次，基于互聯網或移動互聯網可以達到快速、批量、精準的處理是海量檔案信息的模式。云技術的智能化服務水平更高，實現了檔案存儲、管理、共享的同時性，實現了個性化的檔案供給，提高了日常檔案服務的針對性，有助于全方位的滿足用戶的檔案使用需要。第三，云技術可以減少檔案服務安全方面的顧慮，基于檔案使用權限建立更為科學的檔案資源供給機制。云技術用于檔案管理使得客戶端、用戶端負載更低，檔案管理部門不需要為一次性的任務或罕見任務而配置大型的檔案管理設備。應用云技術進行檔案管理的效率更高，速度更快，檔案互動能力更強，用戶可以直接將檔案存儲于網絡平臺，形成了便捷檔案管理體系，針對用戶的需要做到了個性化的檔案資源供給。

2.4 檔案管理應用云技術可行性

云技術提供了檔案資源利用與開發的新模式，云技術用于檔案管理具有極強的可行性和可靠性。將云技術應用于檔案開發可以較好地解決傳統檔案管理方式成本較高，檔案管理風險較大的問題。首先，應用云技術進行檔案管理節省了部分服務器、存儲器等昂貴設備的購買與維護升級費用。檔案管理只需要根據檔案云服務的需要繳納一定的管理費用即可，從而解決了各級檔案館普遍存在把大規模資金利用在規模不等的服務器建設方面。其次，云技術支持主要由服務商提供，檔案管理部門省去事務性工作的煩擾，要求信息技術人才具有理強的行業背景，這樣才能實現檔案資源的優化利用，在減少檔案管理人員工作量的同時，要求檔案管理人員具備良好的創新思維，從而實現現有檔案資源的高度開發利用。第三，基于云技術的檔案資源開發提高了檔案管理的可靠性，降低了檔案運行風險，檔案管理能夠有效防范數據信息丟失的問題，降低了檔案遭受黑客攻擊的風險，是當前提高檔案服務價值與安全性的重要選擇。

3 將云技術應用于檔案信息化的路徑

3.1 健全檔案管理平臺

云技術應用到檔案管理工作的主要目標在于發揮云技術的檔案快速供給、查詢、安全防控方面的優勢。為了達到檔案共享服務，滿足各方面檔案需要目標，還要打造優質的檔案管理工作平臺。首先，開發專業的檔案管理平臺，強調由權威部門主持建設統一化的標準檔案管理平臺，明確檔案運行的標準，基于云技術需要制定檔案管理工作的程序，規范各級檔案管理工作流程。上級檔案管理部門應當加強檔案管理的統籌管理，注重實現各類檔案館的特色檔案資源的充分整合，挖掘各部門檔案服務與供給的優勢，在全面摸底、調研、排查和編目的基礎上實現各類檔案的標準化存儲。利用統一的檔案管理平臺構建完善、全面、系統的檔案存儲、傳遞、共享服務機制。強調下級檔案管理部門對特色檔案資源及時上傳，為檔案的綜合開發利用奠定良好的基礎。檔案管理平臺還要明確各級檔案館、專業技術人員的工作權限，劃定檔案管理的職責范圍，加強檔案數據流轉的實時監督，在云服務的理念下構建科學的檔案控制機制。

3.2 加強檔案需求調研

新時代我國各項事業處在轉型發展的關鍵期，還要優化檔案管理的調研工作，全面了解各方面的檔案資源使用需要，針對檔案應用的需要完善檔案管理機制。首先，建立檔案數據信息的分析模塊，基于檔案服務對象的檢索需要進行數據分析，同時對各級檔案館服務平臺的數據檢索情況進行匯總分析，全面了解檔案需求的變化趨勢，分析判斷檔案服務工作的開展方向。其次，加強檔案服務的個性化互動，強調提高檔案服務的互動性，積極與用戶進行檔案需求的互動調研，在信息化智能服務平臺中了解用戶的需求，積極聽取各方面檔案使用的意見，由此做出檔案服務的針對性改進。第三，可以通過在線留言、互動問答、電子郵件討論，內部需求分析，定期回復用戶問題，在線咨詢的方式了解用戶在獲得檔案服務時存在的問題，針對用戶動態進行檔案服務的改進，進一步基于云技術對檔案服務工作的方式方法進行改革創新。

3.3 完善檔案開發平臺

發揮云技術價值琮要打造專業的檔案資源開發平臺，可以利用虛擬技術建立個人用戶的辦公桌，對檔案用戶桌面進行統一的分配和管理，以無主機方式與服務器連接，基于數據信息中心開發符合用戶需要的高智能化檔案服務環境。這樣做有助于在虛擬的檔案供給平臺滿足用戶的具體檔案使用需求，建立更加安全高效的檔案開發環境，還可以提高用戶檔案管理工作的效能。例如，政府機關、事業單位、國有企業和專項工作均可以開發此類型的檔案服務平臺，強調圍繞著社會熱點提供某類型的檔案。這樣可以云技術的支持下實現同類型檔案的同步檢索和共享，減少了檔案管理人員的工作壓力，開發了聯動型檔案供給模式，提供優質檔案服務接口。

4 結論

檔案信息化是我國檔案管理的一項重要工作內容，充分利用云技術進行檔案管理可以提高檔案服務的效率，提升檔案供給的精準性，降低檔案運轉中的風險成本。各級檔案管理部門應當高度的重視開發使用云技術，強調在上級的統一部署下研究云環境下的檔案管理工作制度與方式方法，提高檔案資源融合的效率，依托強有力的檔案管理平臺，科學化的用戶檔案使用需求調研機制，以及智能化檔案供給平臺保障各方面的檔案使用需要，全面提高檔案服務的質量。

參考文獻

[1]章鄴.云計算平臺的檔案信息化管理[J].鹽城師范學院學報（人文社會科學版），2013（06）.

[2]張江華.探討云計算技術對檔案信息化的影響和啟示[J].中國管理信息化，2014（14）.

[3]吳驪.基于云計算的數字檔案館建設與服務研究[D].蘇州大學，2014.