信息化在工程檔案管理中的應用與實施措施探討

王靜

摘 要：進入21世紀后，信息化管理模式逐步走入人們的視野，社會各領域在生產辦公過程中，也相繼建立信息管理系統，不僅提高了生產工作效率，同時，也為企業節省了大量的人力資源成本。尤其在工程檔案管理中的應用，使繁瑣的工作流程變的簡單化，管理思路變的清晰化，而且檔案利用率也得到大幅提升。因此，本文將著眼于信息化在工程檔案管理中的重要性以及實施措施予以闡述。

關鍵詞：信息化;工程檔案;應用;實施措施

工程檔案是工程項目建設全周期的客觀真實資料，貫穿于工程建設項目的決策階段、設計階段、施工階段以及質量驗收階段，是建設項目正常實施的不可或缺的參考依據。傳統的檔案管理方法，“人的因素”始終占據主導位置，以至于出現工作效率低，檔案資料收集不全的現象，嚴重影響了各項工作的順利開展。而信息化在工程檔案管理中的實際應用，不但加快了工作進度，同時，也使工程檔案的實用價值得到切實體現。

1 信息化在工程檔案管理中的重要性

1.1 提升工作效率

工程檔案包括施工圖紙、技術交底、設計變更、開竣工報告、各種會議記錄、質量文件、技術文件、驗收資料等多項內容，如果沿用過去的人工管理模式，不但工作效率低，而且錯誤率高，給其它各項工作的開展帶來諸多負面影響。而以互聯網、大數據、云存儲為主的信息技術的應用，給工程檔案管理提供了一個高效應用平臺，首先借助于大數據技術，施工企業可以建立一個工程檔案管理數據庫，由于大數據技術存儲量大，因此，數據庫當中可以容納大量的工程建設信息，這就節省了檔案存儲空間。同時，檔案信息管理系統具有自動分析、篩選、查詢、調閱、審批等功能，這就取代了過去的人工操作模式，提升了檔案管理工作效率[1]。

1.2 實現資源共享，提供高效服務

信息化在工程檔案管理中的應用，使過去的紙質檔案轉變成為電子檔案，檔案管理人員利用掃描儀或者數碼照相、攝像設備對紙質檔案進行加工處理，而形成空間占用小、易于管理的文檔格式或者圖片格式的電子檔案。管理人員借助于互聯網技術，可以隨時共享檔案資源信息，檔案需求者或者企業的管理層領導只需要登錄信息系統的客戶端，就可以隨時瀏覽相關的檔案信息，這就給各項工作的高效展開提供了便捷服務。

1.3 為工程項目建設提供資源及技術保障

過去，在紙質檔案時代，工程項目實施過程中發生的大量資料信息在歸檔時，需要耗費大量的人力資源，尤其在整理過程中，管理人員極易出現人為失誤，而造成檔案資料丟失，給企業帶來諸多不利影響。比如工程技術人員或者項目建設專家需要調取歷年來的工程檔案，為新項目的立項做好技術評估與工藝評估等工作，而面對大量的紙質資料，常常無從下手。現在，信息技術的介入扭轉了這一局面，技術領域專家可以直接登錄檔案信息管理界面，只需要在搜索界面輸入所要查詢的檔案名稱，即可快速搜索到相關信息，這就給項目評估工作以及工程建設項目的實施提供了堅實的技術支持與資源保障。

2 信息化在工程檔案管理中的實施措施

2.1 規范管理，建章建制

雖然檔案信息管理系統已日趨完善，但是，由于檔案管理人員工作量大，人員數量少，這就使得一些紙質檔案資料無法及時存儲到檔案數據庫當中，而影響了工作進度。因此，為了推進工程檔案規范化、標準化管理進程，施工企業應當結合工程項目類型、規模、檔案管理人員的崗位工作職責以及檔案信息管理系統的運營情況，制訂一套精細化的檔案信息化管理制度，將信息管理系統的使用方法、操作流程，檔案資料的共享、傳遞、保管等內容納入管理制度當中。同時，明確各級管理人員的崗位職責權限，建立檔案管理責任制，各負其責，各司其職，確保檔案信息系統能夠正常運轉，為工程建設項目的實施與各項工作的順利開展提供確鑿的參考信息。

2.2 增強信息意識，提高專業水平

與過去的檔案管理模式相比，信息化檔案管理模式對管理人員的專業技術水平、管理水平提出了更高了要求。因此，施工企業應當著眼于工程檔案管理崗位的各項工作內容，進一步完善內部培訓教育體系，對現有的檔案管理人員，每年至少開展一次專項培訓。由于部分管理人員工作量大，無法抽出時間參與集中培訓，針對這種情況，企業可以充分發揮QQ、微信、自媒體等新型傳播媒介的優勢，對管理人員進行線上培訓，并及時了解管理人員的培訓情況，積極聽取反饋意見與建議，使受訓人員能夠樹立崗位責任意識[2]。

另外，由于信息技術專業性強，檔案信息管理系統的建立與維護必須由專人負責，如果現有專業人才的數量不足，企業可以進一步拓寬招聘渠道，利用互聯網平臺、社會第三方招聘平臺或者與高等院校建立長期的合作往來關系，在應屆畢業生當中選擇優秀的技術型人才，充實企業信息化管理隊伍。

2.3 凈化存儲環境，實施技術創新

相比于紙質檔案，電子檔案的保存期限長，利用率高，但是，由于檔案信息管理系統在運行過程中，常常受到病毒的侵蝕或者黑客攻擊，而造成部分數據信息丟失或者被盜，因此，為了提高系統的安全性能，避免檔案資料丟失情況的發生，專業技術人員應當采取設置密碼、密鑰的方式，對信息系統進行加密處理。并根據企業內部的《檔案管理辦法》，明確檔案資料的查閱權限。比如企業管理者有權查看工程檔案資料，可以在系統設置當中公開管理者的瀏覽權限，而其它部門的管理人員或者基層工作人員無權查看工程檔案資料，應當在系統設置當中屏蔽相關人員的瀏覽權限。這樣，就提升了檔案資料管理的安全性。

另外，在工程檔案管理中，可以運用一些新技術、新方法，來提升檔案管理工作績效。比如在工程建設領域被廣泛應用的BIM可視化模型技術，這種技術能夠客觀真實反映建設工程項目的整體形態，與施工前、施工中、施工后的項目進度與各項技術參數。尤其是BIM技術的中電子簽章、影像保存、指紋虹膜等技術，都可以作為檔案信息化管理的應用技術，新技術的融入對工作效率的提升，檔案信息化管理體系的完善都具有重要的現實意義。

3 結束語

信息化管理將成為工程檔案管理工作的未來發展趨勢，因此，施工企業應當予以高度重視，不斷提升信息化管理水平，豐富檔案信息化管理內涵，充分發揮信息化管理優勢，夯實工程檔案在工程建設項目中的主導位置，為企業的健康可持續發展提供強大的技術支撐。

參考文獻

[1]張衛東.檔案信息化建設與工程檔案管理探究[J].建筑工程技術與設計，2020（5）：2252.

[2]連遠丹.大數據時代工程檔案信息化管理淺議[J].城建檔案，2020（3）：27-28.