房產檔案信息內控制度建設的剖析

李玲玲

摘 要：現如今，我國是經濟迅猛發展的新時期，房產檔案信息內控制度是房產檔案保存單位各內部職能部門在利用檔案信息工作中，互相聯系、互相制約的有效運行措施和制度，也是在內部控制建設與實施中，提升檔案管理水平和防范信息系統風險的主要手段。在全球5G迅猛發展的當代，我國方方面面的工作在政府的倡導下，大力推薦大數據互聯共享，機器人智能化高速發展的關鍵時期，房產檔案信息化工程的建設也應該與時俱進，但由于房產原始檔案的不完整，內控制度建設的不健全，出現了很多問題。要想快速發展互聯網+，必須在檔案管理制度健全的同時加強內控制度的建設，靠完善、嚴格、規范、科學的內控制度進行現代化檔案信息的管理。

關鍵詞：檔案信息;內控制度;剖析

房產檔案是指人們在房產建設、管理、使用等活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等歷史記錄。房產檔案是個人以及商業房屋產權界定和產權人兩者之間的一種原始契約憑證，是房產產權戶籍管理和交易活動之間的重要載體，這些原始檔案在現代經濟社會中逐漸增多的房產行政訴訟以及民事糾紛中發揮著重要的作用。本文就加強房產檔案的管理，談點粗淺的看法。

1 房產檔案管理的重要性

對于產權管理以及登記而言，房產檔案至關重要，是其必要基礎。現如今，房產產權歸屬具有兩項鮮明特征，一是多變性，二是變更頻繁，但是房產原始數據由檔案信息提供，并且可以確保其準確性，以此為基礎，出現新變化，避免相關違法行為的出現，比欺詐等。從政府角度來講，房產檔案可以作為其市場調控的重要參照與依據。基于市場經濟，政府成為市場中不可或缺的一部分，為行業穩定發展提供重要保障，與眾多數據密切相關，其中檔案數據能夠提供相對完善的數據。針對法律而言，以房產檔案為依據，可明確相關責任。以房產經濟糾紛為對象，當司法部門進行判斷的時候，將檔案作為唯一有效依據房管局嚴密保存檔案，以此防止發生非法交易，在第一時間避免違法犯罪現象的出現。

2 房產檔案信息內控制度建設的剖析

2.1 提高房地產檔案信息管理人員素質

房地產檔案信息管理人員的素質要求較高，需要多學科、多領域專業知識。首先，從事房地產檔案信息管理事業的人必須具備較高的政治思想素質，把檔案信息管理工作提高到政治高度來認識，確保檔案信息的實體安全、信息安全和利用安全。其次，應具有較好的業務素質，要全方位了解登記業務流程以及各環節內容，熟悉業務間的差異，熟悉檔案信息資料的作用和歸檔要求，熟悉房地產業務和檔案管理的法律、法規、規章制度，能夠熟練使用檔案管理系統實施管理工作。再次，需要具備較廣的知識范圍。需要具備檔案學基礎知識、計算機應用技能、管理學知識等。為達到管理人員的政治素養、專業素質和知識面的要求，各級房地產主管部門應聯合檔案單位和信息化單位一起進行人員教育培訓。結合房地產政策法規發展變化，信息技術的創新升級不斷提升人員水平，在房地產部門建設支對檔案管理、房地產管理、信息化知識都精通的房地產檔案信息管理隊伍。房地產檔案信息管理人員更應該提高自身的業務素質，主動理解房地產檔案形成的規律，主動了解房地產項目建設、測繪、拆遷、涉及房地產的司法相關知識。這樣，才能對最后形成的房地產檔案信息資料的材料類別、形式和形成原因有深層次的理解。

2.2 完善信息化管理技術體系

技術系統是房產檔案信息化管理的支撐和助推器。具體來說，就是要積極構建房產檔案信息歸集、檢索、咨詢、數據分析和安全管理系統。一方面，積極構建房產檔案信息歸集系統。加快房產檔案數字化建設，將館藏房產檔案資料進行數字化處理，利用計算機信息技術實現房產檔案信息的檢索、分類、組合，建立房產檔案資料數據庫。例如，利用GIS技術，實現“以圖管房”“以圖管檔”的效果。另一方面，要積極構建房產檔案信息檢索系統，將房屋地址、面積、交易時間以及產權人等重要信息設置為檢索條件，建立起多功能、多角度的便捷檢索系統，為后期的查詢利用等提供便利。

2.3 房產檔案管理模式的創新

任何一個產業、任何一個工作再遇到問題的時候都是可以考慮創新的，創新并不是無稽之談，而是根據已有的經驗與技術，結合相關的實際問題去找新的解決辦法。對于房產檔案管理工作而言，倘若一直繼續沿用傳統的房產檔案管理模式，那么勢必會消耗掉比以往之前更多的人力與時間，經濟成本也會大大的增高，但是如果采取新的方法，打破掉原有的解決問題的思路，那么又是一番別樣天地。對于房產來說，主要分為房屋的面積、戶型（結構形態）以及所處的真實地理位置和其所有權的歸屬，這四種要素對于真實的房產來說缺一不可，這四種要素倘若使用人力對其進行分析，想必是非常困難的，因為這根本就不是一個空間上的因素，但是如果用信息化技術進行分析，把各種要分析以及需要考慮的因素都放上去，它會在最短的時間內給出一個非常完美的分析，讓人們能夠快速的從中找到自身所需分析結果。任何問題，需要創新就是要一往無前，這樣才會能夠推動整個行業的進步與發展。

2.4 逐步修復基礎信息，完善內控部門職責

真實可靠的檔案信息有利于提升政府部門的誠信度和公信力，維護政府的良好聲譽和形象。首先，管理層應合理確保檔案數據信息的真實完整，對歷年的原始資料開展調研工作，逐步完善修復檔案信息，盡可能的將原始數據的準確性、完整性進一步提升，使之符合當前工作的需要;其次，出臺詳實的房產檔案信息操作規范，讓每位工作人員都熟悉檔案管理業務的具體流程，如信息數據的錄入、修改、審核、審批，在工作中確保制衡性原則的長期有效;最后，準確完整的檔案信息穩定運行時，要及時明確檔案管理部門和其他監督協助部門在工作中的職責權限，完善監督管理的部門職責，同時對有效性展開評價工作。

2.5 要加強房產檔案管理的質量控制

加強房產檔案管理的質量控制就要使程序要求合法、合理、齊全，內容要求真實、完整、準確，堅持全程質量控制原則，將房產檔案從歸檔到利用各個環節，都要設置審核，建立標準化工作體系。在房產檔案工作中應當提高對檔案管理的質量，更好地加強社會服務。為了確保房產檔案的社會服務價值和法律價值的有效性和準確性，對房產檔案材料收集環節和記錄環節都要對相關的手續和證件進行檢查，確保完整、齊全、可靠，能夠對房產數據進行真實的記錄和反映。在對房產檔案進行整理時，要加強對目錄的整理，做到保存有法并裝訂成冊，這項工作雖然繁瑣，但是在后續要查閱檔案時能夠保證方便、快速地進行查找，前期的工作是為了后期的工作質量和工作效率的提高。

3 結語

房產的信息化建設已經到了迫在眉睫的地步了，房地產行業日益興起，人們對于房產的實際需求也在與日俱增，實際購房者以及房產的實際、預測信息都是需要聯系與解決的問題，再想依靠傳統的方法已經不能夠使得這一問題得到有效的解決，房產檔案的管理需要信息化技術的支持，相關行業的工作人員需要意識到這一問題的重要性。加強房產檔案信息化建設推動房產檔案管理發展不僅是此行業的需要，更是社會發展所需，需要我們一起為之不懈的努力。

參考文獻

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