檔案電子化管理及應(yīng)用的探索

【摘要】隨著電子和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，黨政機(jī)關(guān)企事業(yè)單位以計算機(jī)為核心，以現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化快速普及，作為辦公自動化的重要組成部分，檔案的電子化管理及應(yīng)用也逐步開展，但在實際工作中，依然存在著利用、普及、安全等很多亟待解決的問題。針對這些問題，本文從檔案電子化管理及應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)化、一體化、安全化等未來發(fā)展趨勢著眼，對其發(fā)展方向進(jìn)行了研究探索。

【關(guān)鍵詞】檔案電子化;管理及應(yīng)用;標(biāo)準(zhǔn)化;一體化;安全化

一、面臨的問題

（一）利用問題

1.以辦公自動化為基礎(chǔ)的檔案電子化尚未普及。由于地區(qū)差異等因素影響，各地區(qū)在推進(jìn)辦公自動化過程中程度參差不齊，很多單位尚未實現(xiàn)辦公自動化，而以此為基礎(chǔ)的檔案電子化僅剛起步。

2.電子檔案對設(shè)備的依賴性。離開了計算機(jī)、掃描設(shè)備、存儲設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)、軟件等設(shè)備系統(tǒng)，電子檔案文件就無法生成、傳遞、識別、瀏覽、下載，檔案的電子化對設(shè)備的依賴度很高。

3.傳統(tǒng)觀念和管理習(xí)慣的制約。日常工作中，檔案管理人員習(xí)慣依照傳統(tǒng)，側(cè)重于對紙質(zhì)文件的管理，而忽略了電子檔案廣闊的應(yīng)用前景，沒有做到充分的開發(fā)和利用。

（二）普及問題

1.電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度較低。由于目前暫未出臺相關(guān)的法律法規(guī)，檔案電子化尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，無法全面實施和廣泛推廣。

2.設(shè)備和軟件的通用性差。由于地區(qū)差異，特別是各類檔案的具體情況各異，缺乏通用性設(shè)備，且各自使用或開發(fā)的軟件不兼容，沒有建立統(tǒng)一的綜合管理軟件系統(tǒng)，造成電子檔案設(shè)備相容性低，軟件移植性差。

（三）安全問題

1.網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)為載體，離不開網(wǎng)絡(luò)的開放環(huán)境，在病毒、黑客攻擊的威脅下，電子檔案的安全性難以得到保證。

2.信息的可變性。計算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及系統(tǒng)本身的特點使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改和重新編輯都很容易，且修改后可立即形成一份新的檔案文件，很難看出改動過的痕跡，影響檔案的原始性、真實性。

3.保存的不確定性。計算機(jī)系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔已大量被動態(tài)文檔所取代，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存。除此，電子檔案保存的載體材料和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性、電子文件的信息共享性也造成了文件保存的安全問題。

二、未來發(fā)展的探索

（一）標(biāo)準(zhǔn)化

1.制度是實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的前提。電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化首先要有健全的制度作保證，就是用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié)，使檔案電子化工作的每個環(huán)節(jié)都有法可依。這就需要由負(fù)責(zé)檔案管理工作的主管部門與標(biāo)準(zhǔn)化部門及有關(guān)單位共同協(xié)商，對電子檔案工作的管理、原則、方法、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、概念、設(shè)施等方面，制定出科學(xué)的、統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行和適時修訂。

2.技術(shù)是實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的手段。在實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的前提下，利用通用設(shè)備和軟件系統(tǒng)，采集、保存、傳輸、利用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的電子文件就成為了可能，憑借發(fā)展迅速的互聯(lián)網(wǎng)和移動終端，電子檔案將得到迅速的普及和利用。具體來說，可以利用掃描儀、相機(jī)等采集設(shè)備將紙質(zhì)文件掃描為電子文件，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行加工后，存儲于專用介質(zhì)中，再將其按照具體分類要求，錄入到檔案綜合管理軟件系統(tǒng)中，并通過互聯(lián)網(wǎng)將系統(tǒng)與廣大用戶終端設(shè)備上的應(yīng)用相連接，提供查閱、下載、利用等功能服務(wù)。

3.檢測是實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的保障。推進(jìn)電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，應(yīng)有第三方的監(jiān)督檢測，內(nèi)外部審核和定期檢測相結(jié)合，是推進(jìn)電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要監(jiān)督和保障。第三方檢測時，需要將硬件設(shè)備檢測與軟件系統(tǒng)檢測結(jié)合起來，將電子檔案檢測和管理人員檢測統(tǒng)一起來，切實將檢測工作落實到位。此外，將檔案的電子化整理、分類歸檔、線上查閱、綜合利用等方面融入貫標(biāo)工作中，充分利用檔案貫標(biāo)對檔案電子化發(fā)展的助推作用。

（二）一體化

1.一體化是過渡階段的現(xiàn)實條件。鑒于目前正處于紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡階段，兩者將長期共存互相補充，所以現(xiàn)階段電子檔案想完全取代紙質(zhì)檔案并不符合工作實際，因此紙質(zhì)和電子檔案一體化的情況將長期存在。

2.一體化是檔案保存的客觀要求。電子檔案在傳輸和保存上具有優(yōu)勢，但紙質(zhì)檔案在一定的范圍內(nèi)是必須作為第一手資料而存在的，本身的權(quán)威性是電子文件不可替代的。所以，在辦公自動化檔案管理的趨勢下紙質(zhì)文件和電子文件具有共存的意義，也是檔案保存工作的客觀要求。

3.一體化是檔案管理上的未來趨勢。為更好的發(fā)揮兩者的價值，需建立起密切的聯(lián)系，即將電子檔案和紙質(zhì)檔案以文本方式和映像方式共同保存和綜合利用，這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，又可以解決歸檔文件的傳遞利用和資源共享問題，從而優(yōu)勢互補。

（三）安全化

1.增強電子檔案管理意識。隨著科技的發(fā)展，電子檔案管理的安全性問題也越來越突出，這就需要全面提高檔案管理工作的安全防范意識，強化工作人員的安全教育和技能培訓(xùn)。

2.制定電子檔案管理制度。電子檔案的管理較為復(fù)雜，與紙質(zhì)檔案存在著根本上的區(qū)別，因此需要建立健全電子檔案的各項管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，并制定出與檔案電子化相適應(yīng)的管理規(guī)章制度。即建立國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案電子化收集采集、分類歸納、掃描錄入、保存加密、查閱監(jiān)督、備份留存等具體的規(guī)章制度，這樣才能在檔案電子化的管理工作中，使檔案管理人員做到有章可循、按規(guī)辦事，確保電子檔案及軟硬件系統(tǒng)的安全可靠。

3.采取具體的安全措施。硬件方面，應(yīng)嚴(yán)把相關(guān)設(shè)備及信息存儲載體的質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，對于存儲電子文檔的設(shè)備和介質(zhì)要嚴(yán)控環(huán)境的衛(wèi)生與安全，確保電子檔案不會因溫度、濕度、衛(wèi)生、塵埃等人為事故造成損壞或丟失，時刻確保硬件設(shè)備的可靠性和安全性。軟件方面，引進(jìn)完善的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，通過采用多級權(quán)限和密碼管理、多層結(jié)構(gòu)、加密通訊、防火墻、殺毒軟件等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

三、總結(jié)

在電子信息技術(shù)快速發(fā)展的帶動下，檔案電子化管理及應(yīng)用已成為辦公自動化的重要組成部分，檔案的電子化、信息化、數(shù)字化管理及應(yīng)用是檔案管理工作的必然趨勢，而在普及過程中也存在著利用、普及、安全等一系列問題，需要我們充分利用制度、技術(shù)等手段解決。未來，檔案電子化管理及應(yīng)用將向標(biāo)準(zhǔn)化、一體化、安全化等方向繼續(xù)發(fā)展完善。

參考文獻(xiàn)：

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[2]胡桂萍.如何做好文書檔案電子化管理工作[J].赤子，2017（1）：161.

作者簡介：

姜學(xué)敏（1986-），男，本科，長春世界雕塑園，研究方向：檔案管理。