基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討

劉鑫

【摘要】在信息技術不斷發展的大背景下，傳統高校檔案管理逐漸暴露出一些問題。管理人員綜合素質不足、管理工作得不到重視、信息化建設落后等問題都會影響檔案的應用效率。在此背景下，基于信息資源共享的高校檔案管理模式成為提高檔案管理水平的突破口，引發學界與業界的廣泛探討。本文即在此基礎之上提出加強領導層重視程度、實行數字化管理、建立信息服務中心的三條創新路徑，以期為高校檔案管理的信息資源共享提供借鑒意義。

【關鍵詞】高校;檔案管理;信息資源;共享

檔案信息管理是高校日常工作正常運轉的關鍵，其管理模式必須跟隨時代不斷發展。信息技術的廣泛普及在為高校的檔案管理工作帶來風險挑戰的同時也帶來了無限機遇，高校應緊緊抓住信息資源共享機遇，在管理模式上進行不斷革新。

一、高校檔案管理信息資源共享的必要性

高校的檔案信息資源是社會信息資源中的重要組成部分，信息資源共享能夠充分發揮它的實際效用。檔案信息資源的充分共享，可以為社會提供一個有序和諧的空間環境，同時也可以維護公眾的知情權，為公眾提供更多的信息搜集渠道。人們借助網絡環境的便利性能夠高效利用信息資源，使高校檔案信息資源與社會大眾之間的聯系更加密切，有利于提升高校檔案信息的公共服務能力。在這個信息技術發達的網絡社會中，人們的日常起居、工作生活都離不開信息資源，所以高校共享檔案信息逐漸成為滿足社會需求的必然趨勢。基于信息資源共享的高校檔案管理模式，能夠在一定程度上消除社會不同階層之間的信息鴻溝和數字鴻溝，保障社會全體人員無障礙地使用信息資源，隨時隨地享用信息資源，在保障每個公民基本文化權利的基礎之上，促進社會的快速發展。

二、高校檔案管理現狀

（一）管理人員綜合素質不足

管理人員的綜合素質是影響高校檔案管理水平提升的重要因素。在高校檔案管理工作中，管理人員不僅需要掌握各種基本理論和管理、服務技能，還需要具備扎實的專業知識和隨機應變的危機處理能力。而當前高校的管理人員既缺乏應用操作數字化電子信息設備的本領，也沒有探索和創新管理思想的能力，這就導致高校檔案管理跟不上社會的發展節奏，難以滿足社會對信息資源的廣泛需求。由于高校在檔案管理工作的崗位設置和人員任用上沒有嚴格的標準，就導致以上這些問題在高校檔案管理人員中普遍存在，管理人員綜合素質普遍不足。

大部分高校檔案管理人員只具備檔案管理專業的相關知識，其知識結構相對單一，對現代化辦公設備不夠了解，難以跟隨檔案管理事業飛速發展的步伐。隨著信息化技術的普及應用，檔案管理工作的很多業務都需要通過計算機來完成，然而管理人員對于計算機技術操作能力的缺乏又導致工作效率普遍偏低。除此以外，一些高校檔案管理人員對于管理工作不夠重視，缺乏服務創新意識，在管理過程中敷衍了事，就導致檔案資料缺失、遺漏現象時有發生。如果管理人員的綜合素質得不到提升，高校檔案管理工作的連續性和高效性就無法實現。

（二）對管理工作重視程度不足

雖然我國高校檔案管理工作取得了一些進步，但是依然有很多高校管理層對檔案管理工作不夠重視。檔案管理工作人員的觀念無法從傳統的檔案管理思想中脫離出來，就無法跟隨時代發展去創新管理手段。忽視掉檔案工作對其他各項工作的重要作用，也會導致管理人員工作懈怠。墨守成規的管理模式使檔案管理工作效率大大降低，完全無法達到信息資源共享的目標要求。除此以外，由于缺乏重視，當前大部分高校在檔案資源管理中普遍存在資金投入不足的問題，這就導致檔案管理信息資源共享建設過程中無法及時引進高水平人才，更無法對管理設備進行及時的更新換代，嚴重阻礙了檔案信息資源共享建設的進程。同時檔案信息化建設中軟硬件設備的定期維護也需要耗費大量資金，如果做不到資金的足額保障，就無法實現高校檔案管理信息化建設工作的有序開展。另外，由于資金的缺乏，一些高校甚至連檔案庫房都不符合國家的標準。管理環境得不到改善，就導致紙質檔案褪色、受潮、缺損的現象時有發生。這些問題嚴重影響了檔案管理工作的質量，如果投入資金都得不到保障，檔案管理資源共享的管理目標更難以實現。

（三）信息化建設不夠完善

隨著信息技術的普及，許多高校在檔案管理工作中也與時俱進地引入了計算機等現代化設備，信息化、數字化建設初具規模。但是仍然存在著缺乏總體規劃的問題，信息資源共享的工作思路不夠清晰，檔案管理規范化進程滯后。在當前高校檔案管理信息化建設工作開展過程中，由于缺乏完善的動態監管系統，無法及時發現并解決具體建設過程中存在的漏洞，檔案信息資源必然無法實現高效共享。另外，當前高校檔案管理的信息化進程大多數都是獨立進行的，硬件和軟件的建設環境都比較封閉，缺乏高校與高校、組織與組織之間的交流合作。這種封閉式的信息化建設機制不僅無益于當下的信息資源共享，甚至會為今后的檔案管理系統兼容埋下隱患。另外，開放性的互聯網絡導致依托于計算機技術和網絡技術的高校檔案管理信息化建設缺乏保密性。再加之當前頻繁發生的病毒入侵和黑客攻擊現象，檔案信息的安全性受到嚴重威脅。網絡安全是我國檔案信息化建設過程中相對薄弱的環節，高校與高校之間、組織與組織之間、部門與部門之間的信息傳遞更會加劇檔案信息的安全性問題。此前高校檔案管理信息資源共享中的安全問題尚未得到有效保障，亟待加大重視力度，加強防護。

三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式路徑

（一）強化領導層的重視程度

在信息技術飛速發展的時代，信息資源逐漸顯露出巨大的價值，其就像物質資源和能量資源一樣，能夠極大地促進社會發展進步。隨著社會對高校檔案信息資源需求的不斷增多，高校加強對檔案信息資源共享的開發利用必定能夠為社會帶來產出，因此必須予以高度重視。一方面。要強化領導層的重視程度，領導層要增強信息意識，轉變信息化管理理念，為高校檔案管理的信息資源共享創造良好的條件。領導層應注重對于檔案管理的業務工作水平和現代化管理水平的提升，只有這樣才能促使檔案管理工作水平的提升。另一方面，為了加快信息資源共享高校檔案管理工作的進程，還要加大對檔案管理的資金投入。檔案管理信息化建設是一項投資較大的工作，購買硬件、購買軟件、引進人才都離不開資金的支撐，所以只有加大資金的投入力度，才能夠夯實高校檔案管理信息資源共享建設的基礎。只有在資金充足的情況下，才可以購買各項基礎設備和先進的硬件設備，引進高素質的人才管理隊伍。高校應該拓寬思路，創新資金籌備渠道，設立檔案管理信息共享的專項經費，確保順利開展檔案管理信息化建設工作。

（二）實行數字化管理

基于信息資源共享，高校建立檔案管理模式，最重要的就是實行數字化管理。數字化檔案管理系統的建立，可以提升高校檔案管理的便利性，為檔案信息資源共享提供保障。實行數字化管理的第一步是對檔案建立數字化的目錄，以便于用戶通過信息檢索搜集到自己需求的信息。第二步是對檔案內容進行數字化轉換，通過對原始文件進行掃描與核準，保障檔案信息資源的準確完整性。第三步應當做好檔案零散數據與整體庫存之間的銜接，縮短用戶檢索與檔案信息資源查詢之間的時間差，提高信息資源共享的效率。第四步要完善相關信息的處理技術，使數字化管理的標準更加規范化，加快推進檔案管理的數字化進程，降低檔案信息資源共享的盲目性。除此以外，高校也應注重對硬件設備和軟件設施的更新與維護，以保證高校檔案信息資源共享的有序進展。

（三）建立信息服務中心

當前我國高校之間還不能實現檔案信息資源的高效共享，因此高校需要建立信息服務中心，促進高校檔案信息資源共享時各主體之間的有效溝通。在現代社會的發展過程當中，信息與信息技術含量逐漸成為高校檔案管理水平的重要衡量標準。因此，高校要及時轉變檔案管理觀念，改革舊的管理體制，引進信息技術，建立信息服務中心，打造開放性的新型社會化服務機構。另外，高校針對檔案管理建立的信息服務中心有別于傳統的檔案管理模式，不僅能夠降低管理成本，還能夠提升管理效率。因次對于信息服務中心的建設，可以從檔案保管部門、處置部門和服務部門三個方面分支化培養檔案管理人員的專業技能素養，以促進信息資源共享。最后，高校檔案管理基于信息資源共享建立信息服務中心時，需要高度重視對服務功能的建設。高校需要利用現代信息技術獲取檔案信息資源，并對其價值進行深度挖掘，提升共享資源的優質性。在處理檔案信息時，要對信息資源進行優化配置，提升共享信息資源的質量，滿足用戶需求，提升服務效果。

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